SAMENVATTING EVENT FINANCE &
PARTNERS
INTRODUCTIE
BUDGET
Budget = middel om prognose te vergelijken met de werkelijkheid + stelt doelstellingen
voor de organisator vast. Wordt dikwijls en constant aangepast.
≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
= toekomstige lange termijn planning
Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
BUDGET ALS VERKOOPSELEMENT
Geeft duiding aan je offerte
Haalbaarheid check bij OG
Basis van contract
Transparantie en vertrouwen naar klant toe
BUDGET ALS VERPLICHTE STAP
Contractueel verplicht
Voor sponsors/financiële instelling
Voor nemen van verzekering
Voor fiscale verplichtingen naar de overheid
BUDGET: BREAK-EVEN CALCULATIE
Financiële haalbaarheid
Duidelijkheid in budgettaire ruimte
Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
BUDGET ALS LEIDRAAD
Overzichtelijk
Afpunten
!!! bij pre-eventfase
CONTINU budget overlopen overzicht + geen verassingen
FUNCTIONELE KOSTENINDELING
Hoofdgroepen + tussentotaal gebruiken goede spreadsheet is KEY
Onderlinge verbande zoals transport, opbouwuren, …
VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kosten = onafhankelijk van # personen (acts, sprekers, locatie huur)
Variabele kosten = evolueert mee met # personen (catering, personeel, servies)
,Vaste kost kan variabele kost worden (grotere locatie nodig, artiesten die prijs baseren op
aantal bezoekers)
GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Ex.: niet geven/tekenen
Y-as geeft indicatie van de kosten
X-as geeft indicatie van de omvang van de productie (in het geval van events: het
aantal deelnemers)
totale constante (of vaste kosten), zullen niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers
Variabele kosten nemen evenredig toe met het aantal toeschouwers/deelnemers
aan het event
Degressief stijgende variabele kosten = variabele kosten die minder dan
evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers (omwille van
kostenbesparende factoren)
Progressief stijgende variabele kosten = variabele kosten die meer dan evenredig
zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille van kostprijsverhogende
factoren) (loonkosten voor overwerk)
TK (totale kost) = som van de TCK (totale constante kost) + TVK (totale variabele kost)
ONVOORZIENE KOSTEN
10% - 15% afhankelijk van soort event
, NOOIT in budget/offerte naar klant
In regie = obv gewerkte uren van personeel een prijs opstellen niet op voorhand
(werkuren, transport)
OPEX VS CAPEX
OPEX = Operationele uitgaven: terugkerende kosten voor de dagelijkse werking of events
(personeel, huur, verbruik)
CAPEX = Kapitaaluitgaven: investeringen in duurzame activa (aankoop truss, lichtset,
vrachtwagen)
KOSTEN REDUCTIE?
Volume deals = meerdere events organiseren afspreken met leverancier
Verschillende offertes meerdere leveranciers per onderdeel of plan B (niet altijd
goedkoopste nemen)
Gedetailleerde offertes geen discussies
Opgelet met regie!!
BTW
= Belasting op de Toegevoegde Waarde = belastingen betalen op product dat je inkoopt
doorrekenen naar klant! (exclusief of inclusief BTW) bij leverancier altijd prijzen
exclusief BTW
Cashflow planning boekhouder laten ondersteunen
BTW percentages verschillen per land en per onderdeel:
Ga in detail! transport, opbouwuren, …
Voorbeeld:
PARTNERS
INTRODUCTIE
BUDGET
Budget = middel om prognose te vergelijken met de werkelijkheid + stelt doelstellingen
voor de organisator vast. Wordt dikwijls en constant aangepast.
≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
= toekomstige lange termijn planning
Break Even Point = punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
BUDGET ALS VERKOOPSELEMENT
Geeft duiding aan je offerte
Haalbaarheid check bij OG
Basis van contract
Transparantie en vertrouwen naar klant toe
BUDGET ALS VERPLICHTE STAP
Contractueel verplicht
Voor sponsors/financiële instelling
Voor nemen van verzekering
Voor fiscale verplichtingen naar de overheid
BUDGET: BREAK-EVEN CALCULATIE
Financiële haalbaarheid
Duidelijkheid in budgettaire ruimte
Duidelijkheid in te bereiken doelstellingen
BUDGET ALS LEIDRAAD
Overzichtelijk
Afpunten
!!! bij pre-eventfase
CONTINU budget overlopen overzicht + geen verassingen
FUNCTIONELE KOSTENINDELING
Hoofdgroepen + tussentotaal gebruiken goede spreadsheet is KEY
Onderlinge verbande zoals transport, opbouwuren, …
VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kosten = onafhankelijk van # personen (acts, sprekers, locatie huur)
Variabele kosten = evolueert mee met # personen (catering, personeel, servies)
,Vaste kost kan variabele kost worden (grotere locatie nodig, artiesten die prijs baseren op
aantal bezoekers)
GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Ex.: niet geven/tekenen
Y-as geeft indicatie van de kosten
X-as geeft indicatie van de omvang van de productie (in het geval van events: het
aantal deelnemers)
totale constante (of vaste kosten), zullen niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers
Variabele kosten nemen evenredig toe met het aantal toeschouwers/deelnemers
aan het event
Degressief stijgende variabele kosten = variabele kosten die minder dan
evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers (omwille van
kostenbesparende factoren)
Progressief stijgende variabele kosten = variabele kosten die meer dan evenredig
zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille van kostprijsverhogende
factoren) (loonkosten voor overwerk)
TK (totale kost) = som van de TCK (totale constante kost) + TVK (totale variabele kost)
ONVOORZIENE KOSTEN
10% - 15% afhankelijk van soort event
, NOOIT in budget/offerte naar klant
In regie = obv gewerkte uren van personeel een prijs opstellen niet op voorhand
(werkuren, transport)
OPEX VS CAPEX
OPEX = Operationele uitgaven: terugkerende kosten voor de dagelijkse werking of events
(personeel, huur, verbruik)
CAPEX = Kapitaaluitgaven: investeringen in duurzame activa (aankoop truss, lichtset,
vrachtwagen)
KOSTEN REDUCTIE?
Volume deals = meerdere events organiseren afspreken met leverancier
Verschillende offertes meerdere leveranciers per onderdeel of plan B (niet altijd
goedkoopste nemen)
Gedetailleerde offertes geen discussies
Opgelet met regie!!
BTW
= Belasting op de Toegevoegde Waarde = belastingen betalen op product dat je inkoopt
doorrekenen naar klant! (exclusief of inclusief BTW) bij leverancier altijd prijzen
exclusief BTW
Cashflow planning boekhouder laten ondersteunen
BTW percentages verschillen per land en per onderdeel:
Ga in detail! transport, opbouwuren, …
Voorbeeld:
