Westelijk Halfrond
Management Assistant Conferentie
“Ready for the future”
26 – 28 oktober 2020
Naam: Opleiding: HBO Eventmanagement
Studentnummer: Module: Projectmanagementvaardigheden
Datum: 2 juli 2020 Docent:
Voorwoord
NCOI
-1-
,Voorwoord
Mijn naam is en ik volg via het NCOI de opleiding Eventmanagement. Voor de module
projectmanagementvaardigheden moet ik een plan van aanpak schrijven als projectleider. Ik werk bij
de xxx als Management Ondersteuner voor xxx. Samen met een paar Management Ondersteuners
van xxx hebben we het plan opgevat om een conferentie te gaan organiseren voor het Westelijk
Halfrond. De meeste xxx in het Westelijk Halfrond hebben lokale Management Ondersteuners, er zijn
een xxx die uitgezonden Management Ondersteuners hebben.
De conferentie zal plaatsvinden van 26 – 28 oktober in Panama, omdat het centraal in het Westelijk
Halfrond ligt en zowel de Management Ondersteuners uit Noord-Amerika en Canada dit eenvoudig
kunnen aanvliegen als de Management Ondersteuners uit Zuid-Amerika.
Ik wil graag mijn collega xxx bedanken voor haar adviezen en het meelezen met het project
aangezien zij ook een van de collega’s is met wie ik de conferentie organiseer.
Tevens wil ik de docente xxx bedanken voor haar input en hulp bij het schrijven van dit plan van
aanpak.
-2-
, Samenvatting
Dit plan van aanpak gaat over een conferentie voor de Management Ondersteuners van het
Westelijk Halfrond, werkzaam xxx. De conferentie zal 3 dagen beslaan, waarvan 1 dag een externe
workshop gegeven zal worden door xxx. Verder is er voor de overige 2 dagen een conferentie
facilitator aanwezig die de verschillende onderdelen in goede banen leidt. De conferentie facilitator
heeft ook meegekeken met het opstellen van het programma. Het doel is dat na afloop de allerlaatste
kennis is gedeeld onder de deelnemers, ook in de enquête na afloop hopen we dat de conferentie
met het cijfer 8 beoordeeld gaat worden.
Het resultaat is de conferentie in Panama van 26-28 oktober 2020. Binnen de scope vallen locatie,
catering, administratie, programma en transport tijdens de conferentie. Buiten de scope vallen
reiskosten, boeken van tickets naar de conferentie, transport van vliegveld naar hotel,
hotelovernachtingen.
Er is voor deze conferentie een budget van € 25.000 toegekend door de opdrachtgever xxx. Nadat
alle kosten betaald zijn blijft er nog € 2829 over van het totale budget.
De voorbereidingstijd loop van begin mei tot half november. De projectmedewerkers en de
projectleider organiseren deze conferentie naast hun normale werkzaamheden. Door de
vakantieperiode in juni – juli – augustus hebben de projectmedewerkers minder werkzaamheden dan
normaal en vanwege het feit dat er op dit moment geen andere projecten voorzien zijn hebben ze
een aantal uren per week beschikbaar om aan de organisatie van de conferentie te besteden.
De stakeholders zijn xxx, zij hebben ons een budget toegekend en gaan er van uit dat we een
succesvolle conferentie organiseren. Verder zijn stakeholders de diverse xxx in het Westelijk
Halfrond, zij zijn hun Management Ondersteuner voor een kleine week “kwijt”. Voor dringende zaken
is er de mogelijkheid om tijd vrij te maken aangezien iedereen bij xxxx op afstand kan werken en dus
alle Management Ondersteuners hun tablet meenemen naar de conferentie mocht er onverhoopt een
dringende klus uitgevoerd moeten worden.
Ook de diverse afdelingen op het xxx in Den Haag zijn stakeholders omdat zij tijdens de Open
Spaces sessies vragen van de Management Ondersteuners zullen beantwoorden over de diverse
onderwerpen die aan bod komen.
Er zijn een aantal risico’s aan deze conferentie verbonden. Het kan zijn dat er een vliegtuigstaking
komt of slecht weer waardoor er niet gevlogen kan worden zodat de deelnemers niet op tijd aanwezig
kunnen zijn. Verder kan het zijn dat de externe workshop leider ziek wordt en niet kan komen. Een
pandemie kan ook roet in het eten gooien als de diverse landen hun luchtruim gaan afsluiten. In deze
gevallen is er met de conferentie locatie afgesproken dat we alles kunnen uitstellen naar een ander
moment.
De risico’s worden tijdens het hele proces goed in de gaten gehouden door de projectleider.
-3-
Management Assistant Conferentie
“Ready for the future”
26 – 28 oktober 2020
Naam: Opleiding: HBO Eventmanagement
Studentnummer: Module: Projectmanagementvaardigheden
Datum: 2 juli 2020 Docent:
Voorwoord
NCOI
-1-
,Voorwoord
Mijn naam is en ik volg via het NCOI de opleiding Eventmanagement. Voor de module
projectmanagementvaardigheden moet ik een plan van aanpak schrijven als projectleider. Ik werk bij
de xxx als Management Ondersteuner voor xxx. Samen met een paar Management Ondersteuners
van xxx hebben we het plan opgevat om een conferentie te gaan organiseren voor het Westelijk
Halfrond. De meeste xxx in het Westelijk Halfrond hebben lokale Management Ondersteuners, er zijn
een xxx die uitgezonden Management Ondersteuners hebben.
De conferentie zal plaatsvinden van 26 – 28 oktober in Panama, omdat het centraal in het Westelijk
Halfrond ligt en zowel de Management Ondersteuners uit Noord-Amerika en Canada dit eenvoudig
kunnen aanvliegen als de Management Ondersteuners uit Zuid-Amerika.
Ik wil graag mijn collega xxx bedanken voor haar adviezen en het meelezen met het project
aangezien zij ook een van de collega’s is met wie ik de conferentie organiseer.
Tevens wil ik de docente xxx bedanken voor haar input en hulp bij het schrijven van dit plan van
aanpak.
-2-
, Samenvatting
Dit plan van aanpak gaat over een conferentie voor de Management Ondersteuners van het
Westelijk Halfrond, werkzaam xxx. De conferentie zal 3 dagen beslaan, waarvan 1 dag een externe
workshop gegeven zal worden door xxx. Verder is er voor de overige 2 dagen een conferentie
facilitator aanwezig die de verschillende onderdelen in goede banen leidt. De conferentie facilitator
heeft ook meegekeken met het opstellen van het programma. Het doel is dat na afloop de allerlaatste
kennis is gedeeld onder de deelnemers, ook in de enquête na afloop hopen we dat de conferentie
met het cijfer 8 beoordeeld gaat worden.
Het resultaat is de conferentie in Panama van 26-28 oktober 2020. Binnen de scope vallen locatie,
catering, administratie, programma en transport tijdens de conferentie. Buiten de scope vallen
reiskosten, boeken van tickets naar de conferentie, transport van vliegveld naar hotel,
hotelovernachtingen.
Er is voor deze conferentie een budget van € 25.000 toegekend door de opdrachtgever xxx. Nadat
alle kosten betaald zijn blijft er nog € 2829 over van het totale budget.
De voorbereidingstijd loop van begin mei tot half november. De projectmedewerkers en de
projectleider organiseren deze conferentie naast hun normale werkzaamheden. Door de
vakantieperiode in juni – juli – augustus hebben de projectmedewerkers minder werkzaamheden dan
normaal en vanwege het feit dat er op dit moment geen andere projecten voorzien zijn hebben ze
een aantal uren per week beschikbaar om aan de organisatie van de conferentie te besteden.
De stakeholders zijn xxx, zij hebben ons een budget toegekend en gaan er van uit dat we een
succesvolle conferentie organiseren. Verder zijn stakeholders de diverse xxx in het Westelijk
Halfrond, zij zijn hun Management Ondersteuner voor een kleine week “kwijt”. Voor dringende zaken
is er de mogelijkheid om tijd vrij te maken aangezien iedereen bij xxxx op afstand kan werken en dus
alle Management Ondersteuners hun tablet meenemen naar de conferentie mocht er onverhoopt een
dringende klus uitgevoerd moeten worden.
Ook de diverse afdelingen op het xxx in Den Haag zijn stakeholders omdat zij tijdens de Open
Spaces sessies vragen van de Management Ondersteuners zullen beantwoorden over de diverse
onderwerpen die aan bod komen.
Er zijn een aantal risico’s aan deze conferentie verbonden. Het kan zijn dat er een vliegtuigstaking
komt of slecht weer waardoor er niet gevlogen kan worden zodat de deelnemers niet op tijd aanwezig
kunnen zijn. Verder kan het zijn dat de externe workshop leider ziek wordt en niet kan komen. Een
pandemie kan ook roet in het eten gooien als de diverse landen hun luchtruim gaan afsluiten. In deze
gevallen is er met de conferentie locatie afgesproken dat we alles kunnen uitstellen naar een ander
moment.
De risico’s worden tijdens het hele proces goed in de gaten gehouden door de projectleider.
-3-
