Samenvatting Procesmanagement in de praktijk - Procesmanagement

Hoofdstuk 1 Procesmanagement
Proces = een verzameling van activiteiten die gezamenlijk input
omzetten in output om een bepaald doel te realiseren.

Basis sorteren processen
1. Primaire proces (hoofddoel)
2. Secundair proces (nodig voor primaire proces)
3. Besturingsproces (nodig om de bovenstaande processen aan te
sturen)

Detailniveau processen
1. Hoofdproces (gezamenlijk het primaire proces, dit kunnen
verschillende processen zijn)
2. Werkproces (gedeelte van het hoofdproces)
3. Werkinstructie (zeer gedetailleerd)

Soort materie indeling processen
1. Productieproces
2. Informatieproces
3. Dienstverlening proces

4 bijzondere kenmerken van processen (4 V’s)
 Volume van output
 Verscheidenheid van output
 Variatie in de vraag
 Verborgenheid



Management = beheersen en leiding geven van een bedrijf.

Procesmanagement = een systematisch en beheerste beïnvloeding van
processen om ervoor te zorgen dat de organisatiedoelen worden
gerealiseerd.

PDCA-cyclus
Plan Processen beschrijven
Do Processen besturen
Check Processen analyseren
Act Processen verbeteren




Indeling organisaties

, o Functioneel
o Proces
o Geografisch
o Productgebied
o Marktgericht

Proces en project is niet hetzelfde, een project heeft geen voorspelbare
uitkomst en is nieuw. Een proces is precies het tegenovergestelde.


Kwaliteitsdenken
1. Productkwaliteit
2. Proceskwaliteit
3. Organisatiekwaliteit
4. Ketenkwaliteit
5. Totale kwaliteit

INK-management model = Instituut Nederlandse kwaliteit.
- 5 organisatiegebieden
- 4 resultaatgebieden
- 1 aandachtsgebied (verbeteren en vernieuwen)




Je kan op alle stelling op 4 gebieden scoren:
- Activiteitgericht
- Procesgericht
- Organisatiegericht
- Ketengericht

Door dit te beoordelen ontstaat een beeld van volwassenheid van de
organisatie.


IMWR-cyclus = zorgen dat medewerkers meewerken aan de
veranderingen.

,  Inspireren: intrinsieke motivatie
 Mobiliseren: capaciteiten ontwikkelen
 Waarderen: erkenning geven
 Reflecteren: evalueren


Kwaliteitssysteem ISO-9000 = beheersen en verbeteren van de kwaliteit.
De basis van zo’n kwaliteitssysteem wordt veelal gevormd door:
- Kwaliteitsbeleid (wat wil de organisatie bereiken?)
- Procedures en werkvoorschriften (beschrijving van de processen)
- Directiebeoordeling/audit (komt de praktijk over met de
documentatie)
- Verandermanagement (verbeteren en vernieuwen)

HPO = High performance organisatie
HPO is een organisatie die binnen 5 of meer jaar steeds betere financiële
en niet financiële resultaten behaalt dan vergelijkbare organisaties. Door
zich gedisciplineerd te richten op wat echt van belang is voor de
organisatie.

HPO – factoren:
1. Kwaliteit van management
2. Openheid en actiegerichtheid
3. Langetermijngerichtheid
4. Continue verbetering en vernieuwing
5. Kwaliteit van medewerkers

Sociaal-dynamisch perspectief (menselijke kant van procesmanagement)

Triademodel = wat mensen in beweging brengt.
Triade = gelegenheid x capaciteit x motivatie

Identification trust = op basis van kennis iets toevertrouwen.
Calculus trust = op basis van straffen en belonen.

Volwassenheid in een organisatie
Stadium 1 Productgerichte fase 10-tal mensen
Stadium 2 Procesgerichte fase Veel systemen
Stadium 3 Organisatiegerichte Toegevoegde waarde
fase klant
Stadium 4 Ketengerichte fase Kleine zelfstandige
organisaties
Stadium 5 Maatschappijgerichte -
fase
Focus procesmanagement en volwassenheid
 Bepaal de volwassenheid van uw organisatie
 Bepaal de gewenste volwassenheid van procesmanagement
 Bepaal typische kenmerken

, Om vooruit te gaan moet je het volwassenheid niveau van het
procesmanagement hoger zijn dan dat van de organisatie.


Hoofdstuk 2 Beschrijven van processen
Beschrijven van processen gaat in 3 stappen:
1. Procesarchitectuur bepalen
2. Vastleggen van proceskenmerken
3. Borgen van procesbeschrijvingen

Procesarchitectuur bepalen
Stap 1: bepalen van het detailniveau
- Hoofdproces
- Werkproces
- Werkinstructie

Stap 2: kiezen van een methode voor het generen van het overzicht van
processen

Methode Produ Proces Organisa Kete Maatschap
ct tie n pij
Brainstorm X X X X x
Risico analyse X X
Standaard X X X X
Decompositie X X X X
Guest journey X X X

Brainstorm
Iedereen mag zijn/haar zegje doen, dit wordt steeds verder gespecificeerd
naar de processen die daadwerkelijk beschreven gaan worden.

Risico analyse
- Vooral voor veiligheidsrisico’s
Inventariseren van veiligheidsrisico’s
- Inschakelen van experts
- Gebruik maken van de aanwezige informatie
- Een brainstorm

Prioritering van de risico’s
Risico= kans x effect = waarschijnlijkheid x blootstelling x effect