Samenvatting Project Management

1 Sv project management
1.1 Waterval concept
projectcyclus




Def. project

Groep activiteiten die leiden tot éénmalig coherent doel

 Het opleveren van een bepaalde scope
 Binnen een bepaalde tijd
 Met bepaalde resources (budget, materiaal en mensen)

Uit te voeren binnen een aantal randvoorwaarden

Meestal door meerdere deelnemers

Wijzigt één van deze parameters, moet je met de andere "spelen".



Def. Activiteiten

Procesmatig werken

 Bepaald proces wordt herhaaldelijk uitgevoerd op een consistente manier
 Kenbaar gewenste uitkomst als doel

Projectmatig werken

 Uitvoeren groep activiteiten MAAR minder routinematig, dus eerst gepland en ontworpen.
 Project is een éénmalig samenwerkingsverband
 Levensduur vaak langer dan proces
 Op termijn kan een project een proces worden.

,Def. Groep activiteiten

Om processen te verbeteren, organiseren bedrijven projecten.

Projecten die herhaaldelijk op een consistente manier worden uitgevoerd worden dan weer
processen.

Een proces kan dan weer uitgroeien tot een volwaardig programma.

Project  proces  programma



Eenmalig coherent doel: eindresultaat is duidelijk gedefinieerd

“To do” project of uitvoerend; uiteindelijke object maakt deel uit van de doelstelling zelf, het
projectteam moet alleen het beoogde resultaat zo efficiënt en effectief mogelijk implementeren. Vb.
Bouw van een woningwijk volgens gedetailleerd plan

Probleem of opportuniteit: ontwerp is niet klaar en het projectteam moet het probleem duidelijk
omschrijven, oplossingen ontwerpen en de implementatie realiseren. Antwoord op vraag "Waar
willen wij landen?" vb. Realiseren van een sociaal woningbeleid, IT-probleem van klant oplossen



Deelnemers

 Projectsponsor (opdrachtgever): bezieler, financiering/ondersteuning
 Projectleider: succesvolle afloop (ontwerp en implementatie), budget en tijd
 Projectassistent: eventueel extra hulp bij rapportering, documentatie…
 Projectleden: uitvoeren bepaalde deeltaken
 Experts: specialisten



Projectvoorstel of projectcharter

 Is de fundering van een project.
 Je omschrijft je project helder, je legt dit goed uit en je verkoopt dit intern/extern.
 De goedkering van het charter betekent de start van het project.



Inhoud van de project charter

Opportuniteit of probleem: het "waarom" van het project bv verminderen van productiekosten in
een fabriek.

Context: noodzakelijke achtergrondinformatie

 die duidelijk maakt waarom het probleem zich voordoet.
 Kan gaan om factoren binnen of buiten de organisatie

, Doelstellingen – SMART

 Specifiek: ondubbelzinnig
 Meetbaar
 Acceptabel: voor de sponsor en stakeholders
 Realistisch: haalbaar
 Tijdsgebonden

Stakeholders: belanghebbenden bij het project, belang kan positief of negatief zijn.

Aanpak:

 Algemene vagen: Methode bv waterval of agile
 Diagnostische vragen: analyse huidige situatie
 Ontwerpende vragen: hoe en door wie wordt de implementatie gedaan?
 Eerste tijdsinschatting en streefdatum van oplevering
 Verschillende fases

Afbakening: wat is er “in scope”, wat is er “out of scope” ?

 Doelstellingen: verbeteren huidige IT-applicatie in scope, ontwikkeling nieuwe IT-applicatie
buiten scope.
 Tijd: zomerfestival dit jaar in scope, rest buiten scope.
 Geografie: bv voor Benelux-markt, andere markten buiten scope.
 Toepassing bv sales organisatie, support buiten scope.
 Implementatie: pilootproject land 1 in scope, volledige uitrol buiten scope.
 Object: bouwen nieuwe vleugel afdeling A van ziekenhuis, afdeling B buiten scope.
 Variatie: bv talen, NL/FR in scope, andere talen buiten scope.

Middelen: “ruwe” schatting, maar let op, accuraat genoeg

 Financiële middelen: hoeveel, van waar?
 Leden van het projectteam: hoeveel, hoeveel % en voor hoe lang?
 Expertise en kennis: intern vs. Extern.
 Fysieke omgeving: ruimtes bv.
 Diverse middelen : opleiding, communicatie...

Risico’s



Projectomgeving en -functies

Om efficiënt mee te draaien in een project is het cruciaal om de omgeving te begrijpen.

 Micro-omgeving: leden van het projectteam, project manager
 Meso-omgeving: directe projectomgeving, bv sponsor, experts, klanten…
 Macro-omgeving: bv politiek, economie…Meestal komt het projectteam hier pas mee in
aanraking bij de uitvoering




Organisatie en het projectteam