Lets Drop Out
Ariska Hoekstra
DropCo B.V.
22-1-2016
, Lets Drop Out
Rol Naam E-mailadres
Projectleider Ariska Hoekstra
Projectadviseur Peter Appel
Projectsecretaris Jim Bloem
Project lid 1 Carla Droogers
Project lid 2 Sarina Hoekstra
Project lid 3 Alco v/d Meer
Project lid 4 Herwin Bakker
Project lid 5 Jelle de Wit
Project lid 6 Tamme Slager
Project lid 7 Ynskje de Jong
Project lid 8 Klaas Poeltjes
Project lid 9 Chantal Pot
Project lid 10 Marnik Knal
Ariska Hoekstra
MRV2F
333688
DropCo B.V.
22 januari 2016
Geschreven in opdracht van Henk Hoekstra
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Achtergronden..................................................................................................................... 3
1.1 DropCo BV ................................................................................................................................ 3
1.2 Stakeholders ............................................................................................................................. 4
1.3 Verloop van goedkeuring ......................................................................................................... 4
Hoofdstuk 2 Het projectresultaat ............................................................................................................ 5
2.1 Het opstellen van een stappenplan ............................................................................................... 5
2.2 Het voorbereiden van de uitvoering .............................................................................................. 5
2.3 Hulp bieden aan de ontslagen werknemers .................................................................................. 6
Hoofdstuk 3 Projectactiviteiten ............................................................................................................... 7
3.1 Het opstellen van een plan van aanpak ......................................................................................... 7
3.2 Het opstellen van een stappenplan ............................................................................................... 7
3.3 Het voorbereiden van de uitvoering .............................................................................................. 7
3.4 Hulp bieden aan de ontslagen werknemers .................................................................................. 7
Hoofdstuk 4 Projectgrenzen .................................................................................................................... 8
4.1 Doelstellingen................................................................................................................................. 8
4.2 Begin- en einddatum en het budget .............................................................................................. 8
4.3 Randvoorwaarden .......................................................................................................................... 9
Hoofdstuk 5 Tussenresultaten ............................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6 Kwaliteit ............................................................................................................................. 11
6.1 Projectresultaat ............................................................................................................................ 11
6.2 Tussenresultaten .......................................................................................................................... 11
6.3 Software ....................................................................................................................................... 12
Hoofdstuk 7 De projectorganisatie ........................................................................................................ 13
7.1 Rollen............................................................................................................................................ 13
7.2 Stakeholders ................................................................................................................................. 14
7.3 Coördinatie ................................................................................................................................... 16
Hoofdstuk 8 Planning ............................................................................................................................. 17
Hoofdstuk 9 Kosten en baten................................................................................................................. 19
9.1 Kosten........................................................................................................................................... 19
9.2 Baten ............................................................................................................................................ 20
Hoofdstuk 10 Risico’s ............................................................................................................................. 21
10.1 Interne risico’s ............................................................................................................................ 21
10.2 Externe risico’s ........................................................................................................................... 21
10.3 Risicoanalyse .............................................................................................................................. 22
Bijlagen ................................................................................................................................................... 23
,Hoofdstuk 1 Achtergronden
De opdrachtgever voor het project ‘Lets Drop Out’, is het Nederlandse bedrijf DropCo BV. De
eindverantwoordelijkheid van de uitvoering van het project ligt bij Ariska Hoekstra, projectleidster
van het project.
1.1 DropCo BV
Het bedrijf, DropCo BV is een succesvol dropbedrijf. DropCo BV is het grootste dropproducent in
Nederland en heeft op de Nederlands dropmarkt een marktaandeel van 25%. DropCo BV produceert
veel verschillende soorten drop.
De hoofdvestiging van DropCo BV bevindt zich in Zoethoutermeer en is tevens de grootste en meest
succesvolle vestiging van het bedrijf. In figuur 1 ‘Het organogram’, is weergegeven hoe het bedrijf is
opgebouwd. Onder de directie vallen 4 afdelingen, inkoop, productie, verkoop en de ontwikkel
afdeling. Onder de verkoop vallen tevens twee afdelingen, namelijk binnen- en buitenland. Dit omdat
de producten zowel in het binnenland als in het buitenland worden verkocht. Onder de directie
bevindt zich nog de stafafdeling administratie.
Directeur Jan van der Schorst is oktober 2015 afgetreden en de heer Henk Hoekstra is onlangs
aangetreden tot nieuwe directeur. De heer Henk Hoekstra wil binnen twee en een half jaar het
bedrijf verbeteren, door middel van een reorganisatie. Hoewel DropCo BV erg succesvol is, ziet de
heer Henk Hoekstra toch nog enkele verbeterpunten, zoals procesverbetering door middel van
machines waardoor ook kosten worden gereduceerd, die kunnen leiden tot groei.
Bij de reorganisatie wordt vooral gekeken naar het verminderen van de kosten. Dit zal gebeuren door
de productiewerknemers te vervangen door machines, hierdoor zal het werk sneller, goedkoper en
zorgvuldiger gedaan worden. Om de outplacement van de werknemers goed te regelen, heeft de
heer Hoekstra een project gestart ‘Lets Drop Out’. Zijn doel is om de mensen die moeten worden
ontslagen als gevolg van de reorganisatie, op een wettige manier te ontslaan. Waarbij het belangrijk
is dat hiervoor een plan van aanpak wordt geschreven, met alle stappen die moeten worden gevolgd.
Figuur 1.1 Organogram
, 1.2 Stakeholders
Bij het project zijn veel belanghebbenden betrokken. Als eerst is de projectgroep een belangrijke
belanghebbende, dit omdat de groep het gehele project uitvoert. In de projectgroep voor het project
‘Lets Drop Out’ zitten de volgende belanghebbende:
- De projectleider, zorgt ervoor dat het project goed verloopt. Deze stakeholder is positief
omdat zij er voor zorgen dat het project goed verloopt.
- De projectsecretariaat, heeft taken zoals briefwisseling, notuleren van vergaderingen,
registratie van de tijdverantwoording en het beheer van het projectarchief. De
projectsecretariaat heeft een positief effect op het project omdat hij kan verantwoorden wat
er gebeurd.
- De projectleden, zorgen dat het project wordt uitgevoerd. Ook zij hebben een positief effect
op het project. Zij worden op basis van hun deskundigheid en vaardigheden geselecteerd,
waardoor de projectleider er van uit kan gaan dat zij hun werk goed beheersen.
- Ook is er een adviseur binnen de projectgroep. Hij is een deskundige binnen de eigen
organisatie, wat een positief effect oplevert voor het project. Een deskundige binnen de
eigen organisatie in een project hebben is positief, omdat zij precies weten hoe het bedrijf in
elkaar steekt.
De projectgroep heeft niet alleen met zichzelf te maken, maar ook met de wereld om zich heen: de
projectomgeving. Hier bevinden zich verschillende externe partijen.
- De opdrachtgever DropCo BV. De opdrachtgever kan een negatief effect hebben op het
project, doordat de opdrachtgever zich te veel met het project bemoeid waardoor de
uitvoering/plannen steeds moet worden gewijzigd. Bij het project ‘Lets Drop Out’ is dit niet
het geval. Er zijn vergaderingen waarbij de opdrachtgever aanwezig is en zijn inbreng doet,
maar zich verder niet bemoeit met de uitvoering van het project.
- De stuurgroep, zorgt voor informatie-uitwisseling, controleert de projectvoortgang en zorgt
voor een breed draagvlak in de organisatie. De stuurgroep heeft een positief effect op het
project. Zij zorgen er voor dat de projectvoortgang wordt gecontroleerd, als zij achter lopen
kan de stuurgroep bijvoorbeeld de projectleider advies geven om de verloren tijd in te halen.
- De afdelingshoofden leveren de interne projectmedewerkers. Dit heeft een positief effect op
het project. Want zij weten hoe de interne projectmedewerkers zijn en welke het beste
kunnen werken in het project.
- Het medezeggenschapsraad stemmen over het project, gaat het door of niet door. Dit kan
een negatief als een positief effect hebben op het project. Het is natuurlijk maar net hoe zij
over het project denken en waar ze voor stemmen.
- De overheid verstrekt subsidies en vergunningen. Ook hier kan het een negatief als een
positief effect hebben.
1.3 Verloop van goedkeuring
Het plan van aanpak wordt gepresenteerd aan de opdrachtgever en het medezeggenschapraad.
Waarbij goed wordt gekeken naar de haalbaarheid van de doelstellingen en de wijze waarop de
doelstellingen willen worden behaald. Naar aanleiding van deze bespreking zullen eventuele
wijzigingen in het plan van aanpak doorgevoerd worden.
In de volgende hoofdstukken worden de doelstellingen besproken en daarbij de tussenresultaten.
Ook wordt er gekeken naar de wijze van beoordelen van de tussenresultaten. Daarnaast wordt er
ook nog aandacht besteed aan kosten en baten van het project, maar ook de risico’s die zich voor
kunnen doen.
Ariska Hoekstra
DropCo B.V.
22-1-2016
, Lets Drop Out
Rol Naam E-mailadres
Projectleider Ariska Hoekstra
Projectadviseur Peter Appel
Projectsecretaris Jim Bloem
Project lid 1 Carla Droogers
Project lid 2 Sarina Hoekstra
Project lid 3 Alco v/d Meer
Project lid 4 Herwin Bakker
Project lid 5 Jelle de Wit
Project lid 6 Tamme Slager
Project lid 7 Ynskje de Jong
Project lid 8 Klaas Poeltjes
Project lid 9 Chantal Pot
Project lid 10 Marnik Knal
Ariska Hoekstra
MRV2F
333688
DropCo B.V.
22 januari 2016
Geschreven in opdracht van Henk Hoekstra
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Achtergronden..................................................................................................................... 3
1.1 DropCo BV ................................................................................................................................ 3
1.2 Stakeholders ............................................................................................................................. 4
1.3 Verloop van goedkeuring ......................................................................................................... 4
Hoofdstuk 2 Het projectresultaat ............................................................................................................ 5
2.1 Het opstellen van een stappenplan ............................................................................................... 5
2.2 Het voorbereiden van de uitvoering .............................................................................................. 5
2.3 Hulp bieden aan de ontslagen werknemers .................................................................................. 6
Hoofdstuk 3 Projectactiviteiten ............................................................................................................... 7
3.1 Het opstellen van een plan van aanpak ......................................................................................... 7
3.2 Het opstellen van een stappenplan ............................................................................................... 7
3.3 Het voorbereiden van de uitvoering .............................................................................................. 7
3.4 Hulp bieden aan de ontslagen werknemers .................................................................................. 7
Hoofdstuk 4 Projectgrenzen .................................................................................................................... 8
4.1 Doelstellingen................................................................................................................................. 8
4.2 Begin- en einddatum en het budget .............................................................................................. 8
4.3 Randvoorwaarden .......................................................................................................................... 9
Hoofdstuk 5 Tussenresultaten ............................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6 Kwaliteit ............................................................................................................................. 11
6.1 Projectresultaat ............................................................................................................................ 11
6.2 Tussenresultaten .......................................................................................................................... 11
6.3 Software ....................................................................................................................................... 12
Hoofdstuk 7 De projectorganisatie ........................................................................................................ 13
7.1 Rollen............................................................................................................................................ 13
7.2 Stakeholders ................................................................................................................................. 14
7.3 Coördinatie ................................................................................................................................... 16
Hoofdstuk 8 Planning ............................................................................................................................. 17
Hoofdstuk 9 Kosten en baten................................................................................................................. 19
9.1 Kosten........................................................................................................................................... 19
9.2 Baten ............................................................................................................................................ 20
Hoofdstuk 10 Risico’s ............................................................................................................................. 21
10.1 Interne risico’s ............................................................................................................................ 21
10.2 Externe risico’s ........................................................................................................................... 21
10.3 Risicoanalyse .............................................................................................................................. 22
Bijlagen ................................................................................................................................................... 23
,Hoofdstuk 1 Achtergronden
De opdrachtgever voor het project ‘Lets Drop Out’, is het Nederlandse bedrijf DropCo BV. De
eindverantwoordelijkheid van de uitvoering van het project ligt bij Ariska Hoekstra, projectleidster
van het project.
1.1 DropCo BV
Het bedrijf, DropCo BV is een succesvol dropbedrijf. DropCo BV is het grootste dropproducent in
Nederland en heeft op de Nederlands dropmarkt een marktaandeel van 25%. DropCo BV produceert
veel verschillende soorten drop.
De hoofdvestiging van DropCo BV bevindt zich in Zoethoutermeer en is tevens de grootste en meest
succesvolle vestiging van het bedrijf. In figuur 1 ‘Het organogram’, is weergegeven hoe het bedrijf is
opgebouwd. Onder de directie vallen 4 afdelingen, inkoop, productie, verkoop en de ontwikkel
afdeling. Onder de verkoop vallen tevens twee afdelingen, namelijk binnen- en buitenland. Dit omdat
de producten zowel in het binnenland als in het buitenland worden verkocht. Onder de directie
bevindt zich nog de stafafdeling administratie.
Directeur Jan van der Schorst is oktober 2015 afgetreden en de heer Henk Hoekstra is onlangs
aangetreden tot nieuwe directeur. De heer Henk Hoekstra wil binnen twee en een half jaar het
bedrijf verbeteren, door middel van een reorganisatie. Hoewel DropCo BV erg succesvol is, ziet de
heer Henk Hoekstra toch nog enkele verbeterpunten, zoals procesverbetering door middel van
machines waardoor ook kosten worden gereduceerd, die kunnen leiden tot groei.
Bij de reorganisatie wordt vooral gekeken naar het verminderen van de kosten. Dit zal gebeuren door
de productiewerknemers te vervangen door machines, hierdoor zal het werk sneller, goedkoper en
zorgvuldiger gedaan worden. Om de outplacement van de werknemers goed te regelen, heeft de
heer Hoekstra een project gestart ‘Lets Drop Out’. Zijn doel is om de mensen die moeten worden
ontslagen als gevolg van de reorganisatie, op een wettige manier te ontslaan. Waarbij het belangrijk
is dat hiervoor een plan van aanpak wordt geschreven, met alle stappen die moeten worden gevolgd.
Figuur 1.1 Organogram
, 1.2 Stakeholders
Bij het project zijn veel belanghebbenden betrokken. Als eerst is de projectgroep een belangrijke
belanghebbende, dit omdat de groep het gehele project uitvoert. In de projectgroep voor het project
‘Lets Drop Out’ zitten de volgende belanghebbende:
- De projectleider, zorgt ervoor dat het project goed verloopt. Deze stakeholder is positief
omdat zij er voor zorgen dat het project goed verloopt.
- De projectsecretariaat, heeft taken zoals briefwisseling, notuleren van vergaderingen,
registratie van de tijdverantwoording en het beheer van het projectarchief. De
projectsecretariaat heeft een positief effect op het project omdat hij kan verantwoorden wat
er gebeurd.
- De projectleden, zorgen dat het project wordt uitgevoerd. Ook zij hebben een positief effect
op het project. Zij worden op basis van hun deskundigheid en vaardigheden geselecteerd,
waardoor de projectleider er van uit kan gaan dat zij hun werk goed beheersen.
- Ook is er een adviseur binnen de projectgroep. Hij is een deskundige binnen de eigen
organisatie, wat een positief effect oplevert voor het project. Een deskundige binnen de
eigen organisatie in een project hebben is positief, omdat zij precies weten hoe het bedrijf in
elkaar steekt.
De projectgroep heeft niet alleen met zichzelf te maken, maar ook met de wereld om zich heen: de
projectomgeving. Hier bevinden zich verschillende externe partijen.
- De opdrachtgever DropCo BV. De opdrachtgever kan een negatief effect hebben op het
project, doordat de opdrachtgever zich te veel met het project bemoeid waardoor de
uitvoering/plannen steeds moet worden gewijzigd. Bij het project ‘Lets Drop Out’ is dit niet
het geval. Er zijn vergaderingen waarbij de opdrachtgever aanwezig is en zijn inbreng doet,
maar zich verder niet bemoeit met de uitvoering van het project.
- De stuurgroep, zorgt voor informatie-uitwisseling, controleert de projectvoortgang en zorgt
voor een breed draagvlak in de organisatie. De stuurgroep heeft een positief effect op het
project. Zij zorgen er voor dat de projectvoortgang wordt gecontroleerd, als zij achter lopen
kan de stuurgroep bijvoorbeeld de projectleider advies geven om de verloren tijd in te halen.
- De afdelingshoofden leveren de interne projectmedewerkers. Dit heeft een positief effect op
het project. Want zij weten hoe de interne projectmedewerkers zijn en welke het beste
kunnen werken in het project.
- Het medezeggenschapsraad stemmen over het project, gaat het door of niet door. Dit kan
een negatief als een positief effect hebben op het project. Het is natuurlijk maar net hoe zij
over het project denken en waar ze voor stemmen.
- De overheid verstrekt subsidies en vergunningen. Ook hier kan het een negatief als een
positief effect hebben.
1.3 Verloop van goedkeuring
Het plan van aanpak wordt gepresenteerd aan de opdrachtgever en het medezeggenschapraad.
Waarbij goed wordt gekeken naar de haalbaarheid van de doelstellingen en de wijze waarop de
doelstellingen willen worden behaald. Naar aanleiding van deze bespreking zullen eventuele
wijzigingen in het plan van aanpak doorgevoerd worden.
In de volgende hoofdstukken worden de doelstellingen besproken en daarbij de tussenresultaten.
Ook wordt er gekeken naar de wijze van beoordelen van de tussenresultaten. Daarnaast wordt er
ook nog aandacht besteed aan kosten en baten van het project, maar ook de risico’s die zich voor
kunnen doen.
