2020
SAMENVATTING NEVI 1
INKOOPPROCES
ONDERHANDELEN
1|Page
,Contents
I. Wat is onderhandelen? ............................................................................................................. 4
1. Doel van onderhandelen ....................................................................................................... 4
2. Kenmerken ............................................................................................................................ 4
3. Onderhandelen in de publieke sector ................................................................................... 4
II. Soorten onderhandelingen ....................................................................................................... 5
1. Distributieve onderhandelingen ............................................................................................ 5
2. Integratieve onderhandelingen ............................................................................................. 6
3. Interne en externe onderhandelingen ................................................................................... 6
III. Kritische elementen ................................................................................................................. 6
1. Macht..................................................................................................................................... 6
2. Informatie .............................................................................................................................. 7
3. Tijd ......................................................................................................................................... 7
4. Overige factoren.................................................................................................................... 8
IV. Zinvolle communicatie en het bouwen aan vertrouwen .......................................................... 8
1. Communicatieplan ................................................................................................................ 8
2. Het bouwen aan vertrouwen ................................................................................................. 9
3. Omgaan met een onbetrouwbare onderhandelingspartner................................................ 11
V. De voorbereiding van een onderhandeling ............................................................................ 11
1. Stap 1: het verzamelen van relevante informatie ............................................................... 11
2. Stap 2: het schatten van de eigen machtspositie ............................................................... 11
3. Stap 3: het bepalen van de concrete onderhandelingsdoelen ........................................... 12
4. Stap 4: het kiezen van een onderhandelingsstijl ................................................................ 12
5. Stap 5: het kiezen van een communicatieplan ................................................................... 13
6. Stap 6: het plannen van de onderhandeling ....................................................................... 13
VI. Het verloop van de onderhandeling ...................................................................................... 13
1. Fase 1: de verkenningsfase ................................................................................................ 14
2. Fase 2: de recesfase........................................................................................................... 14
3. Fase 3: de bewegingsfase .................................................................................................. 14
4. Fase 4: de transactiefase .................................................................................................... 15
5. Fase 5: evaluatie ................................................................................................................. 15
VII. Tactieken .............................................................................................................................. 16
1. Tactisch omgaan met informatie ......................................................................................... 16
2. Tactisch omgaan met de factor tijd ..................................................................................... 17
3. Tactisch omgaan met concessies ....................................................................................... 18
4. Het tactisch onder druk zetten van de wederpartij ............................................................. 18
5. Manipulaties ........................................................................................................................ 19
2|Page
, VIII. Persoonlijke onderhandelingsstijl ........................................................................................ 19
1. Jouw gedragsstijl................................................................................................................. 20
2. De gedragsstijl van je onderhandelingspartner vaststellen ................................................ 21
3. Eigenschappen van een goede onderhandelaar ................................................................ 21
IX. Non-verbale signalen ............................................................................................................ 22
1. Gezicht en hoofd ................................................................................................................. 22
2. Lichaam ............................................................................................................................... 22
3. Armen .................................................................................................................................. 22
4. Handen ................................................................................................................................ 23
5. Benen .................................................................................................................................. 23
X. Speciale situaties ................................................................................................................... 23
1. Hoe onderhandel je met lastige verkopers? ....................................................................... 23
2. Wat te doen bij prijsverhogingen? ...................................................................................... 24
3. Eenmalige aankopen en het onderhandelen met monopolisten ........................................ 24
4. Backdoor selling .................................................................................................................. 24
5. Onderhandelen per telefoon of e-mail ................................................................................ 24
6. Irrationeel gedrag en denkfouten ........................................................................................ 24
3|Page
,I. Wat is onderhandelen?
1. Doel van onderhandelen
Doel van onderhandelen
Samen met de andere partij een voorstel uitwerken wat voor beide partijen acceptabel is. Hierbij
moeten de onderhandelaars rekening houden met uitgangspunten en relatieve machtsposities.
Onderhandelen
Een proces van informatie-uitwisseling en besluitvorming met als doel het vinden van een
resultaat dat voor elk van de partijen acceptabel is.
2. Kenmerken
Kenmerken
Meerdere partijen;
Verschillende belangen of mogelijkheden mbt een bepaald thema;
De wil hebben daarover met elkaar een gesprek te voeren.
Als inkoopprofessional is het belangrijk dat je je ervan verzekert dat je geen relevante variabelen
over het hoofd ziet. Dit zou jouw onderhandelingsruimte beperken en kan er bovendien toe leiden
dat de deal onvolledig is.
Tips
Houd steeds alle variabelen in hun onderlinge samenhang in gedachten;
Blijf zoeken naar relevante variabelen en blijf flexibel;
Ontdek wat belangrijk is voor de andere partij.
3. Onderhandelen in de publieke sector
Verschillende mogelijkheden tot onderhandelen
Concurrentiegerichte dialoog;
Mededingingsprocedure met onderhandeling;
Innovatiepartnerschap;
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
4|Page
, Concurrentiegerichte dialoog
Het dialoog heeft als doel zeker te stellen dat de op te stellen inschrijvingen zo goed mogelijk
zullen voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst. Onderhandelingen met de
winnende inschrijver zijn gericht op het bevestigen van de eerder gemaakte financiële
toezeggingen en andere voorwaarden.
Mededingingsprocedure met onderhandeling
De opdracht staat vooraf vast en er wordt onderhandeld over prijs en uitvoeringscondities.
Innovatiepartnerschap
De oplossing voor het probleem of de behoefte van de aanbestede dienst is nog niet op de markt
beschikbaar. In overleg met de aanbestedende dienst leren de marktpartijen het probleem end e
behoefte goed te begrijpen, om vervolgens hun ideeën zo goed mogelijk te kunnen uitwerken tot
een passende aanbieding.
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Vormvrije procedure waarin de aanbestedende dienst relatief veel vrijheid heeft om met
marktpartijen te onderhandelen over prijs en uitvoeringscondities.
II. Soorten onderhandelingen
Soorten onderhandelingen
Distributieve onderhandeling;
Integratieve onderhandeling.
1. Distributieve onderhandelingen
Distributieve onderhandeling
Onderhandelingen waarbij partijen strijden over de verdeling van een vaste waarde (bijv. prijs).
Winst voor de ene gaat ten kosten van de opbrengst van de andere partij. Wie kan het meeste
waarde claimen?
Voordelen als onderhandelende inkooppartij
Beschikken over voldoende alternatieven;
Geen omschakelkosten;
Geen tijdsdruk;
Goede voorbereiding.
Puur distributieve onderhandeling
De waarde die op het spel staat, staat vast. Het doel van elke partij is om hier zoveel mogelijk
van te krijgen.
Zuiver distributieve onderhandeling
Enkelvoudige kwesties staan op de agenda (bijv. prijs, leverdatum, betaaltermijn, etc.).
5|Page
SAMENVATTING NEVI 1
INKOOPPROCES
ONDERHANDELEN
1|Page
,Contents
I. Wat is onderhandelen? ............................................................................................................. 4
1. Doel van onderhandelen ....................................................................................................... 4
2. Kenmerken ............................................................................................................................ 4
3. Onderhandelen in de publieke sector ................................................................................... 4
II. Soorten onderhandelingen ....................................................................................................... 5
1. Distributieve onderhandelingen ............................................................................................ 5
2. Integratieve onderhandelingen ............................................................................................. 6
3. Interne en externe onderhandelingen ................................................................................... 6
III. Kritische elementen ................................................................................................................. 6
1. Macht..................................................................................................................................... 6
2. Informatie .............................................................................................................................. 7
3. Tijd ......................................................................................................................................... 7
4. Overige factoren.................................................................................................................... 8
IV. Zinvolle communicatie en het bouwen aan vertrouwen .......................................................... 8
1. Communicatieplan ................................................................................................................ 8
2. Het bouwen aan vertrouwen ................................................................................................. 9
3. Omgaan met een onbetrouwbare onderhandelingspartner................................................ 11
V. De voorbereiding van een onderhandeling ............................................................................ 11
1. Stap 1: het verzamelen van relevante informatie ............................................................... 11
2. Stap 2: het schatten van de eigen machtspositie ............................................................... 11
3. Stap 3: het bepalen van de concrete onderhandelingsdoelen ........................................... 12
4. Stap 4: het kiezen van een onderhandelingsstijl ................................................................ 12
5. Stap 5: het kiezen van een communicatieplan ................................................................... 13
6. Stap 6: het plannen van de onderhandeling ....................................................................... 13
VI. Het verloop van de onderhandeling ...................................................................................... 13
1. Fase 1: de verkenningsfase ................................................................................................ 14
2. Fase 2: de recesfase........................................................................................................... 14
3. Fase 3: de bewegingsfase .................................................................................................. 14
4. Fase 4: de transactiefase .................................................................................................... 15
5. Fase 5: evaluatie ................................................................................................................. 15
VII. Tactieken .............................................................................................................................. 16
1. Tactisch omgaan met informatie ......................................................................................... 16
2. Tactisch omgaan met de factor tijd ..................................................................................... 17
3. Tactisch omgaan met concessies ....................................................................................... 18
4. Het tactisch onder druk zetten van de wederpartij ............................................................. 18
5. Manipulaties ........................................................................................................................ 19
2|Page
, VIII. Persoonlijke onderhandelingsstijl ........................................................................................ 19
1. Jouw gedragsstijl................................................................................................................. 20
2. De gedragsstijl van je onderhandelingspartner vaststellen ................................................ 21
3. Eigenschappen van een goede onderhandelaar ................................................................ 21
IX. Non-verbale signalen ............................................................................................................ 22
1. Gezicht en hoofd ................................................................................................................. 22
2. Lichaam ............................................................................................................................... 22
3. Armen .................................................................................................................................. 22
4. Handen ................................................................................................................................ 23
5. Benen .................................................................................................................................. 23
X. Speciale situaties ................................................................................................................... 23
1. Hoe onderhandel je met lastige verkopers? ....................................................................... 23
2. Wat te doen bij prijsverhogingen? ...................................................................................... 24
3. Eenmalige aankopen en het onderhandelen met monopolisten ........................................ 24
4. Backdoor selling .................................................................................................................. 24
5. Onderhandelen per telefoon of e-mail ................................................................................ 24
6. Irrationeel gedrag en denkfouten ........................................................................................ 24
3|Page
,I. Wat is onderhandelen?
1. Doel van onderhandelen
Doel van onderhandelen
Samen met de andere partij een voorstel uitwerken wat voor beide partijen acceptabel is. Hierbij
moeten de onderhandelaars rekening houden met uitgangspunten en relatieve machtsposities.
Onderhandelen
Een proces van informatie-uitwisseling en besluitvorming met als doel het vinden van een
resultaat dat voor elk van de partijen acceptabel is.
2. Kenmerken
Kenmerken
Meerdere partijen;
Verschillende belangen of mogelijkheden mbt een bepaald thema;
De wil hebben daarover met elkaar een gesprek te voeren.
Als inkoopprofessional is het belangrijk dat je je ervan verzekert dat je geen relevante variabelen
over het hoofd ziet. Dit zou jouw onderhandelingsruimte beperken en kan er bovendien toe leiden
dat de deal onvolledig is.
Tips
Houd steeds alle variabelen in hun onderlinge samenhang in gedachten;
Blijf zoeken naar relevante variabelen en blijf flexibel;
Ontdek wat belangrijk is voor de andere partij.
3. Onderhandelen in de publieke sector
Verschillende mogelijkheden tot onderhandelen
Concurrentiegerichte dialoog;
Mededingingsprocedure met onderhandeling;
Innovatiepartnerschap;
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
4|Page
, Concurrentiegerichte dialoog
Het dialoog heeft als doel zeker te stellen dat de op te stellen inschrijvingen zo goed mogelijk
zullen voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst. Onderhandelingen met de
winnende inschrijver zijn gericht op het bevestigen van de eerder gemaakte financiële
toezeggingen en andere voorwaarden.
Mededingingsprocedure met onderhandeling
De opdracht staat vooraf vast en er wordt onderhandeld over prijs en uitvoeringscondities.
Innovatiepartnerschap
De oplossing voor het probleem of de behoefte van de aanbestede dienst is nog niet op de markt
beschikbaar. In overleg met de aanbestedende dienst leren de marktpartijen het probleem end e
behoefte goed te begrijpen, om vervolgens hun ideeën zo goed mogelijk te kunnen uitwerken tot
een passende aanbieding.
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Vormvrije procedure waarin de aanbestedende dienst relatief veel vrijheid heeft om met
marktpartijen te onderhandelen over prijs en uitvoeringscondities.
II. Soorten onderhandelingen
Soorten onderhandelingen
Distributieve onderhandeling;
Integratieve onderhandeling.
1. Distributieve onderhandelingen
Distributieve onderhandeling
Onderhandelingen waarbij partijen strijden over de verdeling van een vaste waarde (bijv. prijs).
Winst voor de ene gaat ten kosten van de opbrengst van de andere partij. Wie kan het meeste
waarde claimen?
Voordelen als onderhandelende inkooppartij
Beschikken over voldoende alternatieven;
Geen omschakelkosten;
Geen tijdsdruk;
Goede voorbereiding.
Puur distributieve onderhandeling
De waarde die op het spel staat, staat vast. Het doel van elke partij is om hier zoveel mogelijk
van te krijgen.
Zuiver distributieve onderhandeling
Enkelvoudige kwesties staan op de agenda (bijv. prijs, leverdatum, betaaltermijn, etc.).
5|Page
