CONFERENCE MANAGEMENT JOHN E.
MOREU
HOOFDSTUK 1. CONFERENCEMANAGEMENT
Projectmanagement Een allesomvattend besturingsconcept waarmee het
mogelijk is complexe uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten en met hoge
kwaliteit tot stand te brengen. Projectmanagement begint zodra een opdracht is
binnengehaald. Projectmanagement verloopt in vier fasen:
1. Voorbereiding
In de voorbereidingsfase wordt een projectplan opgesteld met
daarin de eisen en doelstelling van het congres, het concept ten
aanzien van inhoud en vorm, de stakeholders, het kostenplaatje, het
contract en de globale planning.
2. Uitwerking
In de uitwerkingsfase houdt het team in overleg met de klant zich
bezig met het programma, afspraken maken met toeleveranciers,
marketing en promotie, inschrijving, logistiek en de locatie. Alles ten
aanzien van het organiseren van het congres wordt voorbereid.
3. Uitvoering
In de uitvoeringsfase vindt het congres plaats. Het is van belang dat
de boodschap van het congres overkomt bij de deelnemers. Het
concept moet aansluiten op de waarden van de deelnemer.
4. Evaluatie
In de evaluatiefase vindt de nazorg van het congres plaats. Is het
doel bereikt? Zijn de deelnemers tevreden? Wat heeft het congres
opgeleverd? Ook vindt in deze fase de financiële afronding plaats.
De hoofdtaak van een projectmanager is het sturen op het gewenste
eindresultaat door op het juiste moment, de juiste beslissingen nemen in
samenspraak met de opdrachtgever en het team.
Kenmerken van een congres
Het betreft een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst, op een van
tevoren bepaalde tijd en plaats.
Het aantal deelnemers varieert van enkele tientallen tot enige duizenden.
Tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of
gedachtewisseling plaats over één of meerdere thema’s, waarop sprekers
hun visie geven.
De informatie-uitwisseling vindt plaats door middel van lezingen,
discussies, postersessies, congresexpositie of vooraf via internet.
Het doel van het congres is kennisoverdracht, kennisuitwisseling en/of het
bereiken van overeenstemming.
Het programma bevat naast een bespreking ook een sociaal gedeelte,
waarbij deelnemers kennis kunnen nemen van culturele, historische,
toeristische en maatschappelijke aspecten van het gastland. Bovendien
biedt het de mogelijkheid om op een meer informele manier met elkaar
van gedachten te wisselen en te netwerken.
Soorten congressen onderscheiden van elkaar door:
, De geografische herkomst van de deelnemers
o Internationale congressen: deelnemers komen afkomstig uit andere
landen dan het congres plaatsvindt.
o Regionale congressen: dit zijn eveneens internationale congressen,
waarbij de deelnemers afkomstig zijn uit een geografisch
afgebakend gebied zoals Azië/ Pacific, Europa, Afrika of Noord- en/of
Zuid-Amerika.
o Nationale congressen: alle deelnemers zijn afkomstig uit hetzelfde
land.
Initiatiefnemer
o Enkelvoudig geïnitieerde congressen en bijeenkomsten: congressen
waarvan de initiatiefnemer een onderneming is die een bijeenkomst
houdt voor de eigen medewerkers of andere betrokkenen.
o Collectief geïnitieerde congressen: initiatiefnemer van het congres is
lid van een nationale of internationale vereniging of associatie.
Onderwerp
o Een van de kernmerken van dit congres is dat tijdens de
bijeenkomst op gestructureerde wijze van gedachten worden
gewisseld over één of meer onderwerpen. Deze worden geordend
rondom het thema van het congres.
Doelstelling
o Themagerichte congressen: de nadruk ligt op kennisoverdracht en
kennisvermeerdering aan de hand van een gestructureerde
bespreking van vooraf aangekondigde onderwerpen.
o Sociaalgerichte congressen: naast informatieoverdracht is het doel
van een congres ook om contacten te leggen en te onderhouden.
Toegankelijkheid
o Open congressen: bij open congressen is de deelname vrij. Alle
geïnteresseerden kunnen de bijeenkomst bijwonen, tegen een
deelnemersbijdrage.
o Besloten congressen: de deelname aan het congres is gebonden aan
bepaalde voorschriften en voorwaarden. Deelnemers moeten over
een uitnodiging beschikken.
Deelnemergeoriënteerd of gemeenschapgeoriënteerd
o Deelnemergeoriënteerde congressen: richten zich vooral op het
opdoen van kennis en informatie door de deelnemers, het
uitwisselen van ervaringen, en training en opleiding. De resultaten
zijn primair gericht, behoren tot dezelfde beroepsgroep.
o Gemeenschapgeoriënteerde congressen: de resultaten van zo’n
congres heeft een economische, politieke of culturele invloed op
grotere delen van de samenleving.
Verschillende soorten congressen
Conferentie
Naar aanleiding van bepaalde ontwikkelingen worden regelmatig
conferenties georganiseerd waar politieke en andere opinieleiders van een
aantal landen met elkaar van gedachten wisselen om bepaalde problemen
met een internationaal gecoördineerd beleid tot een oplossing te brengen.
Kenmerkend voor een conferentie is dat ze niet openbaar zijn, terwijl de
consequenties verregaande gevolgen kunnen hebben en uiterst belangrijk
zijn voor nationale en internationale maatschappelijke ontwikkelingen.
Deelnemers bestaan uit managers van grote ondernemingen, staatslieden
en/of diplomaten.
MOREU
HOOFDSTUK 1. CONFERENCEMANAGEMENT
Projectmanagement Een allesomvattend besturingsconcept waarmee het
mogelijk is complexe uitvoeringen tijdig, tegen (relatief) lage kosten en met hoge
kwaliteit tot stand te brengen. Projectmanagement begint zodra een opdracht is
binnengehaald. Projectmanagement verloopt in vier fasen:
1. Voorbereiding
In de voorbereidingsfase wordt een projectplan opgesteld met
daarin de eisen en doelstelling van het congres, het concept ten
aanzien van inhoud en vorm, de stakeholders, het kostenplaatje, het
contract en de globale planning.
2. Uitwerking
In de uitwerkingsfase houdt het team in overleg met de klant zich
bezig met het programma, afspraken maken met toeleveranciers,
marketing en promotie, inschrijving, logistiek en de locatie. Alles ten
aanzien van het organiseren van het congres wordt voorbereid.
3. Uitvoering
In de uitvoeringsfase vindt het congres plaats. Het is van belang dat
de boodschap van het congres overkomt bij de deelnemers. Het
concept moet aansluiten op de waarden van de deelnemer.
4. Evaluatie
In de evaluatiefase vindt de nazorg van het congres plaats. Is het
doel bereikt? Zijn de deelnemers tevreden? Wat heeft het congres
opgeleverd? Ook vindt in deze fase de financiële afronding plaats.
De hoofdtaak van een projectmanager is het sturen op het gewenste
eindresultaat door op het juiste moment, de juiste beslissingen nemen in
samenspraak met de opdrachtgever en het team.
Kenmerken van een congres
Het betreft een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst, op een van
tevoren bepaalde tijd en plaats.
Het aantal deelnemers varieert van enkele tientallen tot enige duizenden.
Tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of
gedachtewisseling plaats over één of meerdere thema’s, waarop sprekers
hun visie geven.
De informatie-uitwisseling vindt plaats door middel van lezingen,
discussies, postersessies, congresexpositie of vooraf via internet.
Het doel van het congres is kennisoverdracht, kennisuitwisseling en/of het
bereiken van overeenstemming.
Het programma bevat naast een bespreking ook een sociaal gedeelte,
waarbij deelnemers kennis kunnen nemen van culturele, historische,
toeristische en maatschappelijke aspecten van het gastland. Bovendien
biedt het de mogelijkheid om op een meer informele manier met elkaar
van gedachten te wisselen en te netwerken.
Soorten congressen onderscheiden van elkaar door:
, De geografische herkomst van de deelnemers
o Internationale congressen: deelnemers komen afkomstig uit andere
landen dan het congres plaatsvindt.
o Regionale congressen: dit zijn eveneens internationale congressen,
waarbij de deelnemers afkomstig zijn uit een geografisch
afgebakend gebied zoals Azië/ Pacific, Europa, Afrika of Noord- en/of
Zuid-Amerika.
o Nationale congressen: alle deelnemers zijn afkomstig uit hetzelfde
land.
Initiatiefnemer
o Enkelvoudig geïnitieerde congressen en bijeenkomsten: congressen
waarvan de initiatiefnemer een onderneming is die een bijeenkomst
houdt voor de eigen medewerkers of andere betrokkenen.
o Collectief geïnitieerde congressen: initiatiefnemer van het congres is
lid van een nationale of internationale vereniging of associatie.
Onderwerp
o Een van de kernmerken van dit congres is dat tijdens de
bijeenkomst op gestructureerde wijze van gedachten worden
gewisseld over één of meer onderwerpen. Deze worden geordend
rondom het thema van het congres.
Doelstelling
o Themagerichte congressen: de nadruk ligt op kennisoverdracht en
kennisvermeerdering aan de hand van een gestructureerde
bespreking van vooraf aangekondigde onderwerpen.
o Sociaalgerichte congressen: naast informatieoverdracht is het doel
van een congres ook om contacten te leggen en te onderhouden.
Toegankelijkheid
o Open congressen: bij open congressen is de deelname vrij. Alle
geïnteresseerden kunnen de bijeenkomst bijwonen, tegen een
deelnemersbijdrage.
o Besloten congressen: de deelname aan het congres is gebonden aan
bepaalde voorschriften en voorwaarden. Deelnemers moeten over
een uitnodiging beschikken.
Deelnemergeoriënteerd of gemeenschapgeoriënteerd
o Deelnemergeoriënteerde congressen: richten zich vooral op het
opdoen van kennis en informatie door de deelnemers, het
uitwisselen van ervaringen, en training en opleiding. De resultaten
zijn primair gericht, behoren tot dezelfde beroepsgroep.
o Gemeenschapgeoriënteerde congressen: de resultaten van zo’n
congres heeft een economische, politieke of culturele invloed op
grotere delen van de samenleving.
Verschillende soorten congressen
Conferentie
Naar aanleiding van bepaalde ontwikkelingen worden regelmatig
conferenties georganiseerd waar politieke en andere opinieleiders van een
aantal landen met elkaar van gedachten wisselen om bepaalde problemen
met een internationaal gecoördineerd beleid tot een oplossing te brengen.
Kenmerkend voor een conferentie is dat ze niet openbaar zijn, terwijl de
consequenties verregaande gevolgen kunnen hebben en uiterst belangrijk
zijn voor nationale en internationale maatschappelijke ontwikkelingen.
Deelnemers bestaan uit managers van grote ondernemingen, staatslieden
en/of diplomaten.
