Supply Chain Management
Samenvatting Readers
Eerste hulp bij slim inkopen
1 Wat is inkoop?
Inkoop alles waar een factuur tegenover staat.
Slim inkopen kosten besparen, betere kwaliteit, betere toelevering, minder risico’s,
minder administratieve handelingen, minder voorraden, nieuwe producten ontwikkelen.
Voor al deze processen heb je je leveranciers nodig. Met hen moet je goede afspraken maken
over wat en wanneer ze leveren, de prijs, de kwaliteit en jullie samenwerking. Een slimme
inkoper weet wat voor leverancier hij voor welk product nodig heeft en sluit daar de juiste
contracten mee af.
Om je te helpen je strategie te bepalen, kun je je leveranciers indelen in vier groepen. Dit
heet de Krajlec-index. Bij de verschillende soorten leveranciers staat de beste strategie om
hiermee om te gaan.
Er zijn heel veel technieken voor goede onderhandelingen, maar eigenlijk komt het neer op
deze drie strategieën:
- Hard onderhandelen je gaat keihard voor de laagste prijs of de beste
voorwaarden. Hard onderhandelen kan, als je meerdere leveranciers hebt om mee in
zee te gaan. Dit doe je vooral als je een leverancier makkelijk kan vervangen (routine/
hefboom).
- Probleemoplossend onderhandelen samen met je leveranciers wil je een doel
bereiken waar je allebei van profiteert. Zo onderhandel je vooral als je als leverancier
en klant afhankelijk bent van elkaar. Dit doe je vooral bij ‘schaarsere’ leveranciers
(kritisch/ strategisch).
- Gemengd bij leveranciers waarvan je beperkt afhankelijk bent, zal je vaak een mix
van hard en probleemoplossend gebruiken. Je wilt een goede deal, maar niet tegen
elke prijs. Je wilt ook wel samenwerken, maar evenmin tegen elke prijs.
,2 Denk vanuit de klant
Heel belangrijk voor een inkoper is om altijd de eindconsument in het achterhoofd te
houden.
Om de klant van de toekomst tevreden te houden, zijn er een aantal belangrijke trends om
rekening mee te houden.
- Beleving in plaats van bezit investeren in sfeer en persoonlijke relaties met je
klanten wordt belangrijker dan alleen het bieden van de laagste prijs.
- Duurzaamheid maatschappelijk verantwoord inkopen wordt belangrijker, ook voor
jouw imago.
- Vergrijzing 55-plussers hechten meer waarde aan persoonlijke service,
betrouwbare kwaliteit en concurrerende prijzen.
3 Ga slimmer inkopen
Inkoopportfolio in kaart brengen van je inkoop. Wat koop je allemaal, bij welke
leverancier, wie is daar verantwoordelijk voor? Voor de meeste ondernemers is het zo dat zij
een heel groot deel van hun goederen inkopen bij een klein deel van het totale aantal
leveranciers waarmee ze samenwerken. Dat zijn dus de leveranciers waar je in moet
investeren voor een betere verstandhouding of deal.
- Standaardisatie probeer het aantal zaken dat je inkoopt terug te brengen door te
standaardiseren. Hiermee verbeter je je onderhandelingspositie (met een grotere
order ben je immers belangrijker voor je leverancier) en versimpel je je inkoopproces.
Minder verschillende leveranciers = minder aflevermomenten, minder facturen,
minder onderhandelen, minder administratie. Minder tijd dus, en tijd is geld.
- Cluster bestellingen kijk of je meer producten bij dezelfde leverancier kunt kopen.
Ook als een leverancier niet de goedkoopste is voor één product, kan het in totaal
voordeliger zijn om voor alle producten met hem in zee te gaan.
- Onderhandel beter hoe beter jij de markt, jouw positie, de positie van je
leverancier en zijn product kent, des te beter je kunt onderhandelen. Doe dit alleen
voor inkopen die relatief veel invloed hebben op je winst.
- Versimpel het inkoopproces dit kan door te werken met minder leveranciers,
minder leveringen, online samenwerken met je leverancier (met een ERP-systeem),
, voorraadbeheer bij je leverancier, of een leverancier die bepaalde goederen voor jou
inkoopt en ze samen met zijn eigen producten aan je levert.
- Houd zicht op contracten houd overzicht op contracten, weet wat je rechten en
plichten zijn en wanneer de contracten aan herziening toe zijn. Met een (online)
programma voor contractmanagement houd je overzicht over al je vastgelegde
afspraken.
- Werk samen handig als je nieuwe producten wilt ontwikkelen of de kosten in de
productieketen naar beneden wilt brengen. Onderhandelingen zien er dan heel
anders uit: je wisselt op basis van vertrouwen informatie uit om samen tot betere
producten te komen.
4 Maak een inkoopactieplan
Met een inkoopactieplan kun je je hele inkoopproces beter inrichten en je
ondernemersdoelen bereiken. Het begint met het formuleren van doelen. Bedenk doelen die
je binnen 1 tot 3 jaar wilt en kunt bereiken om marktomstandigheden nauwkeurig in te
schatten.
Stap 1: Inventariseer maak een inkoopportfolio waarin staat wát er allemaal door je
bedrijf wordt ingekocht, wie daar verantwoordelijk voor is en hoe tevreden jij en je
medewerkers zijn met deze leverancier en hoeveel tijd het bedrijf kwijt is met deze inkoop.
Zorg dat je weet welke afspraken er bestaan en waar onderhandelingsruimte is. Met
vendorrating kies je een aantal objectieve criteria (kwaliteit, zekere levering, snelle
afhandeling) waarop je je leveranciers beoordeelt.
Stap 2: Bepaal je doelen maak je doelen SMART.
Stap 3: Bepaal een actieplan hierin benoem je de concrete stappen die je gaat zetten om
je doelen te bereiken (standaardisatie van je product).
Stap 4: Evalueer zorg ervoor dat je het actieplan continu blijft evalueren.
E-procurement
5.1 Inkoop binnen de keten
De kosten-baten-verhouding wordt enerzijds bepaald door de opbrengsten uit het verkopen van
producten of diensten en anderzijds door de kosten voor het inkopen van de middelen om die
producten of diensten te maken.
Inkoopfunctie verzorgt de aanschaf en beschikbaarstelling van alle producten en diensten voor
zowel de primaire als de secundaire activiteiten.
Via externe samenwerkingsverbanden en soms zelfs strategische partnerships kopen organisaties
(tussen) producten en diensten bij anderen in. Elk bedrijf koopt een bepaald volume van producten
en diensten in. De omvang van dat inkoopvolume in relatie tot de totale kosten van een organisatie
verschilt van branche tot branche.
Samenvatting Readers
Eerste hulp bij slim inkopen
1 Wat is inkoop?
Inkoop alles waar een factuur tegenover staat.
Slim inkopen kosten besparen, betere kwaliteit, betere toelevering, minder risico’s,
minder administratieve handelingen, minder voorraden, nieuwe producten ontwikkelen.
Voor al deze processen heb je je leveranciers nodig. Met hen moet je goede afspraken maken
over wat en wanneer ze leveren, de prijs, de kwaliteit en jullie samenwerking. Een slimme
inkoper weet wat voor leverancier hij voor welk product nodig heeft en sluit daar de juiste
contracten mee af.
Om je te helpen je strategie te bepalen, kun je je leveranciers indelen in vier groepen. Dit
heet de Krajlec-index. Bij de verschillende soorten leveranciers staat de beste strategie om
hiermee om te gaan.
Er zijn heel veel technieken voor goede onderhandelingen, maar eigenlijk komt het neer op
deze drie strategieën:
- Hard onderhandelen je gaat keihard voor de laagste prijs of de beste
voorwaarden. Hard onderhandelen kan, als je meerdere leveranciers hebt om mee in
zee te gaan. Dit doe je vooral als je een leverancier makkelijk kan vervangen (routine/
hefboom).
- Probleemoplossend onderhandelen samen met je leveranciers wil je een doel
bereiken waar je allebei van profiteert. Zo onderhandel je vooral als je als leverancier
en klant afhankelijk bent van elkaar. Dit doe je vooral bij ‘schaarsere’ leveranciers
(kritisch/ strategisch).
- Gemengd bij leveranciers waarvan je beperkt afhankelijk bent, zal je vaak een mix
van hard en probleemoplossend gebruiken. Je wilt een goede deal, maar niet tegen
elke prijs. Je wilt ook wel samenwerken, maar evenmin tegen elke prijs.
,2 Denk vanuit de klant
Heel belangrijk voor een inkoper is om altijd de eindconsument in het achterhoofd te
houden.
Om de klant van de toekomst tevreden te houden, zijn er een aantal belangrijke trends om
rekening mee te houden.
- Beleving in plaats van bezit investeren in sfeer en persoonlijke relaties met je
klanten wordt belangrijker dan alleen het bieden van de laagste prijs.
- Duurzaamheid maatschappelijk verantwoord inkopen wordt belangrijker, ook voor
jouw imago.
- Vergrijzing 55-plussers hechten meer waarde aan persoonlijke service,
betrouwbare kwaliteit en concurrerende prijzen.
3 Ga slimmer inkopen
Inkoopportfolio in kaart brengen van je inkoop. Wat koop je allemaal, bij welke
leverancier, wie is daar verantwoordelijk voor? Voor de meeste ondernemers is het zo dat zij
een heel groot deel van hun goederen inkopen bij een klein deel van het totale aantal
leveranciers waarmee ze samenwerken. Dat zijn dus de leveranciers waar je in moet
investeren voor een betere verstandhouding of deal.
- Standaardisatie probeer het aantal zaken dat je inkoopt terug te brengen door te
standaardiseren. Hiermee verbeter je je onderhandelingspositie (met een grotere
order ben je immers belangrijker voor je leverancier) en versimpel je je inkoopproces.
Minder verschillende leveranciers = minder aflevermomenten, minder facturen,
minder onderhandelen, minder administratie. Minder tijd dus, en tijd is geld.
- Cluster bestellingen kijk of je meer producten bij dezelfde leverancier kunt kopen.
Ook als een leverancier niet de goedkoopste is voor één product, kan het in totaal
voordeliger zijn om voor alle producten met hem in zee te gaan.
- Onderhandel beter hoe beter jij de markt, jouw positie, de positie van je
leverancier en zijn product kent, des te beter je kunt onderhandelen. Doe dit alleen
voor inkopen die relatief veel invloed hebben op je winst.
- Versimpel het inkoopproces dit kan door te werken met minder leveranciers,
minder leveringen, online samenwerken met je leverancier (met een ERP-systeem),
, voorraadbeheer bij je leverancier, of een leverancier die bepaalde goederen voor jou
inkoopt en ze samen met zijn eigen producten aan je levert.
- Houd zicht op contracten houd overzicht op contracten, weet wat je rechten en
plichten zijn en wanneer de contracten aan herziening toe zijn. Met een (online)
programma voor contractmanagement houd je overzicht over al je vastgelegde
afspraken.
- Werk samen handig als je nieuwe producten wilt ontwikkelen of de kosten in de
productieketen naar beneden wilt brengen. Onderhandelingen zien er dan heel
anders uit: je wisselt op basis van vertrouwen informatie uit om samen tot betere
producten te komen.
4 Maak een inkoopactieplan
Met een inkoopactieplan kun je je hele inkoopproces beter inrichten en je
ondernemersdoelen bereiken. Het begint met het formuleren van doelen. Bedenk doelen die
je binnen 1 tot 3 jaar wilt en kunt bereiken om marktomstandigheden nauwkeurig in te
schatten.
Stap 1: Inventariseer maak een inkoopportfolio waarin staat wát er allemaal door je
bedrijf wordt ingekocht, wie daar verantwoordelijk voor is en hoe tevreden jij en je
medewerkers zijn met deze leverancier en hoeveel tijd het bedrijf kwijt is met deze inkoop.
Zorg dat je weet welke afspraken er bestaan en waar onderhandelingsruimte is. Met
vendorrating kies je een aantal objectieve criteria (kwaliteit, zekere levering, snelle
afhandeling) waarop je je leveranciers beoordeelt.
Stap 2: Bepaal je doelen maak je doelen SMART.
Stap 3: Bepaal een actieplan hierin benoem je de concrete stappen die je gaat zetten om
je doelen te bereiken (standaardisatie van je product).
Stap 4: Evalueer zorg ervoor dat je het actieplan continu blijft evalueren.
E-procurement
5.1 Inkoop binnen de keten
De kosten-baten-verhouding wordt enerzijds bepaald door de opbrengsten uit het verkopen van
producten of diensten en anderzijds door de kosten voor het inkopen van de middelen om die
producten of diensten te maken.
Inkoopfunctie verzorgt de aanschaf en beschikbaarstelling van alle producten en diensten voor
zowel de primaire als de secundaire activiteiten.
Via externe samenwerkingsverbanden en soms zelfs strategische partnerships kopen organisaties
(tussen) producten en diensten bij anderen in. Elk bedrijf koopt een bepaald volume van producten
en diensten in. De omvang van dat inkoopvolume in relatie tot de totale kosten van een organisatie
verschilt van branche tot branche.
