Samenvatting digitale skills

Digitale skills
MS Outlook
E-mail handtekening instellen
 Instellingen -> account -> handtekeningen -> nieuwe handtekening
toevoegen (naam geven en tekstvak invullen)
 Onderdelen
o Slotformule (vb. met vriendelijke groeten)
o Voor -en achternaam + eventueel gewenste voornaamwoorden (vb.
Kiana Van Laere)
o Functie + officiële naam opleiding (vb. Student Bachelor
Bedrijfsmanagement)
o Klasgroep (vb. Klasgroep BEM_1_23)
o Hoofdcampus (vb. Campus Kantienberg)
o Adres hoofdcampus (vb. Voetweg 66, 9000 Gent)

E-mail verzenden – berichtopties
 CC (Carbon Copy): vb. Je stuurt mail naar collega en wil baas informeren ->
baas in CC
 BCC (Blind Carbon Copy): vb. Bedrijf wil e-mail sturen naar alle klanten, om
privacy te respecteren worden klanten in BCC geplaatst
o E-mailadressen in BCC kunnen niet gezien worden door ontvanger
 Hoge urgentie: opties
 Ontvangst -en leesbevestiging: opties
 Bijlage: invoegen
 Handtekening: invoegen

Flagged e-mail
 E-mail die opvolging vereist
 Lijst flagged e-mails: filter (3 horizontale streepjes)

Out of office instellen
 Instellingen -> account -> automatische antwoorden (automatische
antwoorden inschakelen, periode aanpassen, je kan automatisch antwoord
opstellen voor binnen organisatie en voor buiten organisatie)
 Hoe opstellen
o Duidelijkheid: vermeld duidelijk begin -en einddatum van
afwezigheid
o Reden (optioneel): korte reden afwezigheid vb. ‘ik ben op vakantie’
o Vervangende contactpersoon (optioneel): contactinfo collega geven
of algemeen e-mailadres voor dringende zaken
o Automatische beantwoording: stel in dat je bericht automatisch
wordt verstuurd bij elke inkomende e-mail

,Berichtenregels en/of categorieën gebruiken
 In startbalk: regels -> regels beheren -> nieuwe regel toevoegen
 Categorie: mail/ mails selecteren -> in startbalk categoriseren

Contactpersoon aanmaken
 Personen -> nieuw contactpersoon

Groep contactpersonen aanmaken
 Personen -> naar beneden scrollen en klikken op ‘ga naar groepen’ ->
nieuwe groep -> naam intypen (hiervan wordt een e-mailadres gemaakt
waardoor je alle personen in deze groep in 1 keer kan mailen)

Outlook-agenda raadplegen en beheren
 Meldingen: instellingen -> algemeen -> meldingen

Vergadering aanmaken en uitnodiging versturen/accepteren
 Agenda -> nieuwe gebeurtenis
 Als je vergaderverzoek ontvangt: beantwoorden met ‘ja’, ‘misschien’, ‘nee’

Digitaal samenwerken met OneDrive
Bestanden uploaden, organiseren en beheren in OneDrive
 Map aanmaken: create or upload -> folder
 Bestand uploaden in map: map openen -> create or upload -> files upload
 Naam veranderen: 3 puntjes -> rename
 Nieuw document aanmaken in map: create or upload -> Word-document -
> naam wijzigen ‘document’ bovenaan. ‘docx’-extensie wordt automatisch
toegevoegd

Documenten delen met nodige rechten
 Symbolen ‘delen’ -> naam of e-mail invullen -> potloodje aanpassen
o Can edit: kan aanpassen
o Can review: suggesties om aanpassing te doen
o Can view: kan niet aanpassen, enkel zien
o Can’t download: zien, maar niet downloaden
 Verschil ‘kunnen bekijken’ en ‘kan niet downloaden’: bij ‘kunnen
bekijken’ kan je ook downloaden, bij ‘kan niet downloaden’ kan je
enkel zien en niet downloaden

Real-time samenwerken aan documenten
 Tegelijk met meerdere aan 1 document kunnen werken. Dit is onmiddellijk
zichtbaar voor iedereen

Wijzigen en versies beheren
 3 puntjes -> naar beneden scrollen tot ‘version history’

, Digitaal samenwerken met Teams
Maak nieuw Team aan
 Teams -> druk op ‘lid worden of team maken’ -> team maken -> van
sjabloon -> basisteam -> deze sjabloon gebruiken -> privé of openbaar

Stel kanalen in
 3 puntjes -> kanaal toevoegen -> standaard (iedereen in team heeft
toegang), gedeeld (personen of teams binnen en buiten jouw organisatie
kunnen toegang hebben), privé (specifieke personen in team hebben
toegang)

Nieuwe mensen toevoegen
 3 puntjes -> lid toevoegen

Rollen toekennen
 Teamlid mede-eigenaar maken: 3 puntjes -> team beheren -> leden ->
leden en gasten -> lid aanpassen naar eigenaar
 Verschil eigenaar en lid: eigenaar heeft volledige controle
(teaminstellingen, leden en gasten toevoegen of verwijderen…), leden zijn
teamleden die toegang hebben tot teambronnen, deelnemen aan
gesprekken en deel uitmaken van team maar hebben minder
beheerrechten dan eigenaren

Documenten uploaden
 Nieuwe map maken: bestanden -> nieuw -> map
 Document uploaden: bestanden -> uploaden -> bestanden

Overleg inplannen
 Agenda -> nieuwe gebeurtenis -> agenda toevoegen (agenda, notulen en
op te volgen taken)
 Datum en tijdstip kiezen
 Teams-vergadering aanzetten als dit online gaat gebeuren

Test functies tijdens vergadering
 Chatfunctie: chat
 Poll: chat -> op plusje drukken -> polls
o staat polls er niet tussen -> meer apps downloaden -> polls zoeken
en toevoegen
 Icoon gebruiken: reageren
 Scherm delen: delen (je kan scherm delen, document delen, whiteboard
openen,…)

Integratie Outlook-Teams
 Agenda -> nieuwe gebeurtenis -> teams-vergadering aanduiden
 Deze afspraak komt dan ook in jouw Teams-agenda