Samenvatting eventplanning

Eventplanning
1. Wat is een event
Evenement= een speciale, tijd- en ruimtegebonden activiteit die bewust door een
intitiatiefnemer word gepland die gericht is op een specifieke doelgroep om een
bepaald doel te bereiken m.b.v een bepaald format.
 Evenement creëren = richten op ervaring context
o Blijven hangen bij bepaalde doelgroep
o Doel nastreven
 Evenementen = vinden plaats in bepaalde
o Tijd- en ruimtegebonden
o Eventsupportmatrix

1.1. Eventsupportmatrix
Wat wil ik bereiken? => hierbij helpt projectmanagement
 Wat komt er allemaal bij kijken (matrix)
- Planning en projectmanagement
- Concept
- Personeel
- Logistiek
- Techniek
- Catering
- Communicatie (extern en intern)
- Finance (budget)
- Legaal (vvv)
o Verzekeringen
o Veiligheid
o Vergunningen

1.2. Eventplanning en projectmanagement
Verschillende theoretische modellen voor projectmanagement waarnaar project verdeeld w
-Initiatiefase = doelstellingen van project geanalyseerd + gedefinieerd + methodologie
vastgesteld
- Creatieve en planningsfase= product, dienst of oplossing w ontworpen + aspecten
methodologie op tijdlijn
- Productiefase = product, service, oplossing… w ontwikkeld, geproduceerd en
uitgevoerd
- Monitoring en controlefase= simultaan vanaf 2e fase gebeurt dit, stelt je in staat om op
te volgen
- Fase voor beoordeling= afsluiting ervan
 Model dat hiervan is afgeleid = IDEA-model (= voor eventplanning)

Investigate (onderzoeksfase) 1 year -6 months in advance = doel evenement
onderzoeken
= hoe zou je ontwerpen,
plannen/ organiseren,
deelnemers vinden…
Design (ontwerpfase) 6-2 months in advance = ontwerp en plan je
evenement
Execute 2-1 month in advance until = uitvoeren en produceren
event itself has finished
Assess Day(s) after event Beoordeling van evenement

, 2. Investigate (IDEA)
= wat is het concept, DNA van het evenement?

2.1. Planning en projectmanagement (start van event design)
Eventmanager gn lijstje van taken die hij in de juiste volgorde moet zetten
- verschillende elementen van event = simultaan in gang steken om gn tijd te verliezen
 Proberen alle aspecten te bedenken die horen bij idee of project dat je wil realiseren
o Gebruik maken van: Work Breakdown Structure (WBS)
= splitst je project in verschillende taken, die opnieuw misschien uit meerdere
segmenten bestaan = gn linieair concept => op verschillende niveaus werken om
efficiënt te zijn bij project
= toch is er logica en hiërarchie


 Na WBS kan je beginnen met planning van
Event
= backtiming / retroplanning
 Hieruit kan je nadenken over je draaiboek
 Dan kan je beginnen met uitvoeren




EVENTUELE EXAMENVRAGEN:




2.2. Concept
2.2.1. Het DNA van een eventconcept
Concept = kloppend hart van evenement of DNA van event
Elementen die bepalen hoe event eruitziet
- Entertainment/ programma
- Doelgroep
- Tijd
- Plaats ook dingen die op promotie te vinden zijn
- Naam
- Klasse (of type)
- Management (of organisatie)
- Doel

2.2.2. Typologie van evenementen
Gaan kijken naar verschillende criteria, want we hbn verschillende soorten events

, 1) DOEL




Uitleg motivation:
Branding= brand activation (merk activeren in mensen hun hoofd)
Selling= verkoop genereren
rewarding= klanten en personeel te binden en belonen = incentives
teambuilding= band tss personeel versterken = incentives
recruiting= personeel rekruteren
fundraising= geld inzamelen, voor bv goed doel
P18
Incentives
 Mogelijke manieren om relatie met zowel klanten, leveranciers of personeel te verstevigen
ARTIKEL: RAGE TO ENGANGE
Hoofdboodschap= investeren in teambuildings/ personeelseventen loont. Want ze
presteren beter
Networking

Random (toeval) Stimulated Organised
Social (mensen knn Elkaar i/d Communiefeest Speed date voor singles
elkaar nt supermarkt
noodzakelijk) tegenkomen
Peer to peer Kennis van Student Scholierencongres
(gelijkwaardige middelbaar welcome
mensen) tegenkomen op
Vives
Business Klant tegenkomen Brand activation Beurs met oplichten van batch, zodat
(professioneel) juiste mensen elkaar leren kennnen


ROI (return on investment)
= je investeert in evenement en je wilt er iets voor terughebben
= is je evenement geslaagd in het doel (daarvoor meet je de ROI)
Om ze in de hand te houden => vertalen naar
U-SMART-doelstellingen (=objectieve benchmark)
- UNIEK

, o Creatief en orgineel zijn
o Been there, done that gaat niet helpen als mensen dit ervaren
- SPEFICIEK
o “W” vragen en 1 “H” vraag
- MEETBAAR
o Concrete criteria hebben om te kunnen meten
o Zo blijf je op goede spoor
o Doel meetbaar?
 Hoeveel respons op promotie?
 Hoeveel bezoekers?
 Hoeveel verkoop van catering, merchandise…
 Hoe kan ik alle doelstellingen meten?
- ACCEPTABEL ,BEREIKBAAR, HAALBAAR
o Belangrijkste doelen = manieren bedenken om ze te kunnen waarmaken
- REALISTISCH, RELEVANT
o Doel moet je bereidheid van werken ervoor vertegenwoordigen
o Dus doel kan zowel hoog als realistisch zijn (jij bent enige die dat kan beslissen)
o Laag doel= moeilijker => minder motivatie
- TIJDGEBONDEN, TASTBAAR
o Timing
o Zonder tijdsbestek, geen gevoel van urgentie
o Doel moet tastbaar worden
 Ervaren met een van zintuigen

2) DOELGROEPEN




Segmentatie van doelgroepen
- Demografische en sociografische kenmerken
o Geslacht
o Leeftijd
o Gezinsstructuur
o Geografische oorsprong en verblijfplaats (30km-regel)
o Onderwijsniveau
o Beroep
o gezondheid
- consumentengedrag
o manier van leven
o vervoersmiddel
o top 5 favoriete winkel voor eten, kleding…
o early adopter <-> lagard (p25+53)
o manier van leven