Samenvatting Bedrijfsprocessen

Inleiding

Volgorde lessen

• Inleiding

Erp- markt: bestaat voornamelijk uit
- Navision Microsoft en
- SAP (Erp- pakket) -> grote bedrijven

Belang
- In bedrijven gebeurt alles via processen.
- Daarin zitten alle activiteiten die waarde toevoegen aan het bedrijf.
• Waarde = activiteit waarvoor de klant wil betalen
- Ook de controles en wettelijke verplichtingen.
- Daarnaast ook de bedrijfsregels en de interne afspraken.
- En daarboven ook nog afval: “waste”, “muda”
• Geen waarde toevoegende activiteiten = opportuniteiten tot
verbetering

Soorten bedrijfsprocessen
- Algemeen: verkoop, aankoop, marketing, financiering, controle,
boekhoudkundig, HR
- Specifiek voor goederen: voorraadbeheer, productie, distributie, transport,
dienstverlening
- Specifiek voor diensten: dienstverlening, bv. consulting, accounting, ICT,
recrutering, loonberekening
- Andere: Onderzoek & Ontwikkeling versus Operaties.

Proces
= een samengaan van 3 sub processen:
- Fysiek proces
• Bv lossen, stockeren, afgifte aan productie
- Documentatieproces
• Cmr, paklijst
• Zorgt het wel voor waarde voor klant?
- Financieel proces
• Budget bepalen, zorg voor goedkeuring voor de
aankoop
 Loopt door elkaar
• Uitwisseling tussen 2 partijen => transacties doorheen
• Transacties gewijs = uitwisseling tussen 2 bedrijven
• Variatie mogelijk op basis van behoeftes, toestanden, …

,Continue verbetering
Processen aanpassen n.a.v.:
- Markt
- Technologieën en technieken (boekbinder) bv hybrid wagen
- “Compliance”: wettelijk, SHE, business
- Integratie of desintegratie bedrijf
• Bv Fusioneren bij bedrijven dan optimaal samenwerking zien
• MRP pakketten worden dan bekijken

 En na die noodzakelijke aanpassing, is het weer efficiënter maken
= Continuous Improvement
• Is proces op zich: continue verbetering
• Meest belangrijke proces in een bedrijf
▪ Geïnstitutionaliseerd: Bv ISO 9901,HACCP(verplicht overheid)
▪ Kwaliteitskringen: benchmarken, overleg, best practices, …

• ERP (Enterprise Resources Planning)
= spreekt men van wnr de hoofdprocessen erin zitten
Is uitbereiding van mrp naar alle interne resources van je hoofdproces
Uitbereiding van intern ook nog naar extern -> bv EDI
Op basis van ERP data analyseren en opportuniteiten in zoeken

- Veranderde de bedrijfswereld
• Proces: van op papier naar elektronisch
• Mensen: van onmisbaar naar minder belangrijk voor bedrijf
- Logische volgorde
• ERP = procesverbetering;
• Door automatisatie;
• Nadat werk en processen zijn gestandaardiseerd (dit dus eerst)
➔ Ontwikkeling verder : ERP met intelligence = staat niet stil

• Master data en transactie data (zijn dezelfde data)
= data die je krijgt uit ERP-pakket

- Het grote voordeel van ERP: al de afdelingen werken samen in
eenzelfde database = master data
• Voordelen:
▪ Eenheid van data
▪ Eenheid van transacties

- Transactie data = master data die je bundelt in een order en dus
transactie date geworden
• Als master data verandert dan past transactie data niet, zorgt voor
duidelijke transacties
▪ Bcs wilt duidelijkheid bv wat klant heeft besteld en hvl
▪ De timing en hoeveelheid is vastgelegd

, - Belangrijke master data:
• Artikels
• Leveranciers
• Klanten
• Contracten
• Magazijnen / Vestigingen
• =>massa’s want quasi heel de Navision database is ermee gevuld

- Belangrijke transactiedata:
• Verkooporders
• Aankooporders
• Productieorders
• => Niet zoveel als master data, maar voor elke transactie hebben
we transactiedata.



Segregation of Duties (SOD) = segregatie van verantwoordelijkheden
- Niet 1persoon alleen of 2 personen kunnen een bepaald proces sturen,
maar minimaal 3 personen nodig een transactie te voltooien.
= 3-way match
>> bv factuurcontrole laten uitvoeren door 3 fysieke personen.
• Pers 1 doet bestelling
• Pers 2 ontvangt bestelling
• Pers 3 betaald factuur
▪ In de VS ondertussen wettelijk verplicht voor alle
beursgenoteerde bedrijven na bankroet ENRON om fraude te
voorkomen. Ook in EU in opmars.
▪ ERP programma’s zorgen ervoor dat scheiding van
verantwoordelijkheden makkelijk toepasbaar en te verifiëren
zijn.

, Hoofdstuk 6 Aankoopproces
Wat is een aankoopproces ?
= Het aankoopproces omvat alle activiteiten die gericht zijn op het aanschaffen
van de nodige goederen en diensten
- in de juiste kwaliteit, kwantiteit, tijdstip/ plaats, met juiste prijs, papieren

Hoe ziet proces eruit?
Selectieproces
- Behoefte
• Behoefte tijdig formuleren = niet zo evident in bedrijven
▪ = op dat moment dat product nodig, dan behoefte aan
▪ Weten tegen wanneer je klaar moet zijn
• Behoefte formuleren binnen budget
▪ Budgetopstellen
▪ Aankoop vaak over 60% kosten bedrijf dus belangrijk
▪ (Bij project omgeving in plaats operationele : milder, kunt
uitstellen bcs project)
- Keuze leverancier/ selectie
• RFI Request For Information: Kan leverancier je behoefte leveren? (-
> selectie gemaakt van ongeveer 5 potentiele leveranciers)
• 2 mogelijkheden:
• Implementatievoorstel
▪ RFP: request for proposal
- Aanvraag voorwaarden diensten/goed en prijs
- Eerst specificatie behoefte dan pas leverancier
▪ Gevaar: je geeft gevoelige info vrij! -> beschermen door een
NDA of CA af te sluiten
- Beide partijen beschermd -> optimale samenwerking
• Catalogus proces
▪ RFQ: request for quotation (= een offerte!)
- Prijs vragen van aanbod leverancier
- Eerst leverancier en dan specificatie

Bv Een offerte is vooral een prijsgegeven. Voor de complexe aankopen (bv.
gebouw, ERP-pakket, ...) maken we gebruik van Request for Proposal.

 Indien beide partijen tevreden: vastleggen in contract en sla

Transactieproces
- Bestelling
• Creëert op basis van master data
• Goedkeuring bestelling (crisis in bedrijf? Altijd goedkeuren)
- Ontvangst
• Goederen
▪ (mogelijkheid: Consignatie -> vmi)
• Diensten
• Controle => ZWZ EXAMEN
▪ Time and material (vertrouwen) -> voor ontvangst
▪ Fixed price (weinig vertrtouwen) -> na verbruik
▪ Doel: vertrouwen belangrijk hierin dan time&material