EVENT
ESSENTIALS
- EPM101B -
1
, Les 1 – Introductie
1. Inleiding
“Een evenement is een gepland, tijdelijk en georganiseerd gebeuren waarbij mensen bij
elkaar komen om een specifieke activiteit, viering of ervaring te delen.”
Voorbeelden: concerten, sportwedstrijden, conferenties, festivals, beurzen, verjaardagsfeesten,
of bedrijfsevenementen.
➔ Klein event: rommelmarkt
➔ Groot event: Olympische spelen
Legendarisch event: Woodstock
Wat maakt Woodstock ‘69 zo ‘legendarisch’?
- Woodstock ‘69 is legendarisch vanwege peace & love, de hippie cultuur, het protest tegen de
Vietnamoorlog, de optredens van legendarische artiesten en de legendarische foto’s. Er werd
later een documentaire over Woodstock in 1970 gemaakt.
Was Woodstock ‘69 een toporganisatie?
- Neen, er was veel modder en regen, monsterfiles, en er kwamen 400.000 aanwezigen in plaats
van de geplande 50.000. Het festival was oorspronkelijk betalend, maar werd gratis gemaakt
omdat het unmanagable werd. Er was te weinig eten en drinken en er stond slechts 1
geluidsinstallatie aan het podium, die relatief klein was.
Zonder sociale media: herinneringen en beelden werden gefilterd en gecanoniseerd via
documentaires en foto’s, negatieve ervaringen werden deels vergeten, het gevoel van
gemeenschap was fysiek en symbolisch, mythes konden ontstaan.
Met sociale media: alles zou direct en vaak rauw gedeeld worden, negatieve ervaringen zouden
viraal gaan, het community gevoel zou deels online bestaan, mythes zouden moeilijker ontstaan
door permanente digitale sporen.
Extreem vb van vandaag de dag:
Fyre Festival: “expectation vs. reality”
Het werd gepromoot als een luxueus
muziekfestival op een tropisch eiland met
villa’s en topartiesten, maar bleek slecht
georganiseerd: tenten, slecht eten, en
chaos. Toont hoe misleidende marketing
verwachtingen kan breken.
2
,2. Categorieën van events
Privé evenementen: gericht op persoonlijke gelegenheden zoals trouwfeesten, grote
verjaardagsfeesten, jubilea, communiefeesten, …
Bedrijfsevenementen: georganiseerd door bedrijven, zoals personeelsfeesten, klanten feesten,
award shows, festivals, teambuilding, beurzen, family day, congressen en seminaries,
productvoorstellingen, …
⇒ Publieksevents (B2C): openbaar, gericht op privépersonen, inzet van media &
promotiemiddelen om consumenten te bereiken, deel van een marketingmix
⇒ Zakelijke events (B2B): gericht op specifieke doelgroep waarmee de opdrachtgever een
relatie heeft of wil opbouwen
3. Hoe begin je aan een event?
1 Briefing:
Een soort opdrachtbeschrijving waarin alle belangrijke info over het event staat.
- Opdrachtgever → Event agency
De klant legt uit wat hij wil: wat voor event, voor wie, wanneer, waar, hoeveel mensen, enz.
- Event agency → Leveranciers
Het bureau geeft daarna de briefing door aan de mensen die helpen met het event (zoals de
cateraar, techniek, decoratie...).
Wat staat er in een goede briefing? (parameters)
• WIE: Wie is de klant? Wat is de doelgroep? Hoeveel personen (met of zonder partner)?
• WAT: Wat is het thema of concept van het event?
• WAAR: Waar vindt het plaats? Hoe is de bereikbaarheid?
• WANNEER: Wanneer is het event? En wat zijn de deadlines?
• WAAROM: Waarom wordt het georganiseerd? Wat is het doel?
• Budget: Hoeveel mag het kosten?
• Taal: In welke taal gebeurt het event of de communicatie?
Deze parameters kan bepaald zijn door de klant, of mag ingevuld worden door de event agency.
Deelaspecten van een event (examen!!):
- Infrastructuur / Locatie – geschikte plaats, bereikbaarheid, capaciteit, voorzieningen.
- Logistiek – transport, opbouw en afbouw, materiaalbeheer, timing.
- Aankleding & Decoratie – sfeer, thema, meubilair, bloemen, verlichting.
- Catering – eten, drinken, bediening, dieetwensen.
- Techniek – geluid, licht, podium, audiovisuele middelen.
- Animatie / Entertainment – optredens, muziek, activiteiten voor gasten.
- Personeel – hosts, security, bediening, technici.
- Communicatie – uitnodigingen, promotie, briefing, evaluatie achteraf.
- Veiligheid – EHBO, noodplan, crowd control, verzekeringen, vergunningen.
Ezelsbruggetje: Ik Loop Achter Cas Tot Ambrien Persoonlijk Cas Velt.
3
, 2 Van briefing naar event = Brainstormfase:
Na de briefing begint het event agency met de brainstormfase:
• Ze bekijken de parameters en deelaspecten.
• Ze bedenken creatieve en innovatieve ideeën.
• Ze letten erop dat die ideeën ook uitvoerbaar (feasible) zijn.
3 Agentschappen & associaties:
- Full service event agencies (doen alles van A tot Z)
Voorbeelden: Mediamixer, Fast Forward Events, MeetMarcel, DDMC, The Oval Office, Open
The Fridge, Balthazar, Jada Events, Event Masters
- Niche-minded agency (doen één specifiek soort event)
Event Masters → teambuildings
CityCubes → brand activation
Cosmopolitan Incentives → incentives
Weddingplanners → huwelijksfeesten
Eventspecifieke media
Als beginnende eventmanager is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen over
de eventsector. Zo leer je bij, blijf je op de hoogte van trends en vind je inspiratie.
Online zoekplatforms
Op deze websites vind je locaties, leveranciers en inspiratie voor events:
Eventplanner.be, Eventonline.be, Dnls.be, Rendevenement.be, Experiencemagazine.be,
Eventnews.be
→ Gebruik deze sites als startpunt voor je research.
Vakliteratuur
Om op de hoogte te blijven van het eventlandschap en nieuwe evoluties, kun je vakbladen lezen
zoals:
Experience Magazine, Media Marketing, Pub
→ Ook blogs van event agencies of eventprofessionals geven nieuwe ideeën en trends.
Benelux Event Awards (BEA)
Jaarlijks event georganiseerd door Experience Magazine.
Doel: de beste events van het jaar belonen.
Categorieën: goud, zilver en brons.
→ De BEA’s tonen welke events uitblinken in creativiteit, organisatie en impact, een goede bron
van inspiratie voor eventmanagers.
4
ESSENTIALS
- EPM101B -
1
, Les 1 – Introductie
1. Inleiding
“Een evenement is een gepland, tijdelijk en georganiseerd gebeuren waarbij mensen bij
elkaar komen om een specifieke activiteit, viering of ervaring te delen.”
Voorbeelden: concerten, sportwedstrijden, conferenties, festivals, beurzen, verjaardagsfeesten,
of bedrijfsevenementen.
➔ Klein event: rommelmarkt
➔ Groot event: Olympische spelen
Legendarisch event: Woodstock
Wat maakt Woodstock ‘69 zo ‘legendarisch’?
- Woodstock ‘69 is legendarisch vanwege peace & love, de hippie cultuur, het protest tegen de
Vietnamoorlog, de optredens van legendarische artiesten en de legendarische foto’s. Er werd
later een documentaire over Woodstock in 1970 gemaakt.
Was Woodstock ‘69 een toporganisatie?
- Neen, er was veel modder en regen, monsterfiles, en er kwamen 400.000 aanwezigen in plaats
van de geplande 50.000. Het festival was oorspronkelijk betalend, maar werd gratis gemaakt
omdat het unmanagable werd. Er was te weinig eten en drinken en er stond slechts 1
geluidsinstallatie aan het podium, die relatief klein was.
Zonder sociale media: herinneringen en beelden werden gefilterd en gecanoniseerd via
documentaires en foto’s, negatieve ervaringen werden deels vergeten, het gevoel van
gemeenschap was fysiek en symbolisch, mythes konden ontstaan.
Met sociale media: alles zou direct en vaak rauw gedeeld worden, negatieve ervaringen zouden
viraal gaan, het community gevoel zou deels online bestaan, mythes zouden moeilijker ontstaan
door permanente digitale sporen.
Extreem vb van vandaag de dag:
Fyre Festival: “expectation vs. reality”
Het werd gepromoot als een luxueus
muziekfestival op een tropisch eiland met
villa’s en topartiesten, maar bleek slecht
georganiseerd: tenten, slecht eten, en
chaos. Toont hoe misleidende marketing
verwachtingen kan breken.
2
,2. Categorieën van events
Privé evenementen: gericht op persoonlijke gelegenheden zoals trouwfeesten, grote
verjaardagsfeesten, jubilea, communiefeesten, …
Bedrijfsevenementen: georganiseerd door bedrijven, zoals personeelsfeesten, klanten feesten,
award shows, festivals, teambuilding, beurzen, family day, congressen en seminaries,
productvoorstellingen, …
⇒ Publieksevents (B2C): openbaar, gericht op privépersonen, inzet van media &
promotiemiddelen om consumenten te bereiken, deel van een marketingmix
⇒ Zakelijke events (B2B): gericht op specifieke doelgroep waarmee de opdrachtgever een
relatie heeft of wil opbouwen
3. Hoe begin je aan een event?
1 Briefing:
Een soort opdrachtbeschrijving waarin alle belangrijke info over het event staat.
- Opdrachtgever → Event agency
De klant legt uit wat hij wil: wat voor event, voor wie, wanneer, waar, hoeveel mensen, enz.
- Event agency → Leveranciers
Het bureau geeft daarna de briefing door aan de mensen die helpen met het event (zoals de
cateraar, techniek, decoratie...).
Wat staat er in een goede briefing? (parameters)
• WIE: Wie is de klant? Wat is de doelgroep? Hoeveel personen (met of zonder partner)?
• WAT: Wat is het thema of concept van het event?
• WAAR: Waar vindt het plaats? Hoe is de bereikbaarheid?
• WANNEER: Wanneer is het event? En wat zijn de deadlines?
• WAAROM: Waarom wordt het georganiseerd? Wat is het doel?
• Budget: Hoeveel mag het kosten?
• Taal: In welke taal gebeurt het event of de communicatie?
Deze parameters kan bepaald zijn door de klant, of mag ingevuld worden door de event agency.
Deelaspecten van een event (examen!!):
- Infrastructuur / Locatie – geschikte plaats, bereikbaarheid, capaciteit, voorzieningen.
- Logistiek – transport, opbouw en afbouw, materiaalbeheer, timing.
- Aankleding & Decoratie – sfeer, thema, meubilair, bloemen, verlichting.
- Catering – eten, drinken, bediening, dieetwensen.
- Techniek – geluid, licht, podium, audiovisuele middelen.
- Animatie / Entertainment – optredens, muziek, activiteiten voor gasten.
- Personeel – hosts, security, bediening, technici.
- Communicatie – uitnodigingen, promotie, briefing, evaluatie achteraf.
- Veiligheid – EHBO, noodplan, crowd control, verzekeringen, vergunningen.
Ezelsbruggetje: Ik Loop Achter Cas Tot Ambrien Persoonlijk Cas Velt.
3
, 2 Van briefing naar event = Brainstormfase:
Na de briefing begint het event agency met de brainstormfase:
• Ze bekijken de parameters en deelaspecten.
• Ze bedenken creatieve en innovatieve ideeën.
• Ze letten erop dat die ideeën ook uitvoerbaar (feasible) zijn.
3 Agentschappen & associaties:
- Full service event agencies (doen alles van A tot Z)
Voorbeelden: Mediamixer, Fast Forward Events, MeetMarcel, DDMC, The Oval Office, Open
The Fridge, Balthazar, Jada Events, Event Masters
- Niche-minded agency (doen één specifiek soort event)
Event Masters → teambuildings
CityCubes → brand activation
Cosmopolitan Incentives → incentives
Weddingplanners → huwelijksfeesten
Eventspecifieke media
Als beginnende eventmanager is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen over
de eventsector. Zo leer je bij, blijf je op de hoogte van trends en vind je inspiratie.
Online zoekplatforms
Op deze websites vind je locaties, leveranciers en inspiratie voor events:
Eventplanner.be, Eventonline.be, Dnls.be, Rendevenement.be, Experiencemagazine.be,
Eventnews.be
→ Gebruik deze sites als startpunt voor je research.
Vakliteratuur
Om op de hoogte te blijven van het eventlandschap en nieuwe evoluties, kun je vakbladen lezen
zoals:
Experience Magazine, Media Marketing, Pub
→ Ook blogs van event agencies of eventprofessionals geven nieuwe ideeën en trends.
Benelux Event Awards (BEA)
Jaarlijks event georganiseerd door Experience Magazine.
Doel: de beste events van het jaar belonen.
Categorieën: goud, zilver en brons.
→ De BEA’s tonen welke events uitblinken in creativiteit, organisatie en impact, een goede bron
van inspiratie voor eventmanagers.
4
