Bedrijfsbeheer
Hoofdstuk 1: Het beroep interieurvormgever
1. De fasen van een (ver)bouwproject: van voorontwerp tot oplevering (!)
De bouwheer is de persoon die het project laat uitvoeren. Wanneer er
structurele werken plaatsvinden of het gebouw wordt uitgebreid, is een
architect verplicht.
Voorontwerp
Het gebouw van de eigenaar voldoet nog niet volledig aan zijn of haar
verwachtingen. Daarom wordt een ontwerper ingeschakeld. Eerst wordt er
geluisterd naar de wensen en verwachtingen van de klant. Bij specifieke
projecten (vb. hotelkamer) moet rekening worden gehouden met technische
eisen en normen rond verluchting en brandveiligheid.
Het gebouw wordt opgemeten of bestaande plannen worden gecontroleerd. In
een organigram worden de mogelijke indelingen van het gebouw onderzocht.
Daarna worden eerste schetsen, moodboards, vlekkenplannen en een voorlopig
organisatieschema aan de klant voorgesteld. De klant kan deze voorontwerpen
bijsturen tot ze aansluiten bij zijn verwachtingen.
Er worden duidelijke afspraken gemaakt over het aantal voorontwerpen en
bijkomende kosten voor extra keuzes. 3D-simulaties helpen de klant om het te
begrijpen. Bij het voorontwerp hoort een eerste raming van het budget.
Stedenbouwkundige melding of stedenbouwkundige vergunning
Bij het definitieve ontwerp wordt nagegaan of een melding bij de dienst
stedenbouw nodig is. Voor een uitbreiding van meer dan 40 m² of een
constructieve ingreep is een omgevingsvergunning via een architect verplicht.
Wanneer er geen structurele wijzigingen aan het gebouw zijn, kan de
interieurvormgever het project volledig zelf uitvoeren.
Aanbestedingsdossier (!)
Om te bepalen of het werk uitvoerbaar is, door wie en tegen welke prijs, wordt
een aanbestedingsdossier opgesteld. Dit dossier bestaat uit technische plannen,
een bestek met een beschrijving van de materialen en een meetstaat met alle
hoeveelheden.
Prijsvragen en aanbesteden
Aannemers worden aangeschreven om een prijs te geven voor de uitvoering
van de werken. Omdat zij allemaal werken met dezelfde plannen, het bestek en
de meetstaat, kunnen de offertes goed vergeleken worden.
Prijsvragen kunnen per post gebeuren, zoals ruwbouwwerken, technische
installaties, schrijnwerk en afwerking, of via één firma die alle werken
coördineert. Na vergelijking van de prijzen wordt een uitvoeringsdatum
vastgelegd. Daarbij wordt niet altijd de laagste prijs gekozen, maar de beste
verhouding tussen prijs en kwaliteit.
, De klant wijst de aannemer aan en sluit het uitvoeringscontract met hem af.
De interieurvormgever kan dit contract wel opmaken. In het contract worden
tussentijdse betalingen, de uitvoeringstermijn en eventuele boetes bij vertraging
vastgelegd. Een laatste bedrag wordt pas betaald na de voorlopige oplevering.
Toezicht op de werken
De ontwerper is op belangrijke momenten op de werf aanwezig om te
controleren of alles volgens plan verloopt. Er worden ook regelmatig
werfvergaderingen gehouden met de klant en aannemer om de voortgang te
bespreken en details bij te sturen.
Na elke werfvergadering maakt de ontwerper een werfverslag met de
gemaakte afspraken, dat door alle partijen wordt ondertekend.
Nazicht rekeningen en oplevering
Na het afronden van de werken vindt een voorlopige oplevering plaats. Samen
met de klant en aannemer wordt het project nagekeken en worden eventuele
gebreken genoteerd in een opleveringsstaat. De aannemer krijgt een beperkte
termijn om deze tekortkomingen te herstellen, waarna de klant de werken
aanvaardt.
Na de herstellingen gaat de voorlopige oplevering in en kunnen de laatste
rekeningen betaald worden. Eén jaar na de voorlopige oplevering volgt
automatisch de definitieve oplevering. De aannemer en architect blijven 10
jaar aansprakelijk voor structurele fouten.
2. Competenties voor het praten met klanten
Mondelinge communicatie (!)
Kenmerken van een ‘goede mondelinge communicator’
▪ Vlotte prater: drukt zich vlot uit. Houdt gemakkelijk een gesprek gaande. Is
onderhoudend, vertelt boeiend.
▪ Debater: kan ook in heftige discussies zijn/haar woordje doen.
▪ Kernachtig: kan meningen, ideeën en ingewikkelde zaken in begrijpelijke
taal onder woorden brengen. Komt ter zake. Is niet langdradig.
▪ Slagvaardig: zit niet om een antwoord verlegen. Reageert alert.
▪ Presentator: kan een presentatie geven die helder is en de aandacht
vasthoudt. Stemt het betoog af op de hoorder(s) en gaat in op reacties.
Mondelinge communicatie is makkelijker te ontwikkelen door:
▪ Netwerker: spreekt graag en gemakkelijk, legt spontaan nieuwe contacten
en kan anderen boeien.
▪ Strateeg: denkt goed na over wat hij/zij wil zeggen, formuleert helder,
onderbouwt met feiten en kan een eigen mening goed uitdragen.
▪ Presteerder: communiceert concreet en zakelijk, wat het voor anderen
makkelijk maakt om te begrijpen.
Mondelinge communicatie is moeilijker te ontwikkelen door:
▪ Verankeraars, helpers en teamspelers: zij luisteren graag, zijn
behoedzaam met woorden, willen controle houden en reageren minder
spontaan.
,Ontwikkelen van de competentie mondelinge en schriftelijke communicatie moet
duidelijkheid scheppen over je ideeën om anderen te laten weten waarvoor ze
wel of niet bij jou terechtkunnen. Het is belangrijk de juiste woorden te vinden
en concreet te communiceren. Je kan je communicatie onderbouwen met
expertkennis als je onzeker bent.
Tip: Het maken van afspraken bij een overleg
Noteer vooraf trefwoorden: waarover wil je besluiten, argumenten en technische
onderbouwing. Na het overleg maak je een kort besluitenverslag met
vaststellingen, conclusies, besluiten en wie welke actie uitvoert. Zo wordt
voorkomen dat discussies achteraf opnieuw gevoerd moeten worden.
Onderhandelen
Onderhandelen is nodig bij conflicten met aannemers, klanten of je eigen
klanten. Deze competentie houdt in dat je verschillen in standpunt of inzicht kan
overbruggen om tot een overeenkomst te komen.
Kenmerken van onderhandelen (!)
▪ Voorbereiding: brengt de sterke en zwakke punten van betrokken partijen in
kaart en werkt verschillende scenario’s uit.
▪ Confronteren: durft conflicten benoemen en formuleert duidelijk waar de
belangen tegenover elkaar staan.
▪ Overbruggen: benadrukt het gemeenschappelijke belang en
verantwoordelijkheid om tegenstellingen te overwinnen.
▪ Realiseren van win-win: kan verschillen in standpunt of belangen naar
elkaar brengen en streeft naar een win-win resultaat.
▪ Overzicht: houdt zowel de grote lijn als de details in de gaten tijdens de
onderhandeling.
Klantgerichtheid
Je onderzoekt de wensen en behoeften van klanten en handelt ernaar, waarbij de
klant centraal staat zonder het eigen zakelijk belang te verwaarlozen.
Kenmerken van klantgerichtheid
▪ Klant is koning: zet zich in om de wensen van de klant te achterhalen en
streeft naar tevredenheid, op basis van gelijkwaardigheid en realisme.
▪ Afstemming: kent de specifieke problemen van de klant en baseert acties
hierop.
▪ Focus lange termijn: investeert in een duurzame relatie met de klant.
▪ Co-makership: speelt in op ontwikkelingen bij de klant zonder het eigen
belang te schaden.
▪ Klachtenbehandeling: neemt klachten serieus en zorgt dat de klant zich
begrepen en geholpen voelt.
Ontwikkelbaarheid van klantgerichtheid
▪ Makkelijker te ontwikkelen: helpers en netwerkers; de helper kan zich
goed verplaatsen in de klant, de netwerker volgt actief wat er bij de klant
speelt.
▪ Minder goed ontwikkelbaar: analytici en verankeraars; de analyticus richt
zich meer op inhoud en feiten, de verankeraar volgt regels en is minder
flexibel in win-winsituaties.
, Overtuigingskracht
Overtuigingskracht is gedrag gericht op het anderen overtuigen van een bepaald
standpunt en instemming verkrijgen voor plannen, ideeën of producten.
Kenmerken van iemand met overtuigingskracht:
▪ Energiek: zet energie in om eigen ideeën en standpunten uit te dragen.
▪ Ingaan op argumenten: houdt rekening met argumenten en
tegenargumenten van anderen en verwerkt deze in de eigen redenering.
▪ Passende argumenten: gebruikt argumenten die anderen aanspreken.
▪ Weerstand ombuigen: kan tegenstand omzetten in voordelen voor het
eigen standpunt.
▪ Enthousiast: presenteert het standpunt met enthousiasme, zelfvertrouwen
en beslistheid.
Schriftelijke communicatie (!)
(Formele) brief
Een brief bevat: naam en adres van de geadresseerde, jouw naam en
contactgegevens, plaats en datum. Deze gegevens kunnen links of rechts op het
blad worden geplaatst.
▪ Betreft: dossiernummer of onderwerp, bijvoorbeeld “badkamertegels van
klant X”.
▪ Aanspreektitel: geachte heer, beste mevrouw, enz.
▪ Paragraaf 1: korte situatiebeschrijving, bijvoorbeeld wat er op de werf is
vastgesteld of dat een offerte in bijlage zit.
▪ Paragraaf 2: besluit, bijvoorbeeld het verzoek tot herstelwerk of het maken
van een offerte.
▪ Afsluiting: hoogachtend of met vriendelijke groet, gevolgd door naam en
handtekening van de verzender.
Mail
Een mail volgt hetzelfde stramien als een brief, maar je vermeldt niet alle
adressen. Omdat je veel mails ontvangt, is het belangrijk dat een zakelijke mail
kort en to the point is. In de onderwerpsbalk vermeld je kort het onderwerp. Je
somt het probleem of de vraag op en geeft duidelijk aan wat je wilt bereiken.
Verslaggeving
Een verslag is eveneens kort en bondig. Het bevat datum, aanwezigen,
onderwerp van de bijeenkomst, vaststellingen, besluiten en afspraken. Het is
handig een standaarddocument te maken dat je telkens invult, bijvoorbeeld voor
werfverslagen.
3. Het aanbestedingsdossier (!)
Als interieurvormgever heb je een ontwerp dat uitgevoerd kan worden. Om de
uitvoering te laten uitvoeren vraag je prijzen op bij meerdere aannemers,
meestal drie. Dit proces heet aanbesteden en hiervoor maak je een
aanbestedingsdossier.
Het dossier omvat plannen, bestek en meetstaten. Een belangrijk punt is
eenduidigheid: elke aannemer moet zonder mondelinge toelichting precies
begrijpen wat gevraagd wordt. Alles moet duidelijk en ondubbelzinnig getekend
en beschreven zijn, zodat prijzen correct vergeleken kunnen worden, materialen
en kwaliteit gelijk zijn, de uitvoering volgens jouw ontwerp verloopt en er
achteraf geen extra kosten bijkomen.
Hoofdstuk 1: Het beroep interieurvormgever
1. De fasen van een (ver)bouwproject: van voorontwerp tot oplevering (!)
De bouwheer is de persoon die het project laat uitvoeren. Wanneer er
structurele werken plaatsvinden of het gebouw wordt uitgebreid, is een
architect verplicht.
Voorontwerp
Het gebouw van de eigenaar voldoet nog niet volledig aan zijn of haar
verwachtingen. Daarom wordt een ontwerper ingeschakeld. Eerst wordt er
geluisterd naar de wensen en verwachtingen van de klant. Bij specifieke
projecten (vb. hotelkamer) moet rekening worden gehouden met technische
eisen en normen rond verluchting en brandveiligheid.
Het gebouw wordt opgemeten of bestaande plannen worden gecontroleerd. In
een organigram worden de mogelijke indelingen van het gebouw onderzocht.
Daarna worden eerste schetsen, moodboards, vlekkenplannen en een voorlopig
organisatieschema aan de klant voorgesteld. De klant kan deze voorontwerpen
bijsturen tot ze aansluiten bij zijn verwachtingen.
Er worden duidelijke afspraken gemaakt over het aantal voorontwerpen en
bijkomende kosten voor extra keuzes. 3D-simulaties helpen de klant om het te
begrijpen. Bij het voorontwerp hoort een eerste raming van het budget.
Stedenbouwkundige melding of stedenbouwkundige vergunning
Bij het definitieve ontwerp wordt nagegaan of een melding bij de dienst
stedenbouw nodig is. Voor een uitbreiding van meer dan 40 m² of een
constructieve ingreep is een omgevingsvergunning via een architect verplicht.
Wanneer er geen structurele wijzigingen aan het gebouw zijn, kan de
interieurvormgever het project volledig zelf uitvoeren.
Aanbestedingsdossier (!)
Om te bepalen of het werk uitvoerbaar is, door wie en tegen welke prijs, wordt
een aanbestedingsdossier opgesteld. Dit dossier bestaat uit technische plannen,
een bestek met een beschrijving van de materialen en een meetstaat met alle
hoeveelheden.
Prijsvragen en aanbesteden
Aannemers worden aangeschreven om een prijs te geven voor de uitvoering
van de werken. Omdat zij allemaal werken met dezelfde plannen, het bestek en
de meetstaat, kunnen de offertes goed vergeleken worden.
Prijsvragen kunnen per post gebeuren, zoals ruwbouwwerken, technische
installaties, schrijnwerk en afwerking, of via één firma die alle werken
coördineert. Na vergelijking van de prijzen wordt een uitvoeringsdatum
vastgelegd. Daarbij wordt niet altijd de laagste prijs gekozen, maar de beste
verhouding tussen prijs en kwaliteit.
, De klant wijst de aannemer aan en sluit het uitvoeringscontract met hem af.
De interieurvormgever kan dit contract wel opmaken. In het contract worden
tussentijdse betalingen, de uitvoeringstermijn en eventuele boetes bij vertraging
vastgelegd. Een laatste bedrag wordt pas betaald na de voorlopige oplevering.
Toezicht op de werken
De ontwerper is op belangrijke momenten op de werf aanwezig om te
controleren of alles volgens plan verloopt. Er worden ook regelmatig
werfvergaderingen gehouden met de klant en aannemer om de voortgang te
bespreken en details bij te sturen.
Na elke werfvergadering maakt de ontwerper een werfverslag met de
gemaakte afspraken, dat door alle partijen wordt ondertekend.
Nazicht rekeningen en oplevering
Na het afronden van de werken vindt een voorlopige oplevering plaats. Samen
met de klant en aannemer wordt het project nagekeken en worden eventuele
gebreken genoteerd in een opleveringsstaat. De aannemer krijgt een beperkte
termijn om deze tekortkomingen te herstellen, waarna de klant de werken
aanvaardt.
Na de herstellingen gaat de voorlopige oplevering in en kunnen de laatste
rekeningen betaald worden. Eén jaar na de voorlopige oplevering volgt
automatisch de definitieve oplevering. De aannemer en architect blijven 10
jaar aansprakelijk voor structurele fouten.
2. Competenties voor het praten met klanten
Mondelinge communicatie (!)
Kenmerken van een ‘goede mondelinge communicator’
▪ Vlotte prater: drukt zich vlot uit. Houdt gemakkelijk een gesprek gaande. Is
onderhoudend, vertelt boeiend.
▪ Debater: kan ook in heftige discussies zijn/haar woordje doen.
▪ Kernachtig: kan meningen, ideeën en ingewikkelde zaken in begrijpelijke
taal onder woorden brengen. Komt ter zake. Is niet langdradig.
▪ Slagvaardig: zit niet om een antwoord verlegen. Reageert alert.
▪ Presentator: kan een presentatie geven die helder is en de aandacht
vasthoudt. Stemt het betoog af op de hoorder(s) en gaat in op reacties.
Mondelinge communicatie is makkelijker te ontwikkelen door:
▪ Netwerker: spreekt graag en gemakkelijk, legt spontaan nieuwe contacten
en kan anderen boeien.
▪ Strateeg: denkt goed na over wat hij/zij wil zeggen, formuleert helder,
onderbouwt met feiten en kan een eigen mening goed uitdragen.
▪ Presteerder: communiceert concreet en zakelijk, wat het voor anderen
makkelijk maakt om te begrijpen.
Mondelinge communicatie is moeilijker te ontwikkelen door:
▪ Verankeraars, helpers en teamspelers: zij luisteren graag, zijn
behoedzaam met woorden, willen controle houden en reageren minder
spontaan.
,Ontwikkelen van de competentie mondelinge en schriftelijke communicatie moet
duidelijkheid scheppen over je ideeën om anderen te laten weten waarvoor ze
wel of niet bij jou terechtkunnen. Het is belangrijk de juiste woorden te vinden
en concreet te communiceren. Je kan je communicatie onderbouwen met
expertkennis als je onzeker bent.
Tip: Het maken van afspraken bij een overleg
Noteer vooraf trefwoorden: waarover wil je besluiten, argumenten en technische
onderbouwing. Na het overleg maak je een kort besluitenverslag met
vaststellingen, conclusies, besluiten en wie welke actie uitvoert. Zo wordt
voorkomen dat discussies achteraf opnieuw gevoerd moeten worden.
Onderhandelen
Onderhandelen is nodig bij conflicten met aannemers, klanten of je eigen
klanten. Deze competentie houdt in dat je verschillen in standpunt of inzicht kan
overbruggen om tot een overeenkomst te komen.
Kenmerken van onderhandelen (!)
▪ Voorbereiding: brengt de sterke en zwakke punten van betrokken partijen in
kaart en werkt verschillende scenario’s uit.
▪ Confronteren: durft conflicten benoemen en formuleert duidelijk waar de
belangen tegenover elkaar staan.
▪ Overbruggen: benadrukt het gemeenschappelijke belang en
verantwoordelijkheid om tegenstellingen te overwinnen.
▪ Realiseren van win-win: kan verschillen in standpunt of belangen naar
elkaar brengen en streeft naar een win-win resultaat.
▪ Overzicht: houdt zowel de grote lijn als de details in de gaten tijdens de
onderhandeling.
Klantgerichtheid
Je onderzoekt de wensen en behoeften van klanten en handelt ernaar, waarbij de
klant centraal staat zonder het eigen zakelijk belang te verwaarlozen.
Kenmerken van klantgerichtheid
▪ Klant is koning: zet zich in om de wensen van de klant te achterhalen en
streeft naar tevredenheid, op basis van gelijkwaardigheid en realisme.
▪ Afstemming: kent de specifieke problemen van de klant en baseert acties
hierop.
▪ Focus lange termijn: investeert in een duurzame relatie met de klant.
▪ Co-makership: speelt in op ontwikkelingen bij de klant zonder het eigen
belang te schaden.
▪ Klachtenbehandeling: neemt klachten serieus en zorgt dat de klant zich
begrepen en geholpen voelt.
Ontwikkelbaarheid van klantgerichtheid
▪ Makkelijker te ontwikkelen: helpers en netwerkers; de helper kan zich
goed verplaatsen in de klant, de netwerker volgt actief wat er bij de klant
speelt.
▪ Minder goed ontwikkelbaar: analytici en verankeraars; de analyticus richt
zich meer op inhoud en feiten, de verankeraar volgt regels en is minder
flexibel in win-winsituaties.
, Overtuigingskracht
Overtuigingskracht is gedrag gericht op het anderen overtuigen van een bepaald
standpunt en instemming verkrijgen voor plannen, ideeën of producten.
Kenmerken van iemand met overtuigingskracht:
▪ Energiek: zet energie in om eigen ideeën en standpunten uit te dragen.
▪ Ingaan op argumenten: houdt rekening met argumenten en
tegenargumenten van anderen en verwerkt deze in de eigen redenering.
▪ Passende argumenten: gebruikt argumenten die anderen aanspreken.
▪ Weerstand ombuigen: kan tegenstand omzetten in voordelen voor het
eigen standpunt.
▪ Enthousiast: presenteert het standpunt met enthousiasme, zelfvertrouwen
en beslistheid.
Schriftelijke communicatie (!)
(Formele) brief
Een brief bevat: naam en adres van de geadresseerde, jouw naam en
contactgegevens, plaats en datum. Deze gegevens kunnen links of rechts op het
blad worden geplaatst.
▪ Betreft: dossiernummer of onderwerp, bijvoorbeeld “badkamertegels van
klant X”.
▪ Aanspreektitel: geachte heer, beste mevrouw, enz.
▪ Paragraaf 1: korte situatiebeschrijving, bijvoorbeeld wat er op de werf is
vastgesteld of dat een offerte in bijlage zit.
▪ Paragraaf 2: besluit, bijvoorbeeld het verzoek tot herstelwerk of het maken
van een offerte.
▪ Afsluiting: hoogachtend of met vriendelijke groet, gevolgd door naam en
handtekening van de verzender.
Een mail volgt hetzelfde stramien als een brief, maar je vermeldt niet alle
adressen. Omdat je veel mails ontvangt, is het belangrijk dat een zakelijke mail
kort en to the point is. In de onderwerpsbalk vermeld je kort het onderwerp. Je
somt het probleem of de vraag op en geeft duidelijk aan wat je wilt bereiken.
Verslaggeving
Een verslag is eveneens kort en bondig. Het bevat datum, aanwezigen,
onderwerp van de bijeenkomst, vaststellingen, besluiten en afspraken. Het is
handig een standaarddocument te maken dat je telkens invult, bijvoorbeeld voor
werfverslagen.
3. Het aanbestedingsdossier (!)
Als interieurvormgever heb je een ontwerp dat uitgevoerd kan worden. Om de
uitvoering te laten uitvoeren vraag je prijzen op bij meerdere aannemers,
meestal drie. Dit proces heet aanbesteden en hiervoor maak je een
aanbestedingsdossier.
Het dossier omvat plannen, bestek en meetstaten. Een belangrijk punt is
eenduidigheid: elke aannemer moet zonder mondelinge toelichting precies
begrijpen wat gevraagd wordt. Alles moet duidelijk en ondubbelzinnig getekend
en beschreven zijn, zodat prijzen correct vergeleken kunnen worden, materialen
en kwaliteit gelijk zijn, de uitvoering volgens jouw ontwerp verloopt en er
achteraf geen extra kosten bijkomen.
