Samenvatting Office Management

Profiel Management Assistant
1. Beroepscompetentieprofiel
Definitie:
• De Management Assistant is gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie hij/zij een pakket
taken vervult. Voor deze hiërarchische meerdere(n) werkt hij/zij inhoudelijk, voorbereidend en
ondersteunend bij de uitvoering van de werkzaamheden.
• Vooral administratief en organisatorisch staat de MA in voor het organiseren van activiteiten,
beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de manager.
• De MA onderhoudt de interne en de externe relaties voor de manager.
• De MA heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met
vertrouwelijke informatie.
2. Functietitels en soorten MA’s
2.1 Functiebeschrijving
Welke taken behoren tot de functie?
Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden tot deze functie gerekend?
Op welk niveau binnen de organisatie bevindt de functie zich?
Hoe is de relatie van deze functie ten opzichte van andere functies binnen de organisatie?
Functie – Bevoegdheid – Verantwoordelijkheid - Delegeren
• Rechterhand van de manager
• Assistent van de manager
• Tussenpersoon, communicator
• Adviseur, raadpleger
• Probleemoplosser
• Coördinator
• Organisator
• Infobeheerder
• Manusje-van-alles
• Aanspreekpunt
2.2 Soorten Management Assistants
Top Management Assistant
 Bijstaan manager met sleutelfunctie
 Meerdere jaren ervaring
 Autonoom werken

,Department Assistants
 Bijstaan afdelingshoofd of volledige afdelingen
 Specialisatie in werkdomeinen
Allround Assistants
 Bijstaan meerdere bazen of afdelingen
 Flexibiliteit en stressbestendig
3. Competenties en attitudes
3.1 Beroepsspecifieke competenties Bachelor OM
Cursus
3.2 Algemene beroepsattitudes Bachelor OM
1. Zelfstandigheid 11. Organisatievermogen
2. Accuratesse 12. Flexibiliteit
3. Zin voor samenwerking 13. Empathie
4. Resultaatgerichtheid 14. Contactbereidheid
5. Leergierigheid 15. Stressbestendigheid
6. Doorzettingsvermogen 16. Zin voor orde
7. Loyaliteit 17. Imagobewustheid
8. Zin voor initiatief 18. Analytisch denkvermogen
9. Assertiviteit 19. Beslissingsvermogen
10. Kritische ingesteldheid 20. Discretie
22. Tact 21. Dienstverlenende ingesteldheid
4. Taken van een MA
5. Carrièrepaden
Vier carrièrepaden voor MA
• Meegroeien met de manager
• Meegroeien met het bedrijf
• Groeien binnen een functie
• Specialiseren en doorgroeien
Tips voor een succesvolle loopbaan
• Gericht solliciteren
• Leren door te observeren
• Initiatief nemen
• Groeien door feedback en evaluaties

, • Onderhandelen
• Knowhow uitwisselen
• Blijven bijleren
• Privéleven en werk verzoenen
6. Personeelsadvertenties
Meest voorkomende volgorde:
• Introductie van de onderneming
• Functiebenaming
• Functie-inhoud
• Functievereisten
• Arbeidsvoorwaarden
• Adres en functionaris aan wie de sollicitatie gericht moet worden
• Persoon bij wie telefonisch nadere informatie kan worden gevraagd
• De termijn waarbinnen moet worden gereageerd
6.1 Introductie van de onderneming
Wat doet de onderneming?
Welke producten/diensten?
Hoe is de onderneming georganiseerd?
Waar staat de onderneming voor?
Hoe groot is de onderneming?
Welke ontwikkeling maakt het bedrijf door?
6.2 Functiebenaming
Geeft duidelijk en specifiek aan om welke job het gaat. De kandidaat moet zich snel kunnen
herkennen.
6.3 Functie-inhoud en functievereisten
Korte omschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6.4 Arbeidsvoorwaarden
Primair: waarover afspraken gemaakt worden
Secundair: alle beloningen bovenop het loon
6.5 Contactgegevens
Adres en functionaris aan wie de sollicitatie moet verzonden worden, persoon bij wie nadere
informatie kan worden gevraagd, termijn waarbinnen moet worden gereageerd.


Communiceren
1. Public Relations