Samenvatting
meetingmanagement
1. Meetings
Terminologie
Meeting Een samenkomst van mensen met voornamelijk business-gerelateerde
doelstellingen, soms ook om sociale of religieuze redenen.
Incentive Aangename, ontspannende meeting met als doel bedanken, belonen en
stimuleren.
Congres Een samenkomst op regelmatige basis van een grote groep mensen rond
een welbepaald thema, ter bespreking van een bepaald onderwerp.
Beurs Brengt op een bepaalde plaats gedurende een bepaalde tijd diverse
aanbieders van een product of dienst samen.
Seminarie Lezing(en) van specialisten in een bepaalde materie, soms gepaard gaande
met onderling overleg, dialoog tussen de aanwezigen.
Conferentie Samenkomst waar overleg centraal staat.
Academische zitting Presentaties, lezingen ex cathedra door gerenommeerde sprekers.
Symposium Samenkomst van experts in een bepaald domein met als doel
aanbevelingen formuleren.
Panel Bespreking onderwerp door 2 of meer personen gecoördineerd door een
moderator.
Forum Open gesprek tussen moderator, panel en publiek.
Workshop Intensieve discussie, debat in beperkte groep
Trainingssessie dmv. Praktijkoefeningen
Break-out-sessie Deelnemers worden opgesplitst in kleinere groepen voor presentatie,
workshop, panelgesprek over meer specifieke thema’s.
Lezing Informatieve, belerende of instructieve presentatie, zonder Q&A of
overleg.
Associaties binnen de MICE-sector
MPI Meeting Planners International
SITE Society of Incentive Travel Excellence
Febelux.coAssociation for the live Communication Industry
m Belgisch Luxemburgse associatie van hallenuitbaters, beursorganisatoren en
beurzentoeleveranciers.
BAPCO Belgian Association of Professional Conference Organizers
UFI Union des Foires Internationales
BESA Belgian Event Supplier Association
IFES Europese Associatie van beurzentoeleveranciers
ACC Association of Communication Companies (= eventbureaus)
BECAS Belgian Event Caterer Association
UTP Union Professionnelle des Traiteurs
1
, Checklist
Terminologie
Scientific Programme Het thematische, inhoudelijke, wetenschappelijk gedeelte van de
meeting.
Partner Programme Activiteiten die georganiseerd worden voor de partners van de
deelnemers aan een conferentie.
Social Programme Een activiteit in een ontspannen sfeer als randanimatie na een
drukke agenda.
Table Top Display Sponsor/ exposant ontvangt een tafel die hij vrij kan aankleden.
Modulaire standaardstand Sponsor/ exposant ontvangt zijwanden en een achterwand die hij
kan gebruiken.
Zaalopstelling
zie pagina 22
Offertes schrijven
1. Briefing
Wie/ wanneer uiteindelijke beslissing?
Binnen welke termijn wordt offerte verwacht?
Al gelijkaardige meetings georganiseerd? Welk eventbureau?
2. Interpretatie van de briefing
3. Uitschrijven van de offerte
Layout
Blijf binnen budget
Inhoud:
o Samenvatting briefing
o Concept
o Locatie
o Animatie
o Catering
o Techniek
o Communicatie
o Staffing
o USP’s
o Budget
o Contactpersoon
Hoe het niet moet:
Negeer de vragen van de klant
Stuur een standaardofferte
Stel jezelf goed voor
Som vooral héél veel kenmerken op
Volg offertes zeker niet op
2
meetingmanagement
1. Meetings
Terminologie
Meeting Een samenkomst van mensen met voornamelijk business-gerelateerde
doelstellingen, soms ook om sociale of religieuze redenen.
Incentive Aangename, ontspannende meeting met als doel bedanken, belonen en
stimuleren.
Congres Een samenkomst op regelmatige basis van een grote groep mensen rond
een welbepaald thema, ter bespreking van een bepaald onderwerp.
Beurs Brengt op een bepaalde plaats gedurende een bepaalde tijd diverse
aanbieders van een product of dienst samen.
Seminarie Lezing(en) van specialisten in een bepaalde materie, soms gepaard gaande
met onderling overleg, dialoog tussen de aanwezigen.
Conferentie Samenkomst waar overleg centraal staat.
Academische zitting Presentaties, lezingen ex cathedra door gerenommeerde sprekers.
Symposium Samenkomst van experts in een bepaald domein met als doel
aanbevelingen formuleren.
Panel Bespreking onderwerp door 2 of meer personen gecoördineerd door een
moderator.
Forum Open gesprek tussen moderator, panel en publiek.
Workshop Intensieve discussie, debat in beperkte groep
Trainingssessie dmv. Praktijkoefeningen
Break-out-sessie Deelnemers worden opgesplitst in kleinere groepen voor presentatie,
workshop, panelgesprek over meer specifieke thema’s.
Lezing Informatieve, belerende of instructieve presentatie, zonder Q&A of
overleg.
Associaties binnen de MICE-sector
MPI Meeting Planners International
SITE Society of Incentive Travel Excellence
Febelux.coAssociation for the live Communication Industry
m Belgisch Luxemburgse associatie van hallenuitbaters, beursorganisatoren en
beurzentoeleveranciers.
BAPCO Belgian Association of Professional Conference Organizers
UFI Union des Foires Internationales
BESA Belgian Event Supplier Association
IFES Europese Associatie van beurzentoeleveranciers
ACC Association of Communication Companies (= eventbureaus)
BECAS Belgian Event Caterer Association
UTP Union Professionnelle des Traiteurs
1
, Checklist
Terminologie
Scientific Programme Het thematische, inhoudelijke, wetenschappelijk gedeelte van de
meeting.
Partner Programme Activiteiten die georganiseerd worden voor de partners van de
deelnemers aan een conferentie.
Social Programme Een activiteit in een ontspannen sfeer als randanimatie na een
drukke agenda.
Table Top Display Sponsor/ exposant ontvangt een tafel die hij vrij kan aankleden.
Modulaire standaardstand Sponsor/ exposant ontvangt zijwanden en een achterwand die hij
kan gebruiken.
Zaalopstelling
zie pagina 22
Offertes schrijven
1. Briefing
Wie/ wanneer uiteindelijke beslissing?
Binnen welke termijn wordt offerte verwacht?
Al gelijkaardige meetings georganiseerd? Welk eventbureau?
2. Interpretatie van de briefing
3. Uitschrijven van de offerte
Layout
Blijf binnen budget
Inhoud:
o Samenvatting briefing
o Concept
o Locatie
o Animatie
o Catering
o Techniek
o Communicatie
o Staffing
o USP’s
o Budget
o Contactpersoon
Hoe het niet moet:
Negeer de vragen van de klant
Stuur een standaardofferte
Stel jezelf goed voor
Som vooral héél veel kenmerken op
Volg offertes zeker niet op
2
