Samenvatting Financiële planning voor events
1. Basisbegrippen
Financiële - niet gelijk, nauw verwant aan boekhouden
planning - focus op budgettering en kostprijsberekening
- vereist orde en nauwkeurigheid
Budgetteren - berekeningen maken op basis van kosten en opbrengsten
Kostprijs - de som van de kosten nodig voor de realisatie van een
bepaalde presentatie
Resultaat - Opbrengsten – Kosten
Winst - Opbrengsten > Kosten
Verlies - Kosten > Opbrengsten
Break-even - Opbrengsten = Kosten
Uitgaven - hetgeen je effectief betaalt
- betaling van een aankoop
- veroorzaken daling van de liquide middelen
Inkomsten - hetgeen wat effectief aan jou betaald wordt
- inning van een verkoop
- stijging van liquide middelen tot gevolg
1.1 Toepassing
Gaat het om een kost, opbrengst, uitgave of inkomst?
1. Je gaat een lening aan bij de bank. Dit geld wordt op je bankrekening gestort.
inkomst en een opbrengst. Stijging van liquide middelen, maar nog schuld.
2. Maandelijkse terugbetaling van het kapitaal.
uitgave
3. Te betalen interesten op een lening.
Altijd een uitgave + kost
4. Aankoop en directe betaling laptop.
uitgave, GEEN kost (het is pas een kost op het moment van de afschrijving
waardedaling door slijtage, technische vooruitgang)
5. Jaarlijkse afschrijving laptop.
Altijd een kost (Afschrijving = (Aanschaffingswaarde – Restwaarde)/Levensduur)
6. Verkoop aan klant, waarbij de klant contant betaalt.
Inkomst + opbrengst
7. Verkoop aan klant, waarbij er betalingsuitstel wordt verleend.
opbrengst, geen inkomst (de klant heeft nog niet betaald)
1.2 Toepassing 2
Je koopt op 5 mei een scansysteem aan ter waarde van € 1000. Je krijgt hiervoor 30
dagen betalingsuitstel en je betaalt de factuur pas op 20 mei. Je zal je aankoop afschrijven
op 5 jaar.
,Gaat het om een kost, opbrengst, uitgave of inkomst?
- Op 5 mei niets, je betaalt nog niet
- Op 20 mei uitgave
- Op 31 december kost
1.3 Toepassing 3
Van den Borre verkoopt een Ipad op krediet aan een klant ter waarde van € 500. De klant
zal maandelijks € 50 kapitaal en € 5 interesten terugbetalen.
Geef weer wat dit betekent voor de opbrengsten en –inkomstenzijde bij Van den Borre.
- 500 euro is een opbrengst
- 50 euro is een inkomst, geen opbrengst
- 5 euro intrest is inkomst en opbrengst
2. Doelstellingen evenement
Pas wanneer de doelstellingen worden bereikt, dan is het een succesvol event
- Winst niet noodzakelijk een voorwaarde
- Verlies aanvaardbaar als niet-budgettaire doelstellingen primeren
- Belang van vooraf eenduidige doelstellingen te formuleren
Evenementenbureaus willen wel winst
startpunt = idee/concept
- Richtbudget
o het invullen van budgettaire impact van het concept
- Budgetcontrole
o budgettaire overwegingen bij het nemen van beslissingen tijdens de
voorbereiding van het evenement
- Bekijken van het eindresultaat
o staan de opbrengsten in verhouding met de geleverde prestaties? een
geslaagd evenement betekent ook budgettair geslaagd
SMART-principe
Specifiek kan de doelstelling op een andere manier bekeken worden?
Meetbaar kan je nagaan of de doelstelling wel bereikt is?
Aanvaardbaar
Realistisch
Tijd
,3. Budgetsoorten en technieken
Masterbudgetten
- budgetten voor een hele onderneming of volledig evenement. Bestaan uit verschillende
deelbudgetten
Deelbudget
- Budgetten voor een afdeling van een onderneming of onderdeel van een evenement
Top-down approach
- Beginnen met een overall-plan en op basis hiervan de diverse deelplannen afleiden
Bottom-up approach
- Beginnen met de gedetailleerde plannen om deze vervolgens in elkaar te schuiven tot
een masterbudget
3.1 Verschillen in aanpak bij budgetopmaak
Traditioneel of statisch budgetteren
- één masterbudget voor één welbepaald omzetniveau
Het flexibel budget
- meerdere masterbudgetten afhankelijk van verschillen in omzetniveau
Continue of roterende budgettering
op regelmatige basis het budget aanpassen in functie van de gerealiseerde activiteiten
3.2 Verschillen in startpunt bij budgetopmaak
Zero base budgeting
- er wordt geen rekening gehouden met aanwezige middelen, men vertrekt van nul
- Voordeel: kostenbeheersing
- Nadeel: tijdrovend
Incrementele of aanwasbudgettering:
- aanwezige middelen worden gezien als gerechtvaardigd, alleen budgetwijzigingen
moeten worden verantwoord
Activity based budgeting:
- kosten budgetteren in functie van activiteiten die noodzakelijk zijn om
ondernemingsdoelstellingen te bereiken
, 4. Inkomsten
4.1. Wie kan evenementen organiseren?
Iedereen, maar toch financiële implicaties afhankelijk van:
- Financiële doelstelling: winst/ vzw
- Organisator: particulier/professional
Professional moet btw betalen
4.2. B2C vs B2B
4.2.1. B2C
= Business to consumer
- Doelpubliek is het grote publiek
- Iedereen is welkom na aankoop ticket
- BV festivals, autosalons …
- inkomsten wijken af van de definitie
o werkt rechtstreeks voor de eindklant
4.2.2. B2B
= Business to business
- Doelpubliek is duidelijk omschreven doelgroep
- VB vakbeurs
- inkomsten wijken af van definitie
o werkt in opdracht van een ander evenementenbureau
4.3. Eigen beheer vs in opdracht
4.3.1. Eigen beheer
opdrachtgever = organisator
- zelf inkomstenzijde inschatten
- inkomsten zijn moeilijk op voorhand te bepalen
VOORBEELD:
Evenementenkantoor Splendid organiseert een jazz festival. Ze verkopen 250 tickets aan
€20 en 400 tickets aan €17. Verder verkopen ze tijdens het festival 800 drankjes aan
€2/drank.
Kost Aantal Prijs/eenheid (€) Totaal (€)
Huur weide 1 2 700
Huur tent 1 4 300
Aankoop drank 1 000 1
Sabam 1 800
Performers 4 3 200
Licht en geluid 1 3 000
Totale opbrengsten: € 12 400
Totale kosten: € 14 500
1. Basisbegrippen
Financiële - niet gelijk, nauw verwant aan boekhouden
planning - focus op budgettering en kostprijsberekening
- vereist orde en nauwkeurigheid
Budgetteren - berekeningen maken op basis van kosten en opbrengsten
Kostprijs - de som van de kosten nodig voor de realisatie van een
bepaalde presentatie
Resultaat - Opbrengsten – Kosten
Winst - Opbrengsten > Kosten
Verlies - Kosten > Opbrengsten
Break-even - Opbrengsten = Kosten
Uitgaven - hetgeen je effectief betaalt
- betaling van een aankoop
- veroorzaken daling van de liquide middelen
Inkomsten - hetgeen wat effectief aan jou betaald wordt
- inning van een verkoop
- stijging van liquide middelen tot gevolg
1.1 Toepassing
Gaat het om een kost, opbrengst, uitgave of inkomst?
1. Je gaat een lening aan bij de bank. Dit geld wordt op je bankrekening gestort.
inkomst en een opbrengst. Stijging van liquide middelen, maar nog schuld.
2. Maandelijkse terugbetaling van het kapitaal.
uitgave
3. Te betalen interesten op een lening.
Altijd een uitgave + kost
4. Aankoop en directe betaling laptop.
uitgave, GEEN kost (het is pas een kost op het moment van de afschrijving
waardedaling door slijtage, technische vooruitgang)
5. Jaarlijkse afschrijving laptop.
Altijd een kost (Afschrijving = (Aanschaffingswaarde – Restwaarde)/Levensduur)
6. Verkoop aan klant, waarbij de klant contant betaalt.
Inkomst + opbrengst
7. Verkoop aan klant, waarbij er betalingsuitstel wordt verleend.
opbrengst, geen inkomst (de klant heeft nog niet betaald)
1.2 Toepassing 2
Je koopt op 5 mei een scansysteem aan ter waarde van € 1000. Je krijgt hiervoor 30
dagen betalingsuitstel en je betaalt de factuur pas op 20 mei. Je zal je aankoop afschrijven
op 5 jaar.
,Gaat het om een kost, opbrengst, uitgave of inkomst?
- Op 5 mei niets, je betaalt nog niet
- Op 20 mei uitgave
- Op 31 december kost
1.3 Toepassing 3
Van den Borre verkoopt een Ipad op krediet aan een klant ter waarde van € 500. De klant
zal maandelijks € 50 kapitaal en € 5 interesten terugbetalen.
Geef weer wat dit betekent voor de opbrengsten en –inkomstenzijde bij Van den Borre.
- 500 euro is een opbrengst
- 50 euro is een inkomst, geen opbrengst
- 5 euro intrest is inkomst en opbrengst
2. Doelstellingen evenement
Pas wanneer de doelstellingen worden bereikt, dan is het een succesvol event
- Winst niet noodzakelijk een voorwaarde
- Verlies aanvaardbaar als niet-budgettaire doelstellingen primeren
- Belang van vooraf eenduidige doelstellingen te formuleren
Evenementenbureaus willen wel winst
startpunt = idee/concept
- Richtbudget
o het invullen van budgettaire impact van het concept
- Budgetcontrole
o budgettaire overwegingen bij het nemen van beslissingen tijdens de
voorbereiding van het evenement
- Bekijken van het eindresultaat
o staan de opbrengsten in verhouding met de geleverde prestaties? een
geslaagd evenement betekent ook budgettair geslaagd
SMART-principe
Specifiek kan de doelstelling op een andere manier bekeken worden?
Meetbaar kan je nagaan of de doelstelling wel bereikt is?
Aanvaardbaar
Realistisch
Tijd
,3. Budgetsoorten en technieken
Masterbudgetten
- budgetten voor een hele onderneming of volledig evenement. Bestaan uit verschillende
deelbudgetten
Deelbudget
- Budgetten voor een afdeling van een onderneming of onderdeel van een evenement
Top-down approach
- Beginnen met een overall-plan en op basis hiervan de diverse deelplannen afleiden
Bottom-up approach
- Beginnen met de gedetailleerde plannen om deze vervolgens in elkaar te schuiven tot
een masterbudget
3.1 Verschillen in aanpak bij budgetopmaak
Traditioneel of statisch budgetteren
- één masterbudget voor één welbepaald omzetniveau
Het flexibel budget
- meerdere masterbudgetten afhankelijk van verschillen in omzetniveau
Continue of roterende budgettering
op regelmatige basis het budget aanpassen in functie van de gerealiseerde activiteiten
3.2 Verschillen in startpunt bij budgetopmaak
Zero base budgeting
- er wordt geen rekening gehouden met aanwezige middelen, men vertrekt van nul
- Voordeel: kostenbeheersing
- Nadeel: tijdrovend
Incrementele of aanwasbudgettering:
- aanwezige middelen worden gezien als gerechtvaardigd, alleen budgetwijzigingen
moeten worden verantwoord
Activity based budgeting:
- kosten budgetteren in functie van activiteiten die noodzakelijk zijn om
ondernemingsdoelstellingen te bereiken
, 4. Inkomsten
4.1. Wie kan evenementen organiseren?
Iedereen, maar toch financiële implicaties afhankelijk van:
- Financiële doelstelling: winst/ vzw
- Organisator: particulier/professional
Professional moet btw betalen
4.2. B2C vs B2B
4.2.1. B2C
= Business to consumer
- Doelpubliek is het grote publiek
- Iedereen is welkom na aankoop ticket
- BV festivals, autosalons …
- inkomsten wijken af van de definitie
o werkt rechtstreeks voor de eindklant
4.2.2. B2B
= Business to business
- Doelpubliek is duidelijk omschreven doelgroep
- VB vakbeurs
- inkomsten wijken af van definitie
o werkt in opdracht van een ander evenementenbureau
4.3. Eigen beheer vs in opdracht
4.3.1. Eigen beheer
opdrachtgever = organisator
- zelf inkomstenzijde inschatten
- inkomsten zijn moeilijk op voorhand te bepalen
VOORBEELD:
Evenementenkantoor Splendid organiseert een jazz festival. Ze verkopen 250 tickets aan
€20 en 400 tickets aan €17. Verder verkopen ze tijdens het festival 800 drankjes aan
€2/drank.
Kost Aantal Prijs/eenheid (€) Totaal (€)
Huur weide 1 2 700
Huur tent 1 4 300
Aankoop drank 1 000 1
Sabam 1 800
Performers 4 3 200
Licht en geluid 1 3 000
Totale opbrengsten: € 12 400
Totale kosten: € 14 500
