Samenvatting ICAIS H9 t/m H13

DE KERN VAN DE
ADMINISTRATIEVE
ORGANISATIE (ICAIS)
Samenvatting H9 T/M H13

, Hoofdstuk 9- Inkoop
9.1 Typologie en steunpunten
Binnen het typologiemodel zijn er twee soorten
handelsondernemingen namelijk handel op rekening en
handel met contante betaling.

Producten worden ingekocht, worden opgenomen in de
voorraad en worden weer verkocht, dat is de
goederenbeweging.

9.2 Attentiepunten en risico’s
Attentiepunt Risico
Inkoopcontracten Verplichtingen uit hoofde van contracten niet volledig
vastgelegd
Boeteclausules (boete als te Ten onrechte verantwoorden van boetes
weinig wordt afgenomen)
Wisselende inkoopprijzen Inkopen met een lage prijs worden verantwoord als
inkopen met een hoge prijs.
Inkoopproces geautomatiseerd, Het risico dat gegevens door onbevoegden worden
kwaliteit van goederen is niet gewijzigd. Goederen met een lage kwaliteit worden
vooraf vast te stellen verantwoord als goederen met een hogere kwaliteit
(en dus hogere inkoopprijs)


9.3 Randvoorwaarden
De randvoorwaarden zijn zaken die geregeld moeten worden voordat de processen gaan
plaatsvinden.
 Functiescheiding: Primaire bedrijfsprocessen uit inkopen, bewaren van de voorraad
en verkopen. Het is niet wenselijk dat deze drie processen door dezelfde
medewerkers worden uitgevoerd.
 Automatisering: Stel de leverancier heeft toegang tot de voorraad administratie en er
automatisch en order wordt aangemaakt als de goederen op een bepaald minimum
staan. Dan moeten er maatregelen genomen worden, zodat de leverancier niet in de
administratie van zijn klant kan. Dit vraagt extra general computer controls rondom
de bevoegdheden die de leverancier heeft.
 Begroting: de directie van een handelsbedrijf heeft een par belangrijke middelen tot
haar beschikking om de organisatie te besturen en te beheersen. Het belangrijkste
stuurmiddel is de verkoopbegroting. De verkoopbegroting is het uitgangspunt voor
het opstellen van de inkoopbegroting en de voorraadbegroting*
 Richtlijnen en normen: de directie zal deels afgeleid van de budgetten de volgende
richtlijnen verplicht stellen. Verkoop (regels over verkoopprijzen, kortingen en
aanbiedingen) Inkoop ( max inkoopprijzen in verband met winstmarges) en Magazijn(
aan te houden voorraden per artikelsoort)

, *= In de verkoopbegroting heeft de verkoopfunctie een onderbouwde schatting gemaakt van
het aantal verkopen en de verkoopprijzen in de komende periode. Verkoop heeft dat gedaan
op basis van een aan gegevens, zoals de omzet in de afgelopen perioden, eventuele lopende
verkoopcontracten en de vooruitzichten van de markt. (aantal verkopen en verkoopprijzen)
In de inkoopbegroting staat welke producten tegen welke geschatte prijzen ingekocht zullen
worden. ( aan te houden voorraden)
In de voorraadbegroting staat welke voorraden aangehouden moten worden. Het
inkoopbudget wordt uit de inkoopbegroting afgeleid. (artikelen en inkoopprijzen)

9.4 Processen
Nu ga je kijken naar de processtappen van de inkopen. Je besteed hierbij aandacht aan de 4
W’s:
 Wie (functiescheiding)
 Doet wat (concrete handeling)
 Waarmee (informatie)
 Welke administratie vastlegging volgt daaruit?

Het inkoopproces bestaat uit de volgende zes subprocessen:
1. Geven van de inkoopopdracht
2. Aanvragen offerte en selecteren leverancier
3. Plaatsen inkooporder
4. Producten ontvangen
5. Controleren inkoopfactuur
6. Betalen inkoopfactuur

ERP-systeem: ERP staat voor enterprise resource planning. Dit zijn systemen die de hele
bedrijfsuitvoering ondersteunen.

In het algemeen zijn er 4 contracten te onderscheiden:
 Afroepcontracten: de afnemer moet een vaste hoeveelheid met een vaste kwaliteit
tegen een vaste prijs afnemen. De hoeveelheid kan ik ook in delen worden
afgeroepen.
 Afnamecontracten: de inkoper is verplicht om een bepaalde hoeveelheid producten
tegen een al dan niet vaste prijs af te nemen
 Oogstcontracten: de inkoper legt zich vast om de toekomstige oost tegen een
vastgestelde prijs af te nemen. Bij deze contracten bestaat er veel onzekerheid over
zowel de kwaliteit als de kwantiteit van de producten en de toekomstige
prijsontwikkeling.
 Paraplucontracten: er worden contractuele afspraken gemaakt over de voorwaarden
waaronder producten of diensten eventueel ingekocht kunnen worden. Het gaat dan
om zaken als prijs, kortingen, inkoopbonussen of leveringsvoorwaarden. Dat er ook
daadwerkelijk inkomen plaatsvinden, wordt niet vastgelegd.

Zoals bij veel attentiepunten binnen de administratieve organisatie is hier sprake van een
verschuivingsgevaar. Dit houdt in dat inkopen met lage prijzen worden verantwoord als
inkopen met hoge prijzen.