Contractmanagement samenvatting hele boek
(hoofdstuk 1 t/m 20)
Hoofdstuk 1
Contract = document waarin wederzijdse verplichtingen tussen 2 of meer partijen staan.
Contractmanagement is pas sinds korte tijd bekend. Eerst hield alleen de directeur zich met contract
bezig, daarna alle afdelingen hun eigen contract zodat er totaal geen overzicht meer was.
Contracten zijn er om risicobeperking voor alle partijen te hebben. Contracten dienen actief beheerd
te worden.
Contractmanagement is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken
welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en
te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategisch beeld betreffende uitbestedingen.
Een contractmanager heeft de volgende taken:
- beheren van contracten: verzamelen van contracten en opnemen in databestand.
- afsluiten van contracten
- beoordelen van contracten
- opstellen van contracten
- onderhandelen over contracten: over de inhoud onderhandelen
- beoordelen van make or buy beslissingen, dus wil je het uitbesteden of inbesteden? Dit kan je
beoordelen dmv benchmark.
- doen van marktonderzoek: bv benchmark, netwerken bij collega’s
- bewaken van de performance: in samenwerking met de technische afdelingen moet worden
nagegaan of er gebeurt wat is afgesproken.
- begeleiden van uitbestedingstrajecten: daadwerkelijk inkopen van diensten
- produceren van managementrapportages: gegevens verstrekken over looptijd, kosten, besparingen
en budgetoverschrijdingen.
Contractmanager is meestal onder afdeling inkoop of facility manager of juridische zaken, of een
staffunctie.
Hoe zet je contractmanagement op?
1. Maak je bekend als contractmanager, stel je aan iedereen voor en geef de meerwaarde van je
functie aan.
2. Verzamel de contracten
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op: zo kun je nagaan of alles
compleet is
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen hebben aan.
Vraag om nieuwe contractprijzen voor volgende jaar
5. Zet een database op met contractgegevens, zo kan je het makkelijk genereren.
6. Ga in overleg met de technische diensten over een grondige inventarisatie van alle apparatuur die
onder een onderhoudscontract valt.
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren door prijsindexering te voorkomen, inhoud van
contracten kritisch tegen het licht te houden, bekijken of concurrentiestelling mogelijk is.
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement
, 9. Ontwerp eigen contracten
10. Zorg ervoor in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te raken bij de aankoop van
investeringen en grote uitbestedingstrajecten.
11. Speel goed in op calamiteiten, als je een lastig probleem voor een andere afdeling oplost zullen ze
jou in vroeg stadium betrekken bij dingen voortaan waarschijnlijk.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management.
Er moet een goede contractprocedure vastgesteld worden door de organisatie zodat het voor de
hele organisatie duidelijk is waar bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokken
partijen liggen. Eerst moet de procuratieregeling vastgesteld worden. Verder zijn er verschillende
fasen waar verschillende partijen verantwoordelijkheid bezitten. Dit zijn de fases:
- initiëren van een verplichting
- aangaan van een verplichting
- beoordelen van de prestatie
- betalen van de factuur
- beëindigen van de verplichting
De partijen waar men mee te maken heeft, zijn
- de budgethouder
- contractmanager
- de beheerder
- boekhouding
Iedereen moet duidelijk weten wat er van hen verlangt wordt en wat de regels zijn.
Een inkoper is een intermediair, hij is schakel tussen bedrijfsleven en gebruiker. Je moet dus zowel
met leverancier als met medewerkers van je bedrijf relaties onderhouden. Ook de relatie met de
contractbeheerder en de klant is belangrijk.
Samenwerking van contractmanager met inkopers van andere bedrijven voorkomt dat elke keer
opnieuw het wiel moet worden uitgevonden.
Hoofdstuk 2
Kenmerken van diensten:
- vergankelijk (herhalend karakter)
- langdurige relatie tussen afnemer en leverancier
- samenvallen van productie en consumptie (op moment van maken wordt het ook gebruikt
zegmaar)
- persoonsgebonden (mensenwerk, communicatie van groot belang en je moet de kwaliteit van de
personen die de dienst verrichten goed bekijken)
- arbeidsintensief (mensen doen het, probeer altijd de prijs omlaag te krijgen, door bv iemand in te
zetten die goedkoper is)
- bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie (er worden verwachtingen
waargemaakt)
- ontastbaar
Je hebt dus inkoopfasen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, evalueren.
Voor diensten kan je dit aanpassen, dan krijg je: specificeren, oriënteren, selecteren, contracteren,
bewaken, evalueren. (dus oriënteren is nieuw en bestellen is weg)
(hoofdstuk 1 t/m 20)
Hoofdstuk 1
Contract = document waarin wederzijdse verplichtingen tussen 2 of meer partijen staan.
Contractmanagement is pas sinds korte tijd bekend. Eerst hield alleen de directeur zich met contract
bezig, daarna alle afdelingen hun eigen contract zodat er totaal geen overzicht meer was.
Contracten zijn er om risicobeperking voor alle partijen te hebben. Contracten dienen actief beheerd
te worden.
Contractmanagement is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken
welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en
te reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategisch beeld betreffende uitbestedingen.
Een contractmanager heeft de volgende taken:
- beheren van contracten: verzamelen van contracten en opnemen in databestand.
- afsluiten van contracten
- beoordelen van contracten
- opstellen van contracten
- onderhandelen over contracten: over de inhoud onderhandelen
- beoordelen van make or buy beslissingen, dus wil je het uitbesteden of inbesteden? Dit kan je
beoordelen dmv benchmark.
- doen van marktonderzoek: bv benchmark, netwerken bij collega’s
- bewaken van de performance: in samenwerking met de technische afdelingen moet worden
nagegaan of er gebeurt wat is afgesproken.
- begeleiden van uitbestedingstrajecten: daadwerkelijk inkopen van diensten
- produceren van managementrapportages: gegevens verstrekken over looptijd, kosten, besparingen
en budgetoverschrijdingen.
Contractmanager is meestal onder afdeling inkoop of facility manager of juridische zaken, of een
staffunctie.
Hoe zet je contractmanagement op?
1. Maak je bekend als contractmanager, stel je aan iedereen voor en geef de meerwaarde van je
functie aan.
2. Verzamel de contracten
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op: zo kun je nagaan of alles
compleet is
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen hebben aan.
Vraag om nieuwe contractprijzen voor volgende jaar
5. Zet een database op met contractgegevens, zo kan je het makkelijk genereren.
6. Ga in overleg met de technische diensten over een grondige inventarisatie van alle apparatuur die
onder een onderhoudscontract valt.
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren door prijsindexering te voorkomen, inhoud van
contracten kritisch tegen het licht te houden, bekijken of concurrentiestelling mogelijk is.
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement
, 9. Ontwerp eigen contracten
10. Zorg ervoor in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te raken bij de aankoop van
investeringen en grote uitbestedingstrajecten.
11. Speel goed in op calamiteiten, als je een lastig probleem voor een andere afdeling oplost zullen ze
jou in vroeg stadium betrekken bij dingen voortaan waarschijnlijk.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management.
Er moet een goede contractprocedure vastgesteld worden door de organisatie zodat het voor de
hele organisatie duidelijk is waar bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokken
partijen liggen. Eerst moet de procuratieregeling vastgesteld worden. Verder zijn er verschillende
fasen waar verschillende partijen verantwoordelijkheid bezitten. Dit zijn de fases:
- initiëren van een verplichting
- aangaan van een verplichting
- beoordelen van de prestatie
- betalen van de factuur
- beëindigen van de verplichting
De partijen waar men mee te maken heeft, zijn
- de budgethouder
- contractmanager
- de beheerder
- boekhouding
Iedereen moet duidelijk weten wat er van hen verlangt wordt en wat de regels zijn.
Een inkoper is een intermediair, hij is schakel tussen bedrijfsleven en gebruiker. Je moet dus zowel
met leverancier als met medewerkers van je bedrijf relaties onderhouden. Ook de relatie met de
contractbeheerder en de klant is belangrijk.
Samenwerking van contractmanager met inkopers van andere bedrijven voorkomt dat elke keer
opnieuw het wiel moet worden uitgevonden.
Hoofdstuk 2
Kenmerken van diensten:
- vergankelijk (herhalend karakter)
- langdurige relatie tussen afnemer en leverancier
- samenvallen van productie en consumptie (op moment van maken wordt het ook gebruikt
zegmaar)
- persoonsgebonden (mensenwerk, communicatie van groot belang en je moet de kwaliteit van de
personen die de dienst verrichten goed bekijken)
- arbeidsintensief (mensen doen het, probeer altijd de prijs omlaag te krijgen, door bv iemand in te
zetten die goedkoper is)
- bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie (er worden verwachtingen
waargemaakt)
- ontastbaar
Je hebt dus inkoopfasen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, evalueren.
Voor diensten kan je dit aanpassen, dan krijg je: specificeren, oriënteren, selecteren, contracteren,
bewaken, evalueren. (dus oriënteren is nieuw en bestellen is weg)
