LES 1: INLEIDING
EVENT
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
EVENT CATEGORIËEN
1. Public events
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: Sportwedstrijden, Boekenbeurs, Carnaval, Festivals, Muziekevents, Stakingen,
Protestacties, Markten, Cultuur, Muziekoptredens, ….
2. Corporate events
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• Publiek: gekend en selectief
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk zijn,
kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?
• Hoe formuleren?
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
• Soorten doelen
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
3. Private events
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congres,
Productlancering , Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde,…
,LES 2: WORKSHOP MAISON ROUGE
Bar:
• Glazen met opening naar boven: gemakkelijk om snel in te schenken
• Dopjes voor glazen leggen → herkennen van ingeschonken dranken
• Nooit 2 +/- = dranken naast elkaar → verwarring zorgen (vb spa plat fanta → spa fanta plat)
• FIFO techniek: Fist In First Out: Goederen die 1st in het magazijn binnenkomen, en dus het
langste in het magazijn staan, zullen ook als 1st het magazijn verlaten.
• afwasbakken: 1 warm water + speciale zeep, 1 koud water
• Kraan laten lopen in spoelbak: kan eventueel bij drukke evenementen om zo het water koel te
houden
Tafels dekken/opdienen
!!!
Glazen tegen elkaar
Dessertlepel en -vork zodanig dat ze
je direct met juiste hand kan pakken
Vaak nog geen borden op tafel
→ komen uit keuken
Host/Hostess
Vestiaire:
• Laat mensen foto trekken van hun nummertje
• Extra accessoires? Wees voorzien met plastieken zakjes hier kan je extra’s indoen en rond
kapstok hangen
• Jas kwijt uit vestiaire?
o NOOIT zelf laten zoeken
o Bied iets aan: vb. gratis cinema- of voetbalticket
• Hang dit aan kapstok: klant komt? Hang de jas op en scheurt het 2de bonnetje af
Verwelkomen:
• Glimlach!!!! → JIJ bent de eerste indruk van de avond, zorg dat deze goed is
• Ticket vergeten? Zoek naar een oplossing maar laat nooit iemand zomaar binnen
➔ Vb. Paspoort vragen en naam nagaan op gastenlijst
,LES 3: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
3.1. DOELSTELLING
- Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden (<> vroeger)
- Strategische en operationele doelstelling(en)
- ROI - ROO
3.2. BRIEFING
= beknopte opdrachtomschrijving op papier/mondelinge toelichting waarmee
de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
BRIEFING ONDERDELEN
1. Info over bedrijf:
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event:
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities
• Programma / catering vereisten
• Evt: rol OG in voorbereidingen
• Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
SOORTEN BRIEFING
1) Agency briefing (OG > event agency)
• 1 briefing voor compleet event
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency > supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
VOORBEELD BRIEFING
➔ supplier briefing
➔ Duidelijk? Geen info over bedrijf zelf
➔ 200-tal > hoeveel personeel?
➔ Corporate identity, concept event?
, 3.3. BRAINSTORMING
OPBOUW VAN EEN BRAINSTORM
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
3.4. CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- De doelstellingen en doelgroep v/h event
- De verwachtingen v/d OG
3.5. (TOTAAL)VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal
3.6. BUDGET
- Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
- Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Niet vergeten:
- Agency fee niet vergeten!
- (10% onvoorziene kosten)
- BTW
3.7. PRESENTATIE
- Stel jezelf voor
- Herhaal de briefing
- Concept
- Conceptinvulling
- Communicatie
- Locatie
- Inrichting & techniek
- Catering
- Budget
EVENT
• een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• dat gericht is op een specifieke doelgroep
• om een vooraf bepaald doel te realiseren
• door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
EVENT CATEGORIËEN
1. Public events
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: Sportwedstrijden, Boekenbeurs, Carnaval, Festivals, Muziekevents, Stakingen,
Protestacties, Markten, Cultuur, Muziekoptredens, ….
2. Corporate events
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• Publiek: gekend en selectief
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk zijn,
kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?
• Hoe formuleren?
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
• Soorten doelen
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
3. Private events
• Doelgroep gekend (besloten)
• Voorbeelden: Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congres,
Productlancering , Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde,…
,LES 2: WORKSHOP MAISON ROUGE
Bar:
• Glazen met opening naar boven: gemakkelijk om snel in te schenken
• Dopjes voor glazen leggen → herkennen van ingeschonken dranken
• Nooit 2 +/- = dranken naast elkaar → verwarring zorgen (vb spa plat fanta → spa fanta plat)
• FIFO techniek: Fist In First Out: Goederen die 1st in het magazijn binnenkomen, en dus het
langste in het magazijn staan, zullen ook als 1st het magazijn verlaten.
• afwasbakken: 1 warm water + speciale zeep, 1 koud water
• Kraan laten lopen in spoelbak: kan eventueel bij drukke evenementen om zo het water koel te
houden
Tafels dekken/opdienen
!!!
Glazen tegen elkaar
Dessertlepel en -vork zodanig dat ze
je direct met juiste hand kan pakken
Vaak nog geen borden op tafel
→ komen uit keuken
Host/Hostess
Vestiaire:
• Laat mensen foto trekken van hun nummertje
• Extra accessoires? Wees voorzien met plastieken zakjes hier kan je extra’s indoen en rond
kapstok hangen
• Jas kwijt uit vestiaire?
o NOOIT zelf laten zoeken
o Bied iets aan: vb. gratis cinema- of voetbalticket
• Hang dit aan kapstok: klant komt? Hang de jas op en scheurt het 2de bonnetje af
Verwelkomen:
• Glimlach!!!! → JIJ bent de eerste indruk van de avond, zorg dat deze goed is
• Ticket vergeten? Zoek naar een oplossing maar laat nooit iemand zomaar binnen
➔ Vb. Paspoort vragen en naam nagaan op gastenlijst
,LES 3: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
3.1. DOELSTELLING
- Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden (<> vroeger)
- Strategische en operationele doelstelling(en)
- ROI - ROO
3.2. BRIEFING
= beknopte opdrachtomschrijving op papier/mondelinge toelichting waarmee
de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
BRIEFING ONDERDELEN
1. Info over bedrijf:
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event:
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities
• Programma / catering vereisten
• Evt: rol OG in voorbereidingen
• Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
SOORTEN BRIEFING
1) Agency briefing (OG > event agency)
• 1 briefing voor compleet event
• Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency > supplier)
• 1 briefing per event element
• Concept is bekend
• Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
VOORBEELD BRIEFING
➔ supplier briefing
➔ Duidelijk? Geen info over bedrijf zelf
➔ 200-tal > hoeveel personeel?
➔ Corporate identity, concept event?
, 3.3. BRAINSTORMING
OPBOUW VAN EEN BRAINSTORM
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
3.4. CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- De doelstellingen en doelgroep v/h event
- De verwachtingen v/d OG
3.5. (TOTAAL)VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal
3.6. BUDGET
- Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
- Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Niet vergeten:
- Agency fee niet vergeten!
- (10% onvoorziene kosten)
- BTW
3.7. PRESENTATIE
- Stel jezelf voor
- Herhaal de briefing
- Concept
- Conceptinvulling
- Communicatie
- Locatie
- Inrichting & techniek
- Catering
- Budget
