Samenvatting officemanagement
PROFIEL MANAGEMENT ASSISANT
1) Beroepscompetentieprofiel MA
MA is gelieerd aan een of meerdere personen voor wie ze taken
uitvoert
Vooral administratief en organisatorisch
Inzicht in kernactiviteiten en strategieën bedrijf
Discreet omgaan met persoonlijke informatie
MA = rechterhand directeur
Diverse mogelijkheden
Initiatief en verantwoordelijkheid
1) Functietitels en soorten
FUNCTIEBESCHRIJVING= WELKE TAKEN, WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN
BEVOEGDHEDEN
FUNCTIE = GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLING AAN DE TAKEN DIE BINNEN DE FUNCTIE
MOETEN WORDEN VERRICHT
BEVOEGDHEID = RECHT OM BESLISSINGEN TE NEMEN TEN BEHOEVE VAN DE UITVOERING
VAN EEN TAAK.
VERANTWOORDELIJKHEID= VERPLICHTING OM DE TAAK NAAR BESTE VERMOGEN UIT TE
VOEREN VAN EEN TAAK
DELEGEREN
SOORTEN MA
TOP MA DEPARTMENT MA ALLROUND MA
PERSONAL ASSISTANT LEGAL SECRETARY PROJECT ASSISATANT
EXECUTIEVE ASSISTANT MARKETING ASSISTANT OPERATIONAS ASSISANT
CUSTOMER RELATIONS PR/ COMMUNICATION ADMINISTRATIVE ASSISTANT
OFFICER ASSISANT
MA PAYROLL ASSSISANT JUNIOR ASSISANT
OFFICE MANAGER HUMAN RESOURCES
ASSISANT
SALES ASSISTANT
PURCHASE ASSISANT
LOGISTICS ASSISANT
TOP MA= OFTEWEL MANAGERS BIJSTAAN OF GROTE FUNCTIE
NODIG: AUTONOOM WERKEN EN JAREN ERVARING
DEPARTEMENT ASSISTANT = HELPEN EEN AFDELINGSHOOFD
SPECIALISATIE IN WERKDOMEIN
ALLROUND ASSISTANT = MEERDERE BAZEN OF AFDELINGEN
FLEXIBILITEIT EN STRESSBESTENDIG
, 2) Competenties en attitudes
MANAGEMENT SUPPORT
INFORMATIE
KRITISCHE INGESTELDHEID
ORGANISATIE
ZIN VOOR INITIATIEF
ACCURATESSE
ZELFSTANDIGHEID
RESULTAATGERICHTHEID
LEVENSLANG LEREN
COMMUNICATIE
PLANNING EN COÖRDINATIE
STAKEHOLDERS
DIENSTVERLENENDE INGESTELDHEID
ALGEMENE BEROEPSATTITUDES MA
1. ZELFSTANDIGHEID
2. ACCURATESSE
3. ZIN VOOR SAMENWERKING
4. RESULTAATGERICHTHEID
5. LEERGIERIGHEID
6. DOORZETTINGSVERMOGEN
7. LOYALITEIT
8. ZIN VOOR INITIATIEF
9. ASSERTIVITEIT
10. KRITISCHE INGESTELDHEID
11. ORGANISATIEVERMOGEN
12. FLEXIBILITEIT
13. EMPATHIE
14. CONTACTBEREIDHEID
15. STRESSBESTENDIGHEID
16. ZIN VOOR ORDE
17. IMAGOBEWUSTHEID
18. ANALYTISCH DENKVERMOGEN
19. BESLISSINGSVERMOGEN
, 20. DISCRETIE
21. DIENSTVERLENENDE INGESTELDHEID
22. TACT
BELANGRIJKSTE TAKEN VAN DE STAGIAIR 2MA
• TELEFOONBEDIENING (BINNENKOMENDE EN UITGAANDE TELEFOONS)
• POSTBEHANDELING
• KLASSEMENT, ARCHIVEREN EN DATABASE BEHEREN
• ONTHAAL VAN KLANTEN
• ALGEMENE ADMINISTRATIE (INFORMATIE VERZAMELEN, UITWISSELEN,
VERWERKEN)
• CORRESPONDENTIE, DOSSIERBEHEER
• AFSPRAKEN VASTLEGGEN EN AGENDA BEHEREN
• INVOEREN/VERWERKEN VAN GEGEVENS OP DE PC (MS APPLICATIES,
BEDRIJFSEIGEN SOFTWARE …)
3) Carrièrepaden
• MEEGROEIEN MET DE MANAGER
• MEEGROEIEN MET HET BEDRIJF
• GROEIEN BINNEN EEN FUNCTIE
• SPECIALISEREN EN DOORGROEIEN
4) Personeelsadvertenties
Introductie van de onderneming
• Functiebenaming
• Functie-inhoud
• Functievereisten
• Arbeidsvoorwaarden
• Adres en functionaris aan wie de sollicitatie gericht moet worden
• Persoon bij wie telefonisch nadere informatie kan worden gevraagd
• De termijn waarbinnen moet worden gereageerd
• Eventueel psychologisch onderzoek vermelden
PROFIEL MANAGEMENT ASSISANT
1) Beroepscompetentieprofiel MA
MA is gelieerd aan een of meerdere personen voor wie ze taken
uitvoert
Vooral administratief en organisatorisch
Inzicht in kernactiviteiten en strategieën bedrijf
Discreet omgaan met persoonlijke informatie
MA = rechterhand directeur
Diverse mogelijkheden
Initiatief en verantwoordelijkheid
1) Functietitels en soorten
FUNCTIEBESCHRIJVING= WELKE TAKEN, WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN
BEVOEGDHEDEN
FUNCTIE = GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLING AAN DE TAKEN DIE BINNEN DE FUNCTIE
MOETEN WORDEN VERRICHT
BEVOEGDHEID = RECHT OM BESLISSINGEN TE NEMEN TEN BEHOEVE VAN DE UITVOERING
VAN EEN TAAK.
VERANTWOORDELIJKHEID= VERPLICHTING OM DE TAAK NAAR BESTE VERMOGEN UIT TE
VOEREN VAN EEN TAAK
DELEGEREN
SOORTEN MA
TOP MA DEPARTMENT MA ALLROUND MA
PERSONAL ASSISTANT LEGAL SECRETARY PROJECT ASSISATANT
EXECUTIEVE ASSISTANT MARKETING ASSISTANT OPERATIONAS ASSISANT
CUSTOMER RELATIONS PR/ COMMUNICATION ADMINISTRATIVE ASSISTANT
OFFICER ASSISANT
MA PAYROLL ASSSISANT JUNIOR ASSISANT
OFFICE MANAGER HUMAN RESOURCES
ASSISANT
SALES ASSISTANT
PURCHASE ASSISANT
LOGISTICS ASSISANT
TOP MA= OFTEWEL MANAGERS BIJSTAAN OF GROTE FUNCTIE
NODIG: AUTONOOM WERKEN EN JAREN ERVARING
DEPARTEMENT ASSISTANT = HELPEN EEN AFDELINGSHOOFD
SPECIALISATIE IN WERKDOMEIN
ALLROUND ASSISTANT = MEERDERE BAZEN OF AFDELINGEN
FLEXIBILITEIT EN STRESSBESTENDIG
, 2) Competenties en attitudes
MANAGEMENT SUPPORT
INFORMATIE
KRITISCHE INGESTELDHEID
ORGANISATIE
ZIN VOOR INITIATIEF
ACCURATESSE
ZELFSTANDIGHEID
RESULTAATGERICHTHEID
LEVENSLANG LEREN
COMMUNICATIE
PLANNING EN COÖRDINATIE
STAKEHOLDERS
DIENSTVERLENENDE INGESTELDHEID
ALGEMENE BEROEPSATTITUDES MA
1. ZELFSTANDIGHEID
2. ACCURATESSE
3. ZIN VOOR SAMENWERKING
4. RESULTAATGERICHTHEID
5. LEERGIERIGHEID
6. DOORZETTINGSVERMOGEN
7. LOYALITEIT
8. ZIN VOOR INITIATIEF
9. ASSERTIVITEIT
10. KRITISCHE INGESTELDHEID
11. ORGANISATIEVERMOGEN
12. FLEXIBILITEIT
13. EMPATHIE
14. CONTACTBEREIDHEID
15. STRESSBESTENDIGHEID
16. ZIN VOOR ORDE
17. IMAGOBEWUSTHEID
18. ANALYTISCH DENKVERMOGEN
19. BESLISSINGSVERMOGEN
, 20. DISCRETIE
21. DIENSTVERLENENDE INGESTELDHEID
22. TACT
BELANGRIJKSTE TAKEN VAN DE STAGIAIR 2MA
• TELEFOONBEDIENING (BINNENKOMENDE EN UITGAANDE TELEFOONS)
• POSTBEHANDELING
• KLASSEMENT, ARCHIVEREN EN DATABASE BEHEREN
• ONTHAAL VAN KLANTEN
• ALGEMENE ADMINISTRATIE (INFORMATIE VERZAMELEN, UITWISSELEN,
VERWERKEN)
• CORRESPONDENTIE, DOSSIERBEHEER
• AFSPRAKEN VASTLEGGEN EN AGENDA BEHEREN
• INVOEREN/VERWERKEN VAN GEGEVENS OP DE PC (MS APPLICATIES,
BEDRIJFSEIGEN SOFTWARE …)
3) Carrièrepaden
• MEEGROEIEN MET DE MANAGER
• MEEGROEIEN MET HET BEDRIJF
• GROEIEN BINNEN EEN FUNCTIE
• SPECIALISEREN EN DOORGROEIEN
4) Personeelsadvertenties
Introductie van de onderneming
• Functiebenaming
• Functie-inhoud
• Functievereisten
• Arbeidsvoorwaarden
• Adres en functionaris aan wie de sollicitatie gericht moet worden
• Persoon bij wie telefonisch nadere informatie kan worden gevraagd
• De termijn waarbinnen moet worden gereageerd
• Eventueel psychologisch onderzoek vermelden
