1. Introductie
Budget
• Check alle facturen lijntje per lijntje
• Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekestelling op, doe dit aangetekend
• Stel schadedossiers & verzekeringskwesties niet uit
• Update je draaiboek snel na het evenement
• Aftersales!
• Budget opstellen = continu proces
• Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
• Excel of numbers = KEY
• Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
• Better be safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
• = toekomstige lange termijnplanning onderbouwend met cijfers
• Wat?
• Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• Ga in detail!
• Geen verrassingen / no assumptions
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement).
Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt
de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het
tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten
van allerlei onderdelen in het planningsproces.
Functionele kostenindeling
• Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
• + goede kijk op evenwicht tussen groepen
• - onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken (zet je eten van personeel bij personeel of
bij catering?)
• Goede spreadsheet = KEY
Soorten kostenrubriek :
Ontwikkelingskosten (locatiebezoek, Communicatie (PR, videoclip, radiospot,
research, meetings) relatiegeschenken)
Crew (lonen, …) Catering (drank & eten crew en deelnemers)
Locatie (huur gebouwen, schoonmaak, Verblijfskosten (kosten van artiesten, hotel)
toiletten) Verzekeringen (brandverzekering,
Drukwerken (programmaboekjes, vrijwilligersverzekering)
affiches, tickets, T-shirts)
Event Finance & Partners 1
,Vaste en variabele kosten
• Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
Acts, sprekers locatie huur
-> onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
-> vaste kost kan variabel worden (grotere locatie nodig, sommige artiesten baseren
hun prijzen op het aantal bezoekers)
• Variabele kosten = evolueert mee met het aantal personen
Catering, personeel
Realiteit : combinatie van verschillende kostenindelingen
-> Bij een hogere
prijs ligt het break-
even punt lager
Onvoorziene kosten
• Doorgaans 10% soms 15%
• Afhankelijk welk soort evenement het is
• Dit zet je nooit in je budget naar een klant
• Je ervaring, je marktkennis en het exotisch niveau van het event hebben te maken met het
aantal onvoorziene kosten
OPEX vs. CAPEX
• OPEX = operating expenses
= geld dat je uitgeeft aan dagelijkse kosten (werking)
Huur, elektriciteit, mensen die de boel opbouwen
• CAPEX = capital expenses
= geld dat je uitgeeft aan iets dat lang meegaat (investering), je koopt het 1 keer en het
gaat elk jaar opnieuw mee
Laptop kopen, machine kopen, gebouw kopen, tent
Event Finance & Partners 2
, Budget als verkoopargument
• Geeft duiding aan je offerte
• De klant heeft vaak een exotisch idee van wat hij wil, wij dienen als reality check, is het wel
haalbaar?
• Basis van contract
• Transparantie en vertrouwen naar klant toe
Budget als communicatietool
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
Budget als verplichte stap
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/ of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
Budget : break-even calculatie
• Financiële haalbaarheid
• Duidelijkheid in budgettaire ruimte
• Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
Budget als leidraad
• Zorgt voor overzicht
• Afvinken
• Een holy bible bij een pre-eventfase
Kostenreductie
• Volume deals : organiseer je meerdere events? Maak een afspraak voor deze samen met je
leverancier
• Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoureus in
• Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor. Zorg voor voldoende ownership
bij het team!
Targets, budget, commissie
• Vraag verschillende offertes op
! let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat = veel onbetrouwbare aanbieders, kwaliteit
is key
• Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
• Let wel op voor verborgen en variabele kosten binnen een offerte
-> je zet vaak werkuren in regie, bv werkuren, bereken je achteraf van hoelang het nu duurde
Event Finance & Partners 3
Budget
• Check alle facturen lijntje per lijntje
• Indien het niet klopt stel een klachtenbrief of ingebrekestelling op, doe dit aangetekend
• Stel schadedossiers & verzekeringskwesties niet uit
• Update je draaiboek snel na het evenement
• Aftersales!
• Budget opstellen = continu proces
• Juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
• Excel of numbers = KEY
• Break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
• Better be safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
• = toekomstige lange termijnplanning onderbouwend met cijfers
• Wat?
• Gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• Belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• Ga in detail!
• Geen verrassingen / no assumptions
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het evenement).
Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de werkelijkheid en het stelt
de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het
tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten
van allerlei onderdelen in het planningsproces.
Functionele kostenindeling
• Gebruik van hoofdgroepen met tussentotaal
• + goede kijk op evenwicht tussen groepen
• - onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken (zet je eten van personeel bij personeel of
bij catering?)
• Goede spreadsheet = KEY
Soorten kostenrubriek :
Ontwikkelingskosten (locatiebezoek, Communicatie (PR, videoclip, radiospot,
research, meetings) relatiegeschenken)
Crew (lonen, …) Catering (drank & eten crew en deelnemers)
Locatie (huur gebouwen, schoonmaak, Verblijfskosten (kosten van artiesten, hotel)
toiletten) Verzekeringen (brandverzekering,
Drukwerken (programmaboekjes, vrijwilligersverzekering)
affiches, tickets, T-shirts)
Event Finance & Partners 1
,Vaste en variabele kosten
• Vaste kost = onafhankelijk van het aantal personen
Acts, sprekers locatie huur
-> onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
-> vaste kost kan variabel worden (grotere locatie nodig, sommige artiesten baseren
hun prijzen op het aantal bezoekers)
• Variabele kosten = evolueert mee met het aantal personen
Catering, personeel
Realiteit : combinatie van verschillende kostenindelingen
-> Bij een hogere
prijs ligt het break-
even punt lager
Onvoorziene kosten
• Doorgaans 10% soms 15%
• Afhankelijk welk soort evenement het is
• Dit zet je nooit in je budget naar een klant
• Je ervaring, je marktkennis en het exotisch niveau van het event hebben te maken met het
aantal onvoorziene kosten
OPEX vs. CAPEX
• OPEX = operating expenses
= geld dat je uitgeeft aan dagelijkse kosten (werking)
Huur, elektriciteit, mensen die de boel opbouwen
• CAPEX = capital expenses
= geld dat je uitgeeft aan iets dat lang meegaat (investering), je koopt het 1 keer en het
gaat elk jaar opnieuw mee
Laptop kopen, machine kopen, gebouw kopen, tent
Event Finance & Partners 2
, Budget als verkoopargument
• Geeft duiding aan je offerte
• De klant heeft vaak een exotisch idee van wat hij wil, wij dienen als reality check, is het wel
haalbaar?
• Basis van contract
• Transparantie en vertrouwen naar klant toe
Budget als communicatietool
• Cijfers zijn een universele taal
• Budget is dynamisch
• Tekort is tekort
Budget als verplichte stap
• Contractueel verplicht
• Verplichting naar financiële instelling en/ of sponsors
• Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
• Fiscale verplichtingen naar de overheid
Budget : break-even calculatie
• Financiële haalbaarheid
• Duidelijkheid in budgettaire ruimte
• Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
Budget als leidraad
• Zorgt voor overzicht
• Afvinken
• Een holy bible bij een pre-eventfase
Kostenreductie
• Volume deals : organiseer je meerdere events? Maak een afspraak voor deze samen met je
leverancier
• Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit rigoureus in
• Geef mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor. Zorg voor voldoende ownership
bij het team!
Targets, budget, commissie
• Vraag verschillende offertes op
! let wel dat je niet altijd voor de goedkoopste gaat = veel onbetrouwbare aanbieders, kwaliteit
is key
• Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
• Let wel op voor verborgen en variabele kosten binnen een offerte
-> je zet vaak werkuren in regie, bv werkuren, bereken je achteraf van hoelang het nu duurde
Event Finance & Partners 3
