Projectmanagement en communicatie
Nog betere zorg
Naam: A.J.S. van der Lee
Studentnummer: 4695817
Datum: 6 juli 2020
Opleiding: Management in de zorg (NCOI)
Moduleopdracht: Projectmanagement en communicatie
Docent: Barbera van Beugen-Muns
,Voorwoord
Mijn naam is Anouk van der Lee en tweedejaars student van de NCOI Management in de zorg.
Mijn hele leven heb ik in de gezondheidszorg gewerkt. Kwaliteit heb ik altijd belangrijk gevonden en in
2015 ben ik vanuit de eerstelijnszorg overgestapt naar kwaliteit en veiligheid als kwaliteitsadviseur. In
2017 behaalde ik mijn diploma voor kwaliteitsmanagement.
In 2018 ben ik gestart met de managementopleiding.
Sinds juni 2019 ben ik werkzaam in het ziekenhuis Amstelland waarbij ik werkzaam ben als
teammanager op de kindergeneeskunde.
De afdeling bestaat uit 27 bedden, welke bestaat uit : algemene pediatrie, kinderdagbehandeling, een
couveuse unit en moeder-kind kamers waar zieke pasgeborenen met beide ouders kunnen verblijven.
Binnen deze functie ben ik verantwoordelijk voor 30 teamleden, algehele processen, coaching /
aansturing, beleid en het complete financiële aspect.
Daarnaast ben ik moeder van twee puber zoons van 16 en 14 jaar.
In het kader van de opleiding Management in de zorg is deze moduleopdracht (projectmanagement en
communicatie) tot stand gekomen. De opdracht is om een advies te geven op basis van een
vastgestelde casus over de communicatie rondom een project van de zorgverzekeraar “Nog betere
zorg”. De opdracht wordt dan ook geschreven voor de directeur van de divisie Zorg en Gezondheid.
Anouk van der Lee
1
, Samenvatting
Zorgverzekeraar “Nog betere Zorg” houdt jaarlijks een kerstevenement voor de divisie Zorg en
Gezondheid.
Dit jaar is het idee een exclusieve voorpremière van het Wereldkerstcircus in Carré te organiseren.
Hiervoor kunnen 1500 gasten worden uitgenodigd.
Een maand na het opstarten van het project, krijgt de directeur geen goed beeld van de vordering
omtrent het project. De directeur besluit een projectadviseur in te schakelen om dit te onderzoeken en
een advies uit te brengen.
Het rapport is opgesteld volgens vaste onderdelen: Leiding geven, onderhandelen, coaching,
managen teamgedrag en besluitvorming.
De probleemanalyse is verkregen middels interviews die gehouden zijn met de projectleden.
Deze analyse en aanbeveling zijn onderbouwd met literatuur ten behoeve van communicatie binnen
het projectmanagement.
Uit het rapport blijkt dat het management dit project is gestart zonder enige structuur.
Voor het project wordt Sabine aangesteld als projectleider. Sabine is onervaren en vrij nieuw in de
organisatie. Daarnaast geeft zij leiding aan het team marketing. Doordat Sabine niet wordt gecoacht in
haar nieuwe rol als projectleider en zij zelf het gesprek niet aangaat, verloopt het project niet volgens
verwachting.
Binnen de organisatie ontbreekt het aan situationeel leiderschap waardoor Sabine niet de juiste
begeleiding krijgt. Sabine claimt geen tijd voor het project maar draagt een aantal acties over aan haar
senior teamlid Anneke, die niet bij dit project betrokken is.
Daardoor worden de projectleden (Henk en Petra) onvoldoende betrokken en schieten zij in de
weerstand. De communicatie over het project vindt informeel plaats. Er is geen sprake van een
projectstructuur en het projectplan ontbreekt. Tevens is het budget voor het project niet vastgesteld.
De aanbevelingen van dit rapport zijn als volgt:
De huidige projectleider zou coaching kunnen ontvangen van een interne of externe begeleider die
ervaring heeft met projecten. Het advies is om prioriteiten te stellen binnen de werkzaamheden van de
projectleider zodat zij voldoende tijd heeft om te groeien in haar rol en de processen te kunnen
begeleiden.
Bij het coachen van de projectleider zou gebruik gemaakt kunnen worden van het GROW-coachings-
model, zodat zij, maar ook de begeleider, de vorderingen kan volgen.
Hierbij is het advies om de manier van leiderschap binnen de organisatie meer aan te passen op de
taakvolwassenheid van de medewerkers.
Binnen het project zal er op meerdere fronten onderhandeld moeten worden. Hiervoor kan het model
van Tuckman en Jansen behulpzaam zijn. Het advies is om in te zetten op samenwerken -compromis
sluiten zodat er voor alle partijen een win-win situatie ontstaat.
Een mogelijkheid, om te besluiten wie deelneemt aan de projectgroep, is het inzetten van de
teamrollen van Belbin voorafgaand aan het project. Door te kijken welke rollen nodig zijn worden
kwaliteiten optimaal benut. In de huidige samenstelling ontbreken twee rollen, het advies is dan ook
om deze toe te voegen aan de groep.
Het team bevind zich momenteel de Storming fase en hebben de Forming fase overgeslagen. Het
advies is om terug te gaan naar de Forming fase.
Organiseer meerdere sessies voorafgaand aan een Project start up (PSU), waarbij de teamleden
elkaar kunnen leren kennen en kunnen brainstormen. Op deze wijze wordt de betrokkenheid en de
commitment verhoogd. Daarbij is het van belang dat er besluiten genomen worden over: het budget,
tijd van de projectleider en de inzet van de projectleden.
Het team en de stuurgroep komen wekelijks bij elkaar zodat het team, wat nu los zand is, te brengen
naar een geoliede machine die op elkaar ingespeeld raakt tijdens dit project.
Het neerzetten van een duidelijke projectstructuur, zoals een projectplan waarbij onder andere het
gemeenschappelijk vaststellen van de doelstellingen, afspraken onderling zijn noodzakelijk om dit
project te laten slagen.
2
Nog betere zorg
Naam: A.J.S. van der Lee
Studentnummer: 4695817
Datum: 6 juli 2020
Opleiding: Management in de zorg (NCOI)
Moduleopdracht: Projectmanagement en communicatie
Docent: Barbera van Beugen-Muns
,Voorwoord
Mijn naam is Anouk van der Lee en tweedejaars student van de NCOI Management in de zorg.
Mijn hele leven heb ik in de gezondheidszorg gewerkt. Kwaliteit heb ik altijd belangrijk gevonden en in
2015 ben ik vanuit de eerstelijnszorg overgestapt naar kwaliteit en veiligheid als kwaliteitsadviseur. In
2017 behaalde ik mijn diploma voor kwaliteitsmanagement.
In 2018 ben ik gestart met de managementopleiding.
Sinds juni 2019 ben ik werkzaam in het ziekenhuis Amstelland waarbij ik werkzaam ben als
teammanager op de kindergeneeskunde.
De afdeling bestaat uit 27 bedden, welke bestaat uit : algemene pediatrie, kinderdagbehandeling, een
couveuse unit en moeder-kind kamers waar zieke pasgeborenen met beide ouders kunnen verblijven.
Binnen deze functie ben ik verantwoordelijk voor 30 teamleden, algehele processen, coaching /
aansturing, beleid en het complete financiële aspect.
Daarnaast ben ik moeder van twee puber zoons van 16 en 14 jaar.
In het kader van de opleiding Management in de zorg is deze moduleopdracht (projectmanagement en
communicatie) tot stand gekomen. De opdracht is om een advies te geven op basis van een
vastgestelde casus over de communicatie rondom een project van de zorgverzekeraar “Nog betere
zorg”. De opdracht wordt dan ook geschreven voor de directeur van de divisie Zorg en Gezondheid.
Anouk van der Lee
1
, Samenvatting
Zorgverzekeraar “Nog betere Zorg” houdt jaarlijks een kerstevenement voor de divisie Zorg en
Gezondheid.
Dit jaar is het idee een exclusieve voorpremière van het Wereldkerstcircus in Carré te organiseren.
Hiervoor kunnen 1500 gasten worden uitgenodigd.
Een maand na het opstarten van het project, krijgt de directeur geen goed beeld van de vordering
omtrent het project. De directeur besluit een projectadviseur in te schakelen om dit te onderzoeken en
een advies uit te brengen.
Het rapport is opgesteld volgens vaste onderdelen: Leiding geven, onderhandelen, coaching,
managen teamgedrag en besluitvorming.
De probleemanalyse is verkregen middels interviews die gehouden zijn met de projectleden.
Deze analyse en aanbeveling zijn onderbouwd met literatuur ten behoeve van communicatie binnen
het projectmanagement.
Uit het rapport blijkt dat het management dit project is gestart zonder enige structuur.
Voor het project wordt Sabine aangesteld als projectleider. Sabine is onervaren en vrij nieuw in de
organisatie. Daarnaast geeft zij leiding aan het team marketing. Doordat Sabine niet wordt gecoacht in
haar nieuwe rol als projectleider en zij zelf het gesprek niet aangaat, verloopt het project niet volgens
verwachting.
Binnen de organisatie ontbreekt het aan situationeel leiderschap waardoor Sabine niet de juiste
begeleiding krijgt. Sabine claimt geen tijd voor het project maar draagt een aantal acties over aan haar
senior teamlid Anneke, die niet bij dit project betrokken is.
Daardoor worden de projectleden (Henk en Petra) onvoldoende betrokken en schieten zij in de
weerstand. De communicatie over het project vindt informeel plaats. Er is geen sprake van een
projectstructuur en het projectplan ontbreekt. Tevens is het budget voor het project niet vastgesteld.
De aanbevelingen van dit rapport zijn als volgt:
De huidige projectleider zou coaching kunnen ontvangen van een interne of externe begeleider die
ervaring heeft met projecten. Het advies is om prioriteiten te stellen binnen de werkzaamheden van de
projectleider zodat zij voldoende tijd heeft om te groeien in haar rol en de processen te kunnen
begeleiden.
Bij het coachen van de projectleider zou gebruik gemaakt kunnen worden van het GROW-coachings-
model, zodat zij, maar ook de begeleider, de vorderingen kan volgen.
Hierbij is het advies om de manier van leiderschap binnen de organisatie meer aan te passen op de
taakvolwassenheid van de medewerkers.
Binnen het project zal er op meerdere fronten onderhandeld moeten worden. Hiervoor kan het model
van Tuckman en Jansen behulpzaam zijn. Het advies is om in te zetten op samenwerken -compromis
sluiten zodat er voor alle partijen een win-win situatie ontstaat.
Een mogelijkheid, om te besluiten wie deelneemt aan de projectgroep, is het inzetten van de
teamrollen van Belbin voorafgaand aan het project. Door te kijken welke rollen nodig zijn worden
kwaliteiten optimaal benut. In de huidige samenstelling ontbreken twee rollen, het advies is dan ook
om deze toe te voegen aan de groep.
Het team bevind zich momenteel de Storming fase en hebben de Forming fase overgeslagen. Het
advies is om terug te gaan naar de Forming fase.
Organiseer meerdere sessies voorafgaand aan een Project start up (PSU), waarbij de teamleden
elkaar kunnen leren kennen en kunnen brainstormen. Op deze wijze wordt de betrokkenheid en de
commitment verhoogd. Daarbij is het van belang dat er besluiten genomen worden over: het budget,
tijd van de projectleider en de inzet van de projectleden.
Het team en de stuurgroep komen wekelijks bij elkaar zodat het team, wat nu los zand is, te brengen
naar een geoliede machine die op elkaar ingespeeld raakt tijdens dit project.
Het neerzetten van een duidelijke projectstructuur, zoals een projectplan waarbij onder andere het
gemeenschappelijk vaststellen van de doelstellingen, afspraken onderling zijn noodzakelijk om dit
project te laten slagen.
2
