BLOK 1
Eventmanagement
2020-2021
…
1
, Hoofdstuk 1: Events en eventmanagement
Wat zijn evenementen
Verschillende definities
Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van mensen.
Wat is een evenement
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte
wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek (G. Kuiper)
Wat is eventmanagement
Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, die nodig zijn om de doelstellingen
van het event te bereiken.
deze definities niet van buiten kennen, de gelijkenissen herkennen
Eigenschappen van event
- Is tijdelijk
- Is een samenkomst van mensen
- Is vaak een ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden
- Zijn unieke happenings
De verschillende vormen van een event
Festivals, congressen, beurzen, markten, …
Waarin zitten de verschillen (tussen events)
- Doelstelling(en)
- Aard en omvang van het publiek
- Financiering
- Openbaarheid
- Communicatie & promotie
Publieksevenementen:
Inhoud met als doel
Esthetisch
Sponsoring: aansluiten op Ideël
bestaande inhoud Amusement
Economisch
INHOUD
Publiek trekken naar
Publiek komt voor evenement met behulp van
inhoud evenement marketingmiddelen
PUBLIEK
Publiek:
2
,Omdat publieksevenementen altijd georganiseerd worden op basis van een inhoud is het publiek dus niet van
te voren gekend. Je kan wel een soort van schatting maken door naar vorige edities te kijken of naar
vergelijkbare events.
Doelstellingen van publieksevenementen:
- Esthetisch: de schoonheid van een ‘product’ laten zien, vaak kunst en cultuur-gericht BV: Filmfestival
van Gent
- Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus BV: Olympische Spelen, Elfstedentocht
- Amusement: gaat vooral rond ‘fun’ BV: Beleuvenissen, Hapje Tapje
- Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen zonder specifiek
amuserend doel BV: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
Financiering van publieksevenementen:
- Is vaak een mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidies door de overheid/ stad / gemeente
- Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!) BV: de Brico cross, dit
noemt zo omdat de sponsor Brico is. Dit omdat de meeste geïnteresseerde van cross mannen zijn.
Kenmerken van publieksevenementen:
- Is openbaar
- Trekt particulieren aan (vooral consumenten)
- Gaat om inhoud of activiteiten
- Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
- Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
- Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
- Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf aantrekkelijk vindt, of voor het
verkrijgen van promotionele aandacht en/of commerciële inkomsten
Zakelijke evenementen:
Opdrachtgever: product PUBLIEK
op maat maken passend
bij match opdrachtgever Speciaal voor Inhoud beïnvloedt publiek
en publiek publiek inhoud op doordachte wijze
creëren
INHOUD
Een zakelijk evenement:
Begint niet bij de inhoud, maar bij het publiek waarmee de opdrachtgever een relatie wilt opbouwen.
Doelstellingen van zakelijke evenementen:
- Zakelijk & professioneel
Interne marketing- of communicatiedoelstelling om het gewenste effect te bereiken, dit kan worden
gemeten met meetindicatoren (Bv: Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product)
Externe marketing-of communicatiedoelstelling (Bv: Informeren van klanten mbt op een lancering)
- Vermakelijk
Accent kan soms ook op fun/entertainment liggen (Bv: Personeelsfeest, Jubileum, ...)
Kan zowel intern (om de samenhorigheid te vergroten) al extern zijn
- “Charity”
3
, Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed doel of maatschappelijk
verantwoord project
Kenmerken van zakelijke evenementen:
- Is een besloten bijeenkomst
- Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
- Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument (B2C)
- Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
- Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
- Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
- Doelen: attitude veranderen, netwerk verbeteren, teambuilding, opbouw van een imago, ...
- Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
- Is een marketinginstrument op zichzelf
Financiering van zakelijke evenementen:
- Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
- Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
Proces publieksevenementen:
bij nieuwe evenementen wordt er veel aandacht besteed aan een concept bedenken. Bij bestaande
evenementen wordt er gewerkt aan verbetering
Proces zakelijke evenementen:
de opdrachtgever wilt communiceren met een specifieke doelgroep. De eventmanager overtuigt de
opdrachtgever om een event te organiseren. Dan bedenken ze een concept .
De 3 rollen van de eventmanager:
- Concept ontwikkelaar
Onderzoek, creatie, vertaling vraag naar beelden, dramaturgie
- Accountontwikkelaar
Acquisitie, klantencontact, verkooptraject, communicatie ‘voorkant’
- Projectmanager
Onderzoek, organisatie, planning, begroting, budgetteren, toeleveranciers, communicatie ‘achterkant’
Conceptontwikkelaar:
Publieksevenementen Zakelijke evenementen
Concept draait rond inhoud Eerst verdiepen in de probleemstelling van de
opdrachtgever
Totaalconcept = vorm, timing en positionering Wat moet er teweeg gebracht worden bij de
doelgroep?
Kan gebruikt worden voor sponsorvoorstel Het is belangrijk dat het Publiek aanwezig is, maar
nog meer het behalen van de commerciële
doelstelling
Hoe kan de sponsor zich tonen (media/event zelf)?
Het creëren van beleving en emotie om de doelgroep te overtuigen en te binden is de economische waarde
die de eventmanager de opdrachtgever te bieden heeft.
4
Eventmanagement
2020-2021
…
1
, Hoofdstuk 1: Events en eventmanagement
Wat zijn evenementen
Verschillende definities
Evenementen zijn tijdelijke en met een specifiek doel opgezette samenkomsten van mensen.
Wat is een evenement
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte
wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek (G. Kuiper)
Wat is eventmanagement
Eventmanagement is de organisatie en coördinatie van de activiteiten, die nodig zijn om de doelstellingen
van het event te bereiken.
deze definities niet van buiten kennen, de gelijkenissen herkennen
Eigenschappen van event
- Is tijdelijk
- Is een samenkomst van mensen
- Is vaak een ritueel, gebruiken- en cultuurgebonden
- Zijn unieke happenings
De verschillende vormen van een event
Festivals, congressen, beurzen, markten, …
Waarin zitten de verschillen (tussen events)
- Doelstelling(en)
- Aard en omvang van het publiek
- Financiering
- Openbaarheid
- Communicatie & promotie
Publieksevenementen:
Inhoud met als doel
Esthetisch
Sponsoring: aansluiten op Ideël
bestaande inhoud Amusement
Economisch
INHOUD
Publiek trekken naar
Publiek komt voor evenement met behulp van
inhoud evenement marketingmiddelen
PUBLIEK
Publiek:
2
,Omdat publieksevenementen altijd georganiseerd worden op basis van een inhoud is het publiek dus niet van
te voren gekend. Je kan wel een soort van schatting maken door naar vorige edities te kijken of naar
vergelijkbare events.
Doelstellingen van publieksevenementen:
- Esthetisch: de schoonheid van een ‘product’ laten zien, vaak kunst en cultuur-gericht BV: Filmfestival
van Gent
- Ideëel: educatief of maatschappelijk, zelfs politiek of religieus BV: Olympische Spelen, Elfstedentocht
- Amusement: gaat vooral rond ‘fun’ BV: Beleuvenissen, Hapje Tapje
- Handel: sommige evenementen zijn op basis van puur economische overwegingen zonder specifiek
amuserend doel BV: Batibouw, Jaarbeurs Leuven
Financiering van publieksevenementen:
- Is vaak een mix van kaartverkoop, sponsoring en subsidies door de overheid/ stad / gemeente
- Sponsoring: meestal door bedrijven (link merk – evenement is noodzakelijk!) BV: de Brico cross, dit
noemt zo omdat de sponsor Brico is. Dit omdat de meeste geïnteresseerde van cross mannen zijn.
Kenmerken van publieksevenementen:
- Is openbaar
- Trekt particulieren aan (vooral consumenten)
- Gaat om inhoud of activiteiten
- Is bij het publiek bekend via verschillende mediakanalen
- Maakt gebruik van marketingmiddelen (media/PR) om publiek te werven
- Is gratis of verkoopt kaarten via openbare verkooppunten
- Wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf aantrekkelijk vindt, of voor het
verkrijgen van promotionele aandacht en/of commerciële inkomsten
Zakelijke evenementen:
Opdrachtgever: product PUBLIEK
op maat maken passend
bij match opdrachtgever Speciaal voor Inhoud beïnvloedt publiek
en publiek publiek inhoud op doordachte wijze
creëren
INHOUD
Een zakelijk evenement:
Begint niet bij de inhoud, maar bij het publiek waarmee de opdrachtgever een relatie wilt opbouwen.
Doelstellingen van zakelijke evenementen:
- Zakelijk & professioneel
Interne marketing- of communicatiedoelstelling om het gewenste effect te bereiken, dit kan worden
gemeten met meetindicatoren (Bv: Motiveren van het personeel, lancering van een nieuw product)
Externe marketing-of communicatiedoelstelling (Bv: Informeren van klanten mbt op een lancering)
- Vermakelijk
Accent kan soms ook op fun/entertainment liggen (Bv: Personeelsfeest, Jubileum, ...)
Kan zowel intern (om de samenhorigheid te vergroten) al extern zijn
- “Charity”
3
, Genereren van geld, betrokkenheid en/of free publicity voor een goed doel of maatschappelijk
verantwoord project
Kenmerken van zakelijke evenementen:
- Is een besloten bijeenkomst
- Heeft een publiek dat bestaat uit professionals
- Is gericht op zakelijke partners (B2B), het personeel (B2P) of de consument (B2C)
- Nodigt het publiek vaak persoonlijk uit, via een brief of e-mail
- Krijgt media-aandacht in vakbladen of de eigen bedrijfskrant
- Heeft publiek dat komt voor de specifieke inhoud of activiteit
- Doelen: attitude veranderen, netwerk verbeteren, teambuilding, opbouw van een imago, ...
- Publiek bestaat al (geen of weinig marketing hiervoor nodig!)
- Is een marketinginstrument op zichzelf
Financiering van zakelijke evenementen:
- Betaald door de initiërende partij (HR-budget, enz.)
- Soms een stuk sponsoring (eventueel in natura)
Proces publieksevenementen:
bij nieuwe evenementen wordt er veel aandacht besteed aan een concept bedenken. Bij bestaande
evenementen wordt er gewerkt aan verbetering
Proces zakelijke evenementen:
de opdrachtgever wilt communiceren met een specifieke doelgroep. De eventmanager overtuigt de
opdrachtgever om een event te organiseren. Dan bedenken ze een concept .
De 3 rollen van de eventmanager:
- Concept ontwikkelaar
Onderzoek, creatie, vertaling vraag naar beelden, dramaturgie
- Accountontwikkelaar
Acquisitie, klantencontact, verkooptraject, communicatie ‘voorkant’
- Projectmanager
Onderzoek, organisatie, planning, begroting, budgetteren, toeleveranciers, communicatie ‘achterkant’
Conceptontwikkelaar:
Publieksevenementen Zakelijke evenementen
Concept draait rond inhoud Eerst verdiepen in de probleemstelling van de
opdrachtgever
Totaalconcept = vorm, timing en positionering Wat moet er teweeg gebracht worden bij de
doelgroep?
Kan gebruikt worden voor sponsorvoorstel Het is belangrijk dat het Publiek aanwezig is, maar
nog meer het behalen van de commerciële
doelstelling
Hoe kan de sponsor zich tonen (media/event zelf)?
Het creëren van beleving en emotie om de doelgroep te overtuigen en te binden is de economische waarde
die de eventmanager de opdrachtgever te bieden heeft.
4
