ONTBREKENDE HOOFDSTUKKEN — H11 t/m H14
Supplement bij Samenvatting IOK v3 | Voeg dit samen met het hoofddocument
HOOFDSTUK 11 — Interne Organisatie van het Magazijnproces
📌 TE KENNEN (uit de cursuskaders): Te kennen: wat de voorraadfunctie inhoudt (kosten, bewaringsfunctie)
+ specifieke risico's; hoe de volgende aspecten te controleren: goederenontvangst, kwaliteitscontrole, opslag,
goederenverzending, voorraadadministratie, voorraadinventaris, vernietiging van goederen, minimale
scheiding van taken; de concepten open en gesloten magazijn begrijpen; KPI's voor het voorraadproces
opstellen en interpreteren.
11.1 De voorraadfunctie — wat het is en wat het kost
Voorraadfunctie (inventarisfunctie): Het vasthouden en bewaren van goederen op voorraad. Het is een
bewaringsfunctie — de magazijnmedewerker is verantwoordelijk voor het in bewaring nemen en afleveren
van goederen onder strikte voorwaarden.
Voorraden aanhouden brengt altijd kosten met zich mee: rentekosten (kapitaal dat vastzit in voorraad),
opslagkosten (ruimte, energie, bewaking), en verwerkingskosten (personeel voor ontvangst, telling,
verplaatsing). Meer voorraad = hogere kosten. Te weinig voorraad = risico op uitverkoop en verloren
verkopen.
Specifieke risico's van het magazijnproces: goederen kunnen onvoldoende zijn voor levering of productie (te
weinig voorraad), te hoog zijn waardoor onnodige kosten ontstaan, beschadigd raken, gestolen worden,
verouderd raken, of niet tijdig en correct geregistreerd worden in het voorraadbeheer.
11.2 Procesanalyse en functiescheiding
Het magazijnproces bestaat uit de volgende stappen: (1) Goederenontvangst — controleer of de juiste
goederen in de juiste hoeveelheid zijn geleverd, stel een ontvangstbewijs op. (2) Kwaliteitscontrole —
controleer de kwaliteit van de ontvangen goederen. (3) Opslag — bewaar de goederen op de juiste locatie met
de juiste omstandigheden. (4) Goederenverzending — lever alleen uit met toestemming en documenten. (5)
Voorraadadministratie — hou bij wat er in en uit gaat. (6) Voorraadinventaris — periodieke fysieke telling om
administratieve en werkelijke voorraad te vergelijken. (7) Vernietiging — correct afvoeren van goederen die
niet meer bruikbaar zijn.
Minimale scheiding van taken: De magazijnmedewerker mag goederen ALLEEN het magazijn laten verlaten
als hij goedkeuring heeft van de verkoopafdeling (handelsgoederen, eindproducten) of de productieafdeling
(grondstoffen) én een geautoriseerd document (leveringsbrief). Omgekeerd mag hij goederen ALLEEN
aanvaarden met goedkeuring van de inkoopafdeling en een ontvangstbewijs.
Personeel dat verantwoordelijk is voor inkoop, ontvangst, voorraadtelling, productieplanning en verzending
heeft slechts ÉÉN verantwoordelijkheid. Iemand die meerdere van deze functies combineert, kan activa stelen
zonder dat dit traceerbaar is. In geautomatiseerde systemen wordt functiescheiding geïmplementeerd via
toegangscontroles.
, 11.3 Open vs. gesloten magazijn
Gesloten magazijn: Een magazijn dat alleen toegankelijk is voor bevoegd personeel, via geautoriseerde
documenten (statiebonnen). Strenge IC: elke in- en uitstroom wordt vastgelegd. Verplicht voor waardevolle of
kritieke goederen.
Open magazijn: Een magazijn dat voor iedereen toegankelijk is, zonder statiebonnen of met zelfontheffing
(medewerker noteert zelf wat hij meeneemt). Voordeel: tijdbesparing, eenvoudigere administratie. Nadeel:
beperktere IC — diefstal of verlies wordt laat of helemaal niet ontdekt. Enkel gerechtvaardigd voor goederen
met lage waarde (verpakkingsmaterialen, kleine hulpmaterielen).
Verbruik in open magazijn: Verbruik = beginvoorraad + ontvangen aanvulling - eindvoorraad (na fysieke
telling).
11.4 KPI's voor het magazijn
KPI 1 — Voorraadomloopsnelheid en voorraadomlooptijd — BSC: financieel perspectief
Formule 1: Voorraadomloopsnelheid = Omzet / Gemiddelde voorraad
Formule 2: Voorraadomlooptijd = 365 dagen / Voorraadomloopsnelheid
Rekenvoorbeeld: omzet = €2.000.000. Beginvoorraad 01/01 = €400.000. Eindvoorraad 31/12 = €300.000.
Gemiddelde voorraad = (400.000 + 300.000) / 2 = €350.000. Voorraadomloopsnelheid = 2.000..000 =
5,7 keer per jaar. Voorraadomlooptijd = ,7 = 64 dagen.
Betekenis: de voorraad wordt gemiddeld 5,7 keer per jaar volledig vernieuwd — de gemiddelde verblijftijd van
een artikel in het magazijn is 64 dagen. Hoe hoger de omloopsnelheid, hoe efficiënter het kapitaalgebruik.
Artikelen met een lange omlooptijd zijn economisch weinig rendabel.
Managementacties: pas het voorraadniveau aan op basis van de omloopsnelheid. Te hoge voorraad = kapitaal
vastzit + risico op veroudering. Te lage voorraad = risico op uitverkoop en hogere bestelkosten. Ideaal:
vergelijk met sectorgemiddelden.
Andere magazijn-KPI's: hoeveelheid/waarde vroeg of laat ontvangen goederen, niet-verhandelbare voorraad,
nauwkeurigheid van de voorraad (getelde vs. administratieve voorraad), aantal stockouts in een periode,
voorraad grondstoffen uitgedrukt in productiedagen.
HOOFDSTUK 12 — Interne Organisatie van het Financieel-
Administratieve Proces
📌 TE KENNEN (uit de cursuskaders): Te kennen: de vier functies binnen financiën en administratie (zie
organigram); specifieke risico's, controlemaatregelen en minimale scheiding van taken in het financieel-
administratieve proces; de volgende termen begrijpen en toepassen: budgettering, soorten budgetten,
indirect effect op werking, hedging, het financiële proces in MKB's; KPI's opstellen en interpreteren voor het
financiële proces (bruto winstmarge en omzetgroei).
12.1 Functies binnen financiën en administratie
De financieel-administratieve functie bestaat uit: (1) het vastleggen van de financiële gevolgen van transacties
met derden (hoofdboekbeheer / accounting), (2) het produceren van interne en externe financiële overzichten
Supplement bij Samenvatting IOK v3 | Voeg dit samen met het hoofddocument
HOOFDSTUK 11 — Interne Organisatie van het Magazijnproces
📌 TE KENNEN (uit de cursuskaders): Te kennen: wat de voorraadfunctie inhoudt (kosten, bewaringsfunctie)
+ specifieke risico's; hoe de volgende aspecten te controleren: goederenontvangst, kwaliteitscontrole, opslag,
goederenverzending, voorraadadministratie, voorraadinventaris, vernietiging van goederen, minimale
scheiding van taken; de concepten open en gesloten magazijn begrijpen; KPI's voor het voorraadproces
opstellen en interpreteren.
11.1 De voorraadfunctie — wat het is en wat het kost
Voorraadfunctie (inventarisfunctie): Het vasthouden en bewaren van goederen op voorraad. Het is een
bewaringsfunctie — de magazijnmedewerker is verantwoordelijk voor het in bewaring nemen en afleveren
van goederen onder strikte voorwaarden.
Voorraden aanhouden brengt altijd kosten met zich mee: rentekosten (kapitaal dat vastzit in voorraad),
opslagkosten (ruimte, energie, bewaking), en verwerkingskosten (personeel voor ontvangst, telling,
verplaatsing). Meer voorraad = hogere kosten. Te weinig voorraad = risico op uitverkoop en verloren
verkopen.
Specifieke risico's van het magazijnproces: goederen kunnen onvoldoende zijn voor levering of productie (te
weinig voorraad), te hoog zijn waardoor onnodige kosten ontstaan, beschadigd raken, gestolen worden,
verouderd raken, of niet tijdig en correct geregistreerd worden in het voorraadbeheer.
11.2 Procesanalyse en functiescheiding
Het magazijnproces bestaat uit de volgende stappen: (1) Goederenontvangst — controleer of de juiste
goederen in de juiste hoeveelheid zijn geleverd, stel een ontvangstbewijs op. (2) Kwaliteitscontrole —
controleer de kwaliteit van de ontvangen goederen. (3) Opslag — bewaar de goederen op de juiste locatie met
de juiste omstandigheden. (4) Goederenverzending — lever alleen uit met toestemming en documenten. (5)
Voorraadadministratie — hou bij wat er in en uit gaat. (6) Voorraadinventaris — periodieke fysieke telling om
administratieve en werkelijke voorraad te vergelijken. (7) Vernietiging — correct afvoeren van goederen die
niet meer bruikbaar zijn.
Minimale scheiding van taken: De magazijnmedewerker mag goederen ALLEEN het magazijn laten verlaten
als hij goedkeuring heeft van de verkoopafdeling (handelsgoederen, eindproducten) of de productieafdeling
(grondstoffen) én een geautoriseerd document (leveringsbrief). Omgekeerd mag hij goederen ALLEEN
aanvaarden met goedkeuring van de inkoopafdeling en een ontvangstbewijs.
Personeel dat verantwoordelijk is voor inkoop, ontvangst, voorraadtelling, productieplanning en verzending
heeft slechts ÉÉN verantwoordelijkheid. Iemand die meerdere van deze functies combineert, kan activa stelen
zonder dat dit traceerbaar is. In geautomatiseerde systemen wordt functiescheiding geïmplementeerd via
toegangscontroles.
, 11.3 Open vs. gesloten magazijn
Gesloten magazijn: Een magazijn dat alleen toegankelijk is voor bevoegd personeel, via geautoriseerde
documenten (statiebonnen). Strenge IC: elke in- en uitstroom wordt vastgelegd. Verplicht voor waardevolle of
kritieke goederen.
Open magazijn: Een magazijn dat voor iedereen toegankelijk is, zonder statiebonnen of met zelfontheffing
(medewerker noteert zelf wat hij meeneemt). Voordeel: tijdbesparing, eenvoudigere administratie. Nadeel:
beperktere IC — diefstal of verlies wordt laat of helemaal niet ontdekt. Enkel gerechtvaardigd voor goederen
met lage waarde (verpakkingsmaterialen, kleine hulpmaterielen).
Verbruik in open magazijn: Verbruik = beginvoorraad + ontvangen aanvulling - eindvoorraad (na fysieke
telling).
11.4 KPI's voor het magazijn
KPI 1 — Voorraadomloopsnelheid en voorraadomlooptijd — BSC: financieel perspectief
Formule 1: Voorraadomloopsnelheid = Omzet / Gemiddelde voorraad
Formule 2: Voorraadomlooptijd = 365 dagen / Voorraadomloopsnelheid
Rekenvoorbeeld: omzet = €2.000.000. Beginvoorraad 01/01 = €400.000. Eindvoorraad 31/12 = €300.000.
Gemiddelde voorraad = (400.000 + 300.000) / 2 = €350.000. Voorraadomloopsnelheid = 2.000..000 =
5,7 keer per jaar. Voorraadomlooptijd = ,7 = 64 dagen.
Betekenis: de voorraad wordt gemiddeld 5,7 keer per jaar volledig vernieuwd — de gemiddelde verblijftijd van
een artikel in het magazijn is 64 dagen. Hoe hoger de omloopsnelheid, hoe efficiënter het kapitaalgebruik.
Artikelen met een lange omlooptijd zijn economisch weinig rendabel.
Managementacties: pas het voorraadniveau aan op basis van de omloopsnelheid. Te hoge voorraad = kapitaal
vastzit + risico op veroudering. Te lage voorraad = risico op uitverkoop en hogere bestelkosten. Ideaal:
vergelijk met sectorgemiddelden.
Andere magazijn-KPI's: hoeveelheid/waarde vroeg of laat ontvangen goederen, niet-verhandelbare voorraad,
nauwkeurigheid van de voorraad (getelde vs. administratieve voorraad), aantal stockouts in een periode,
voorraad grondstoffen uitgedrukt in productiedagen.
HOOFDSTUK 12 — Interne Organisatie van het Financieel-
Administratieve Proces
📌 TE KENNEN (uit de cursuskaders): Te kennen: de vier functies binnen financiën en administratie (zie
organigram); specifieke risico's, controlemaatregelen en minimale scheiding van taken in het financieel-
administratieve proces; de volgende termen begrijpen en toepassen: budgettering, soorten budgetten,
indirect effect op werking, hedging, het financiële proces in MKB's; KPI's opstellen en interpreteren voor het
financiële proces (bruto winstmarge en omzetgroei).
12.1 Functies binnen financiën en administratie
De financieel-administratieve functie bestaat uit: (1) het vastleggen van de financiële gevolgen van transacties
met derden (hoofdboekbeheer / accounting), (2) het produceren van interne en externe financiële overzichten
