Event productie
Module 1. Concept & Moods
Briefing, concept, design & moodboard
1. Vraag & nood
- Welke events zijn jullie al naar toe geweest die de moeite waard zijn
om mee te delen?
- Waarom blijft dit event of project je bij?
- Zijn er andere ervaringen/ experiences die voor jou heel speciaal
waren? (zomer, tijdens een reis, een optreden, …)
Waarom is een goed concept belangrijk?
- Het concept vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de
communicatie. Het zet de toon op je website, je sociale kanalen en
algemeen gevoel bij de stakeholders.
- Een goed concept raakt de juiste snaar bij je doelgroep. Het zorgt
voor onderscheidend vermogen en consistentie in je communicatie.
Voordeel goed concept
- Direct een goede indruk bij een potentiële klant.
- Het aanspreken van de juiste doelgroep
- Het doel van het concept wordt meteen duidelijk
- Duidelijke richtlijn voor iedere uiting
- Duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf naar kan/moet
handelen.
We krijgen zoveel prikkels dat we zelf een soort muur maken om die
prikkels te blokkeren. Daarom moeten wij als eventplanners door die muur
heen gaan.
Een gemiddelde consument krijgt per dag duizenden prikkels en bergen
informatie te verwerken. Bewust en onbewust blokkeren we al veel. Juist
daarom is het zaak om op te vallen en door de ingebouwde spam-filter
van de consument te komen. Een goed idee kan dat voor je doen.
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen?
Het onderscheid je van je concurrent. Je claimt een stuk van de markt
waarop de concurrentie van het begin af aan kansloos op is. Maar daarbij
heb je wel creativiteit nodig.
Bv MarioKart, Ballie Ballerson, …
Hoe vind je een creatief concept om te realiseren? Dit vereist een
combinatie van onderzoek, marktkennis, creativiteit en
strategisch denken.
, - Welke doelgroep wil ik bereiken?
Marktonderzoek, customer personas
- Inspiratie: online + straatbeeld + leven
Analyseer concurrentie en trends
- Speel in op emoties en behoeften
Identificeer pijnpunten, emotionele verbinding
- Haalbaarheid?
Jongeren 18+ zitten net in de levensfase waar ze openheid en
energie hebben om creatieve ideeën te ontdekken en om te
zetten. Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch
kunnen vertalen naar eventconcepten.
1 Breed leven & ontdekken
- Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken
waar je normaal niet komt: van een rommelmarkt tot een
kunstexpo, van een voetbalmatch tot een medita]eklas.
- Voor events: Een mix van contrasten kan een uniek concept
vormen. Bijvoorbeeld een “Silent disco in een bibliotheek” of een
“street food festival in een fabriekshal.”
2 Films, series & popcultuur
- Tip: Kijk verder dan entertainment. Noteer wat je raakt: sfeer,
kostuums, muziek, maatschappelijke thema’s.
- Voor events: Vertaal filmische elementen naar een beleving. Een
event in La La Land-stijl (jazz, neon, dans) of een dytopische vie a la
Hunger games (competitie, futuristische setting).
3 Artikels & actualiteit
- Tip: Lees kranten, blogs en niche magazines (mode, tech, muziek,
duurzaamheid). Let op trends en nieuwe woorden.
- Voor events: Maak een eventconcept dat inspeelt op actualiteit.
Denk aan een “Green Future Party” rond duurzaamheid, of een “Ai &
creativity night” geïnspireerd door technologie-artikels.
4 Reiservaringen (ook micro-reizen!)
- Tip: Reizen hoee niet ver te zijn. Een tripje naar een onbekend dorp,
natuurgebied of buurland kan al inspireren.
- Voor events: Haal typische elementen uit een plek: kleuren, eten,
muziek, rituelen. Een Siciliaanse markt-ervaring, een Marokkaanse
souk, of een Scandinavisch minimalis]sch designfeest.
5 Omgeving & dagelijkse observatie
- Tip: Kijk met een frisse blik naar je stad of campus. Wat valt op in
gebouwen, straatkunst, natuur, mensen?
, - Voor events: Gebruik je eigen omgeving als decor. Bijvoorbeeld
een skatepark omvormen tot een techno-club, of een brug als
catwalk voor een modeshow.
6 Muziek & subculturen
- Tip: Ontdek verschillende genres, praat met mensen uit andere
scenes (hiphop, punk, jazz, rave, …).
- Voor events: Mix s]jlen → een “Crossover nigh” waar metalbands
en hiphop-ar]esten elkaar afwisselen, of een “vinyl & techno mash-
up”.
7 Creatieve methodes
- Tip: Houd een inspira\eboekje of digitaal moodboard bij. Noteer of
screenshot ALLES wat je boeit (quotes, kleuren, foto’s, woorden).
- Voor events: Gebruik dit als startpunt voor een concept: cluster je
inspira]e in thema’s en zoek de rode draad.
8 Mensen & gesprekken
- Tip: luister echt naar verhalen van vrienden, familie of onbekenden.
Iedereen heeft ervaringen die vonken kunnen geven.
- Voor events: Bouw een concept rond verhalen. Bijvoorbeeld:
‘storytelling night’ met live muziek, poëzie en persoonlijke verhalen.
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1 Kies één trigger (films, reis, trend, gesprek)
2 Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel)
3 Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een
fabriek)
4 Werk het door in details (uitnodigingen visuals, dresscode, F&B)
5 Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park -> daarna groter
uitrollen)
Hoe vind ik een creatief concept?
-> voorbeeld – project ‘buitengewoon’ door studenten
2. Briefing
Naast het zelf op poten zetten van een bepaald concept, kan de briefing
van een klant alvast handig zijn je bepaalde richtlijnen te geven. Dit is het
geval als je werkt voor een bedrijf of privaat verhaal, zijnde bedrijven of
particulieren.
Daarom is het belangrijk een briefing zeer goed op te nemen en de juiste
vragen te stellen. Zo kan je op maat van de klant jouw concept en
voorstel opmaken.
Echter is het zeer moeilijk een briefing goed te lezen en ernaar te
handelen.
Tips:
- Doe geen aannames. Vraag het na!
, - Is iets vreemd/ gek, bespreek met jouw klant.
- Durf (door) te vragen
- Luister en wees geïnteresseerd in de klant en niet in jouw product of
dienst.
Wat moeten we te weten komen om een goed voorstel te kunnen maken?
M.a.w. welke punten moeten zeker in een briefing staan?
- Beschrijving
- Doelen en doelstellingen
- Publiek
- Boodschap en toon
- Activum en deliverables
- Belanghebbenden
- Budget
- Timings
- Proces
- Ervaringen vorige projecten
Business event zijn bijna altijd doorheen te week, zodat ze een dag verlof
kunnen nemen.
Naast een briefing die je kan krijgen in de conceptfase, willen we nog
even de focus leggen op de briefings die jij dient te geven aan
leveranciers, partners en staff.
Bij de aanvraag van offertes is het belangrijk een duidelijke, volledige
briefing te geven aan de potentiële leveranciers.
Je wilt snel schakelen, daarom het noodzakelijk is efficiënt te werken.
Hierbij helpen goed uitgeschreven briefings.
Vb.
- 3D renderaar, vb mailing (focus details, veel input, …)
Visueel zo sterk mogelijk proberen voortonen, wat je wil creëren
- Technische partner (focus hoeveelheid, …)
- Cateraar (focus ingesteldheid klant, …)
- Entertainment (focus sfeer, timings, …)
Schrijf zelf een mail uit naar een cateraar die je wilt briefen in functie van
het opgevragen van een offerte.
Doe dit per 3 of 4 personen, je krijgt hiervoor 8 minuten.
- Dranken: alcoholisch en non- alcoholisch -> welke?
- Welk eten? -> echt veel specifieker zeggen wat je wil hebben
- Timings? Welke dag, …?
- Walking dinner = ambulant
!! Je locatie moet altijd bereikbaar zijn met het openbaar vervoer !!
!! wanneer je een briefing krijgt, en je een pitch moet maken, probeer dan
hun taal en dna te gebruiken in je pitch !!
Module 1. Concept & Moods
Briefing, concept, design & moodboard
1. Vraag & nood
- Welke events zijn jullie al naar toe geweest die de moeite waard zijn
om mee te delen?
- Waarom blijft dit event of project je bij?
- Zijn er andere ervaringen/ experiences die voor jou heel speciaal
waren? (zomer, tijdens een reis, een optreden, …)
Waarom is een goed concept belangrijk?
- Het concept vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de
communicatie. Het zet de toon op je website, je sociale kanalen en
algemeen gevoel bij de stakeholders.
- Een goed concept raakt de juiste snaar bij je doelgroep. Het zorgt
voor onderscheidend vermogen en consistentie in je communicatie.
Voordeel goed concept
- Direct een goede indruk bij een potentiële klant.
- Het aanspreken van de juiste doelgroep
- Het doel van het concept wordt meteen duidelijk
- Duidelijke richtlijn voor iedere uiting
- Duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf naar kan/moet
handelen.
We krijgen zoveel prikkels dat we zelf een soort muur maken om die
prikkels te blokkeren. Daarom moeten wij als eventplanners door die muur
heen gaan.
Een gemiddelde consument krijgt per dag duizenden prikkels en bergen
informatie te verwerken. Bewust en onbewust blokkeren we al veel. Juist
daarom is het zaak om op te vallen en door de ingebouwde spam-filter
van de consument te komen. Een goed idee kan dat voor je doen.
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen?
Het onderscheid je van je concurrent. Je claimt een stuk van de markt
waarop de concurrentie van het begin af aan kansloos op is. Maar daarbij
heb je wel creativiteit nodig.
Bv MarioKart, Ballie Ballerson, …
Hoe vind je een creatief concept om te realiseren? Dit vereist een
combinatie van onderzoek, marktkennis, creativiteit en
strategisch denken.
, - Welke doelgroep wil ik bereiken?
Marktonderzoek, customer personas
- Inspiratie: online + straatbeeld + leven
Analyseer concurrentie en trends
- Speel in op emoties en behoeften
Identificeer pijnpunten, emotionele verbinding
- Haalbaarheid?
Jongeren 18+ zitten net in de levensfase waar ze openheid en
energie hebben om creatieve ideeën te ontdekken en om te
zetten. Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch
kunnen vertalen naar eventconcepten.
1 Breed leven & ontdekken
- Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken
waar je normaal niet komt: van een rommelmarkt tot een
kunstexpo, van een voetbalmatch tot een medita]eklas.
- Voor events: Een mix van contrasten kan een uniek concept
vormen. Bijvoorbeeld een “Silent disco in een bibliotheek” of een
“street food festival in een fabriekshal.”
2 Films, series & popcultuur
- Tip: Kijk verder dan entertainment. Noteer wat je raakt: sfeer,
kostuums, muziek, maatschappelijke thema’s.
- Voor events: Vertaal filmische elementen naar een beleving. Een
event in La La Land-stijl (jazz, neon, dans) of een dytopische vie a la
Hunger games (competitie, futuristische setting).
3 Artikels & actualiteit
- Tip: Lees kranten, blogs en niche magazines (mode, tech, muziek,
duurzaamheid). Let op trends en nieuwe woorden.
- Voor events: Maak een eventconcept dat inspeelt op actualiteit.
Denk aan een “Green Future Party” rond duurzaamheid, of een “Ai &
creativity night” geïnspireerd door technologie-artikels.
4 Reiservaringen (ook micro-reizen!)
- Tip: Reizen hoee niet ver te zijn. Een tripje naar een onbekend dorp,
natuurgebied of buurland kan al inspireren.
- Voor events: Haal typische elementen uit een plek: kleuren, eten,
muziek, rituelen. Een Siciliaanse markt-ervaring, een Marokkaanse
souk, of een Scandinavisch minimalis]sch designfeest.
5 Omgeving & dagelijkse observatie
- Tip: Kijk met een frisse blik naar je stad of campus. Wat valt op in
gebouwen, straatkunst, natuur, mensen?
, - Voor events: Gebruik je eigen omgeving als decor. Bijvoorbeeld
een skatepark omvormen tot een techno-club, of een brug als
catwalk voor een modeshow.
6 Muziek & subculturen
- Tip: Ontdek verschillende genres, praat met mensen uit andere
scenes (hiphop, punk, jazz, rave, …).
- Voor events: Mix s]jlen → een “Crossover nigh” waar metalbands
en hiphop-ar]esten elkaar afwisselen, of een “vinyl & techno mash-
up”.
7 Creatieve methodes
- Tip: Houd een inspira\eboekje of digitaal moodboard bij. Noteer of
screenshot ALLES wat je boeit (quotes, kleuren, foto’s, woorden).
- Voor events: Gebruik dit als startpunt voor een concept: cluster je
inspira]e in thema’s en zoek de rode draad.
8 Mensen & gesprekken
- Tip: luister echt naar verhalen van vrienden, familie of onbekenden.
Iedereen heeft ervaringen die vonken kunnen geven.
- Voor events: Bouw een concept rond verhalen. Bijvoorbeeld:
‘storytelling night’ met live muziek, poëzie en persoonlijke verhalen.
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1 Kies één trigger (films, reis, trend, gesprek)
2 Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel)
3 Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een
fabriek)
4 Werk het door in details (uitnodigingen visuals, dresscode, F&B)
5 Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park -> daarna groter
uitrollen)
Hoe vind ik een creatief concept?
-> voorbeeld – project ‘buitengewoon’ door studenten
2. Briefing
Naast het zelf op poten zetten van een bepaald concept, kan de briefing
van een klant alvast handig zijn je bepaalde richtlijnen te geven. Dit is het
geval als je werkt voor een bedrijf of privaat verhaal, zijnde bedrijven of
particulieren.
Daarom is het belangrijk een briefing zeer goed op te nemen en de juiste
vragen te stellen. Zo kan je op maat van de klant jouw concept en
voorstel opmaken.
Echter is het zeer moeilijk een briefing goed te lezen en ernaar te
handelen.
Tips:
- Doe geen aannames. Vraag het na!
, - Is iets vreemd/ gek, bespreek met jouw klant.
- Durf (door) te vragen
- Luister en wees geïnteresseerd in de klant en niet in jouw product of
dienst.
Wat moeten we te weten komen om een goed voorstel te kunnen maken?
M.a.w. welke punten moeten zeker in een briefing staan?
- Beschrijving
- Doelen en doelstellingen
- Publiek
- Boodschap en toon
- Activum en deliverables
- Belanghebbenden
- Budget
- Timings
- Proces
- Ervaringen vorige projecten
Business event zijn bijna altijd doorheen te week, zodat ze een dag verlof
kunnen nemen.
Naast een briefing die je kan krijgen in de conceptfase, willen we nog
even de focus leggen op de briefings die jij dient te geven aan
leveranciers, partners en staff.
Bij de aanvraag van offertes is het belangrijk een duidelijke, volledige
briefing te geven aan de potentiële leveranciers.
Je wilt snel schakelen, daarom het noodzakelijk is efficiënt te werken.
Hierbij helpen goed uitgeschreven briefings.
Vb.
- 3D renderaar, vb mailing (focus details, veel input, …)
Visueel zo sterk mogelijk proberen voortonen, wat je wil creëren
- Technische partner (focus hoeveelheid, …)
- Cateraar (focus ingesteldheid klant, …)
- Entertainment (focus sfeer, timings, …)
Schrijf zelf een mail uit naar een cateraar die je wilt briefen in functie van
het opgevragen van een offerte.
Doe dit per 3 of 4 personen, je krijgt hiervoor 8 minuten.
- Dranken: alcoholisch en non- alcoholisch -> welke?
- Welk eten? -> echt veel specifieker zeggen wat je wil hebben
- Timings? Welke dag, …?
- Walking dinner = ambulant
!! Je locatie moet altijd bereikbaar zijn met het openbaar vervoer !!
!! wanneer je een briefing krijgt, en je een pitch moet maken, probeer dan
hun taal en dna te gebruiken in je pitch !!
