SAMENVATTING EVENT FINANCE
les 1 : introductie
inhoud vak
inkomsten en uitgaven van events
belangrijk om reële cijfers te toetsen aan budget = kostenbewaking
duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
in detail gaan
geen verrassingen / no assumptions
Evaluatie
o Facturen checken lijn per lijn
o Fout ? klachtenbrief of ingebrekestelling aangetekend doen
o Schadedossier en verzekeringskwesties niet uitstellen
o Update draaiboek snel na event
o Aftersales!
Budget
beleidsinstrument waar raming wordt gemaakt van wat er moet
gebeuren en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na event)
fungeert als middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en stel doelstellingen voor de organisator vast.
wordt dikwijls aangepast naargelang tijdstip van event of extra info
over K en IK
o Budget opstellen = continue proces
o Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes
(bestelbon opvragen)
o Excel of Numbers key
o Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C
events
o Laten bijstaan indien onzekerheid
o ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
toekomstige LT planning onderbouwd met cijfers
Functionele kostenindeling
o Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
o + goede kijk op evenwicht tussen groepen
o – onderlinge verbanden (transport, opbouwuren,…) soms
moeilijk te verwerken
o Goede spreadsheet = KEY
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
Vaste en variabele kosten
- Vaste kost
onafhankelijk van het aantal personen
o Vb. acts, sprekers, locatie huur
o Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
o Vast kost kan variabel worden
- Variabele kost
evolueert mee met het aantal personen
o Vb. catering, personeel
- Bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
o Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost is variabel
o Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
o …
realiteit : combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling van vaste en variabele kosten
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
o Y-as geeft een indicatie van de kosten
o X-as geeft een indicatie van de omvang van de productie (in het
geval van events: het aantal deelnemers).
o totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen
ongeacht het aantal deelnemers
o totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal
deelnemers. In deze veronderstelling gaan we ervan uit dat de
variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
toeschouwers/deelnemers aan het event.
o Wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met
degressief stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten
die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal
toeschouwers (omwille van kostenbesparende factoren).
Omgekeerd kan je ook te maken krijgen met progressief stijgende
variabele kosten = dit zijn variabele kosten die meer dan
evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille
van kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor
overwerk).
o TK = Som van de TCK + TVK
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
o Onderlinge verbanden : transport, opbouwuren,…
o Bij hogere prijs ligt de curve op de stippellijn
Onvoorziene kosten
- Doorgaan 10%, soms 15%
- Afhanh. Soort event
- Opletten waar je ze onder brengt
- Ga je quasi nooit gebruiken bij budget/offerte naar klant toe
OPEX VS CAPEX
les 1 : introductie
inhoud vak
inkomsten en uitgaven van events
belangrijk om reële cijfers te toetsen aan budget = kostenbewaking
duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
in detail gaan
geen verrassingen / no assumptions
Evaluatie
o Facturen checken lijn per lijn
o Fout ? klachtenbrief of ingebrekestelling aangetekend doen
o Schadedossier en verzekeringskwesties niet uitstellen
o Update draaiboek snel na event
o Aftersales!
Budget
beleidsinstrument waar raming wordt gemaakt van wat er moet
gebeuren en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na event)
fungeert als middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en stel doelstellingen voor de organisator vast.
wordt dikwijls aangepast naargelang tijdstip van event of extra info
over K en IK
o Budget opstellen = continue proces
o Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes
(bestelbon opvragen)
o Excel of Numbers key
o Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C
events
o Laten bijstaan indien onzekerheid
o ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
toekomstige LT planning onderbouwd met cijfers
Functionele kostenindeling
o Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
o + goede kijk op evenwicht tussen groepen
o – onderlinge verbanden (transport, opbouwuren,…) soms
moeilijk te verwerken
o Goede spreadsheet = KEY
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
Vaste en variabele kosten
- Vaste kost
onafhankelijk van het aantal personen
o Vb. acts, sprekers, locatie huur
o Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
o Vast kost kan variabel worden
- Variabele kost
evolueert mee met het aantal personen
o Vb. catering, personeel
- Bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan
o Grotere locatie nodig wegens meer mensen = kost is variabel
o Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
o …
realiteit : combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling van vaste en variabele kosten
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
o Y-as geeft een indicatie van de kosten
o X-as geeft een indicatie van de omvang van de productie (in het
geval van events: het aantal deelnemers).
o totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen
ongeacht het aantal deelnemers
o totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal
deelnemers. In deze veronderstelling gaan we ervan uit dat de
variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
toeschouwers/deelnemers aan het event.
o Wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met
degressief stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten
die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal
toeschouwers (omwille van kostenbesparende factoren).
Omgekeerd kan je ook te maken krijgen met progressief stijgende
variabele kosten = dit zijn variabele kosten die meer dan
evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille
van kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor
overwerk).
o TK = Som van de TCK + TVK
, SAMENVATTING EVENT FINANCE
o Onderlinge verbanden : transport, opbouwuren,…
o Bij hogere prijs ligt de curve op de stippellijn
Onvoorziene kosten
- Doorgaan 10%, soms 15%
- Afhanh. Soort event
- Opletten waar je ze onder brengt
- Ga je quasi nooit gebruiken bij budget/offerte naar klant toe
OPEX VS CAPEX
