samenvatting project management essentials

Project management Essentials samenvatting
Fase 1: projectvoorbereiding
Project Oriëntatie 0.1 inleiding
1. Drie basiswerkvormen
Improvisatie: bv een last minute reisje, je ziet wel wat er op je af komt met weinig of geen
voorbereiding (weinig voorspelbaar)
Planmatig werken: bv een vakantie huisje waar je regelmatig naartoe gaat, je hebt weinig
planning nodig want je kent alles daar al (voorspelbaar)
Routine matig werken: bv je maakt een wereldreis naar een land waar je nog nooit geweest
bent, heel veel voorbereiding (heel voorspelbaar)
 Op deze volgorde nemen ze toe in voorspelbaarheid
Wanneer routine matig werken? Bv 22e editie van Tommorow land
 Je hebt het vaker gedaan
 Eindproduct is bekend
 Je weet van aanpak
 De procedure is ontwikkeld
 Je bent ervaren in het toepassen ervan
 De methoden zijn efficiënt en effectief

Voordelen routinematig werken Nadelen routinematig werken
Efficiënt: je weet wat je wilt bereiken en in Geen mogelijkheid om in te spelen op
hoeveel tijd je het wilt doen veranderende vraag
Kwaliteit blijft gelijk of neemt toe Niet heel flexibel
Gelijke prestaties over een langere periode Verveling, weinig uitdaging (want heel
voorspelbaar)


Wanneer improviserend werken?
 Creatieve werkzaamheden
 Taken die onvoorbereid zijn die meteen moeten worden uitgevoerd
 Eenvoudige taken

Voordelen improviserend werken Nadelen improviserend werken
Flexibel Weinig beheersing
Inspelen op veranderingen Veel onzekerheid, je weet niet waar je gaat
uitkomen
Snel inspelen op vraag Weinig stabiliteit
Geen voorschriften Geen richtlijnen
Alles kan en alles mag Opnieuw het wiel vinden

,Wanneer planmatig werken?
 Complexe eenmalige opdrachten
 Het eindresultaat heeft niet veel speling
 Omvangrijke opdrachten met veel betrokkenen

Voordelen planmatig werken Nadelen planmatig werken
Effectief Kostbare aanloopfase
Resultaatgericht, grote beheersing over het Spanningen binnen de organisatie door
resultaat tegengestelde belangen
Grote betrokkenheid van de medewerkers Zware taak projectleider
Goede beheersing, geen verrassingen Één keer gestart = weinig flexibiliteit


Beheers cyclus (Deming cirkel)  eerst alles plannen dan uitvoeren dan nakijken of ze juiste
resultaat hebben en daarna bijsturen als ze niet het juiste resultaat zullen leveren.
- Plan: plannen hoe en wat  Do: doen wat we hebben gepland  Check: controleren
of alles volgens plan is verlopen  Act: aanpassen wat niet volgens plan is verlopen.




IPMA: International project management association
ICB: International Competences base
2. Wat is een project?
Het projectschema met fases en als de fases doorlopen zijn dan komen we bij de
deliverables (= het eindproduct/ oplevering). Op basis van eindproduct wordt beslist of we
doorgaan naar de volgende fase of niet.
 Voorbereidingsfase: hier moet het projectvoorstel worden opgeleverd, het geeft al
een inzicht in de specificaties en het eindresultaat en de kostprijs
 Inrichting: leidt tot plan van aanpak, organisatie van plan en draaiboek

,  Projectuitvoering: realiseren wat je hebt gepland in de vorige fase bv controleren of
de plannen wel kloppen + deze fase leidt tot het eindresultaat van het project
 Afsluitingsfase: hier maken we een evaluatierapport en kijken we naar de
vervolgfases.
+ schema kennen!!!!!
Globale project fasering leidt tot beheersbaarheid + op basis van de deliverable wordt beslist
om over te gaan naar de volgende fase of niet
Globaal project fasering:
 Project voorbereiding: beeldvorming van de aanvraag en afsluiten met project
opdracht (WAT)
 Inrichting: detailplanning en afsluiten met een plan van aanpak (HOE)
 Uitvoering: doen wat je gepland hebt, controleren en bijsturen van team(s),
rapporteren aan opdrachtgever en afsluiten met projectresultaat (REALISEREN)
 Project afsluiting: opleveren aan klant, testen en bijstellen, leren uit project en
afsluiten met evaluatie en rapporten en einde project met interne en externe
evaluaties (BEËNDIGEN)
Soorten projecten:
 Technische projecten
 Sociale projecten: verandering van cultuur of organisatie
 Commerciële projecten: geld verdienen aan project bv reclame
 Evenementen
Project kan een dienst opleveren maar ook een product + opsplitsing interne en externe
projecten
B2B: zakelijke evenementen door bedrijven georganiseerd  willen meestal boodschap
overbrengen naar klant
B2C: public/ openbare events  meestal is bedoeling geld verdienen door bv tickets te
verkopen
DEFINITIE PROJECT: een project is een geheel van samenhangende activiteiten om in een
tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te
bereiken.
Een project…

Gedefinieerd begin en einde Levert vooraf bepaald projectresultaat op
Tijdelijke organisatie Afgebakende scope
Gerealiseerd binnen gestelde beperkende Één opdrachtgever die aan het
randvoorwaarden eindresultaat heeft verbonden
Loopt niet oneindig door in tijd

, Scope: wat er allemaal valt binnen het project en welke activiteiten vallen er buiten het
project, om verkeerde verwachtingen te vermijden
Exploitatie: het beheren, runnen van de machine die achter het weekblad zit = geen project
Klantenprospectie: potentiële klanten proberen binnen halen = geen project
Bv de organisatie van jaarlijkse personeelsfeest Proximus kan een project zijn als ze elk jaar
iets anders doen maar als ze elk jaar hetzelfde doen is het geen project
3. Belangrijke redenen om een project op te starten
Resultaat is in zekere zin uniek
Realisatie is complex
Multidisciplinair samenwerken
Beperkte middelen en beperkte tijd om het te realiseren
Het creëren van een draagvlak
OF het is nog niet eerder gemaakt

4. Wat is projectmanagement?
= alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het project in een
bepaalde context te bereiken
 Het uitwerken van een passend projectvoorstel dat Fit for purpose en fit for use is en
dat voldoet aan de eisen en randvoorwaarden.
 Het plannen, organiseren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken
van het project
 En het leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen
Projectmanagement =/ programma management WANT meerdere projecten samen kunnen
een programma vormen DUS programma is overkoepelende term
5. Project management standaarden
PMI: project management instituut & PMP: project management professional & PMBok :
project management body of knowledge
PRINCE2: Projects IN Controlled Environments
Klantmethode: bouwen op bussinescase= de onderbouwing van het ptoject, kosten en
inkomsten,…
Agile: je hoeft niet vooraf het hele resultaat uit te denken en te beschrijven dus gedurende
het project kan je nog veranderingen aanbrengen aan het project
Scrum: maakt gebruik van één resultaat, 2 lijstjes en 3 rollen en overlegmomenten
- Verschillende stapjes van het resultaat en telkens een verbeterde versie
- Sprint duurt drie weken
- Backlog: lijstje van dingen die klaar moeten zijn na 1 sprint