Event productie
1 LES 1
1.1 VRAAG EN NOOD
Als event manager moet je:
• Het volledige plaatje begrijpen (klant, doelgroep, locatie, timing)
• Het concept vertalen naar uitvoering
• Controleren of alles haalbaar is (budget, veiligheid, planning)
• Problemen voorspellen en oplossingen klaar hebben
• Refereren naar het visuele beeld (foto’s, renders, plannen) om beslissingen te
onderbouwen
In de CLdN-case (ppt dia 5–7) zie je dat de event manager:
• leveranciers contacteert
• budget herwerkt
• site visits doet
• opbouw, event en afbouw coördineert
Begrippen:
• Site visit: vooraf de locatie bezoeken om alles te checken
• Pax: aantal personen (bv. 1500 pax = 1500 bezoekers)
Waarom is een goed concept belangrijk?
Het concept vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de communicatie. Het zet de toon
op je website, je sociale kanalen en algemeen gevoel bij de stakeholders.
Een goed concept raakt de juiste snaar bij je doelgroep. Het zorgt voor onderscheidend
vermogen en consistentie in je communicatie.
Omdat:
• het je merk vertegenwoordigt
• je opvalt tussen concurrenten
• klanten sneller “ja” zeggen
• het vertrouwen geeft aan partners en klanten
Volgens de ppt (dia 15–17):
• mensen krijgen duizenden prikkels per dag
• een sterk concept helpt om door die “filter” te raken
Het voordeel van een goed concept:
• Direct een goede indruk bij een potentiële klant.
• Het aanspreken van de juiste doelgroep. Het doel van het concept wordt meteen
duidelijk.
1
, • Duidelijke richtlijn voor iedere uiting. Duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf
naar kan/moet handelen.
Nadelen (als het slecht is):
• Verwarring
• Geen herkenbaarheid
• Slechte verkoop
• Event voelt “vlak” of chaotisch
Een gemiddelde consument krijgt per dag duizenden prikkels en bergen informatie te
verwerken. Bewust en onbewust blokkeren we al veel. Juist daarom is het zaak om op te vallen
en door de ingebouwde spam-filter van de consument te komen. Een goed idee kan dat voor je
doen.
Voorbeeld:
• Mercedes roadshow
• Concept: premium beleving
• Locatie: opvallend plein (Sint-Pietersplein)
• Inhoud: product lounge + activatie
• Bezoekers voelen het merk
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen?
Het onderscheidt je van je concurrent. Je claimt een stuk van de markt waarop de concurrentie
van het begin af aan kansloos op is. Maar daarbij heb je wel creativiteit nodig.
MarioKart Tokyo https://shorturl.at/cfWX8
Volkswagen – no showroom https://musebycl.io/sports/if-you-can-find-vw-hidden- somewhere-
sweden-its-yours
Ballie Ballerson https://www.ballieballerson.com/
Hoe vind ik een creatief concept om te realiseren? Dit vereist een combinatie van onderzoek,
marktkennis, creativiteit en strategisch denken.
• Welke doelgroep wil ik bereiken?
o Marktonderzoek, customer personas
• Inspiratie: online + straatbeeld + leven Analyseer concurrentie en trends
• Speel in op emoties en behoeften
o Identificeer pijnpunten, emotionele verbinding
• Haalbaarheid?
Jongeren 18+ zitten net in een levensfase waar ze openheid en energie hebben om creatieve
ideeën te ontdekken en om te zetten.
Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch kunnen vertalen naar eventconcepten:
1. Breed leven & ontdekken
• Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken waar je normaal niet
komt: van een rommelmarkt tot een kunstexpo, van een voetbalmatch tot een
meditatieklas.
• Voor events: Een mix van contrasten kan een uniek concept vormen. Bijvoorbeeld een
“Silent Disco in een bibliotheek” of een “Street food festival in een fabriekshal.”
2
, 2. Films, series & popcultuur
• Tip: Kijk verder dan entertainment. Noteer wat je raakt: sfeer, kostuums, muziek,
maatschappelijke thema’s.
• Voor events: Vertaal filmische elementen naar een beleving. Een event in La La Land-stijl
(jazz, neon, dans) of een dystopische vibe à la Hunger Games (competitie, futuristische
setting).
3. Artikels & actualiteit
• Tip: Lees kranten, blogs en niche magazines (mode, tech, muziek, duurzaamheid). Let op
trends en nieuwe woorden.
• Voor events: Maak een eventconcept dat inspeelt op actualiteit. Denk aan een “Green
Future Party” rond duurzaamheid, of een “AI & Creativity Night” geïnspireerd door
technologie-artikels.
4. Reiservaringen (ook microreizen)
• Tip: Reizen hoeft niet ver te zijn. Een tripje naar een onbekend dorp, natuurgebied of
buurland kan al inspireren.
• Voor events: Haal typische elementen uit een plek: kleuren, eten, muziek, rituelen. Een
Siciliaanse markt-ervaring, een Marokkaanse souk, of een Scandinavisch minimalistisch
designfeest.
5. Omgeving & dagelijkse observatie
• Tip: Kijk met een frisse blik naar je stad of campus. Wat valt op in gebouwen,
straatkunst, natuur, mensen?
• Voor events: Gebruik je eigen omgeving als decor. Bijvoorbeeld een skatepark
omvormen tot een techno-club, of een brug als catwalk voor een modeshow.
6. Muziek & subculturen
• Tip: Ontdek verschillende genres, praat met mensen uit andere scenes (hiphop, punk,
jazz, rave,
• …).
• Voor events: Mix stijlen → een “Crossover Night” waar metalbands en hiphop-artiesten
elkaar afwisselen, of een “Vinyl & Techno mash-up.”
7. Creatieve methodes
• Tip: Houd een inspiratieboekje of digitaal moodboard bij. Noteer of screenshot ALLES
wat je boeit (quotes, kleuren, foto’s, woorden).
• Voor events: Gebruik dit als startpunt voor een concept: cluster je inspiratie in thema’s
en zoek de rode draad.
8. Mensen & gesprekken
• Tip: Luister écht naar verhalen van vrienden, familie of onbekenden. Iedereen heeft
ervaringen die vonken kunnen geven.
• Voor events: Bouw een concept rond verhalen. Bijvoorbeeld: “Storytelling Night” met
live muziek, poëzie en persoonlijke verhalen.
1.1.1 omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1. Kies één trigger (film, reis, trend, gesprek).
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel).
3
, 3. Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een fabriek, rave in
een serre).
4. Werk het door in details: uitnodigingen, visuals, dresscode, F&B.
5. Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park) → daarna groter uitrollen.
Voorbeeld: project “buitengewoon” door studenten (zie ppt)
1.1.2 Artikels& actualiteit – Waarom een meerwaarde?
Omdat:
• trends snel veranderen
• klanten verwachten actuele, relevante events
• je creatiever en geloofwaardiger overkomt
Voorbeeld
• Artikel over duurzaamheid → Green Future Event
• Artikel over AI → AI & Creativity Night
Dit toont dat je als event manager:
• mee bent met de wereld
• strategisch kan inspelen op trends
Begrippen
• Actualiteit: wat nu leeft in de maatschappij
• Trend: ontwikkeling die populair wordt
1.2 BRIEFING
Een briefing is een document of uitleg waarin de klant zegt:
“Dit is wat we willen, dit is waarom, dit is hoe.”
Naast het zelf op poten zetten van een bepaald concept, kan de briefing van een klant alvast
handig zijn je bepaalde richtlijnen te geven. Dit is het geval als je werkt voor een bedrijf of
privaat verhaal, zijnde bedrijven of particulieren.
Daarom is het belangrijk een briefing zeer goed op te nemen en de juiste vragen te stellen. Zo
kan je op maat van de klant jouw concept en voorstel opmaken.
Echter is het zeer moeilijk een briefing goed te lezen en ernaar te handelen.
Tips:
• Doe geen aannames. Vraag het na!
• Is iets vreemd/gek, bespreek met jouw klant.
• Durf (door) te vragen
• Luister en wees geïnteresseerd in de klant en niet in jouw product of dienst.
Wat moeten we te weten komen om een goed voorstel te kunnen maken? M.a.w, welke punten
moeten zeker in een briefing staan? (examen)
• Beschrijving van het event
• Doelen en doelstellingen Publiek
4
1 LES 1
1.1 VRAAG EN NOOD
Als event manager moet je:
• Het volledige plaatje begrijpen (klant, doelgroep, locatie, timing)
• Het concept vertalen naar uitvoering
• Controleren of alles haalbaar is (budget, veiligheid, planning)
• Problemen voorspellen en oplossingen klaar hebben
• Refereren naar het visuele beeld (foto’s, renders, plannen) om beslissingen te
onderbouwen
In de CLdN-case (ppt dia 5–7) zie je dat de event manager:
• leveranciers contacteert
• budget herwerkt
• site visits doet
• opbouw, event en afbouw coördineert
Begrippen:
• Site visit: vooraf de locatie bezoeken om alles te checken
• Pax: aantal personen (bv. 1500 pax = 1500 bezoekers)
Waarom is een goed concept belangrijk?
Het concept vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de communicatie. Het zet de toon
op je website, je sociale kanalen en algemeen gevoel bij de stakeholders.
Een goed concept raakt de juiste snaar bij je doelgroep. Het zorgt voor onderscheidend
vermogen en consistentie in je communicatie.
Omdat:
• het je merk vertegenwoordigt
• je opvalt tussen concurrenten
• klanten sneller “ja” zeggen
• het vertrouwen geeft aan partners en klanten
Volgens de ppt (dia 15–17):
• mensen krijgen duizenden prikkels per dag
• een sterk concept helpt om door die “filter” te raken
Het voordeel van een goed concept:
• Direct een goede indruk bij een potentiële klant.
• Het aanspreken van de juiste doelgroep. Het doel van het concept wordt meteen
duidelijk.
1
, • Duidelijke richtlijn voor iedere uiting. Duidelijke richtlijn waar iedereen binnen het bedrijf
naar kan/moet handelen.
Nadelen (als het slecht is):
• Verwarring
• Geen herkenbaarheid
• Slechte verkoop
• Event voelt “vlak” of chaotisch
Een gemiddelde consument krijgt per dag duizenden prikkels en bergen informatie te
verwerken. Bewust en onbewust blokkeren we al veel. Juist daarom is het zaak om op te vallen
en door de ingebouwde spam-filter van de consument te komen. Een goed idee kan dat voor je
doen.
Voorbeeld:
• Mercedes roadshow
• Concept: premium beleving
• Locatie: opvallend plein (Sint-Pietersplein)
• Inhoud: product lounge + activatie
• Bezoekers voelen het merk
Waarom zou je voor concepting moeten kiezen?
Het onderscheidt je van je concurrent. Je claimt een stuk van de markt waarop de concurrentie
van het begin af aan kansloos op is. Maar daarbij heb je wel creativiteit nodig.
MarioKart Tokyo https://shorturl.at/cfWX8
Volkswagen – no showroom https://musebycl.io/sports/if-you-can-find-vw-hidden- somewhere-
sweden-its-yours
Ballie Ballerson https://www.ballieballerson.com/
Hoe vind ik een creatief concept om te realiseren? Dit vereist een combinatie van onderzoek,
marktkennis, creativiteit en strategisch denken.
• Welke doelgroep wil ik bereiken?
o Marktonderzoek, customer personas
• Inspiratie: online + straatbeeld + leven Analyseer concurrentie en trends
• Speel in op emoties en behoeften
o Identificeer pijnpunten, emotionele verbinding
• Haalbaarheid?
Jongeren 18+ zitten net in een levensfase waar ze openheid en energie hebben om creatieve
ideeën te ontdekken en om te zetten.
Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch kunnen vertalen naar eventconcepten:
1. Breed leven & ontdekken
• Tip: Doe zoveel mogelijk nieuwe ervaringen op. Ga naar plekken waar je normaal niet
komt: van een rommelmarkt tot een kunstexpo, van een voetbalmatch tot een
meditatieklas.
• Voor events: Een mix van contrasten kan een uniek concept vormen. Bijvoorbeeld een
“Silent Disco in een bibliotheek” of een “Street food festival in een fabriekshal.”
2
, 2. Films, series & popcultuur
• Tip: Kijk verder dan entertainment. Noteer wat je raakt: sfeer, kostuums, muziek,
maatschappelijke thema’s.
• Voor events: Vertaal filmische elementen naar een beleving. Een event in La La Land-stijl
(jazz, neon, dans) of een dystopische vibe à la Hunger Games (competitie, futuristische
setting).
3. Artikels & actualiteit
• Tip: Lees kranten, blogs en niche magazines (mode, tech, muziek, duurzaamheid). Let op
trends en nieuwe woorden.
• Voor events: Maak een eventconcept dat inspeelt op actualiteit. Denk aan een “Green
Future Party” rond duurzaamheid, of een “AI & Creativity Night” geïnspireerd door
technologie-artikels.
4. Reiservaringen (ook microreizen)
• Tip: Reizen hoeft niet ver te zijn. Een tripje naar een onbekend dorp, natuurgebied of
buurland kan al inspireren.
• Voor events: Haal typische elementen uit een plek: kleuren, eten, muziek, rituelen. Een
Siciliaanse markt-ervaring, een Marokkaanse souk, of een Scandinavisch minimalistisch
designfeest.
5. Omgeving & dagelijkse observatie
• Tip: Kijk met een frisse blik naar je stad of campus. Wat valt op in gebouwen,
straatkunst, natuur, mensen?
• Voor events: Gebruik je eigen omgeving als decor. Bijvoorbeeld een skatepark
omvormen tot een techno-club, of een brug als catwalk voor een modeshow.
6. Muziek & subculturen
• Tip: Ontdek verschillende genres, praat met mensen uit andere scenes (hiphop, punk,
jazz, rave,
• …).
• Voor events: Mix stijlen → een “Crossover Night” waar metalbands en hiphop-artiesten
elkaar afwisselen, of een “Vinyl & Techno mash-up.”
7. Creatieve methodes
• Tip: Houd een inspiratieboekje of digitaal moodboard bij. Noteer of screenshot ALLES
wat je boeit (quotes, kleuren, foto’s, woorden).
• Voor events: Gebruik dit als startpunt voor een concept: cluster je inspiratie in thema’s
en zoek de rode draad.
8. Mensen & gesprekken
• Tip: Luister écht naar verhalen van vrienden, familie of onbekenden. Iedereen heeft
ervaringen die vonken kunnen geven.
• Voor events: Bouw een concept rond verhalen. Bijvoorbeeld: “Storytelling Night” met
live muziek, poëzie en persoonlijke verhalen.
1.1.1 omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1. Kies één trigger (film, reis, trend, gesprek).
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel).
3
, 3. Zoek een passende locatie (contrasten werken sterk: fancy diner in een fabriek, rave in
een serre).
4. Werk het door in details: uitnodigingen, visuals, dresscode, F&B.
5. Test klein (een huiskamer-try-out, pop-up in een park) → daarna groter uitrollen.
Voorbeeld: project “buitengewoon” door studenten (zie ppt)
1.1.2 Artikels& actualiteit – Waarom een meerwaarde?
Omdat:
• trends snel veranderen
• klanten verwachten actuele, relevante events
• je creatiever en geloofwaardiger overkomt
Voorbeeld
• Artikel over duurzaamheid → Green Future Event
• Artikel over AI → AI & Creativity Night
Dit toont dat je als event manager:
• mee bent met de wereld
• strategisch kan inspelen op trends
Begrippen
• Actualiteit: wat nu leeft in de maatschappij
• Trend: ontwikkeling die populair wordt
1.2 BRIEFING
Een briefing is een document of uitleg waarin de klant zegt:
“Dit is wat we willen, dit is waarom, dit is hoe.”
Naast het zelf op poten zetten van een bepaald concept, kan de briefing van een klant alvast
handig zijn je bepaalde richtlijnen te geven. Dit is het geval als je werkt voor een bedrijf of
privaat verhaal, zijnde bedrijven of particulieren.
Daarom is het belangrijk een briefing zeer goed op te nemen en de juiste vragen te stellen. Zo
kan je op maat van de klant jouw concept en voorstel opmaken.
Echter is het zeer moeilijk een briefing goed te lezen en ernaar te handelen.
Tips:
• Doe geen aannames. Vraag het na!
• Is iets vreemd/gek, bespreek met jouw klant.
• Durf (door) te vragen
• Luister en wees geïnteresseerd in de klant en niet in jouw product of dienst.
Wat moeten we te weten komen om een goed voorstel te kunnen maken? M.a.w, welke punten
moeten zeker in een briefing staan? (examen)
• Beschrijving van het event
• Doelen en doelstellingen Publiek
4
