Samenvatting boek Projectmanagement
Hoofdstuk 1
1.1 Soorten werkzaamheden
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze kunnen we globaal in drie
groepen indelen:
1. Improvisatie
2. Routinematige werkzaamheden
3. Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie:
Er wordt vaak geimproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop een snelle
reactie noodzakelijk is. Er zal direct en niet volgens plan, maar van geval tot geval worden besloten.
De uitkomst van improvisatie is daardoor onzeker en het resultaat is moeilijk te voorspellen.
Routinematige werkzaamheden:
Deze werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar. Men hoeft niet
steeds te verzinnen wat er precies moet gebeuren, want daar is in het verleden al goed over
nagedacht.
Projectmatige werkzaamheden:
Deze ligt tussen routine en improvisatie in. Deze hebben een eenmalig en tijdelijk karakter en zijn
redelijk voorspelbaar. Om de voorspelbaarheid te vergroten, wordt er planmatig gewerkt, zodat de
te volgen weg geleidelijk duidelijker wordt. Dit betekent dat men vooraf de tijd neemt om goed na te
denken over het te bereiken doel en de manier waarop dit doel bereikt kan worden.
Een groot project wordt vaak opgedeeld in fasen, waarbij na elke fase het projectdoel en de te
volgen weg kunnen worden bijgesteld. Men maakt voorafgaand een Plan van Aanpak.
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer Ad hoc (plotseling) Te voorzien, eenmalig Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid Nieuw Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid Flexibiliteit Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze Chaotisch Volgens plan Duidelijk, vaste procedure
1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit verschillende
vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken
met een vastgesteld budget.
Kenmerken van projecten:
Tijdelijk: Het heeft een begin en een eindpunt. Het beginpunt wordt gemarkeerd door
een begindatum (kick-off). De einddatum is het afgesproken moment
waarop het beoogde projectresultaat wordt opgeleverd, het eventuele
nawerk is afgehandeld en het projectteam is ontbonden.
Uniek: Het levert aan het eind een uniek en eenmalig projectresultaat op.
Projectdoel: Dit geeft de reden waarom de opdrachtgever het project wil laten uitvoeren
en waarom hij daar geld voor over heeft.
,Opdrachtgever: Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of
capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren. Omdat hij zijn
doelen wil realiseren heeft de sponsor belang bij het projectresultaat.
Projectorganisatie: De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager heeft de eindverantwoordelijkheid voor het projectresultaat
samen met zijn projectteam.
Samenwerking: Een project heeft een bepaalde mate van ingewikkeldheid. Daardoor zijn
projecten vaak multidisciplinair en werken in een project meestal mensen uit
verschillende disciplines tijdelijk samen.
Eigen budget: Een projectteam beschikt over een budget, dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd. Met dit budget moet het team het project uitvoeren.
Bewaking voortgang: Tijdens de uitvoering vindt via planning en rapportages de bewaking van
voortgang en kosten plaats.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Improvisatie, projectmatig werken en routinematig werken kunnen op elkaar volgen. In het begin
van een nieuwe taak binnen een organisatie zal men vaak improviseren. Als blijkt dat de nieuwe taak
vaker moet worden uitgevoerd, zal de situatie meer georganiseerd moeten worden. Als het project
gereed is, zijn er standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds meer geimproviseerd hoeft
te worden en de werkzaamheden als routine uitgevoerd kunnen worden.
1.5 Soorten projecten
Technische projecten: Dit zijn projecten die een verandering in de techniek als doelstelling
hebben of een nieuw product moeten opleveren.
Sociale projecten: Dit zijn projecten vaak gericht op cultuur- en
organisatieveranderingen binnen een bedrijf.
Commerciële projecten: Dit zijn projecten hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
Gemengde projecten: Gemengde projecten zijn een tussenvorm van meerdere soorten
projecten, bijvoorbeeld een technisch en een sociaal project.
Evenementen: Evenementen vormen een bijzonder soort project: het
projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever. Zorg ervoor dat er voldoende tijd beschikbaar is voor de
voorbereiding van het project. Als je een tijdsplanning maakt, houd dan rekening met de tijd die
besluitvorming kan kosten, anders is je project al vertraagd voordat het is begonnen.
Overleg met betrokkenen. Omdat bij een groot project personen uit diverse vakgebieden
samenwerken, is het noodzakelijk eerst met al deze partijen het project door te spreken. Zorg ervoor
dat er voldoende gemotiveerde mensen en middelen voor het project beschikbaar zijn. Maak goede
afspraken over de inzet.
Werk top-down. Je moet eerst de grote lijn van het project bepalen. Ga nog niet direct in op de
details. Ga zeker nog geen delen van het project uitvoeren.
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
, 1.7 Faseren
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Dat wil zeggen dat het moeilijk is binnen het budget
te blijven, de eindtijd te halen of het gestelde resultaat te bereiken. Een taak van de opdrachtgever is
zich zorgen te maken om de beheersbaarheid van het project.
Bij het opstellen van de planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in
verschillende fasen. Een fase kan beschouwd worden als een serie activiteiten binnen een project,
die logisch gezien bij elkaar behoren. Men past fasering toe om risico’s te verkleinen.
Een traditionele fasering betreft de volgende fasen:
Initiatief: Hier komt het idee tot stand.
Definitie: Hier wordt bepaald wat het eindresultaat van het project is en wat daarvoor
allemaal moet gebeuren.
Ontwerp: Hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien.
Voorbereiding: Hier komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden.
Realisatie: Hier wordt het door de opdrachtgever gewenste project opgeleverd.
Nazorg: Hier wordt het projectresultaat gebruikt.
Initiatief
Het idee
Definitie
Wat moet er gebeuren?
Ontwerp
Hoe gaat het worden?
Voorbereiding
Hoe moet het gemaakt worden?
Realisatie
Doen!
Nazorg
Gebruik en instandhouding
1.8 Doel van fasering
Fasering van een groot project heeft als voordeel dat in het project beslismomenten worden
ingebouwd. Aan het eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te
sturen. De opdrachtgever kan de volgende beslissingen nemen:
- Doorgaan op de ingeslagen weg
- Doorgaan, met aanpassingen van het projectdoel
- Stoppen met het project
1.9 Wanneer een project
Voordelen van projectmatig werken:
- Het project staat ‘buiten de dagelijkse orde’
- Een project heeft een opdrachtgever dei bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen
- Als er een goed Plan van Aanpak is, weten de betrokkenen wat er moet gebeuren
- De verantwoordelijkheden liggen in het Plan van Aanpak vast
- Het project verloopt in fasen en is daarmee overzichtelijk
- De projectleden kunnen elkaar aanvullen en stimuleren
- Het risico van mislukken is kleiner
Hoofdstuk 1
1.1 Soorten werkzaamheden
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze kunnen we globaal in drie
groepen indelen:
1. Improvisatie
2. Routinematige werkzaamheden
3. Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie:
Er wordt vaak geimproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop een snelle
reactie noodzakelijk is. Er zal direct en niet volgens plan, maar van geval tot geval worden besloten.
De uitkomst van improvisatie is daardoor onzeker en het resultaat is moeilijk te voorspellen.
Routinematige werkzaamheden:
Deze werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar. Men hoeft niet
steeds te verzinnen wat er precies moet gebeuren, want daar is in het verleden al goed over
nagedacht.
Projectmatige werkzaamheden:
Deze ligt tussen routine en improvisatie in. Deze hebben een eenmalig en tijdelijk karakter en zijn
redelijk voorspelbaar. Om de voorspelbaarheid te vergroten, wordt er planmatig gewerkt, zodat de
te volgen weg geleidelijk duidelijker wordt. Dit betekent dat men vooraf de tijd neemt om goed na te
denken over het te bereiken doel en de manier waarop dit doel bereikt kan worden.
Een groot project wordt vaak opgedeeld in fasen, waarbij na elke fase het projectdoel en de te
volgen weg kunnen worden bijgesteld. Men maakt voorafgaand een Plan van Aanpak.
Improvisatie Projectmatig Routinematig
Wanneer Ad hoc (plotseling) Te voorzien, eenmalig Herhalend
Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid Nieuw Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid Flexibiliteit Vooraf doordacht Nauwelijks vrijheid
Werkwijze Chaotisch Volgens plan Duidelijk, vaste procedure
1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit verschillende
vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken
met een vastgesteld budget.
Kenmerken van projecten:
Tijdelijk: Het heeft een begin en een eindpunt. Het beginpunt wordt gemarkeerd door
een begindatum (kick-off). De einddatum is het afgesproken moment
waarop het beoogde projectresultaat wordt opgeleverd, het eventuele
nawerk is afgehandeld en het projectteam is ontbonden.
Uniek: Het levert aan het eind een uniek en eenmalig projectresultaat op.
Projectdoel: Dit geeft de reden waarom de opdrachtgever het project wil laten uitvoeren
en waarom hij daar geld voor over heeft.
,Opdrachtgever: Een project heeft een opdrachtgever die budget in de vorm van geld of
capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren. Omdat hij zijn
doelen wil realiseren heeft de sponsor belang bij het projectresultaat.
Projectorganisatie: De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende
bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager heeft de eindverantwoordelijkheid voor het projectresultaat
samen met zijn projectteam.
Samenwerking: Een project heeft een bepaalde mate van ingewikkeldheid. Daardoor zijn
projecten vaak multidisciplinair en werken in een project meestal mensen uit
verschillende disciplines tijdelijk samen.
Eigen budget: Een projectteam beschikt over een budget, dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd. Met dit budget moet het team het project uitvoeren.
Bewaking voortgang: Tijdens de uitvoering vindt via planning en rapportages de bewaking van
voortgang en kosten plaats.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Improvisatie, projectmatig werken en routinematig werken kunnen op elkaar volgen. In het begin
van een nieuwe taak binnen een organisatie zal men vaak improviseren. Als blijkt dat de nieuwe taak
vaker moet worden uitgevoerd, zal de situatie meer georganiseerd moeten worden. Als het project
gereed is, zijn er standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet steeds meer geimproviseerd hoeft
te worden en de werkzaamheden als routine uitgevoerd kunnen worden.
1.5 Soorten projecten
Technische projecten: Dit zijn projecten die een verandering in de techniek als doelstelling
hebben of een nieuw product moeten opleveren.
Sociale projecten: Dit zijn projecten vaak gericht op cultuur- en
organisatieveranderingen binnen een bedrijf.
Commerciële projecten: Dit zijn projecten hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
Gemengde projecten: Gemengde projecten zijn een tussenvorm van meerdere soorten
projecten, bijvoorbeeld een technisch en een sociaal project.
Evenementen: Evenementen vormen een bijzonder soort project: het
projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever. Zorg ervoor dat er voldoende tijd beschikbaar is voor de
voorbereiding van het project. Als je een tijdsplanning maakt, houd dan rekening met de tijd die
besluitvorming kan kosten, anders is je project al vertraagd voordat het is begonnen.
Overleg met betrokkenen. Omdat bij een groot project personen uit diverse vakgebieden
samenwerken, is het noodzakelijk eerst met al deze partijen het project door te spreken. Zorg ervoor
dat er voldoende gemotiveerde mensen en middelen voor het project beschikbaar zijn. Maak goede
afspraken over de inzet.
Werk top-down. Je moet eerst de grote lijn van het project bepalen. Ga nog niet direct in op de
details. Ga zeker nog geen delen van het project uitvoeren.
Voorbereiding
Realisatie
Nazorg
, 1.7 Faseren
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Dat wil zeggen dat het moeilijk is binnen het budget
te blijven, de eindtijd te halen of het gestelde resultaat te bereiken. Een taak van de opdrachtgever is
zich zorgen te maken om de beheersbaarheid van het project.
Bij het opstellen van de planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in
verschillende fasen. Een fase kan beschouwd worden als een serie activiteiten binnen een project,
die logisch gezien bij elkaar behoren. Men past fasering toe om risico’s te verkleinen.
Een traditionele fasering betreft de volgende fasen:
Initiatief: Hier komt het idee tot stand.
Definitie: Hier wordt bepaald wat het eindresultaat van het project is en wat daarvoor
allemaal moet gebeuren.
Ontwerp: Hier wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien.
Voorbereiding: Hier komt aan de orde hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden.
Realisatie: Hier wordt het door de opdrachtgever gewenste project opgeleverd.
Nazorg: Hier wordt het projectresultaat gebruikt.
Initiatief
Het idee
Definitie
Wat moet er gebeuren?
Ontwerp
Hoe gaat het worden?
Voorbereiding
Hoe moet het gemaakt worden?
Realisatie
Doen!
Nazorg
Gebruik en instandhouding
1.8 Doel van fasering
Fasering van een groot project heeft als voordeel dat in het project beslismomenten worden
ingebouwd. Aan het eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te
sturen. De opdrachtgever kan de volgende beslissingen nemen:
- Doorgaan op de ingeslagen weg
- Doorgaan, met aanpassingen van het projectdoel
- Stoppen met het project
1.9 Wanneer een project
Voordelen van projectmatig werken:
- Het project staat ‘buiten de dagelijkse orde’
- Een project heeft een opdrachtgever dei bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen
- Als er een goed Plan van Aanpak is, weten de betrokkenen wat er moet gebeuren
- De verantwoordelijkheden liggen in het Plan van Aanpak vast
- Het project verloopt in fasen en is daarmee overzichtelijk
- De projectleden kunnen elkaar aanvullen en stimuleren
- Het risico van mislukken is kleiner
