COMMENT ECRIRE DES E-MAILS EFFICACES ?
1. Introduction
- Paragrafen (geen conclusion, fin)
- Un objet (een onderwerp) – ne pas sans object le destinateur de mail fait très specifique
(zoekfunctie – 1/2 woorden kun je duidelijk stellen over wat de mail gaat en snel terugvinden). très
court 1-2-3 mots ne pas plus (objet substantivé – vous pouvez seulement des mots/objet jamais de
sujet/de verbe)
- Le salutation (bonjour, Madame, Monsieur)
- Conflict, ontslaan worden, tout le monde de la même façon/style non 2 sortes de communication
de mails : communication interne (vous connaissez des gents biens, on peut écrire « tu »), et externe
(moins bien, vous connaissez pas du tout « vous »). Collègue vs clientes, fournisseur.
- Grammatical correct pas du fout grammaire/d’orthographié dans un mail.
- La formule de politesse : Une signature automatique dans l’accueil de fait ordonnée.
Malheureusement, l'inefficacité des courriels est très fréquente. Dans certains cas, c’est parce que
les personnes ne savent pas utiliser l’outil informatique. Dans d’autres cas, c’est parce que les
personnes ont de mauvaises compétences en communication. Voici comment vous pouvez rendre
vos courriels plus efficaces :
• Déterminez si un courriel convient à la situation. Le courrier électronique est un outil très utile,
mais pas forcément approprié à toutes les situations. Les questions nécessitant une réponse
immédiate seront mieux traitées en face à face ou au téléphone. Un courriel n’est pas non plus la
meilleure solution de résoudre un conflit. De même, pour informer quelqu’un d’un changement
organisationnel majeur, ou le présenter à un client ou un collègue pour la première fois, mieux vaut
éviter les courriels.
• Identifiez clairement l’objet. Les courriels avec des objets vagues sont difficiles à repérer pour les
lecteurs et passeront plus facilement inaperçus. Vous devez placer les mots clés de votre courriel
dans la rubrique objet. Soyez bref : si votre courriel a trait à votre prochaine réunion, inutile d’en
mentionner le lieu et l’heure en objet. N’utilisez jamais l’objet d’un message précédent lorsque vous
écrivez sur un nouveau sujet.
• Incluez vos salutations. Même si les jeunes gens sont habitués à rédiger des courriels informels,
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,la plupart des clients et des collègues de travail s’attendent à être salués au début d'un message.
• Soyez clair. La première phrase de votre courriel doit immédiatement entrer dans le vif du sujet.
Si vous ne le faites pas, votre lecteur risque de ne pas lire votre courriel jusqu’au bout.
• Soyez concis. Le courriel convient bien aux informations brèves. Pour définir une politique à long
terme, faire un rapport ou proposer un nouveau projet, mieux vaut ne pas l’utiliser. Si vous le faites,
envoyez ces informations par pièces jointes.
• Incluez vos coordonnées. Si un lecteur a une question, le téléphone est souvent plus pratique.
Donnez donc votre numéro de téléphone et votre adresse postale pour permettre au lecteur de vous
envoyer une copie papier si besoin est.
• Évitez d’envoyer de lourds fichiers en pièces jointes. La plupart des gens ont des restrictions sur
la taille des pièces jointes qu'ils peuvent recevoir. C’est donc une question d'étiquette électronique
d'éviter d'envoyer des pièces jointes volumineuses.
• N’utilisez pas d’émoticônes. Cela n’est jamais approprié sauf si vous écrivez à un ami ou pour un
courriel non relatif à votre travail.
• Utiliser un vérificateur d'orthographe et de grammaire. Si vous faites de nombreuses fautes,
votre lecteur pensera que vous êtes paresseux, sans éducation, désorganisé, ou les trois en même
temps.
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, 2. Ecrire un e-mail pour présenter ses excuses
Exemple :
de : Nicolas Corzakys
à: Ségolène Alroy
objet : Excuses
Chère (enkel als je iemand goed kent !) Ségolène,
Je te fais mes excuses pour mon attitude pendant la réunion de hier. Je ne pensais pas ce que
j’ai dit. Au contraire, j’ai beaucoup d’estime (respect) pour ton travail. Excuse-moi aussi auprès
de ton équipe.
J’étais stressé et j’ai dit beaucoup de bêtises. Je suis vraiment désolé.
Amitiés,
Nicolas
Outils pour la rédaction :
- Je vous fais mes excuses pour…
- Excusez-moi pour…
- Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour…
- Je vous présente toutes mes excuses pour…
- Excusez-moi auprès de votre directeur
- Je suis vraiment désolé de (+ infinitif) ne pas avoir été présent.
- Je suis vraiment désolé que (+subjonctif) je n’aie pas pu être présente.
- Je m’excuse de (+ infinitif) (+nom) mon absence.
Exercice :
Répondez au mail ci-dessous. Expliquez ce qui s’est passé et présentez vos excuses :
de : Benoît Desgrange
à: Sophie Marceau
objet : Echantillons huiles
Madame,
Lorsque nous nous sommes rencontrés le mois dernier au salon Biotech à Lyon, nous étions
convenus que vous m’enverriez des échantillons de vos huiles de massage. Or, je n’ai toujours
rien reçu. M’avez-vous oublié ? Excusez-moi d’insister.
Cordialement,
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1. Introduction
- Paragrafen (geen conclusion, fin)
- Un objet (een onderwerp) – ne pas sans object le destinateur de mail fait très specifique
(zoekfunctie – 1/2 woorden kun je duidelijk stellen over wat de mail gaat en snel terugvinden). très
court 1-2-3 mots ne pas plus (objet substantivé – vous pouvez seulement des mots/objet jamais de
sujet/de verbe)
- Le salutation (bonjour, Madame, Monsieur)
- Conflict, ontslaan worden, tout le monde de la même façon/style non 2 sortes de communication
de mails : communication interne (vous connaissez des gents biens, on peut écrire « tu »), et externe
(moins bien, vous connaissez pas du tout « vous »). Collègue vs clientes, fournisseur.
- Grammatical correct pas du fout grammaire/d’orthographié dans un mail.
- La formule de politesse : Une signature automatique dans l’accueil de fait ordonnée.
Malheureusement, l'inefficacité des courriels est très fréquente. Dans certains cas, c’est parce que
les personnes ne savent pas utiliser l’outil informatique. Dans d’autres cas, c’est parce que les
personnes ont de mauvaises compétences en communication. Voici comment vous pouvez rendre
vos courriels plus efficaces :
• Déterminez si un courriel convient à la situation. Le courrier électronique est un outil très utile,
mais pas forcément approprié à toutes les situations. Les questions nécessitant une réponse
immédiate seront mieux traitées en face à face ou au téléphone. Un courriel n’est pas non plus la
meilleure solution de résoudre un conflit. De même, pour informer quelqu’un d’un changement
organisationnel majeur, ou le présenter à un client ou un collègue pour la première fois, mieux vaut
éviter les courriels.
• Identifiez clairement l’objet. Les courriels avec des objets vagues sont difficiles à repérer pour les
lecteurs et passeront plus facilement inaperçus. Vous devez placer les mots clés de votre courriel
dans la rubrique objet. Soyez bref : si votre courriel a trait à votre prochaine réunion, inutile d’en
mentionner le lieu et l’heure en objet. N’utilisez jamais l’objet d’un message précédent lorsque vous
écrivez sur un nouveau sujet.
• Incluez vos salutations. Même si les jeunes gens sont habitués à rédiger des courriels informels,
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,la plupart des clients et des collègues de travail s’attendent à être salués au début d'un message.
• Soyez clair. La première phrase de votre courriel doit immédiatement entrer dans le vif du sujet.
Si vous ne le faites pas, votre lecteur risque de ne pas lire votre courriel jusqu’au bout.
• Soyez concis. Le courriel convient bien aux informations brèves. Pour définir une politique à long
terme, faire un rapport ou proposer un nouveau projet, mieux vaut ne pas l’utiliser. Si vous le faites,
envoyez ces informations par pièces jointes.
• Incluez vos coordonnées. Si un lecteur a une question, le téléphone est souvent plus pratique.
Donnez donc votre numéro de téléphone et votre adresse postale pour permettre au lecteur de vous
envoyer une copie papier si besoin est.
• Évitez d’envoyer de lourds fichiers en pièces jointes. La plupart des gens ont des restrictions sur
la taille des pièces jointes qu'ils peuvent recevoir. C’est donc une question d'étiquette électronique
d'éviter d'envoyer des pièces jointes volumineuses.
• N’utilisez pas d’émoticônes. Cela n’est jamais approprié sauf si vous écrivez à un ami ou pour un
courriel non relatif à votre travail.
• Utiliser un vérificateur d'orthographe et de grammaire. Si vous faites de nombreuses fautes,
votre lecteur pensera que vous êtes paresseux, sans éducation, désorganisé, ou les trois en même
temps.
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, 2. Ecrire un e-mail pour présenter ses excuses
Exemple :
de : Nicolas Corzakys
à: Ségolène Alroy
objet : Excuses
Chère (enkel als je iemand goed kent !) Ségolène,
Je te fais mes excuses pour mon attitude pendant la réunion de hier. Je ne pensais pas ce que
j’ai dit. Au contraire, j’ai beaucoup d’estime (respect) pour ton travail. Excuse-moi aussi auprès
de ton équipe.
J’étais stressé et j’ai dit beaucoup de bêtises. Je suis vraiment désolé.
Amitiés,
Nicolas
Outils pour la rédaction :
- Je vous fais mes excuses pour…
- Excusez-moi pour…
- Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour…
- Je vous présente toutes mes excuses pour…
- Excusez-moi auprès de votre directeur
- Je suis vraiment désolé de (+ infinitif) ne pas avoir été présent.
- Je suis vraiment désolé que (+subjonctif) je n’aie pas pu être présente.
- Je m’excuse de (+ infinitif) (+nom) mon absence.
Exercice :
Répondez au mail ci-dessous. Expliquez ce qui s’est passé et présentez vos excuses :
de : Benoît Desgrange
à: Sophie Marceau
objet : Echantillons huiles
Madame,
Lorsque nous nous sommes rencontrés le mois dernier au salon Biotech à Lyon, nous étions
convenus que vous m’enverriez des échantillons de vos huiles de massage. Or, je n’ai toujours
rien reçu. M’avez-vous oublié ? Excusez-moi d’insister.
Cordialement,
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