Kostprijsberekening en budgettering
1. Basisbegrippen
1.1 Winst, verlies of break-even
− Budgetteren : berekeningen maken op basis van inkomsten en uitgaven.
− Belangrijkste vraag : wat is het doel van het event.
o Omzetten in duidelijke doelstellingen :
▪ Verkoop
▪ Bedanken en belonen
▪ Motiveren
▪ Naamsbekendheid
− Na doelstellingen kan je budget opstellen, zodat je dit aan financieel resultaat kan koppelen.
1.1.1 Winst maken
− Opstellen van 3 doelstellingen :
o Doelstellingen in volgorde plaatsen van belangrijkheid
o Indien belangrijkste doelstelling niet werd gehaald kijken of 2 andere doelstellingen
zorgen dat je winstgevend blijkt te zijn
▪ Zo ja, dan heb je winst gemaakt ook al was je belangrijkste doelstelling winst
maken en heb je dat niet behaald
1.1.2 Break-even halen
− Wanneer de doelstellingen niet gericht zijn op het budget kan je het budget opmaken aan de
hand van de doelstellingen.
o Zo kan je berekenen welke prijs je je ticket moet verkopen om break-even te draaien.
1.1.3 Verlies leiden
− Financiële doelstellingen zijn niet steeds de prioritaire doelstelling
− Wanneer 2/3e van de doelstellingen zijn behaald
o KAN het verlies te verantwoorden zijn
1
,1.2 Evenementen uitwerken versus budget
− Standaarddoelstelling organisator event: winstgevend maken
o Budgettaire aspect wordt op achtergrond geschoven
− STAPPEN :
o STAP 1 : opstellen van een richtbudget
▪ Geeft indicatie over de haalbaarheid van een project
▪ Doorheen voorbereiding een constante budgetcontrole
• Heel belangrijk in het nemen van beslissingen
o STAP 2 : finaal budget
▪ = eindresultaat na afloop evenement
▪ Indien afwijkingen kan dit nog bekeken worden
▪ Leercurve voor organisator
1.3 Evenementen voor derden versus eigen evenement
− Organisator krijgt een budget ter beschikking
− Inkomsten zijn perfect in te schatten hierdoor
o MAAR blijven uitgaven beheersbaar?
▪ Lukt : eindsaldo positief
▪ Lukt niet : eindsaldo negatief
− Ook rekening houden met overheadkosten
1.3.1 Eigen evenementen
− Volledige risico ligt bij organisator
− Uitgaven zijn meestal goed te begroten
o MOEILIJKHEID : inschatten van inkomsten
▪ Oplossing : voortdurende budgettaire opvolging
− Bereken een break-even punt :
o Uitgaven zijn gekend
o Inkomsten ticket en drankprijzen ook gekend
o Hiermee break-even berekenen
2
, 1.4 Soorten evenementen
− B2B – evenement :
o Business to business evenement
o Doelpubliek : andere bedrijven / professionelen en vertegenwoordigers uit de
industrie.
o Doel : businessinteractie tot stand te brengen
▪ Via uitwisselen van kennis, ideeën
▪ Verkopen
− B2C – evenementen :
o Business to customer evenement
o Doelpubliek : grote publiek, de consument
o Format : entertainmentsfeer
− B2E – evenementen :
o Business to employee
o Doelpubliek : personeelsleden van een bedrijf
1.5 Wie kan organiseren en wat zijn de implicaties
− Zodra er winstoogmerk is :
o Bijhorende financiële, budgettaire en wettelijke gevolgen
− Feestje voor vrienden : geen BTW-aangifte
− Fuif organiseren : wel BTW-aangifte
− Evenementenkantoor : alle wettelijke verplichtingen BTW, fiscaliteit etc.
o Eventkantoor = VERPLICHT OM ALTIJD 21% BTW TE REKENEN AAN DE KLANT
3
1. Basisbegrippen
1.1 Winst, verlies of break-even
− Budgetteren : berekeningen maken op basis van inkomsten en uitgaven.
− Belangrijkste vraag : wat is het doel van het event.
o Omzetten in duidelijke doelstellingen :
▪ Verkoop
▪ Bedanken en belonen
▪ Motiveren
▪ Naamsbekendheid
− Na doelstellingen kan je budget opstellen, zodat je dit aan financieel resultaat kan koppelen.
1.1.1 Winst maken
− Opstellen van 3 doelstellingen :
o Doelstellingen in volgorde plaatsen van belangrijkheid
o Indien belangrijkste doelstelling niet werd gehaald kijken of 2 andere doelstellingen
zorgen dat je winstgevend blijkt te zijn
▪ Zo ja, dan heb je winst gemaakt ook al was je belangrijkste doelstelling winst
maken en heb je dat niet behaald
1.1.2 Break-even halen
− Wanneer de doelstellingen niet gericht zijn op het budget kan je het budget opmaken aan de
hand van de doelstellingen.
o Zo kan je berekenen welke prijs je je ticket moet verkopen om break-even te draaien.
1.1.3 Verlies leiden
− Financiële doelstellingen zijn niet steeds de prioritaire doelstelling
− Wanneer 2/3e van de doelstellingen zijn behaald
o KAN het verlies te verantwoorden zijn
1
,1.2 Evenementen uitwerken versus budget
− Standaarddoelstelling organisator event: winstgevend maken
o Budgettaire aspect wordt op achtergrond geschoven
− STAPPEN :
o STAP 1 : opstellen van een richtbudget
▪ Geeft indicatie over de haalbaarheid van een project
▪ Doorheen voorbereiding een constante budgetcontrole
• Heel belangrijk in het nemen van beslissingen
o STAP 2 : finaal budget
▪ = eindresultaat na afloop evenement
▪ Indien afwijkingen kan dit nog bekeken worden
▪ Leercurve voor organisator
1.3 Evenementen voor derden versus eigen evenement
− Organisator krijgt een budget ter beschikking
− Inkomsten zijn perfect in te schatten hierdoor
o MAAR blijven uitgaven beheersbaar?
▪ Lukt : eindsaldo positief
▪ Lukt niet : eindsaldo negatief
− Ook rekening houden met overheadkosten
1.3.1 Eigen evenementen
− Volledige risico ligt bij organisator
− Uitgaven zijn meestal goed te begroten
o MOEILIJKHEID : inschatten van inkomsten
▪ Oplossing : voortdurende budgettaire opvolging
− Bereken een break-even punt :
o Uitgaven zijn gekend
o Inkomsten ticket en drankprijzen ook gekend
o Hiermee break-even berekenen
2
, 1.4 Soorten evenementen
− B2B – evenement :
o Business to business evenement
o Doelpubliek : andere bedrijven / professionelen en vertegenwoordigers uit de
industrie.
o Doel : businessinteractie tot stand te brengen
▪ Via uitwisselen van kennis, ideeën
▪ Verkopen
− B2C – evenementen :
o Business to customer evenement
o Doelpubliek : grote publiek, de consument
o Format : entertainmentsfeer
− B2E – evenementen :
o Business to employee
o Doelpubliek : personeelsleden van een bedrijf
1.5 Wie kan organiseren en wat zijn de implicaties
− Zodra er winstoogmerk is :
o Bijhorende financiële, budgettaire en wettelijke gevolgen
− Feestje voor vrienden : geen BTW-aangifte
− Fuif organiseren : wel BTW-aangifte
− Evenementenkantoor : alle wettelijke verplichtingen BTW, fiscaliteit etc.
o Eventkantoor = VERPLICHT OM ALTIJD 21% BTW TE REKENEN AAN DE KLANT
3
