SAMENVATTING EVENT PRODUCTIE 2025
Les 1: Introduc8e: produc8e + briefings, moodboard en cases
-> Visit : Student Kick-Off
Les 2: Produc8e: uitvoer & styling Groepbepaling
-> Gastcollege 1 : Audio Visueel (AV)
-> Visit: Film Fest Gent Groepsvisit - overleg met OLOD Site & Safety
Les 3: Bespreking Film Fest Gent
Produc8e: draaiboek & eventdocs / technisch tekenen
Les 4: Audio Visueel - sessies
-> Draaiboek feedback / groep, + Food & Beverage + Intro Horeca Expo
-> Visit: Horeca Expo Groepsvisit - overleg met OLOD Site & Safety
Les 5: Nabespreking Horeca Expo, Produc8e: werkcollege
Les 6: Produc8e: Food & Beverage
Gastsessie : maison rouge
Les 6: Examenleerstof recap
Inhoud
Concept & Moodboard............................................................................................................................................ 3
Vraag en Nood.................................................................................................................................................... 3
Wat is het voordeel van een goed concept?.................................................................................................... 4
Waarom is dit belangrijk?................................................................................................................................ 4
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen.............................................................................................. 4
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept........................................................................................... 4
Hoe vind ik een creatief Concept? -> zie tips hieronder..................................................................................4
Hoe kunnen we onze gekke ideeën praktisch vertalen naar een eventconcept...............................................4
Briefing............................................................................................................................................................... 6
Inspiratie en Vorm........................................................................................................................................... 6
Welke punten moeten zeker in jouw briefing staan.........................................................................................6
Goed uitgeschreven briefings (zie vb pp)........................................................................................................ 6
Moodboard.......................................................................................................................................................... 6
Tips voor goed moodboard.............................................................................................................................. 7
Rendering........................................................................................................................................................ 7
JOHN & JANE – Make Sense (zie pp les 2 voor beelden)..........................................................................................7
1. Bedrijf en achtergrond.................................................................................................................................... 7
2. Filosofie en visie.............................................................................................................................................. 8
3. Projecten en voorbeelden............................................................................................................................... 8
4. Partners en klanten......................................................................................................................................... 8
5. Duurzaamheid................................................................................................................................................ 9
6. Technische aspecten van events.................................................................................................................... 9
7. Pre-productie, productie en postproductie.................................................................................................... 10
8. Oefeningen, doorloop en repetities............................................................................................................... 11
9. Briefing en communicatie............................................................................................................................. 11
10. Technische aandachtspunten..................................................................................................................... 11
1
, 11. Belgische eventsector – context................................................................................................................. 12
12. Samenvatting kernwaarden John & Jane..................................................................................................... 12
Gastcollege 2: John & Jane (Audio)....................................................................................................................... 12
Wat is geluid def!.............................................................................................................................................. 12
frequentie...................................................................................................................................................... 13
dB en normen................................................................................................................................................... 13
Vlarem........................................................................................................................................................... 13
Taakverdeling................................................................................................................................................... 13
draadloze systemen.......................................................................................................................................... 14
tv banden...................................................................................................................................................... 14
Mengtafels..................................................................................................................................................... 14
Workbench..................................................................................................................................................... 14
Headset vs Handmicrofoon............................................................................................................................ 14
Klanksystemen.................................................................................................................................................. 15
Waarmee moet je rekening houden............................................................................................................... 15
Belangrijke vragen......................................................................................................................................... 15
elektriciteit........................................................................................................................................................ 15
Wat is elektriciteit.......................................................................................................................................... 15
terminologie.................................................................................................................................................. 15
voorbeeld (ander voorbeeld pp les 3)............................................................................................................ 16
Uitvoer & Styling.................................................................................................................................................. 16
Uitvoer.............................................................................................................................................................. 16
Wat na een go?.............................................................................................................................................. 16
Wat heeft een event nodig?.............................................................................................................................. 17
Partners en Leveranciers............................................................................................................................... 17
partners en leveranciers................................................................................................................................... 18
Offertes en contracten...................................................................................................................................... 22
Realisatiefase.................................................................................................................................................... 23
Eventdag zelf................................................................................................................................................. 24
Demontage.................................................................................................................................................... 24
Post-event fase................................................................................................................................................. 24
Styling.................................................................................................................................................................. 25
Wat is Styling?.................................................................................................................................................. 25
Hoe ga je dit gaan doen?.................................................................................................................................. 25
Decoratie.......................................................................................................................................................... 25
Partners............................................................................................................................................................ 26
Bloemisten..................................................................................................................................................... 26
decoratie........................................................................................................................................................ 26
colorblocking + need to know !......................................................................................................................... 26
bloemen............................................................................................................................................................ 26
Draaiboek en Event documents........................................................................................................................... 27
2
, Draaiboek/Eventscript....................................................................................................................................... 27
Vraag & Nood................................................................................................................................................ 27
Hoe op te stellen?.......................................................................................................................................... 27
Opbouw en structuur..................................................................................................................................... 27
De fasen............................................................................................................................................................ 28
Pre – event fase............................................................................................................................................. 28
Event fase...................................................................................................................................................... 28
Post – event fase............................................................................................................................................ 28
Event docs........................................................................................................................................................ 29
Waarom gebruiken we een draaiboek............................................................................................................ 29
Contracten..................................................................................................................................................... 29
Veiligheidsplan.............................................................................................................................................. 29
Volledig menu................................................................................................................................................ 29
Gastenlijst...................................................................................................................................................... 30
Staff lijst......................................................................................................................................................... 30
stroomplan..................................................................................................................................................... 30
Table seating................................................................................................................................................. 31
Grondplan...................................................................................................................................................... 31
Callsheets...................................................................................................................................................... 31
Draaiboek VS Callsheets................................................................................................................................ 32
Registratie! -> data is key............................................................................................................................. 32
Stock................................................................................................................................................................. 33
betaalsystemen................................................................................................................................................ 34
Food & Beverage.................................................................................................................................................. 36
Event catering................................................................................................................................................... 36
Keurmerk voor cateraars............................................................................................................................... 36
Cateringbudget.............................................................................................................................................. 36
Welke vorm van catering kies ik?.................................................................................................................. 36
Enkele vragen die je je moet stellen.............................................................................................................. 37
Setting........................................................................................................................................................... 38
Hoe zorgt mijn catering voor het ondersteunen van mijn boodschap, storytelling, branding en/ of statement?
...................................................................................................................................................................... 38
Enkele cijfers................................................................................................................................................. 38
Some rules..................................................................................................................................................... 38
Drank- en voedselvergunningen.................................................................................................................... 38
Is mijn catering duurzaam, verantwoord en doe ik genoeg om voedselverspilling tegen te gaan?................39
CONCEPT & MOODBOARD
VRAAG EN NOOD
3
, WAT IS HET VOORDEEL VAN EEN GOED CONCEPT?
• Je laat meteen een goede indruk na bij potentiële klanten
• Het doel van het concept wordt meteen duidelijk
• Je spreekt er de juiste doelgroep mee aan, dus mensen die komen zijn
geïnteresseerd in jouw event
• Je zorgt voor een goede richtlijn voor iedere uiting
• Je zorgt voor een duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf naar moet of
kan handelen
• Door een goed moodboard en concept laat je ook een heel goede indruk na bij de
klant waaraan je je event mag pitchen
• Een consument krijgt duizend prikkels per dag binnen waarover hij info moet
verwerken. Jij kan opvallen tussen al die prikkels met een goed concept
WAAROM IS DIT BELANGRIJK?
• Een goed concept raakt de juiste snaar bij de juiste doelgroep. He zorgt voor
onderscheidend vermogen en consistentie in je communicatie.
• Het concept vertegenwoordigd jouw bedrijf, merk of product in de communicatie. Het
zet de toon op je website, je sociale kanalen en algemeen gevoel bij je stakeholders.
WAAROM ZOU JE VOOR CONCEPTING MOETEN KIEZEN
Het onderscheidt je van je concurrent.
Je claimt een stuk van de markt waarop de concurrentie van het begin af aan kansloos op is. Maar
daarbij heb je wel
creativiteit nodig.
OMZETTEN NAAR EEN (KLEIN OF GROOT) EVENTCONCEPT
1. Kies één trigger (film, reis, trend, gesprek).
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel).
3. Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een fabriek, rave in een serre).
4. Werk het door in details: uitnodigingen, visuals, dresscode, F&B.
5. Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park) → daarna groter uitrollen.
HOE VIND IK EEN CREATIEF CONCEPT? -> ZIE TIPS HIERONDER
Volg deze stappen:
1. Welke doelgroep wil ik bereiken? (marktonderzoek, costumer personas)
2. Doe inspiratie op online, in het straatbeeld, in het algemeen leven (analyseer de
concurentie en trends)
3. Speel in op emoties en behoeften (identificeer pijnpunten, emotionele verbindingen)
4. Is dit haalbaar?
Het is belangrijk om rond je te kijken, om het aan mensen rond je te vragen, om je te laten
leiden door je omgeving en door wat je omgeving zou kunnen worden.
HOE KUNNEN WE ONZE GEKKE IDEEËN PRAKTISCH VERTALEN NAAR EEN EVENTCONCEPT
1. Breed leven & ontdekken
• Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken waar je normaal niet komt: van een
rommelmarkt tot een kunstexpo, van een voetbalmatch tot een medita]eklas.
4
Les 1: Introduc8e: produc8e + briefings, moodboard en cases
-> Visit : Student Kick-Off
Les 2: Produc8e: uitvoer & styling Groepbepaling
-> Gastcollege 1 : Audio Visueel (AV)
-> Visit: Film Fest Gent Groepsvisit - overleg met OLOD Site & Safety
Les 3: Bespreking Film Fest Gent
Produc8e: draaiboek & eventdocs / technisch tekenen
Les 4: Audio Visueel - sessies
-> Draaiboek feedback / groep, + Food & Beverage + Intro Horeca Expo
-> Visit: Horeca Expo Groepsvisit - overleg met OLOD Site & Safety
Les 5: Nabespreking Horeca Expo, Produc8e: werkcollege
Les 6: Produc8e: Food & Beverage
Gastsessie : maison rouge
Les 6: Examenleerstof recap
Inhoud
Concept & Moodboard............................................................................................................................................ 3
Vraag en Nood.................................................................................................................................................... 3
Wat is het voordeel van een goed concept?.................................................................................................... 4
Waarom is dit belangrijk?................................................................................................................................ 4
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen.............................................................................................. 4
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept........................................................................................... 4
Hoe vind ik een creatief Concept? -> zie tips hieronder..................................................................................4
Hoe kunnen we onze gekke ideeën praktisch vertalen naar een eventconcept...............................................4
Briefing............................................................................................................................................................... 6
Inspiratie en Vorm........................................................................................................................................... 6
Welke punten moeten zeker in jouw briefing staan.........................................................................................6
Goed uitgeschreven briefings (zie vb pp)........................................................................................................ 6
Moodboard.......................................................................................................................................................... 6
Tips voor goed moodboard.............................................................................................................................. 7
Rendering........................................................................................................................................................ 7
JOHN & JANE – Make Sense (zie pp les 2 voor beelden)..........................................................................................7
1. Bedrijf en achtergrond.................................................................................................................................... 7
2. Filosofie en visie.............................................................................................................................................. 8
3. Projecten en voorbeelden............................................................................................................................... 8
4. Partners en klanten......................................................................................................................................... 8
5. Duurzaamheid................................................................................................................................................ 9
6. Technische aspecten van events.................................................................................................................... 9
7. Pre-productie, productie en postproductie.................................................................................................... 10
8. Oefeningen, doorloop en repetities............................................................................................................... 11
9. Briefing en communicatie............................................................................................................................. 11
10. Technische aandachtspunten..................................................................................................................... 11
1
, 11. Belgische eventsector – context................................................................................................................. 12
12. Samenvatting kernwaarden John & Jane..................................................................................................... 12
Gastcollege 2: John & Jane (Audio)....................................................................................................................... 12
Wat is geluid def!.............................................................................................................................................. 12
frequentie...................................................................................................................................................... 13
dB en normen................................................................................................................................................... 13
Vlarem........................................................................................................................................................... 13
Taakverdeling................................................................................................................................................... 13
draadloze systemen.......................................................................................................................................... 14
tv banden...................................................................................................................................................... 14
Mengtafels..................................................................................................................................................... 14
Workbench..................................................................................................................................................... 14
Headset vs Handmicrofoon............................................................................................................................ 14
Klanksystemen.................................................................................................................................................. 15
Waarmee moet je rekening houden............................................................................................................... 15
Belangrijke vragen......................................................................................................................................... 15
elektriciteit........................................................................................................................................................ 15
Wat is elektriciteit.......................................................................................................................................... 15
terminologie.................................................................................................................................................. 15
voorbeeld (ander voorbeeld pp les 3)............................................................................................................ 16
Uitvoer & Styling.................................................................................................................................................. 16
Uitvoer.............................................................................................................................................................. 16
Wat na een go?.............................................................................................................................................. 16
Wat heeft een event nodig?.............................................................................................................................. 17
Partners en Leveranciers............................................................................................................................... 17
partners en leveranciers................................................................................................................................... 18
Offertes en contracten...................................................................................................................................... 22
Realisatiefase.................................................................................................................................................... 23
Eventdag zelf................................................................................................................................................. 24
Demontage.................................................................................................................................................... 24
Post-event fase................................................................................................................................................. 24
Styling.................................................................................................................................................................. 25
Wat is Styling?.................................................................................................................................................. 25
Hoe ga je dit gaan doen?.................................................................................................................................. 25
Decoratie.......................................................................................................................................................... 25
Partners............................................................................................................................................................ 26
Bloemisten..................................................................................................................................................... 26
decoratie........................................................................................................................................................ 26
colorblocking + need to know !......................................................................................................................... 26
bloemen............................................................................................................................................................ 26
Draaiboek en Event documents........................................................................................................................... 27
2
, Draaiboek/Eventscript....................................................................................................................................... 27
Vraag & Nood................................................................................................................................................ 27
Hoe op te stellen?.......................................................................................................................................... 27
Opbouw en structuur..................................................................................................................................... 27
De fasen............................................................................................................................................................ 28
Pre – event fase............................................................................................................................................. 28
Event fase...................................................................................................................................................... 28
Post – event fase............................................................................................................................................ 28
Event docs........................................................................................................................................................ 29
Waarom gebruiken we een draaiboek............................................................................................................ 29
Contracten..................................................................................................................................................... 29
Veiligheidsplan.............................................................................................................................................. 29
Volledig menu................................................................................................................................................ 29
Gastenlijst...................................................................................................................................................... 30
Staff lijst......................................................................................................................................................... 30
stroomplan..................................................................................................................................................... 30
Table seating................................................................................................................................................. 31
Grondplan...................................................................................................................................................... 31
Callsheets...................................................................................................................................................... 31
Draaiboek VS Callsheets................................................................................................................................ 32
Registratie! -> data is key............................................................................................................................. 32
Stock................................................................................................................................................................. 33
betaalsystemen................................................................................................................................................ 34
Food & Beverage.................................................................................................................................................. 36
Event catering................................................................................................................................................... 36
Keurmerk voor cateraars............................................................................................................................... 36
Cateringbudget.............................................................................................................................................. 36
Welke vorm van catering kies ik?.................................................................................................................. 36
Enkele vragen die je je moet stellen.............................................................................................................. 37
Setting........................................................................................................................................................... 38
Hoe zorgt mijn catering voor het ondersteunen van mijn boodschap, storytelling, branding en/ of statement?
...................................................................................................................................................................... 38
Enkele cijfers................................................................................................................................................. 38
Some rules..................................................................................................................................................... 38
Drank- en voedselvergunningen.................................................................................................................... 38
Is mijn catering duurzaam, verantwoord en doe ik genoeg om voedselverspilling tegen te gaan?................39
CONCEPT & MOODBOARD
VRAAG EN NOOD
3
, WAT IS HET VOORDEEL VAN EEN GOED CONCEPT?
• Je laat meteen een goede indruk na bij potentiële klanten
• Het doel van het concept wordt meteen duidelijk
• Je spreekt er de juiste doelgroep mee aan, dus mensen die komen zijn
geïnteresseerd in jouw event
• Je zorgt voor een goede richtlijn voor iedere uiting
• Je zorgt voor een duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf naar moet of
kan handelen
• Door een goed moodboard en concept laat je ook een heel goede indruk na bij de
klant waaraan je je event mag pitchen
• Een consument krijgt duizend prikkels per dag binnen waarover hij info moet
verwerken. Jij kan opvallen tussen al die prikkels met een goed concept
WAAROM IS DIT BELANGRIJK?
• Een goed concept raakt de juiste snaar bij de juiste doelgroep. He zorgt voor
onderscheidend vermogen en consistentie in je communicatie.
• Het concept vertegenwoordigd jouw bedrijf, merk of product in de communicatie. Het
zet de toon op je website, je sociale kanalen en algemeen gevoel bij je stakeholders.
WAAROM ZOU JE VOOR CONCEPTING MOETEN KIEZEN
Het onderscheidt je van je concurrent.
Je claimt een stuk van de markt waarop de concurrentie van het begin af aan kansloos op is. Maar
daarbij heb je wel
creativiteit nodig.
OMZETTEN NAAR EEN (KLEIN OF GROOT) EVENTCONCEPT
1. Kies één trigger (film, reis, trend, gesprek).
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel).
3. Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een fabriek, rave in een serre).
4. Werk het door in details: uitnodigingen, visuals, dresscode, F&B.
5. Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park) → daarna groter uitrollen.
HOE VIND IK EEN CREATIEF CONCEPT? -> ZIE TIPS HIERONDER
Volg deze stappen:
1. Welke doelgroep wil ik bereiken? (marktonderzoek, costumer personas)
2. Doe inspiratie op online, in het straatbeeld, in het algemeen leven (analyseer de
concurentie en trends)
3. Speel in op emoties en behoeften (identificeer pijnpunten, emotionele verbindingen)
4. Is dit haalbaar?
Het is belangrijk om rond je te kijken, om het aan mensen rond je te vragen, om je te laten
leiden door je omgeving en door wat je omgeving zou kunnen worden.
HOE KUNNEN WE ONZE GEKKE IDEEËN PRAKTISCH VERTALEN NAAR EEN EVENTCONCEPT
1. Breed leven & ontdekken
• Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken waar je normaal niet komt: van een
rommelmarkt tot een kunstexpo, van een voetbalmatch tot een medita]eklas.
4
