Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
I: Basic eventplanning
1) Wat is ‘een event’
Een event= Een speciale, tijds- en ruimtegebonden activiteit die opzettelijk georganisseerd is door een
initiatiefnemer (individu, organisatie of groep). Het is gericht op een specifieke doelgroep en is om een
doel te bereiken met behulp van een bepaald format.
Wanneer het speciale of specifieke wordt weggelaten is elke activiteit een event met een routine of
een invulling in een bedrijfsomgeving.
Beleving in de belangstelling.
1.1) De event support matrix
Projectmanagement/ planning
BEFORE DURING AFTER
Concept
HR/ Personeel
Technisch/Logistiek
/technologisch
F&B / Catering
Communicatie
Financieel
VVV(Veiligheid,
vergunning,
verzekering) / PLISS
1.2) Idea-model
Initiatiefase: Doelstellingen worden Planning en creatieve fase: Ontwerp
geannalyseerd, gedefineerd en een en aanpassing v/h product en stappen
methodologie wordt vastgesteld worden via een tijdlijn opgesteld.
Productiefase: Product wordt Beoordelings- en controlefase: Het
geproduceerd/ uitgevoerd. product wordt gecontroleerd en
1
beoordeeld. Beëindigen van het project.
Sarah Verelst (2020-2021)
,Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
Investigate : 1 jaar – 6maand vooraf
Design : 6 - 2maand vooraf
Execute: 2maand – de nazorg v/h event
Assess: na het event
II : investigate (idee)
1) WBS (Work breakdown structure)
WBS Concept Financieel Communicatie HR Logistiek VVV F&B
Stap 1
Stap 2
Stap …
Planning <6maand <2maand <1maand <2weken <1 week <1 dag D-day 1 dag >
Concept
Financieel
Communicatie
HR/personeel
Logistiek
VVV/PLISS
F&B
Eventflow= Samenvatting v/h programma
Nadenken over de planning zorgt ervoor dat je plan B kunt vermijden.
2) Concept
2.1) Het event zelf
Events onderverdelen in:
-Doelen en doelstellingen;
-Doelgroepen ;
-Grootte ;
2
Sarah Verelst (2020-2021)
,Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
-Oorsprong en thema;
-Format.
2.1.1) Doelen en doelstellingen Entertainment:
Event als product Tweede doel -De bron van inkomsten
Delen van kennis en informatie
Primaire doelen Netwerken
Stimulansen: stimuleren + motiveren,
intern + extern:
Event als marketingtool Tweede doel
(MICE-events) -Verkopen
-Teambuilding
-Belonen
Event als product : -..
Prijs te hoog = gezien als duur
Prijs te laag = gezien als niet serieus en zorgt
voor no-show effect
Om ervoor te zorgen dat de prijs oké is moet je het event evalueren.
Benchmarken: vergelijken met andere vergelijkbare evenementen.
Event als marketingtool:
Voordelen (+) Nadelen (-)
Impact: grote impact met langetermijneffect Kosten: vrij duur voor de organisator
Media-aandacht: spontane aandacht Bereik: beperkt bereik, een kleine doelgroep is
aanwezig op deze events.
ROI= Return of Investment: geeft het rendement op de investering aan.
U-SMART: om je ROI en doelstellingen in de hand te houden.
-unieuk: Unieke ervaring bezorgen
-specifiek: W-vragen beantwoorden
-meetbaar: Hoeveel van X?
-acceptabel, bereikbaar, haalbaar: Kan ik het doel waarmaken?
-realistisch, relevant: Is het doel realistisch, ben ik bereid om ervoor te werken?
3
Sarah Verelst (2020-2021)
, Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
-tijdgebonden, tastbaar: Moet binnen een bepaalde tijd gerealiseerd
worden. Is het te ervaren met m’n zintuigen? Homo-of heterogeen:
-Leveranciers
2.1.2) Doelgroepen Privé
-Klanten
B2B Secundaire markten -Medewerkers
Publiek -..
Primaire doelgroepen
Homo-of heterogeen:
Privé -Voetbalfans
B2C Secundaire markten
-65+’ers
Publiek -Single vrouwen
-..
2.1.3) Grootte
Waarom is dit belangrijk te weten ?:
Inschatting van hoeveel mensen er kunnen komen
Bestellingen optimaliseren
Veiligheidsmaatregelen moeten getroffen worden
Optimaal evacuatieplan
Hoe meer mensen = hoe meer en uitgebreider de maartregelen.
Kleine events = <500 man
Medium events= 501-5000 man
Grote events= 5001-10 000 man
Mega-events= vanaf 10 000 man
2.1.4) Type
Cultuur event
Muziek- en live-event
Vrijetijds events / leisure events
Sportevents
MICE= meetings, incentives, conferences en exhibitions (bedrijfsevents)
4
Sarah Verelst (2020-2021)
I: Basic eventplanning
1) Wat is ‘een event’
Een event= Een speciale, tijds- en ruimtegebonden activiteit die opzettelijk georganisseerd is door een
initiatiefnemer (individu, organisatie of groep). Het is gericht op een specifieke doelgroep en is om een
doel te bereiken met behulp van een bepaald format.
Wanneer het speciale of specifieke wordt weggelaten is elke activiteit een event met een routine of
een invulling in een bedrijfsomgeving.
Beleving in de belangstelling.
1.1) De event support matrix
Projectmanagement/ planning
BEFORE DURING AFTER
Concept
HR/ Personeel
Technisch/Logistiek
/technologisch
F&B / Catering
Communicatie
Financieel
VVV(Veiligheid,
vergunning,
verzekering) / PLISS
1.2) Idea-model
Initiatiefase: Doelstellingen worden Planning en creatieve fase: Ontwerp
geannalyseerd, gedefineerd en een en aanpassing v/h product en stappen
methodologie wordt vastgesteld worden via een tijdlijn opgesteld.
Productiefase: Product wordt Beoordelings- en controlefase: Het
geproduceerd/ uitgevoerd. product wordt gecontroleerd en
1
beoordeeld. Beëindigen van het project.
Sarah Verelst (2020-2021)
,Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
Investigate : 1 jaar – 6maand vooraf
Design : 6 - 2maand vooraf
Execute: 2maand – de nazorg v/h event
Assess: na het event
II : investigate (idee)
1) WBS (Work breakdown structure)
WBS Concept Financieel Communicatie HR Logistiek VVV F&B
Stap 1
Stap 2
Stap …
Planning <6maand <2maand <1maand <2weken <1 week <1 dag D-day 1 dag >
Concept
Financieel
Communicatie
HR/personeel
Logistiek
VVV/PLISS
F&B
Eventflow= Samenvatting v/h programma
Nadenken over de planning zorgt ervoor dat je plan B kunt vermijden.
2) Concept
2.1) Het event zelf
Events onderverdelen in:
-Doelen en doelstellingen;
-Doelgroepen ;
-Grootte ;
2
Sarah Verelst (2020-2021)
,Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
-Oorsprong en thema;
-Format.
2.1.1) Doelen en doelstellingen Entertainment:
Event als product Tweede doel -De bron van inkomsten
Delen van kennis en informatie
Primaire doelen Netwerken
Stimulansen: stimuleren + motiveren,
intern + extern:
Event als marketingtool Tweede doel
(MICE-events) -Verkopen
-Teambuilding
-Belonen
Event als product : -..
Prijs te hoog = gezien als duur
Prijs te laag = gezien als niet serieus en zorgt
voor no-show effect
Om ervoor te zorgen dat de prijs oké is moet je het event evalueren.
Benchmarken: vergelijken met andere vergelijkbare evenementen.
Event als marketingtool:
Voordelen (+) Nadelen (-)
Impact: grote impact met langetermijneffect Kosten: vrij duur voor de organisator
Media-aandacht: spontane aandacht Bereik: beperkt bereik, een kleine doelgroep is
aanwezig op deze events.
ROI= Return of Investment: geeft het rendement op de investering aan.
U-SMART: om je ROI en doelstellingen in de hand te houden.
-unieuk: Unieke ervaring bezorgen
-specifiek: W-vragen beantwoorden
-meetbaar: Hoeveel van X?
-acceptabel, bereikbaar, haalbaar: Kan ik het doel waarmaken?
-realistisch, relevant: Is het doel realistisch, ben ik bereid om ervoor te werken?
3
Sarah Verelst (2020-2021)
, Samenvatting eventplanning VIVES KORTRIJK
-tijdgebonden, tastbaar: Moet binnen een bepaalde tijd gerealiseerd
worden. Is het te ervaren met m’n zintuigen? Homo-of heterogeen:
-Leveranciers
2.1.2) Doelgroepen Privé
-Klanten
B2B Secundaire markten -Medewerkers
Publiek -..
Primaire doelgroepen
Homo-of heterogeen:
Privé -Voetbalfans
B2C Secundaire markten
-65+’ers
Publiek -Single vrouwen
-..
2.1.3) Grootte
Waarom is dit belangrijk te weten ?:
Inschatting van hoeveel mensen er kunnen komen
Bestellingen optimaliseren
Veiligheidsmaatregelen moeten getroffen worden
Optimaal evacuatieplan
Hoe meer mensen = hoe meer en uitgebreider de maartregelen.
Kleine events = <500 man
Medium events= 501-5000 man
Grote events= 5001-10 000 man
Mega-events= vanaf 10 000 man
2.1.4) Type
Cultuur event
Muziek- en live-event
Vrijetijds events / leisure events
Sportevents
MICE= meetings, incentives, conferences en exhibitions (bedrijfsevents)
4
Sarah Verelst (2020-2021)
