MODULE 1: THE PROJECT
1. types of activites
• 3 types of activities:
- improvised
- project-based
- routine
(we werken van improvised naar routine)
improvised project-based routine
wanneer? ad hoc, opeens voorspelbaar herhaaldelijk
resultaat? onzeker vrij zeker zeker
bekendheid? nieuw, plotseling nieuw, gepland bekend
vrijheid? veel vrijheid een geschikte hoeveelheid beetje vrijheid
procedures? chaotisch steeds duidelijker duidelijk
• VUCA
VUCA beschrijft de uitdagende omstandigheden en onvoorspelbare dynamiek waarmee
organisaties en leiders in de moderne wereld te maken hebben. Organisaties moeten zich
aanpassen aan deze VUCA-kenmerken om succesvol te zijn.
= iets negatiefs, het vertelt je alle problemen die kunnen optreden
Volatile (vluchtig):
de omgeving vereist snelle reactie op voortdurende veranderingen die onvoorspelbaar zijn
en buiten je controle.
Uncertain (onzeker):
de omgeving vraagt om actie zonder dat er zekerheid is.
Complex (ingewikkeld):
de omgeving is dynamisch met veel onderlinge afhankelijkheden.
Ambiguous (dubbelzinnig):
de omgeving is onbekend, buiten je expertise.
, • VUCA ‘positive’:
auteurs in project management hebben er iets positiefs van gemaakt.
Vision (visie)
focus op activiteiten die je dichter bij je doel brengen
Understanding (inzicht)
werk met up-to-date (actuele) gegevens van alle stakeholders (belanghebbenden)
Clarity (duidelijkheid)
communiceer eenvoudig om ervoor te zorgen dat boodschappen duidelijk worden begrepen
Agility (wendbaarheid)
zorg voor flexibiliteit om je sneller aan te passen aan veranderingen
2. what is a project?
vb:
- organizing a major event (exhibition (tentoonstelling), sports event or music festival)
- building a new shopping centre, bridge, housing estate, nursing home, factory, …
- relocating a large company to a new location
- implementing new software at a company
- introducing a new electronic learning environment
- developing and launching a new product
- setting up a website
- merging two businesses (samenvoegen)
- creating a new corporate identity for a company
- improving internal communication
- developing a marketing plan for international recruitment
- improving the selection/recruitment process
- reducing waiting lists in the field of health care
- doing a theater production or film
- new tramline in Ghent
- re-arranging your own study room
- …
! een event is enkel een project wanneer je het voor de 1e keer organiseert.
,3. project features (kenmerken)
(hij gaat niet vragen om op te lijsten, wel om uit te leggen)
1. temporary
- clear starting point (start-up or kick-off)
A project should have a clear starting point, known as the project start-up or kick-off.
- finishing date
Because a project has a limited duration, a finishing date needs to be set.
2. unique and clearly defined goal
The project's outcome is the end product also called the predetermined project result. This
could be a variety of things, such as a newmachine, building, report or even an event.
The project goal tells why the client has commissioned (besteld, opgedragen) the project. The
project result is the outcome of the project and contributes to the project goal.
3. sponsor who has commissioned the project
A project (usually) has a client who has commissioned the project and who pays for the
project, commonly referred to as the sponsor. This is the person who has an interest in the
project result, provides the project team with clarity on the project and makes important
decisions.
4. a project has a budget
A project has a budget that needs to be determined in advance. The project group has to do
it with that amount. The budget consists of money for funding the project and paying the
project's staff. A project without a financial budget should at least have a time budget
applicable to those participating in the project.
5. project members with different expertise
The project group usually consists of people from various fields of expertise working together
as a temporary team. The members of the project may come from various parts of the
organization and have their own particular skills. They include managers, financial experts,
economists, marketing experts and technicians. Each is familiar with the terminology of his or
her own field and has his or her own perspective on things. This make working on a project
both interesting and challenging.
6. own organizational set-up
A project has its own organizational set-up. An employee who is temporarily relieved of his
normal duties to take part in a project will suddenly have a different person to be
accountable to: the project manager. The person (or body) the project manager is
accountable to is the sponsor (or the client).
7. a project must be initiated
A project is initiated as a purposeful move. It never starts spontaneously. It has to be
initiated and organized consciously. The sponsor appoints a project manager with sufficient
authority and the ability to give shape to the project. The project manager then draws up a
project plan in consultation with the sponsor. This project plan describes the project in detail.
, • 3 specific PROJECT features >< ‘process’:
What seperates a project from a process?
1. a project has a finish line
- completion date / deadline
- desired outcome / goal
- finished prototype/producto
delivering a specific outcome, within a certain budget by a set deadline.
(een proces is meestal doorlopend en heeft geen vast eindpunt)
2. a project involves something new
- brings ‘change’ by creating or doing something new
- can be challenging!
a project can become a process!
3. a project delivers a benefit, but not straight away
- projects seek to change and/or improve the world
- added value and progress
“Short term pain for long term results”
• WHEN DO WE NEED A ‘PROJECT’?
→ not cast in stone !! (= kan veranderen, staat niet vast)
, • From improvised to project-based to routine:
Bij een project ga je van improvisatie naar routine! Je hebt een brainstorm en veel ideeën die
je gaat ordenen, in een soort routine, zodat het makkelijker uitvoerbaar wordt.
vb: A vacation can be approached in routine, improvised or project-based manner :
o routine:
A holiday becomes a routine when you go there every year. Like when you have an
vacation home. Every year, same time, same place, same hotel.
o improvised:
A holiday is improvised if you go last minute or do a road trip.
naar de luchthaven gaan en daar de eerste beste vlucht pakken met enkel een rugzak
met slechts enkele kleren -> flexibility and spontaneity
o project-based:
wanneer je je vakantie plant.
A person plans a vacation around a specific goal, such as hiking a certain mountain,
attending a festival, or visiting a series of historical sites. The trip has a clear purpose
with a well-structured itinerary that focuses on completing certain objectives or
experiences. -> clear purpose and structured planning
4. 5 types of projects
1. a technical project
verandering in technologie teweegbrengen of met een nieuw product komen
(vb: de bouw van een brug, spoorlijn of computernetwerk)
2. a social project / = a soft project
= most difficult project!
de bedrijfscultuur of organisatiestructuur van een bedrijf veranderen
(vb: aanpassen van werkprocedures, reorganisatie van een bedrijf)
3. a commercial project
het uiteindelijke doel is geld verdienen
(vb: marktonderzoek doen of een nieuw product op de markt brengen)
4. a mixed project
sommige aspecten van zowel technische als sociale projecten combineren
(vb: het ontwerpen, programmeren en installeren van een uitgebreid computerprogramma)
“They do not speak each other’s language”
5. an event
het eindresultaat verschijnt pas op een bepaald moment
(vb: computerbeurs, popfestival, quiz, autoshow)
, 5. project management concepts
• ‘WATERFALL’
= een traditionele projectmanagementmethode
- linear execution
Het model volgt een rechtlijnige aanpak waarbij elke fase van het project in een vaste
volgorde wordt uitgevoerd.
- everything is mapped out and documented
Alle stappen van het project worden vooraf gepland en gedocumenteerd. Dit betekent dat
er gedetailleerde specificaties zijn voor wat er in elke fase moet gebeuren, waardoor
iedereen in het team duidelijkheid heeft over de verwachtingen.
- stages need to be completed before moving on
Elke fase van het project moet volledig worden afgerond voordat je naar de volgende fase
kunt gaan. Dit zorgt ervoor dat er geen stappen worden overgeslagen.
- very predictable / not flexible
Het model is voorspelbaar omdat het strikt volgt wat er van tevoren is gepland. Dit kan
voordelig zijn voor projecten met duidelijke en onveranderlijke eisen, maar het is minder
flexibel. Als er wijzigingen nodig zijn, kan dit moeilijk zijn om aan te passen zonder het hele
plan te herzien.
- best practices + full scope of requirements
Het model is gebaseerd op best practices en zorgt ervoor dat alle vereisten volledig in kaart
zijn gebracht voordat het project begint. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle
verwachtingen duidelijk zijn en dat het team weet wat er moet worden geleverd.
pro’s (voordelen) con’s (nadelen)
easy to manage very document heavy
phase based no testing possible
very detailed on planning if errors happen – back to square one
no guessing
clearly shows progress by stages
potential to save time and money
1. types of activites
• 3 types of activities:
- improvised
- project-based
- routine
(we werken van improvised naar routine)
improvised project-based routine
wanneer? ad hoc, opeens voorspelbaar herhaaldelijk
resultaat? onzeker vrij zeker zeker
bekendheid? nieuw, plotseling nieuw, gepland bekend
vrijheid? veel vrijheid een geschikte hoeveelheid beetje vrijheid
procedures? chaotisch steeds duidelijker duidelijk
• VUCA
VUCA beschrijft de uitdagende omstandigheden en onvoorspelbare dynamiek waarmee
organisaties en leiders in de moderne wereld te maken hebben. Organisaties moeten zich
aanpassen aan deze VUCA-kenmerken om succesvol te zijn.
= iets negatiefs, het vertelt je alle problemen die kunnen optreden
Volatile (vluchtig):
de omgeving vereist snelle reactie op voortdurende veranderingen die onvoorspelbaar zijn
en buiten je controle.
Uncertain (onzeker):
de omgeving vraagt om actie zonder dat er zekerheid is.
Complex (ingewikkeld):
de omgeving is dynamisch met veel onderlinge afhankelijkheden.
Ambiguous (dubbelzinnig):
de omgeving is onbekend, buiten je expertise.
, • VUCA ‘positive’:
auteurs in project management hebben er iets positiefs van gemaakt.
Vision (visie)
focus op activiteiten die je dichter bij je doel brengen
Understanding (inzicht)
werk met up-to-date (actuele) gegevens van alle stakeholders (belanghebbenden)
Clarity (duidelijkheid)
communiceer eenvoudig om ervoor te zorgen dat boodschappen duidelijk worden begrepen
Agility (wendbaarheid)
zorg voor flexibiliteit om je sneller aan te passen aan veranderingen
2. what is a project?
vb:
- organizing a major event (exhibition (tentoonstelling), sports event or music festival)
- building a new shopping centre, bridge, housing estate, nursing home, factory, …
- relocating a large company to a new location
- implementing new software at a company
- introducing a new electronic learning environment
- developing and launching a new product
- setting up a website
- merging two businesses (samenvoegen)
- creating a new corporate identity for a company
- improving internal communication
- developing a marketing plan for international recruitment
- improving the selection/recruitment process
- reducing waiting lists in the field of health care
- doing a theater production or film
- new tramline in Ghent
- re-arranging your own study room
- …
! een event is enkel een project wanneer je het voor de 1e keer organiseert.
,3. project features (kenmerken)
(hij gaat niet vragen om op te lijsten, wel om uit te leggen)
1. temporary
- clear starting point (start-up or kick-off)
A project should have a clear starting point, known as the project start-up or kick-off.
- finishing date
Because a project has a limited duration, a finishing date needs to be set.
2. unique and clearly defined goal
The project's outcome is the end product also called the predetermined project result. This
could be a variety of things, such as a newmachine, building, report or even an event.
The project goal tells why the client has commissioned (besteld, opgedragen) the project. The
project result is the outcome of the project and contributes to the project goal.
3. sponsor who has commissioned the project
A project (usually) has a client who has commissioned the project and who pays for the
project, commonly referred to as the sponsor. This is the person who has an interest in the
project result, provides the project team with clarity on the project and makes important
decisions.
4. a project has a budget
A project has a budget that needs to be determined in advance. The project group has to do
it with that amount. The budget consists of money for funding the project and paying the
project's staff. A project without a financial budget should at least have a time budget
applicable to those participating in the project.
5. project members with different expertise
The project group usually consists of people from various fields of expertise working together
as a temporary team. The members of the project may come from various parts of the
organization and have their own particular skills. They include managers, financial experts,
economists, marketing experts and technicians. Each is familiar with the terminology of his or
her own field and has his or her own perspective on things. This make working on a project
both interesting and challenging.
6. own organizational set-up
A project has its own organizational set-up. An employee who is temporarily relieved of his
normal duties to take part in a project will suddenly have a different person to be
accountable to: the project manager. The person (or body) the project manager is
accountable to is the sponsor (or the client).
7. a project must be initiated
A project is initiated as a purposeful move. It never starts spontaneously. It has to be
initiated and organized consciously. The sponsor appoints a project manager with sufficient
authority and the ability to give shape to the project. The project manager then draws up a
project plan in consultation with the sponsor. This project plan describes the project in detail.
, • 3 specific PROJECT features >< ‘process’:
What seperates a project from a process?
1. a project has a finish line
- completion date / deadline
- desired outcome / goal
- finished prototype/producto
delivering a specific outcome, within a certain budget by a set deadline.
(een proces is meestal doorlopend en heeft geen vast eindpunt)
2. a project involves something new
- brings ‘change’ by creating or doing something new
- can be challenging!
a project can become a process!
3. a project delivers a benefit, but not straight away
- projects seek to change and/or improve the world
- added value and progress
“Short term pain for long term results”
• WHEN DO WE NEED A ‘PROJECT’?
→ not cast in stone !! (= kan veranderen, staat niet vast)
, • From improvised to project-based to routine:
Bij een project ga je van improvisatie naar routine! Je hebt een brainstorm en veel ideeën die
je gaat ordenen, in een soort routine, zodat het makkelijker uitvoerbaar wordt.
vb: A vacation can be approached in routine, improvised or project-based manner :
o routine:
A holiday becomes a routine when you go there every year. Like when you have an
vacation home. Every year, same time, same place, same hotel.
o improvised:
A holiday is improvised if you go last minute or do a road trip.
naar de luchthaven gaan en daar de eerste beste vlucht pakken met enkel een rugzak
met slechts enkele kleren -> flexibility and spontaneity
o project-based:
wanneer je je vakantie plant.
A person plans a vacation around a specific goal, such as hiking a certain mountain,
attending a festival, or visiting a series of historical sites. The trip has a clear purpose
with a well-structured itinerary that focuses on completing certain objectives or
experiences. -> clear purpose and structured planning
4. 5 types of projects
1. a technical project
verandering in technologie teweegbrengen of met een nieuw product komen
(vb: de bouw van een brug, spoorlijn of computernetwerk)
2. a social project / = a soft project
= most difficult project!
de bedrijfscultuur of organisatiestructuur van een bedrijf veranderen
(vb: aanpassen van werkprocedures, reorganisatie van een bedrijf)
3. a commercial project
het uiteindelijke doel is geld verdienen
(vb: marktonderzoek doen of een nieuw product op de markt brengen)
4. a mixed project
sommige aspecten van zowel technische als sociale projecten combineren
(vb: het ontwerpen, programmeren en installeren van een uitgebreid computerprogramma)
“They do not speak each other’s language”
5. an event
het eindresultaat verschijnt pas op een bepaald moment
(vb: computerbeurs, popfestival, quiz, autoshow)
, 5. project management concepts
• ‘WATERFALL’
= een traditionele projectmanagementmethode
- linear execution
Het model volgt een rechtlijnige aanpak waarbij elke fase van het project in een vaste
volgorde wordt uitgevoerd.
- everything is mapped out and documented
Alle stappen van het project worden vooraf gepland en gedocumenteerd. Dit betekent dat
er gedetailleerde specificaties zijn voor wat er in elke fase moet gebeuren, waardoor
iedereen in het team duidelijkheid heeft over de verwachtingen.
- stages need to be completed before moving on
Elke fase van het project moet volledig worden afgerond voordat je naar de volgende fase
kunt gaan. Dit zorgt ervoor dat er geen stappen worden overgeslagen.
- very predictable / not flexible
Het model is voorspelbaar omdat het strikt volgt wat er van tevoren is gepland. Dit kan
voordelig zijn voor projecten met duidelijke en onveranderlijke eisen, maar het is minder
flexibel. Als er wijzigingen nodig zijn, kan dit moeilijk zijn om aan te passen zonder het hele
plan te herzien.
- best practices + full scope of requirements
Het model is gebaseerd op best practices en zorgt ervoor dat alle vereisten volledig in kaart
zijn gebracht voordat het project begint. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alle
verwachtingen duidelijk zijn en dat het team weet wat er moet worden geleverd.
pro’s (voordelen) con’s (nadelen)
easy to manage very document heavy
phase based no testing possible
very detailed on planning if errors happen – back to square one
no guessing
clearly shows progress by stages
potential to save time and money
