Een event is
• Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• Dat gericht is op een specifieke doelgroep
• Om een vooraf bepaal doel te realiseren
• Door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Categorieën :
1. Public events
2. Private events
3. Corporate events
Event categorieën :
➢ Doel op zich : eerst inhoud, dan publiek
➢ Middel : eerst doelgroep, dan inhoud
1. Public events
➢ Event dat voor iedereen toegankelijk is
➢ Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
➢ Veel promotie nodig!
➢ Van alle tijden (gladiatorenshows in Colosseum)
Vb: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, protestacties, markten,
2. Private events
➢ Event dat afgesloten is, enkel voor genodigden
➢ Doel : familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
➢ Publiek : gekend en selectief
Vb: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
3. Corporate events
➢ Event georganiseerd voor of door een bedrijf
➢ Doelgroep : gekend (besloten)
➢ Bedrijfsdoelstelling : moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Vb : openbedrijvendag, VIP event, productlansering, awards, ….
Inleiding event management 1
,Terminologie
CP-OPS
➢ Command post operations
➢ Een tijdelijke werkplek waar
vertegenwoordigers van verschillende
hulpdiensten samenkomen om een
noodsituatie te coördineren
RENDER
➢ Het genereren van een complete
afbeelding of videomateriaal op basis van
ruwe data
➢ Een realistisch gemaakte afbeelding van
een ontwerp
▪ Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
▪ Is het verhoopte resultaat ook te meten?
▪ Is het aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/ toestaan?
▪ Is het haalbaar, realistisch?
▪ Is er een tijdsspanne/ deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
➢ Stimuleren verkoop
➢ Team motiveren
➢ Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
➢ Impopulaire beslissingen acceptabel maken
➢ Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
➢ Informatie delen, kennis overdragen
➢ Imago van je merk/ stad/ land verbeteren
➢ Ontspanning
Inleiding event management 2
, Event flow of stappenplan
1. Doelstelling
2. Briefing
3. Brainstorming
4. Concept
5. (totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na prestatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
1. Doelstelling
➢ Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
➢ Strategische en operationele doelstelling(en)
➢ Strategische ingang : op lange termijn, wat je graag wil bereiken, het optimale wat je
wil
➢ Operationele doelstelling : op korte termijn, hoe gaan we dat doen?
➢ ROI – ROO
➢ ROI = return on investment = de financiële hoeveelheid die je wil terug krijgen. Dit
door ticketverkoop, sponsering, eten, drinken, merch, subsidies of fondsen. Dit bepaal
je best voor je je evenement start/ organiseert. (stel je geeft 5 000 euro uit om je
evenement op poten te krijgen dan wil je minstens 5 000 euro terug krijgen)
➢ ROO = return on objectives = wat zijn de doelen? Hoe ga ik ze bereiken? (teambuilding :
collega’s verbonden laten voelen op een ander manier)
2. Briefing
= een beknopt opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
Onderdelen :
o Info over bedrijf :
- Missie& visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity : basiswaarden, stijl, huisstijl, …
Inleiding event management 3
, o Info over event :
- Doel (smart)
- Doelgroep : aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader : vorige edities
- Programma / catering vereisten
o Budget
2 soorten briefings :
1) Agency briefing (opdrachtgever -> event agency)
➢ 1 briefing voor compleet event
➢ Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency -> supplier)
➢ 1 briefing per event element
➢ Concept is bekend
➢ Heeft 4de onderdeel verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
3. Brainstorming
Opbouw van brainstorm
1) Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2) Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3) Ideeën selecteren
4) Prestatie van ideeën
4. Concept
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op :
• De doelstellingen & doelgroep van het event
• De verwachtingen van de opdrachtgever
5. (totaal)Voorstel
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen :
• Communicatie pre/ during/ post event
• Inrichting & decoratie
• Catering
• Animatie
• Klank &licht
• People
• Give-away
• Parking & onthaal
(voorzie altijd beelden in je voorstel)
Inleiding event management 4
• Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• Dat gericht is op een specifieke doelgroep
• Om een vooraf bepaal doel te realiseren
• Door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Categorieën :
1. Public events
2. Private events
3. Corporate events
Event categorieën :
➢ Doel op zich : eerst inhoud, dan publiek
➢ Middel : eerst doelgroep, dan inhoud
1. Public events
➢ Event dat voor iedereen toegankelijk is
➢ Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
➢ Veel promotie nodig!
➢ Van alle tijden (gladiatorenshows in Colosseum)
Vb: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, protestacties, markten,
2. Private events
➢ Event dat afgesloten is, enkel voor genodigden
➢ Doel : familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
➢ Publiek : gekend en selectief
Vb: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
3. Corporate events
➢ Event georganiseerd voor of door een bedrijf
➢ Doelgroep : gekend (besloten)
➢ Bedrijfsdoelstelling : moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Vb : openbedrijvendag, VIP event, productlansering, awards, ….
Inleiding event management 1
,Terminologie
CP-OPS
➢ Command post operations
➢ Een tijdelijke werkplek waar
vertegenwoordigers van verschillende
hulpdiensten samenkomen om een
noodsituatie te coördineren
RENDER
➢ Het genereren van een complete
afbeelding of videomateriaal op basis van
ruwe data
➢ Een realistisch gemaakte afbeelding van
een ontwerp
▪ Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
▪ Is het verhoopte resultaat ook te meten?
▪ Is het aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/ toestaan?
▪ Is het haalbaar, realistisch?
▪ Is er een tijdsspanne/ deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
➢ Stimuleren verkoop
➢ Team motiveren
➢ Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
➢ Impopulaire beslissingen acceptabel maken
➢ Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
➢ Informatie delen, kennis overdragen
➢ Imago van je merk/ stad/ land verbeteren
➢ Ontspanning
Inleiding event management 2
, Event flow of stappenplan
1. Doelstelling
2. Briefing
3. Brainstorming
4. Concept
5. (totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na prestatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
1. Doelstelling
➢ Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
➢ Strategische en operationele doelstelling(en)
➢ Strategische ingang : op lange termijn, wat je graag wil bereiken, het optimale wat je
wil
➢ Operationele doelstelling : op korte termijn, hoe gaan we dat doen?
➢ ROI – ROO
➢ ROI = return on investment = de financiële hoeveelheid die je wil terug krijgen. Dit
door ticketverkoop, sponsering, eten, drinken, merch, subsidies of fondsen. Dit bepaal
je best voor je je evenement start/ organiseert. (stel je geeft 5 000 euro uit om je
evenement op poten te krijgen dan wil je minstens 5 000 euro terug krijgen)
➢ ROO = return on objectives = wat zijn de doelen? Hoe ga ik ze bereiken? (teambuilding :
collega’s verbonden laten voelen op een ander manier)
2. Briefing
= een beknopt opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
Onderdelen :
o Info over bedrijf :
- Missie& visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity : basiswaarden, stijl, huisstijl, …
Inleiding event management 3
, o Info over event :
- Doel (smart)
- Doelgroep : aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader : vorige edities
- Programma / catering vereisten
o Budget
2 soorten briefings :
1) Agency briefing (opdrachtgever -> event agency)
➢ 1 briefing voor compleet event
➢ Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency -> supplier)
➢ 1 briefing per event element
➢ Concept is bekend
➢ Heeft 4de onderdeel verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
3. Brainstorming
Opbouw van brainstorm
1) Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2) Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3) Ideeën selecteren
4) Prestatie van ideeën
4. Concept
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op :
• De doelstellingen & doelgroep van het event
• De verwachtingen van de opdrachtgever
5. (totaal)Voorstel
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen :
• Communicatie pre/ during/ post event
• Inrichting & decoratie
• Catering
• Animatie
• Klank &licht
• People
• Give-away
• Parking & onthaal
(voorzie altijd beelden in je voorstel)
Inleiding event management 4
