Event Finance & Partners: samenvatting
Les 1: intro 3
Budget 3
BTW 6
Les 2: Deepdive budget 13
Vormen van budgetten 13
Offerte aanvragen vs effectieve offertes 14
Budget klein B2C (eigen baas) 18
Budget groot B2B (agency voor klant) 19
Noodzaak van budget (deel twee) 20
Kostenposten 20
Les 7: Eventpartners 23
Wat zijn partnerships 23
Soorten partnerships 24
1. Sponsoring partnerships 24
2. Co-branding / Co-sponsorships 25
3. Content collaboration 26
4. Media Partnerships 26
5. Strategische partnerships 27
6. Community, charity & non-profit partnerships 27
7. Product partnerships 28
8. Affiliate partnerships 28
9. Institutionele partnerships 29
10. Conclusie 29
Sponsorship-Effectiveness Model 30
1. Awareness (bewustwording) 30
2. Image Transfer (Beeldoverdracht) 30
3. Attitude (Houding) 30
4. Loyalty (Loyaliteit) 30
5. Behavior (Gedrag) 30
Activaties 31
1. Fysieke activaties 31
2. Digitale activaties 32
3. Hospitality activaties 32
4. Educatieve activaties 32
Cases 33
Les 8: Partners & sales 34
Welke partners benaderen en hoe doen we dat? 34
Praktijk cases 41
Do’s & don'ts 42
Added value voor de eventmanager/ het eventconcept 43
Gastles Campo Solar 44
1
,Gastles Debonair & AB InBev 49
Debonair 49
AB InBev 51
2
,Les 1: intro
Budget
Een budget opstellen is een continu proces dat tijdens de voorbereiding regelmatig wordt
aangepast. Het budget bevat alle inkomsten en uitgaven van een event.
Doel
- overzicht bewaren
- kosten bewaken
- prognose vergelijken met realiteit
- doelstellingen vastleggen
Tips
- Werk steeds met realistische cijfers.
- Werk gedetailleerd: geen aannames, geen verrassingen.
Een budget is een beleidsinstrument
- raming van wat verwacht wordt te gebeuren
- registratie van wat effectief gebeurt
- vaak aangepast op basis van nieuwe informatie
Belangrijk
- Juridisch sluitend werken
- schriftelijke bevestiging van offertes
- vraag steeds een bestelbon op
- Excel of Numbers is essentieel voor budgetbeheer
- Break-evenpunt = punt waarop alle kosten gedekt zijn door de inkomsten
- Vooral belangrijk bij B2C-events
- Laat je adviseren wanneer je onzeker bent over financiële of juridische zaken
Budget = financieel plan voor een specifiek event
Begroting = Financiële planning van een organisatie op langere termijn
Functionele kostenindeling
= Kosten worden onderverdeeld in hoofdgroepen met tussentotalen
- Goede kijk op evenwicht tussen verschillende kostengroepen
- Onderlinge verbanden zijn soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet is key
- Vb: ontwikkelingskosten, crew, locatie, drukwerken, communicatie, catering,
verblijfskosten, verzekeringen
3
, Vaste en variabele kosten
Vaste kosten
- Onafhankelijk van het aantal personen
- Veranderen niet binnen de bestaande productiecapaciteit
- Vb. acts, sprekers, huur locatie
Variabele kosten
- Evolueert mee met het aantal personen
- Vb. catering, personeel
! Vaste kost kan variabel worden
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen → locatiekost wordt variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
In de praktijk wordt meestal gewerkt met een combinatie van verschillende kostenindelingen.
Onvoorziene kosten
- Meestal 10% van het budget
- Soms 15%, afhankelijk van het type evenement
- Let op onder welke kostenrubriek je deze plaatst
- Wordt bijna nooit opgenomen in een offerte voor een klant.
Werken in regie
= prijs bepalen op basis van werkelijk gepresteerde uren en gemaakte kosten van
leveranciers
CAPEX en OPEX
CAPEX (Capital expenditures/expenses)
- Investeringen op lange termijn
- Kosten worden over meerdere jaren gespreid
- Vb. kantoorgebouw, bedrijfswagens
OPEX (Operating expenditures/expenses)
- Operationele kosten
- Dagelijkse of terugkerende uitgaven
- Hebben betrekking op de werking van het evenement of de organisatie
- Vb. lonen, catering, huur, marketing
Voorbeeld Tomorrowland
- Tomorrowland wordt over drie jaar opgebouwd:
- Totale investering: €3 miljoen
- Opstartkosten eerste jaar: €2 miljoen → CAPEX
- Overige €1 miljoen operationele kosten → OPEX, eventueel gespreid over de
volgende jaren
4
Les 1: intro 3
Budget 3
BTW 6
Les 2: Deepdive budget 13
Vormen van budgetten 13
Offerte aanvragen vs effectieve offertes 14
Budget klein B2C (eigen baas) 18
Budget groot B2B (agency voor klant) 19
Noodzaak van budget (deel twee) 20
Kostenposten 20
Les 7: Eventpartners 23
Wat zijn partnerships 23
Soorten partnerships 24
1. Sponsoring partnerships 24
2. Co-branding / Co-sponsorships 25
3. Content collaboration 26
4. Media Partnerships 26
5. Strategische partnerships 27
6. Community, charity & non-profit partnerships 27
7. Product partnerships 28
8. Affiliate partnerships 28
9. Institutionele partnerships 29
10. Conclusie 29
Sponsorship-Effectiveness Model 30
1. Awareness (bewustwording) 30
2. Image Transfer (Beeldoverdracht) 30
3. Attitude (Houding) 30
4. Loyalty (Loyaliteit) 30
5. Behavior (Gedrag) 30
Activaties 31
1. Fysieke activaties 31
2. Digitale activaties 32
3. Hospitality activaties 32
4. Educatieve activaties 32
Cases 33
Les 8: Partners & sales 34
Welke partners benaderen en hoe doen we dat? 34
Praktijk cases 41
Do’s & don'ts 42
Added value voor de eventmanager/ het eventconcept 43
Gastles Campo Solar 44
1
,Gastles Debonair & AB InBev 49
Debonair 49
AB InBev 51
2
,Les 1: intro
Budget
Een budget opstellen is een continu proces dat tijdens de voorbereiding regelmatig wordt
aangepast. Het budget bevat alle inkomsten en uitgaven van een event.
Doel
- overzicht bewaren
- kosten bewaken
- prognose vergelijken met realiteit
- doelstellingen vastleggen
Tips
- Werk steeds met realistische cijfers.
- Werk gedetailleerd: geen aannames, geen verrassingen.
Een budget is een beleidsinstrument
- raming van wat verwacht wordt te gebeuren
- registratie van wat effectief gebeurt
- vaak aangepast op basis van nieuwe informatie
Belangrijk
- Juridisch sluitend werken
- schriftelijke bevestiging van offertes
- vraag steeds een bestelbon op
- Excel of Numbers is essentieel voor budgetbeheer
- Break-evenpunt = punt waarop alle kosten gedekt zijn door de inkomsten
- Vooral belangrijk bij B2C-events
- Laat je adviseren wanneer je onzeker bent over financiële of juridische zaken
Budget = financieel plan voor een specifiek event
Begroting = Financiële planning van een organisatie op langere termijn
Functionele kostenindeling
= Kosten worden onderverdeeld in hoofdgroepen met tussentotalen
- Goede kijk op evenwicht tussen verschillende kostengroepen
- Onderlinge verbanden zijn soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet is key
- Vb: ontwikkelingskosten, crew, locatie, drukwerken, communicatie, catering,
verblijfskosten, verzekeringen
3
, Vaste en variabele kosten
Vaste kosten
- Onafhankelijk van het aantal personen
- Veranderen niet binnen de bestaande productiecapaciteit
- Vb. acts, sprekers, huur locatie
Variabele kosten
- Evolueert mee met het aantal personen
- Vb. catering, personeel
! Vaste kost kan variabel worden
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen → locatiekost wordt variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
In de praktijk wordt meestal gewerkt met een combinatie van verschillende kostenindelingen.
Onvoorziene kosten
- Meestal 10% van het budget
- Soms 15%, afhankelijk van het type evenement
- Let op onder welke kostenrubriek je deze plaatst
- Wordt bijna nooit opgenomen in een offerte voor een klant.
Werken in regie
= prijs bepalen op basis van werkelijk gepresteerde uren en gemaakte kosten van
leveranciers
CAPEX en OPEX
CAPEX (Capital expenditures/expenses)
- Investeringen op lange termijn
- Kosten worden over meerdere jaren gespreid
- Vb. kantoorgebouw, bedrijfswagens
OPEX (Operating expenditures/expenses)
- Operationele kosten
- Dagelijkse of terugkerende uitgaven
- Hebben betrekking op de werking van het evenement of de organisatie
- Vb. lonen, catering, huur, marketing
Voorbeeld Tomorrowland
- Tomorrowland wordt over drie jaar opgebouwd:
- Totale investering: €3 miljoen
- Opstartkosten eerste jaar: €2 miljoen → CAPEX
- Overige €1 miljoen operationele kosten → OPEX, eventueel gespreid over de
volgende jaren
4
