Bijeenkomst 1, Formuleer je idee
Evenement
= Verplaatsbare, georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde omvang.
Aanbesteding/Tender
= bekendmaking van opdrachtgever voor opdracht.
Acquisitie
= werven/binnenhalen.
Pitch
= kans om je idee/voorstel te presenteren.
Bidbook
= voordrachtsdossier / uitgebreide informate om evenement binnen te halen (wat heb je te
bieden?).
Stakeholders
= betrokkenen, Met wie heb je allemaal te maken? (uitleg blz. 12)
S ta p 1
F o r m u le e r je id e e
S ta p 2
O n d e rz o e k d e
h a a lb a a rh e id
S ta p 3
O r g a n is e e r je te a m
externe opdrachtgever S ta p 4 S ta p 5
P r o m o o t je e v e n t B e re id d e u itv o e rin g v o o r
Je krijgt bijvoorbeeld van een bedrijf de opdracht om een
open dag te organiseren. Als een evenementenbureau zelf
een woonbeurs organiseert dan Ioopt het evenementenbureau
fnancieel risico.
S ta p 6
Als de inkomsten van standhouders en de entreegelden van S te l e e n d r a a ib o e k o p
bezoekers tegenvallen, kan het evenement verliesgevend zijn en is de
strop voor het organiserende evenementenbureau.
S ta p 7
Als dit bureau de beurs organiseert in opdracht van een V o e r h e t e v e n t u it
branchevereniging dan loopt het evenementenbureau een beperkt
risico, namelijk dat de branchevereniging niet in staat is om de S ta p 8
rekening van het bureau te betalen. H a nde l he t e ve nt a f
,interne opdrachtgever.
Een interne opdrachtgever is werkzaam voor de organisate waarvan je zelf deel uitmaakt.
Het hoofd van de afdeling Economie van een hoge school vraagt bijvoorbeeld aan de
stafafdeling PR en voorlichtng om een open dag te organiseren voor aankomende studenten
of een docent geef jou de opdracht om een excursie te organiseren voor je medestudenten.
Competenties voor organiseren evenement
• Creatviteit heb je vooral nodig bij het bedenken van een idee voor een evenement.
Als je de opdracht van een ander krijgt om een evenement te organiseren dan
probeer je dit zo origineel mogelijk vorm te geven.
• Methodisch werken inclusief plannen zorgt ervoor dat je geen zaken vergeet en
vergroot de kans op succes. Het stappenplan in dit boek is hierbij een belangrijk
hulpmiddel.
• improvisatevermogen is nodig om onverwachte situates het hoofd te bieden.
Voorbeelden van dergelijke situates zijn: een spreker die tjdens een congres ziek
wordt. een vechtpartj tjdens een muziekuitvoering, een kind dat is verdwaald en
onvindbaar is tjdens een dropping. Of een artest die vlak voor zijn optreden
onuitvoerbare eisen stelt ten aanzien van de techniek.
• Samenwerken moet je met verschillende partjen om het evenement tot een goed
einde te brengen. Onvoldoende samenwerking met de brandweer of de gemeente
kan ertoe leiden dat een evenement geen doorgang kan vinden. Ook een goede
samenwerking met vrijwilligers en deelnemers is van belang.
• Regie houden is belangrijk omdat een evenement een strakke planning en uitvoering
vereist. Het is belangrijk dat jij als organisator de controle behoudt.
• inlevingsvermogen heb je nodig, omdat je je moet kunnen verplaatsen in de
bezoekers, deelnemers en sponsors. Als je de Opdracht krijgt van een ander, vraag je
dan goed af wat die ander wil bereiken met het evenement.
• Omgaan met weerstanden is een competente die je zeker nodig zult hebben bij de
organisate van een evenement. Voorbeelden van weerstanden zijn: omwonenden
die niet willen dat je een popconcert organiseert en vrijwilligers die niet doen wat je
met hen hebt afgesproken.
• Onderhandelen is van belang bij onder andere het afsluiten van contracten met
sponsors en je leveranciers.
• omdat de organisate van sommige evenementen veel geld kost, moet je ook
fnancieel inzicht hebben en instaat zijn een administrate op te zeten
• ’Gevoel’ voor publiciteit betekent dat Je (nieuwe) wegen moet vinden om je
evenement onder de aandacht te brengen. Denk hierbij ook aan het gebruik van
Social media zoals Facebook en LinkedIn.
• Schrifelijke en mondelinge communicate is ook nodig om het evenement onder de
aandacht te brengen. Ook correspondente met de 'buitenwereld' moet helder en
duidelijk zijn.
, Waar bestaat het evenementenvoorstel uit?
1. Titelblad, voorwoord, inhoudsopgave, inleiding
2. Contactgegevens
3. Bedrijfspresentate
4. Debriefng
5. Voorlopig programma
6. Voorlopige begrotng
3. Bedrijfspresentatie eigen organisatie
• Logo bedrijf
• Naam bedrijf
• Sterke punten
• Omschrijving bedrijf
• Werkwijze (samenwerking met opdrachtgever)
4. Debriefing en concept
Debriefng
• Opdrachtgever
• Wensen (zie opdracht)
• Doelgroep
Concept
• Doelstellingen (literatuuronderzoek: waarom bedrijfssport?)
• Locate: Omschrijving gekozen hardloopevenement (analsse hardloopevenementen)
• Tijdstp (analsse hardloopevenementen)
• Link tussen wensen/kenmerken van de klant en het arrangement (analsse
hardloopevenementen en schema)
5.1 Voorlopig programma
Naam arrangement
• Thema / huisstjl
Omschrijving georganiseerde trainingen
• Hoe vaak? Afankelijk van beginsituate en einddoel
• Waar? Wanneer?
• Begeleiding? Door wie? Welke eisen?
Omschrijving informatebijeenkomsten
• Welke onderwerpen?
• Waar? Wanneer? Wie
Evenement
= Verplaatsbare, georganiseerde gebeurtenis met een bepaalde omvang.
Aanbesteding/Tender
= bekendmaking van opdrachtgever voor opdracht.
Acquisitie
= werven/binnenhalen.
Pitch
= kans om je idee/voorstel te presenteren.
Bidbook
= voordrachtsdossier / uitgebreide informate om evenement binnen te halen (wat heb je te
bieden?).
Stakeholders
= betrokkenen, Met wie heb je allemaal te maken? (uitleg blz. 12)
S ta p 1
F o r m u le e r je id e e
S ta p 2
O n d e rz o e k d e
h a a lb a a rh e id
S ta p 3
O r g a n is e e r je te a m
externe opdrachtgever S ta p 4 S ta p 5
P r o m o o t je e v e n t B e re id d e u itv o e rin g v o o r
Je krijgt bijvoorbeeld van een bedrijf de opdracht om een
open dag te organiseren. Als een evenementenbureau zelf
een woonbeurs organiseert dan Ioopt het evenementenbureau
fnancieel risico.
S ta p 6
Als de inkomsten van standhouders en de entreegelden van S te l e e n d r a a ib o e k o p
bezoekers tegenvallen, kan het evenement verliesgevend zijn en is de
strop voor het organiserende evenementenbureau.
S ta p 7
Als dit bureau de beurs organiseert in opdracht van een V o e r h e t e v e n t u it
branchevereniging dan loopt het evenementenbureau een beperkt
risico, namelijk dat de branchevereniging niet in staat is om de S ta p 8
rekening van het bureau te betalen. H a nde l he t e ve nt a f
,interne opdrachtgever.
Een interne opdrachtgever is werkzaam voor de organisate waarvan je zelf deel uitmaakt.
Het hoofd van de afdeling Economie van een hoge school vraagt bijvoorbeeld aan de
stafafdeling PR en voorlichtng om een open dag te organiseren voor aankomende studenten
of een docent geef jou de opdracht om een excursie te organiseren voor je medestudenten.
Competenties voor organiseren evenement
• Creatviteit heb je vooral nodig bij het bedenken van een idee voor een evenement.
Als je de opdracht van een ander krijgt om een evenement te organiseren dan
probeer je dit zo origineel mogelijk vorm te geven.
• Methodisch werken inclusief plannen zorgt ervoor dat je geen zaken vergeet en
vergroot de kans op succes. Het stappenplan in dit boek is hierbij een belangrijk
hulpmiddel.
• improvisatevermogen is nodig om onverwachte situates het hoofd te bieden.
Voorbeelden van dergelijke situates zijn: een spreker die tjdens een congres ziek
wordt. een vechtpartj tjdens een muziekuitvoering, een kind dat is verdwaald en
onvindbaar is tjdens een dropping. Of een artest die vlak voor zijn optreden
onuitvoerbare eisen stelt ten aanzien van de techniek.
• Samenwerken moet je met verschillende partjen om het evenement tot een goed
einde te brengen. Onvoldoende samenwerking met de brandweer of de gemeente
kan ertoe leiden dat een evenement geen doorgang kan vinden. Ook een goede
samenwerking met vrijwilligers en deelnemers is van belang.
• Regie houden is belangrijk omdat een evenement een strakke planning en uitvoering
vereist. Het is belangrijk dat jij als organisator de controle behoudt.
• inlevingsvermogen heb je nodig, omdat je je moet kunnen verplaatsen in de
bezoekers, deelnemers en sponsors. Als je de Opdracht krijgt van een ander, vraag je
dan goed af wat die ander wil bereiken met het evenement.
• Omgaan met weerstanden is een competente die je zeker nodig zult hebben bij de
organisate van een evenement. Voorbeelden van weerstanden zijn: omwonenden
die niet willen dat je een popconcert organiseert en vrijwilligers die niet doen wat je
met hen hebt afgesproken.
• Onderhandelen is van belang bij onder andere het afsluiten van contracten met
sponsors en je leveranciers.
• omdat de organisate van sommige evenementen veel geld kost, moet je ook
fnancieel inzicht hebben en instaat zijn een administrate op te zeten
• ’Gevoel’ voor publiciteit betekent dat Je (nieuwe) wegen moet vinden om je
evenement onder de aandacht te brengen. Denk hierbij ook aan het gebruik van
Social media zoals Facebook en LinkedIn.
• Schrifelijke en mondelinge communicate is ook nodig om het evenement onder de
aandacht te brengen. Ook correspondente met de 'buitenwereld' moet helder en
duidelijk zijn.
, Waar bestaat het evenementenvoorstel uit?
1. Titelblad, voorwoord, inhoudsopgave, inleiding
2. Contactgegevens
3. Bedrijfspresentate
4. Debriefng
5. Voorlopig programma
6. Voorlopige begrotng
3. Bedrijfspresentatie eigen organisatie
• Logo bedrijf
• Naam bedrijf
• Sterke punten
• Omschrijving bedrijf
• Werkwijze (samenwerking met opdrachtgever)
4. Debriefing en concept
Debriefng
• Opdrachtgever
• Wensen (zie opdracht)
• Doelgroep
Concept
• Doelstellingen (literatuuronderzoek: waarom bedrijfssport?)
• Locate: Omschrijving gekozen hardloopevenement (analsse hardloopevenementen)
• Tijdstp (analsse hardloopevenementen)
• Link tussen wensen/kenmerken van de klant en het arrangement (analsse
hardloopevenementen en schema)
5.1 Voorlopig programma
Naam arrangement
• Thema / huisstjl
Omschrijving georganiseerde trainingen
• Hoe vaak? Afankelijk van beginsituate en einddoel
• Waar? Wanneer?
• Begeleiding? Door wie? Welke eisen?
Omschrijving informatebijeenkomsten
• Welke onderwerpen?
• Waar? Wanneer? Wie
