Samenvatting Eventmanagement
Deel 1: context & definities
H1: Events & eventmanagement
1.1 Definities
• “Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van
mensen”
• “Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud
op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek” (G. Kuiper)
• “Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, nodig om de
doelstellingen van het event te bereiken”
○ Definieer de doelstelling(en) !
• Eigenschappen van events:
○ Tijdelijk
○ Samenkomst van mensen
○ Vaak ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden (vb. huwelijk)
○ Unieke happenings
▪ Daarom is bvb in de les zitten geen event
• Evenementen bestaan in verschillende vormen:
○ Festivals
○ Congressen
○ Beurzen
○ Markten
○ Enz.
• Waarin zitten de verschillen?
○ Doelstelling(en)
▪ Vb. Festival voor jongeren hebben ze tenten met mogelijkheid tot testen
klaargezet -> veel meer volk
▪ Vb. Jazz festival : gevaccineerd dus geen test tent geplaatst
○ Aard en omvang van het publiek
○ Financiering
○ Openbaarheid
○ Communicatie & promotie
• Op basis hiervan kunnen we een verschil maken tussen Publieksevenementen en
Zakelijke evenementen
○ Publiek
▪ Geld via sponsor, drank en ticket
▪ Zo veel mogelijk volk aantrekken (en er moeite voor doen)
□ -> Niet al je tijd in het concept steken!
○ Zakelijk
▪ Geld van de baas om iets te organiseren (personeel betaald meestal niets)
• Aantal aanwezigen is bepalend voor het succes van het event
1.2. Publieksevenementen
Eventmanagement Pagina 1
,1.2. Publieksevenementen
• Doelstellingen
• Esthetisch: schoonheid van een ‘product’ laten zien; vaak kunst en cultuur-gericht
○ Voorbeeld: Filmfestival van Gent
• Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus
○ Voorbeeld: Olympische Spelen, Elfstedentocht
▪ 1e olympische spelen: oorlog stopgezet om te sporten -> nu nog steeds
een 'peaceful' sfeer tijdens de spelen
• Amusement: vooral rond ‘fun’ gebracht
○ Voorbeeld: Beleuvenissen, Hapje Tapje
○ Vb: Studentenwelkom
• Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen
○ Voorbeeld: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
○ Opkomend fenomeen van ‘Festivalisering’
• Kenmerken
○ Is openbaar (“live” versus indirect via web, op andere locatie, enz.)
○ Trekt particulieren aan (consumenten)
○ Gaat om inhoud of activiteiten
○ Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
○ Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
○ Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
○ Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf
○ aantrekkelijk vindt, of voor het verkrijgen van promotionele aandacht en/of
commerciële inkomsten
• Financiering
○ Vaak mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidie door de overheid/
stad/gemeente
○ Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!)
▪ Break-even draaien voor het event begint, de rest is dan 'bonus'
• Batibouw:
○ Zowel publieks- als zakelijk event
• Banken kiezen vaak een sector
○ vb. KBC is op de festivals (jongeren) en Belfius verkiest dan altijd klassiekere
events zoals klassieke muziek of theater.
• Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
Eventmanagement Pagina 2
, • Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
○ Geen geld = geen event!
1.3 Zakelijke evenementen
• We starten van het publiek ipv de inhoud
○ Je weet al wie (publiek) gaat komen
○ Je past het event aan, aan het publiek
▪ Vb. UCLL Personeel met hun familie -> botsauto's voor de kinderen
• Vb. WK wielrenner: 100 beste fietsers en oud-kampioenen uitnodigen -> mensen
komen kijken
Festival: bekende artiesten -> mensen komen kijken
○ Via affiches, sociale media, mediakanaal die tickets uitdeelt, journalist uitnodigen
of juist geen pers uitnodigen (nu: nieuwe James Bond)
• Doelstellingen
○ Zakelijk & professioneel
▪ Interne marketing- of communicatiedoelstelling
□ vb. Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product
□ Vb. UCLL: 3 dagen om elkaar te leren kennen in begin van het jaar
Goed overeenkomen = betere werken
▪ Externe marketing-of communicatiedoelstelling
□ vb. Informeren van klanten m.b.t. een lancering
○ Vermakelijk
▪ Accent kan soms ook op fun / entertainment liggen
□ vb. Personeelsfeest, Jubileum, …
□ Vb. Als je dit cijfer haalt gaan we op reis betaald door de baas
□ Groter effect als ge de hele dag amuseert dan er altijd iets
'professioneel' in te steken
▪ “Charity”
□ Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed
doel
Vb. De warmste week
□ Kan gebruikt worden om je bedrijf in de verf te zetten
○ Luister naar de klant
▪ 25 jaar bedrijf -> puur fun
▪ Start nieuw seizoen -> iets bijleren op het event
• Kenmerken
○ Is een besloten bijeenkomst
Eventmanagement Pagina 3
, ○ Is een besloten bijeenkomst
○ Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
○ Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument
(B2C)
○ Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
▪ Brief weer heel populair omdat we al te veel mails krijgen
○ Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
▪ Vb. Batibouw
○ Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
○ Doelen:
▪ attitude veranderen
▪ netwerk verbeteren
▪ Teambuilding
▪ opbouw van een bepaald imago, ...
○ Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
○ Is een marketinginstrument op zichzelf
• Financiering
○ Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
○ Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
▪ Kleine(re) impact dan bij publieksevenement
• Zakelijke evenementen genereren enorm veel geld maar zijn ook de eerste budgetten
die dalen als er een crisis is.
1.4. Eventmanagement
• Proces zakelijk evenement
• Rol 1: Conceptontwikkeling
• Rol 2: Accountmanagement
○ Vaak komen mensen via-via naar jouw
▪ "We hebben gehoord dat jullie dit hebben gedaan en wij willen dit ook doen
"
• Rol 3: Projectmanager
• Kleine eventbureaus: Doen alles zelf
Eventmanagement Pagina 4
Deel 1: context & definities
H1: Events & eventmanagement
1.1 Definities
• “Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van
mensen”
• “Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud
op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek” (G. Kuiper)
• “Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, nodig om de
doelstellingen van het event te bereiken”
○ Definieer de doelstelling(en) !
• Eigenschappen van events:
○ Tijdelijk
○ Samenkomst van mensen
○ Vaak ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden (vb. huwelijk)
○ Unieke happenings
▪ Daarom is bvb in de les zitten geen event
• Evenementen bestaan in verschillende vormen:
○ Festivals
○ Congressen
○ Beurzen
○ Markten
○ Enz.
• Waarin zitten de verschillen?
○ Doelstelling(en)
▪ Vb. Festival voor jongeren hebben ze tenten met mogelijkheid tot testen
klaargezet -> veel meer volk
▪ Vb. Jazz festival : gevaccineerd dus geen test tent geplaatst
○ Aard en omvang van het publiek
○ Financiering
○ Openbaarheid
○ Communicatie & promotie
• Op basis hiervan kunnen we een verschil maken tussen Publieksevenementen en
Zakelijke evenementen
○ Publiek
▪ Geld via sponsor, drank en ticket
▪ Zo veel mogelijk volk aantrekken (en er moeite voor doen)
□ -> Niet al je tijd in het concept steken!
○ Zakelijk
▪ Geld van de baas om iets te organiseren (personeel betaald meestal niets)
• Aantal aanwezigen is bepalend voor het succes van het event
1.2. Publieksevenementen
Eventmanagement Pagina 1
,1.2. Publieksevenementen
• Doelstellingen
• Esthetisch: schoonheid van een ‘product’ laten zien; vaak kunst en cultuur-gericht
○ Voorbeeld: Filmfestival van Gent
• Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus
○ Voorbeeld: Olympische Spelen, Elfstedentocht
▪ 1e olympische spelen: oorlog stopgezet om te sporten -> nu nog steeds
een 'peaceful' sfeer tijdens de spelen
• Amusement: vooral rond ‘fun’ gebracht
○ Voorbeeld: Beleuvenissen, Hapje Tapje
○ Vb: Studentenwelkom
• Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen
○ Voorbeeld: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
○ Opkomend fenomeen van ‘Festivalisering’
• Kenmerken
○ Is openbaar (“live” versus indirect via web, op andere locatie, enz.)
○ Trekt particulieren aan (consumenten)
○ Gaat om inhoud of activiteiten
○ Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
○ Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
○ Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
○ Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf
○ aantrekkelijk vindt, of voor het verkrijgen van promotionele aandacht en/of
commerciële inkomsten
• Financiering
○ Vaak mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidie door de overheid/
stad/gemeente
○ Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!)
▪ Break-even draaien voor het event begint, de rest is dan 'bonus'
• Batibouw:
○ Zowel publieks- als zakelijk event
• Banken kiezen vaak een sector
○ vb. KBC is op de festivals (jongeren) en Belfius verkiest dan altijd klassiekere
events zoals klassieke muziek of theater.
• Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
Eventmanagement Pagina 2
, • Amusement & esthetisch koppelen met als doel handel
○ Geen geld = geen event!
1.3 Zakelijke evenementen
• We starten van het publiek ipv de inhoud
○ Je weet al wie (publiek) gaat komen
○ Je past het event aan, aan het publiek
▪ Vb. UCLL Personeel met hun familie -> botsauto's voor de kinderen
• Vb. WK wielrenner: 100 beste fietsers en oud-kampioenen uitnodigen -> mensen
komen kijken
Festival: bekende artiesten -> mensen komen kijken
○ Via affiches, sociale media, mediakanaal die tickets uitdeelt, journalist uitnodigen
of juist geen pers uitnodigen (nu: nieuwe James Bond)
• Doelstellingen
○ Zakelijk & professioneel
▪ Interne marketing- of communicatiedoelstelling
□ vb. Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product
□ Vb. UCLL: 3 dagen om elkaar te leren kennen in begin van het jaar
Goed overeenkomen = betere werken
▪ Externe marketing-of communicatiedoelstelling
□ vb. Informeren van klanten m.b.t. een lancering
○ Vermakelijk
▪ Accent kan soms ook op fun / entertainment liggen
□ vb. Personeelsfeest, Jubileum, …
□ Vb. Als je dit cijfer haalt gaan we op reis betaald door de baas
□ Groter effect als ge de hele dag amuseert dan er altijd iets
'professioneel' in te steken
▪ “Charity”
□ Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed
doel
Vb. De warmste week
□ Kan gebruikt worden om je bedrijf in de verf te zetten
○ Luister naar de klant
▪ 25 jaar bedrijf -> puur fun
▪ Start nieuw seizoen -> iets bijleren op het event
• Kenmerken
○ Is een besloten bijeenkomst
Eventmanagement Pagina 3
, ○ Is een besloten bijeenkomst
○ Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
○ Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument
(B2C)
○ Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
▪ Brief weer heel populair omdat we al te veel mails krijgen
○ Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
▪ Vb. Batibouw
○ Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
○ Doelen:
▪ attitude veranderen
▪ netwerk verbeteren
▪ Teambuilding
▪ opbouw van een bepaald imago, ...
○ Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
○ Is een marketinginstrument op zichzelf
• Financiering
○ Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
○ Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
▪ Kleine(re) impact dan bij publieksevenement
• Zakelijke evenementen genereren enorm veel geld maar zijn ook de eerste budgetten
die dalen als er een crisis is.
1.4. Eventmanagement
• Proces zakelijk evenement
• Rol 1: Conceptontwikkeling
• Rol 2: Accountmanagement
○ Vaak komen mensen via-via naar jouw
▪ "We hebben gehoord dat jullie dit hebben gedaan en wij willen dit ook doen
"
• Rol 3: Projectmanager
• Kleine eventbureaus: Doen alles zelf
Eventmanagement Pagina 4
