8 Organisatie (creëren van een basisstructuur)
8.1 Organiseren
Organiseren is de managementfunctie die erop gericht is in een organisatie een structuur van relaties
tussen het personeel te creëren waardoor het personeel in staat is de geplande doelen te bereiken.
Voordat we daadwerkelijk aan deze organisatiestructurering beginnen, kijken we eerst naar de
redenen voor organiseren en organisatiestructurering (subparagraaf 8.1.1). Daarna lichten we toe
hoe we beide begrippen in dit hoofdstuk behandelen (subparagraaf 8.1.2).
8.1.1 Redenen voor organiseren en organisatiestructurering
Organiseren is in feite het creëren van een organisatie. Er zijn twee redenen waarom mensen zich
organiseren:
1. Het bereiken van synergie. In hoofdstuk 1 werd al uitgelegd dat mensen participeren in een
organisatie omdat ze beseffen dat ze in een organisatieverband meer kunnen bereiken dan
individueel. Om dit mogelijk te maken, moeten de activiteiten wel gecoördineerd en
gestructureerd worden, zo bereik je synergie.
2. Het voorkomen van de duplicatie van middelen (schaalvoordelen). Omdat mensen in
organisatieverband opereren kunnen ze middelen delen. Door duidelijk aan te wijzen welke
afdeling welke middelen mag inzetten en hierover van tevoren na te denken, voorkomt men
duplicatie van middelen.
Als mensen eenmaal opereren in organisaties, moet er een organisatiestructuur ontworpen worden,
onder andere om de volgende twee redenen:
1. Het instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie. Om de activiteiten op elkaar af te
stemmen, moet duidelijk zijn wie de leiding heeft en wie welke beslissingen mag nemen.
2. Het bewerkstelligen van goede communicatie. Omdat organisaties steeds groter worden,
wordt de communicatie tussen de organisatieleden moeilijker.
8.1.2 Organiseren en organisatiestructurering in dit hoofdstuk
In dit hoofdstuk komt de managementfunctie organiseren uitvoerig aan bod. Het zal duidelijk
geworden zijn dat we bij interne organisatie de onderneming, via de structuur, afstemmen op de
externe organisatie (structure follows strategy). Behalve op de externe omgeving moet de
organisatie ook afgestemd worden op de interne omgeving. Bij het organiseren moet namelijk ook
gelet worden op de interne afstemming tussen werknemers, machines en andere hulpmiddelen.
In organisaties wordt de totaal te verrichten arbeid opgedeeld in taken. Deze taken worden tot
functies geopereerd. Bij het ontwerpen van de organisatiestructuur moet men eerst vaststellen
welke functies er vervuld moeten worden. Daarna kan men bedenken wie men zoekt voor het
uitvoeren van bepaalde functies. Als we de functies en de personen die de functies uitvoeren,
vervolgens ook weer groeperen, zijn we bezig met het creëren van afdelingen. Dit noemt men ook
wel de creatie van de organieke structuur. Om de werkzaamheden van de mensen die een functie
uitoefenen op elkaar af te stemmen, met men bepalen welk coördinatiemechanisme men gaat
gebruiken. Na de bepaling van de organieke structuur vindt de bepaling van de personele structuur
plaats. Bij de personele structuur wordt bepaald wie waar terecht komt, wie wiens baas is en
waartoe iemand bevoegd is. Als men de afdeling ten slotte groepeert tot een organisatie, is er sprake
van een kant en klare organisatiestructuur.
, 8.2 Arbeidsverdeling
Doelen brengen arbeid met zich mee. Deze arbeid zal verdeeld moeten worden over de werknemers
of organisatiegenoten.
8.2.1 Motieven voor arbeidsverdeling
Bij het bepalen van de arbeidsverdeling kan men zich laten leiden door verschillende motieven:
- Bestuursmotief. Men moet ervoor zorgen dat de organisatie bestuurbaar blijft. Daarnaast
moet toezicht op de uitvoering van taken in een organisatie mogelijk zijn.
- Kostenmotief. Men moet in de gaten houden dat de gekozen organisatiewijze wel betaalbaar
moet blijven. De arbeidsverdeling moet efficiënt werken mogelijk maken. Het toevoegen van
verticale lagen, zonder dat dit de bestuurbaarheid van de organisatie vergroot, kost alleen
maar geld en is dus vanuit het kosten- en bestuursmotief verwerpelijk.
- Gedragskundig motief. De taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing
bieden en mogen niet te eentonig zijn. De taken moeten de uitvoerder tevens enige
verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid geven.
- Maatschappelijk motief. Men moet rekening houden met maatschappelijke eisen. Zo zal men
zich in ieder geval aan de Arbo moeten houden.
Deze motieven oefenen bepaalde krachten uit op de organisatie die niet altijd in dezelfde richting
werken.
Het bestuursmotief oefent een kracht uit die erop gericht is de onderneming organiseerbaar te
houden.
Het kostenmotief oefent een kracht uit die probeert de onderneming betaalbaar te houden.
8.2.2 Constructie van taken
Als we het totale werk van een organisatie in hapklare brokken zouden opdelen om ze zo te kunnen
toedelen aan medewerkers, dan is de kleinste onsplitsbare eenheid arbeid die je overhoudt, een
taak. Een taak is een bevoegdheid, maar ook een plicht, van iemand om een bepaalde activiteit uit te
voeren. De taak bestaat uit meerdere handelingen en procedures.
Onder bevoegdheid verstaan we het recht om beslissingen te nemen die voor het uitvoeren van een
taak nodig zijn. Onder verantwoordelijkheid verstaan we enerzijds de verplichting om een taak naar
beste te kunnen uit te voeren en anderzijds de plicht om over de uitvoering van die taak te
rapporteren.
Om tot een geschikte taakdefinitie te komen, moet men de volgende regels in acht nemen:
- De taak moet op het niveau van de uitvoerder zijn.
- De taak moet een logisch, overzichtelijk en afgerond geheel vormen.
- De taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing bieden en mogen niet te
eentonig zijn.
- De taken van een werknemer mogen geen tegenstrijdigheid bevatten.
Omdat men in een productieomgeving de producten en productietechnieken niet altijd aan de mens
kan aanpassen, heeft de gedragskundige stroming (Frederick Herzberg) een drietal oplossingen
bedacht om de werknemer gemotiveerd te houden:
1. Taakverruiming. Het aantal taken dat iemand heeft, wordt uitgebreid.
2. Taakroulatie. Volgens een bepaald tijdschema worden door de werknemers taken geruild.
3. Taakverrijking. Niet alleen het takenpakket binnen een functie wordt uitgebreid, maar ook
werk van een hoger niveau wordt toegevoegd.
8.1 Organiseren
Organiseren is de managementfunctie die erop gericht is in een organisatie een structuur van relaties
tussen het personeel te creëren waardoor het personeel in staat is de geplande doelen te bereiken.
Voordat we daadwerkelijk aan deze organisatiestructurering beginnen, kijken we eerst naar de
redenen voor organiseren en organisatiestructurering (subparagraaf 8.1.1). Daarna lichten we toe
hoe we beide begrippen in dit hoofdstuk behandelen (subparagraaf 8.1.2).
8.1.1 Redenen voor organiseren en organisatiestructurering
Organiseren is in feite het creëren van een organisatie. Er zijn twee redenen waarom mensen zich
organiseren:
1. Het bereiken van synergie. In hoofdstuk 1 werd al uitgelegd dat mensen participeren in een
organisatie omdat ze beseffen dat ze in een organisatieverband meer kunnen bereiken dan
individueel. Om dit mogelijk te maken, moeten de activiteiten wel gecoördineerd en
gestructureerd worden, zo bereik je synergie.
2. Het voorkomen van de duplicatie van middelen (schaalvoordelen). Omdat mensen in
organisatieverband opereren kunnen ze middelen delen. Door duidelijk aan te wijzen welke
afdeling welke middelen mag inzetten en hierover van tevoren na te denken, voorkomt men
duplicatie van middelen.
Als mensen eenmaal opereren in organisaties, moet er een organisatiestructuur ontworpen worden,
onder andere om de volgende twee redenen:
1. Het instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie. Om de activiteiten op elkaar af te
stemmen, moet duidelijk zijn wie de leiding heeft en wie welke beslissingen mag nemen.
2. Het bewerkstelligen van goede communicatie. Omdat organisaties steeds groter worden,
wordt de communicatie tussen de organisatieleden moeilijker.
8.1.2 Organiseren en organisatiestructurering in dit hoofdstuk
In dit hoofdstuk komt de managementfunctie organiseren uitvoerig aan bod. Het zal duidelijk
geworden zijn dat we bij interne organisatie de onderneming, via de structuur, afstemmen op de
externe organisatie (structure follows strategy). Behalve op de externe omgeving moet de
organisatie ook afgestemd worden op de interne omgeving. Bij het organiseren moet namelijk ook
gelet worden op de interne afstemming tussen werknemers, machines en andere hulpmiddelen.
In organisaties wordt de totaal te verrichten arbeid opgedeeld in taken. Deze taken worden tot
functies geopereerd. Bij het ontwerpen van de organisatiestructuur moet men eerst vaststellen
welke functies er vervuld moeten worden. Daarna kan men bedenken wie men zoekt voor het
uitvoeren van bepaalde functies. Als we de functies en de personen die de functies uitvoeren,
vervolgens ook weer groeperen, zijn we bezig met het creëren van afdelingen. Dit noemt men ook
wel de creatie van de organieke structuur. Om de werkzaamheden van de mensen die een functie
uitoefenen op elkaar af te stemmen, met men bepalen welk coördinatiemechanisme men gaat
gebruiken. Na de bepaling van de organieke structuur vindt de bepaling van de personele structuur
plaats. Bij de personele structuur wordt bepaald wie waar terecht komt, wie wiens baas is en
waartoe iemand bevoegd is. Als men de afdeling ten slotte groepeert tot een organisatie, is er sprake
van een kant en klare organisatiestructuur.
, 8.2 Arbeidsverdeling
Doelen brengen arbeid met zich mee. Deze arbeid zal verdeeld moeten worden over de werknemers
of organisatiegenoten.
8.2.1 Motieven voor arbeidsverdeling
Bij het bepalen van de arbeidsverdeling kan men zich laten leiden door verschillende motieven:
- Bestuursmotief. Men moet ervoor zorgen dat de organisatie bestuurbaar blijft. Daarnaast
moet toezicht op de uitvoering van taken in een organisatie mogelijk zijn.
- Kostenmotief. Men moet in de gaten houden dat de gekozen organisatiewijze wel betaalbaar
moet blijven. De arbeidsverdeling moet efficiënt werken mogelijk maken. Het toevoegen van
verticale lagen, zonder dat dit de bestuurbaarheid van de organisatie vergroot, kost alleen
maar geld en is dus vanuit het kosten- en bestuursmotief verwerpelijk.
- Gedragskundig motief. De taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing
bieden en mogen niet te eentonig zijn. De taken moeten de uitvoerder tevens enige
verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid geven.
- Maatschappelijk motief. Men moet rekening houden met maatschappelijke eisen. Zo zal men
zich in ieder geval aan de Arbo moeten houden.
Deze motieven oefenen bepaalde krachten uit op de organisatie die niet altijd in dezelfde richting
werken.
Het bestuursmotief oefent een kracht uit die erop gericht is de onderneming organiseerbaar te
houden.
Het kostenmotief oefent een kracht uit die probeert de onderneming betaalbaar te houden.
8.2.2 Constructie van taken
Als we het totale werk van een organisatie in hapklare brokken zouden opdelen om ze zo te kunnen
toedelen aan medewerkers, dan is de kleinste onsplitsbare eenheid arbeid die je overhoudt, een
taak. Een taak is een bevoegdheid, maar ook een plicht, van iemand om een bepaalde activiteit uit te
voeren. De taak bestaat uit meerdere handelingen en procedures.
Onder bevoegdheid verstaan we het recht om beslissingen te nemen die voor het uitvoeren van een
taak nodig zijn. Onder verantwoordelijkheid verstaan we enerzijds de verplichting om een taak naar
beste te kunnen uit te voeren en anderzijds de plicht om over de uitvoering van die taak te
rapporteren.
Om tot een geschikte taakdefinitie te komen, moet men de volgende regels in acht nemen:
- De taak moet op het niveau van de uitvoerder zijn.
- De taak moet een logisch, overzichtelijk en afgerond geheel vormen.
- De taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing bieden en mogen niet te
eentonig zijn.
- De taken van een werknemer mogen geen tegenstrijdigheid bevatten.
Omdat men in een productieomgeving de producten en productietechnieken niet altijd aan de mens
kan aanpassen, heeft de gedragskundige stroming (Frederick Herzberg) een drietal oplossingen
bedacht om de werknemer gemotiveerd te houden:
1. Taakverruiming. Het aantal taken dat iemand heeft, wordt uitgebreid.
2. Taakroulatie. Volgens een bepaald tijdschema worden door de werknemers taken geruild.
3. Taakverrijking. Niet alleen het takenpakket binnen een functie wordt uitgebreid, maar ook
werk van een hoger niveau wordt toegevoegd.
