Introductie: Waarom eventmanager?
Voordelen:
- Variatie
- Creativiteit
- People
- Ervaringen
- Tijd (Projectmatig)
Nadelen:
- Deadlines
- Competitie
- People
- Budgetcontrole
- Tijd
Competenties eventmanager
Hard skills
- Event terminologie
- Kennis van leveranciers
- Kennis van locaties
- Event stappenplan
- Talen
- Spreadsheets opmaken
- …
Soft skills
- Persoonlijke eigenschappen
- Sociale vaardigheden
- Communicatieve skills
- Optimisme
- Creativiteit
Een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat
gericht is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Event categorieën
- Public events
- Corporate events
- Private events
1
,Public event
- Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig!
- Van alle tijden – gladiatorenshow in Colosseum
- Bvb: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents, stakingen,
protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Corporate Event
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Tip: altijd doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstellingen duidelijk
zijn, kan je van start gaan met de uitwerking. (inhoud)
- bvb: openbedrijvendag, VIP event (Hospitality), Stima Marketing congress,
productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde …
Private event
- Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SMART
S – Is het Specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
M – Is het verhoopte resultaat ook te Meten?
A – Is het Aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/toestaan?
R – Is het haalbaar, Realistisch?
T – Is er een Tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
- Stimuleren verkoop (direct of indirect)
- Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
- …
2
,Projectflow van een event: stappenplan
- Doelstelling
- Briefing
- Brainstorming
- Concept
- (Totaal)voorstel
- Budget
- Presentatie
- Opvolging na presentatie
- Bevestiging
- Voorbereiding
- Communicatie
- Draaiboek, scenario, timing
- Opbouw
- Coördinatie event
- Afbouw
- Evaluatie
- Facturatie
- Follow-up na event
Doelstelling
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
Strategisch & operationele doelstelling(en)
ROI – return on investment
ROO – return on objectives
Briefing
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
- Genoeg info geven
Onderdelen briefing
Info over bedrijf: (1)
- Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
3
, Info over event: (2)
- Doel (smart)
- Doelgroep: aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: vorige edities
- Programma / catering vereisten
- Evt: rol opdrachtgever in voorbereidingen
- Evt: retroplanning (= een planning waarbij je terug keert in de tijd vanaf de dag
van het evenement) overlopen
Budget (3)
2 soorten briefings:
1) Agency briefing (OG -> event agency)
• 1 briefing voor compleet event
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
• Jij krijgt de briefing van de klant
2) Supplier briefing (event agency -> supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
• Zelf de leveranciers briefen over de agency briefing
Brainstorm
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
Vrij zijn in de gedachtegang zodat je met creatieve ideeën kan komen.
Concept
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- De doelstellingen & doelgroep van het event
- De verwachtingen van de opdrachtgever
4
Voordelen:
- Variatie
- Creativiteit
- People
- Ervaringen
- Tijd (Projectmatig)
Nadelen:
- Deadlines
- Competitie
- People
- Budgetcontrole
- Tijd
Competenties eventmanager
Hard skills
- Event terminologie
- Kennis van leveranciers
- Kennis van locaties
- Event stappenplan
- Talen
- Spreadsheets opmaken
- …
Soft skills
- Persoonlijke eigenschappen
- Sociale vaardigheden
- Communicatieve skills
- Optimisme
- Creativiteit
Een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat
gericht is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de
perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
Event categorieën
- Public events
- Corporate events
- Private events
1
,Public event
- Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig!
- Van alle tijden – gladiatorenshow in Colosseum
- Bvb: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents, stakingen,
protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
Corporate Event
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Tip: altijd doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstellingen duidelijk
zijn, kan je van start gaan met de uitwerking. (inhoud)
- bvb: openbedrijvendag, VIP event (Hospitality), Stima Marketing congress,
productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde …
Private event
- Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SMART
S – Is het Specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
M – Is het verhoopte resultaat ook te Meten?
A – Is het Aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/toestaan?
R – Is het haalbaar, Realistisch?
T – Is er een Tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
- Stimuleren verkoop (direct of indirect)
- Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
- …
2
,Projectflow van een event: stappenplan
- Doelstelling
- Briefing
- Brainstorming
- Concept
- (Totaal)voorstel
- Budget
- Presentatie
- Opvolging na presentatie
- Bevestiging
- Voorbereiding
- Communicatie
- Draaiboek, scenario, timing
- Opbouw
- Coördinatie event
- Afbouw
- Evaluatie
- Facturatie
- Follow-up na event
Doelstelling
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
Strategisch & operationele doelstelling(en)
ROI – return on investment
ROO – return on objectives
Briefing
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
- Genoeg info geven
Onderdelen briefing
Info over bedrijf: (1)
- Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
3
, Info over event: (2)
- Doel (smart)
- Doelgroep: aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: vorige edities
- Programma / catering vereisten
- Evt: rol opdrachtgever in voorbereidingen
- Evt: retroplanning (= een planning waarbij je terug keert in de tijd vanaf de dag
van het evenement) overlopen
Budget (3)
2 soorten briefings:
1) Agency briefing (OG -> event agency)
• 1 briefing voor compleet event
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
• Jij krijgt de briefing van de klant
2) Supplier briefing (event agency -> supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
• Zelf de leveranciers briefen over de agency briefing
Brainstorm
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
Vrij zijn in de gedachtegang zodat je met creatieve ideeën kan komen.
Concept
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- De doelstellingen & doelgroep van het event
- De verwachtingen van de opdrachtgever
4
