Projectmanagement
Inleiding: Projectoriëntatie
- Is geen deel/Fase van het projectmanagement.
→ Het is een hoofdstuk om je te helpen georiënteerd te geraken met projecten
Deel 1. Projectoriëntatie
- Wat is een werkvorm?
→ verschillende soorten opdrachten die je kan krijgen, de manier waarop je dat
type van opdrachten gaat uitvoeren is heel verschillend naargelang het
resultaat dat je wil bereiken.
- eerste manier: last minute
➔ Je hebt geen voorbereiding, je hebt geen plannen gemaakt
- Tweede manier: eigenaar van huisje
➔ Ook niet veel voorbereiding, er is basis accommodatie en je weet wat je
er in de buurt kan doen. je kan vrij onbezorgd vertrekken.
- Derde manier: bewust keuze van vakantieplek waar je nog niet bent geweest
➔ Ietwat uitdagender.
➔ Meer werk. Je moet je vluchten boeken. Verplaatsingen boeken
➔ Planning maken
3 basiswerkvormen
3 basiswerkvormen
Improvisatie planmatig werken routine
Toenemende voorspelbaarheid
- Opgenomen in de mate waarin het eindresultaat meer voorspelbaar wordt.
o Improvisatie: heel weinig zicht hoe die reis er gaat uitzien
o Routine: het meeste zicht op je eindproduct
o Planmatig: zit er tussenin
Wanneer routinematig werken?
-Je hebt al ervaring opgedaan bv. Tomorrowland
o Je gaat voor een stukje routinematig kunnen werken want er is al een
bepaalde vaste werking voordien opgezet.
- Je weet
Wanneer hoe je hetwerken?
routinematig moet maken of bereiken
- > leveren van standaardproducten of diensten
Voordelen Nadelen
Efficiënt Niet flexibel
Kwaliteit blijft gelijk of neemt toe Geen mogelijkheid om in te spelen op
veranderende vraag
Gelijke prestaties over een langere Verveling, weinig uitdaging
periode
1
, Wanneer improviserend werken?
- Gebruiken we voor dingen die we voor het eerst doen
- Bij iets waar toch een bepaalde creativiteit is voor vereist
Wanneer improviserend werken?
- Niet dat we vooraf weten waar we toekomen, groot voordeel maar tegelijkertijd
een groot nadeel
- Gebruik bij events: voor alles wat conceptueel is, de eerste fase van waar we
gaan nadenken van hoe een bepaald nieuw product er zou kunnen uitzien
Voordelen Nadelen
Flexibel Weinig beheersing
Inspelen op verandering Veel onzekerheid
Snel inspelen op de vraag Weinig stabiliteit
Geen voorschriften Geen richtlijnen & opnieuw het wiel
uitvinden
Wanneer planmatig werken?
- Voor complexe eenmalige opdrachten
- Mogen geen eenvoudige dingen zijn
Wanneer planmatig werken?
- Mogen ook geen dingen zijn die meerdere keren hebben gedaan
- Kunnen goed bepalen waarheen we gaan werken
- Eindresultaat niet veel speling
- Omvangrijke opdrachten met veel betrokken partijen
Voordelen Nadelen
Effectief Kostbare aanloopfase
Resultaatgericht Een keer gestart = weinig flexibiliteit
Grote betrokkenheid van de medewerkers Zware taak projectleider
Goede beheersing, geen verassingen Spanningen binnen de organisatie door
tegengestelde belangen
Basisprincipe planmatig werken (=beheercyclus)
- Plan (= alle activiteiten plannen)
- Do (= uitvoeren volgens we die activiteiten hebben ingepland)
Basisprincipe planmatig werken (=beheercyclus)
- Check (= nakijken of ze het juiste resultaat opleveren, doen wat ze moeten
doen)
- Act (= als dit niet het geval is, dan gaan we bijsturen)
!! Men kan ook eerst via een improvisatie, dan gaat men via een project komen tot een
gestandaardiseerde werkwijze om daarna die werkwijze opnieuw te gaan aanwenden.
Improvisatie een project een routine
2
, IPMA = international projectmanagement association
- Niet voor iedere opdracht/project geschikt
- Heeft zijn werkwijze neergeschreven in het ICB ( international competence
IPMA = international projectmanagement association
base)
- Enkel wanneer we op een planmatige wijze tot een resultaat willen komen en
we kiezen voor de methodiek van IPMA, dat deze cursus een hulpmiddel kan
zijn
1. Wat
1. is een project?
➔ Er zijn verschillende stapjes (fases) nodig om te komen tot zo’n eenmalig
eindresultaat
2. Wat is een project?
➔ Die stapjes zijn net van belang wanneer we planmatig of projectmatig
gaan werken
➔ 4 fases gedefinieerd In het IPMA-projectmanagement
▪ Project voorbereidingsfase: context, doel, concept,
scope, stakeholders, risico’s, project raming
• Moet een projectvoorstel opleveren →
WAT beschrijving van het eindresultaat (eenmalige
dingen te realiseren)
o Projectvoorstel geeft een inzicht in wat de
specificaties gaan zijn van dat eindresultaat,
hoeveel het gaat kosten
WAT o Bepaling van het ‘wat’ van wat we gaan
realiseren
▪ Project inrichtingsfase: decompositie,
HOE projectorganisatie, communicatieplan, planning, offertes,
responseplan, begroting
• Leidt tot een plan van aanpak
o dit bestaat uit een organisatieplan & een
draaiboek.
HOE ▪ hoe je hetgeen gaat realiseren dat je
in de eerste fase hebt beschreven
▪ hoe gaan we komen tot het
eindresultaat
REALISEREN ▪ Project uitvoeringsfase: uitvoering, leidinggeven,
controleren, change management, contractering, budget
bewaken
• Realiseren wat we hebben gepland in de vorige
fase
• Leidt tot het eindresultaat
REALISEREN ▪ Project afsluitingsfase: goedkeuring, afsluiten, revisie
BEËINDIGEN docs, vervolgacties, evaluatie, afrekening
• Iets kortere fase
• Evaluatierapport opmaken & contracten ontbinden
3
BEËINDIGEN
, ➔ Elk van die fase houdt een aantal verschillende zaken, dingen die
moeten gebeuren doorheen die fase.
➔ Wanneer die fase correct is doorlopen leidt die tot een bepaalde
deliverable , hetgeen wat die fase uiteindelijk moet opleveren.
➔ Pas als die deliverable wordt goedgekeurd door de opdrachtgever dat
we overgaan tot de volgende fase
Kort samengevat
- Projecten zetten we op als we een eenmalige opdracht of eenmalige
eindresultaat willen realiseren
- Eindresultaat of opdracht moet complex zijn, als dit te eenvoudig is kunnen we
beter improviserend werken omdat het planmatig/projectmatig werken in
voorbereidingswerk veel tijd in beslag neemt
- We delen het project op in fases
o een fase levert iets op; een deliverable
▪ op basis van deze deliverable wordt beslist om over te gaan naar
de volgende fase of (nog) niet.
Soorten projecten
- Indeling op basis type eindresultaat:
o Technische projecten: technisch/nieuw product, nieuwe brug...
Soorten projecten
o Sociale projecten: te maken met een gedragsverandering:
herstructurering binnen een bedrijf, …
o Commerciële projecten: doel is winst maken, reclamecampagne
o Evenementen
- Indeling interne vs. externe projecten:
o Interne: worden binnen het bedrijf zelf gerealiseerd → in events:
wanneer een bedrijf een beurs of personeelsfeest organiseert en
mensen van verschillende afdelingen samenbrengt om dat project te
organiseren
o Externe: worden uitbesteed → in events: wanneer een bedrijf een
agentschap gaat inhuren om die beurs te organiseren en alle activiteiten
daarrond gaat uitbesteden
- Opdeling project levert een dienst op vs. project levert een product op
Definitie project: een project is een geheel van samenhangende activiteiten om in een
tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te
bereiken.
- Verschillende activiteiten die leiden tot een bepaald eindresultaat, als het maar
1 activiteit is dan is het niet complex genoeg → dan geen project opzetten
- Tijdelijke organisatie duidt erop dat het een begin en een einde heeft → het is
geen reeks van activiteiten die in het oneindige blijven doorlopen
- Gestelde condities: hoeveel mag het kosten, wanneer moet het klaar zijn...
- Vooraf gedefinieerd: één opdrachtgever of klant die wil heel goed op
voorhand weten wat die op het eind van het project opgeleverd gaat krijgen.
- Heeft een afgebakende scope: wat valt er allemaal binnen dat project, welke
producten vallen binnen het project en welke buiten het project
4
Inleiding: Projectoriëntatie
- Is geen deel/Fase van het projectmanagement.
→ Het is een hoofdstuk om je te helpen georiënteerd te geraken met projecten
Deel 1. Projectoriëntatie
- Wat is een werkvorm?
→ verschillende soorten opdrachten die je kan krijgen, de manier waarop je dat
type van opdrachten gaat uitvoeren is heel verschillend naargelang het
resultaat dat je wil bereiken.
- eerste manier: last minute
➔ Je hebt geen voorbereiding, je hebt geen plannen gemaakt
- Tweede manier: eigenaar van huisje
➔ Ook niet veel voorbereiding, er is basis accommodatie en je weet wat je
er in de buurt kan doen. je kan vrij onbezorgd vertrekken.
- Derde manier: bewust keuze van vakantieplek waar je nog niet bent geweest
➔ Ietwat uitdagender.
➔ Meer werk. Je moet je vluchten boeken. Verplaatsingen boeken
➔ Planning maken
3 basiswerkvormen
3 basiswerkvormen
Improvisatie planmatig werken routine
Toenemende voorspelbaarheid
- Opgenomen in de mate waarin het eindresultaat meer voorspelbaar wordt.
o Improvisatie: heel weinig zicht hoe die reis er gaat uitzien
o Routine: het meeste zicht op je eindproduct
o Planmatig: zit er tussenin
Wanneer routinematig werken?
-Je hebt al ervaring opgedaan bv. Tomorrowland
o Je gaat voor een stukje routinematig kunnen werken want er is al een
bepaalde vaste werking voordien opgezet.
- Je weet
Wanneer hoe je hetwerken?
routinematig moet maken of bereiken
- > leveren van standaardproducten of diensten
Voordelen Nadelen
Efficiënt Niet flexibel
Kwaliteit blijft gelijk of neemt toe Geen mogelijkheid om in te spelen op
veranderende vraag
Gelijke prestaties over een langere Verveling, weinig uitdaging
periode
1
, Wanneer improviserend werken?
- Gebruiken we voor dingen die we voor het eerst doen
- Bij iets waar toch een bepaalde creativiteit is voor vereist
Wanneer improviserend werken?
- Niet dat we vooraf weten waar we toekomen, groot voordeel maar tegelijkertijd
een groot nadeel
- Gebruik bij events: voor alles wat conceptueel is, de eerste fase van waar we
gaan nadenken van hoe een bepaald nieuw product er zou kunnen uitzien
Voordelen Nadelen
Flexibel Weinig beheersing
Inspelen op verandering Veel onzekerheid
Snel inspelen op de vraag Weinig stabiliteit
Geen voorschriften Geen richtlijnen & opnieuw het wiel
uitvinden
Wanneer planmatig werken?
- Voor complexe eenmalige opdrachten
- Mogen geen eenvoudige dingen zijn
Wanneer planmatig werken?
- Mogen ook geen dingen zijn die meerdere keren hebben gedaan
- Kunnen goed bepalen waarheen we gaan werken
- Eindresultaat niet veel speling
- Omvangrijke opdrachten met veel betrokken partijen
Voordelen Nadelen
Effectief Kostbare aanloopfase
Resultaatgericht Een keer gestart = weinig flexibiliteit
Grote betrokkenheid van de medewerkers Zware taak projectleider
Goede beheersing, geen verassingen Spanningen binnen de organisatie door
tegengestelde belangen
Basisprincipe planmatig werken (=beheercyclus)
- Plan (= alle activiteiten plannen)
- Do (= uitvoeren volgens we die activiteiten hebben ingepland)
Basisprincipe planmatig werken (=beheercyclus)
- Check (= nakijken of ze het juiste resultaat opleveren, doen wat ze moeten
doen)
- Act (= als dit niet het geval is, dan gaan we bijsturen)
!! Men kan ook eerst via een improvisatie, dan gaat men via een project komen tot een
gestandaardiseerde werkwijze om daarna die werkwijze opnieuw te gaan aanwenden.
Improvisatie een project een routine
2
, IPMA = international projectmanagement association
- Niet voor iedere opdracht/project geschikt
- Heeft zijn werkwijze neergeschreven in het ICB ( international competence
IPMA = international projectmanagement association
base)
- Enkel wanneer we op een planmatige wijze tot een resultaat willen komen en
we kiezen voor de methodiek van IPMA, dat deze cursus een hulpmiddel kan
zijn
1. Wat
1. is een project?
➔ Er zijn verschillende stapjes (fases) nodig om te komen tot zo’n eenmalig
eindresultaat
2. Wat is een project?
➔ Die stapjes zijn net van belang wanneer we planmatig of projectmatig
gaan werken
➔ 4 fases gedefinieerd In het IPMA-projectmanagement
▪ Project voorbereidingsfase: context, doel, concept,
scope, stakeholders, risico’s, project raming
• Moet een projectvoorstel opleveren →
WAT beschrijving van het eindresultaat (eenmalige
dingen te realiseren)
o Projectvoorstel geeft een inzicht in wat de
specificaties gaan zijn van dat eindresultaat,
hoeveel het gaat kosten
WAT o Bepaling van het ‘wat’ van wat we gaan
realiseren
▪ Project inrichtingsfase: decompositie,
HOE projectorganisatie, communicatieplan, planning, offertes,
responseplan, begroting
• Leidt tot een plan van aanpak
o dit bestaat uit een organisatieplan & een
draaiboek.
HOE ▪ hoe je hetgeen gaat realiseren dat je
in de eerste fase hebt beschreven
▪ hoe gaan we komen tot het
eindresultaat
REALISEREN ▪ Project uitvoeringsfase: uitvoering, leidinggeven,
controleren, change management, contractering, budget
bewaken
• Realiseren wat we hebben gepland in de vorige
fase
• Leidt tot het eindresultaat
REALISEREN ▪ Project afsluitingsfase: goedkeuring, afsluiten, revisie
BEËINDIGEN docs, vervolgacties, evaluatie, afrekening
• Iets kortere fase
• Evaluatierapport opmaken & contracten ontbinden
3
BEËINDIGEN
, ➔ Elk van die fase houdt een aantal verschillende zaken, dingen die
moeten gebeuren doorheen die fase.
➔ Wanneer die fase correct is doorlopen leidt die tot een bepaalde
deliverable , hetgeen wat die fase uiteindelijk moet opleveren.
➔ Pas als die deliverable wordt goedgekeurd door de opdrachtgever dat
we overgaan tot de volgende fase
Kort samengevat
- Projecten zetten we op als we een eenmalige opdracht of eenmalige
eindresultaat willen realiseren
- Eindresultaat of opdracht moet complex zijn, als dit te eenvoudig is kunnen we
beter improviserend werken omdat het planmatig/projectmatig werken in
voorbereidingswerk veel tijd in beslag neemt
- We delen het project op in fases
o een fase levert iets op; een deliverable
▪ op basis van deze deliverable wordt beslist om over te gaan naar
de volgende fase of (nog) niet.
Soorten projecten
- Indeling op basis type eindresultaat:
o Technische projecten: technisch/nieuw product, nieuwe brug...
Soorten projecten
o Sociale projecten: te maken met een gedragsverandering:
herstructurering binnen een bedrijf, …
o Commerciële projecten: doel is winst maken, reclamecampagne
o Evenementen
- Indeling interne vs. externe projecten:
o Interne: worden binnen het bedrijf zelf gerealiseerd → in events:
wanneer een bedrijf een beurs of personeelsfeest organiseert en
mensen van verschillende afdelingen samenbrengt om dat project te
organiseren
o Externe: worden uitbesteed → in events: wanneer een bedrijf een
agentschap gaat inhuren om die beurs te organiseren en alle activiteiten
daarrond gaat uitbesteden
- Opdeling project levert een dienst op vs. project levert een product op
Definitie project: een project is een geheel van samenhangende activiteiten om in een
tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te
bereiken.
- Verschillende activiteiten die leiden tot een bepaald eindresultaat, als het maar
1 activiteit is dan is het niet complex genoeg → dan geen project opzetten
- Tijdelijke organisatie duidt erop dat het een begin en een einde heeft → het is
geen reeks van activiteiten die in het oneindige blijven doorlopen
- Gestelde condities: hoeveel mag het kosten, wanneer moet het klaar zijn...
- Vooraf gedefinieerd: één opdrachtgever of klant die wil heel goed op
voorhand weten wat die op het eind van het project opgeleverd gaat krijgen.
- Heeft een afgebakende scope: wat valt er allemaal binnen dat project, welke
producten vallen binnen het project en welke buiten het project
4
