Business administration
Administratieve organisatie
= omvat alles activiteiten die betrekking hebben tot:
o het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens
o het verstrekken van gerichte informatie ten behoeve van het besturen
o het doen functioneren en beheersen van een organisatie evenals het afleggen van
verantwoording
→ wordt gekarakteriseerd door de 6 W’s:
o Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren (functionaris)
o Wat (gegevens) gebruikt die functionaris hiervoor
o Waarom zijn deze gegevens belangrijk (3 voordelen)
o Wanneer moet dit gedaan worden (vb wanneer doorgeven informatie om factuur aan
te maken)
o Waarmee wordt het gedaan, hulpmiddelen (zoals facturen, creditnota’s,
vrachtbrieven)
o Waarheen gaan deze gegevens (vb doorgeven aan anderen, in boekhouding)
Een goed functionerende administratieve organisatie heeft 3 voordelen:
o Duidelijkheid voor iedereen in de organisatie
o Het levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van uw organisatie
o Het schept een duidelijk inzicht in de bedrijfsprocessen
,Deel 1: een bedrijf als organisatie
1. De organisatie: systeem en processen
Een bedrijf
= een organisatie, die een bepaald product of dienst voortbrengt en daarmee voorziet in een
maatschappelijke behoefte teneinde de vooropgestelde doelstellingen van de organisatie te
verwezenlijken
→ Een transformatieproces waarbij grond- en hulpstoffen zoals energie omgezet worden in
producten (goederen en diensten)
De doelstellingen van die totaal proces zijn het verkrijgen van o.a. toegevoegde waarde:
o Een opbrengst die hoger is dan de kosten van de input van he proces
o Winst als het verschil tussen de opbrengst en de kosten van de output
,Een organisatie kent 3 types van processen:
Besturende processen Primaire processen Ondersteunende processen
Managementprocessen Toevoegen van waarde infrastructuur,
Strategische en tactische Input (materiaal, kennis) ondersteuning voor
keuzes Transformatie primaire processen
planning en controle Output vb: HR-, financieel-, ICT-,
BESTUREN andere KERNACTIVITEITEN, DIRECT opleidingsproces
processen gerelateerd aan de
vb: prestatiemanagement, productie van goederen en
risicobeheer, levering van diensten
strategievorming en vb: productie-, verkoop-,
planning inkoop-, magazijnproces,
R&D, E-commerce
1.1 Besturende processen
Besturende processen of managementprocessen
= het maken van strategische en tactische keuzes om de koers van de
organisatie te bepalen
→ worden gecontroleerd en indien nodig bijgestuurd via management informatie
→ de besturende processen besturen de overige processen
1.2 Primaire processen
Primaire processen
= zorgen voor de toevoeging van waarde, vormen het transformatieproces waarin mensen
en middelen samenwerken om tot het gewenste product/dienst te komen
→ alle activiteiten waarvan de output bijdraagt aan het resultaat voor de klant
Bv: verkoopproces en aankoopproces
, 1.3 Ondersteunende processen
Ondersteunende processen
= vergemakkelijken de primaire en besturende processen zodat deze hun rol optimaal
kunnen benutten
→ alle processen en de samenhang ertussen moeten goed doordacht zijn en
duidelijk geformuleerd worden zodat elke medewerker weet hoe de procedures
zijn en weet wat zijn verantwoordelijkheid hierin is
→ de procedures worden gevisualiseerd in documentenflows / charts
2. Planning en controle
Er moeten vooraf doelstellingen worden vastgelegd
de realisatie van die doelstellingen moet gebeuren binnen een kader van:
o Afspraken
o Waarden
o Procedures
een continue registratie van de uitvoeringen en een interne controle op de
procesresultaten is belangrijk om tijdig te kunnen bijsturen
interne en externe audit controles zouden in ieder bedrijf op regelmatige basis moeten
gehouden worden
Audit
= het onafhankelijk en systematisch beoordelen van de interne beheersing, financiële
verslaglegging en andere aspecten van een organisatie of bedrijf
Doel:
o Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de gegevens beoordelen
o Naleving van wet- en regelgeving controleren en aanbevelingen doen voor
verbetering.
planning en controle worden op verschillende niveaus uitgevoerd:
o Strategische sturing
o Tactische sturing
o Operationele sturing
Administratieve organisatie
= omvat alles activiteiten die betrekking hebben tot:
o het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens
o het verstrekken van gerichte informatie ten behoeve van het besturen
o het doen functioneren en beheersen van een organisatie evenals het afleggen van
verantwoording
→ wordt gekarakteriseerd door de 6 W’s:
o Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren (functionaris)
o Wat (gegevens) gebruikt die functionaris hiervoor
o Waarom zijn deze gegevens belangrijk (3 voordelen)
o Wanneer moet dit gedaan worden (vb wanneer doorgeven informatie om factuur aan
te maken)
o Waarmee wordt het gedaan, hulpmiddelen (zoals facturen, creditnota’s,
vrachtbrieven)
o Waarheen gaan deze gegevens (vb doorgeven aan anderen, in boekhouding)
Een goed functionerende administratieve organisatie heeft 3 voordelen:
o Duidelijkheid voor iedereen in de organisatie
o Het levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van uw organisatie
o Het schept een duidelijk inzicht in de bedrijfsprocessen
,Deel 1: een bedrijf als organisatie
1. De organisatie: systeem en processen
Een bedrijf
= een organisatie, die een bepaald product of dienst voortbrengt en daarmee voorziet in een
maatschappelijke behoefte teneinde de vooropgestelde doelstellingen van de organisatie te
verwezenlijken
→ Een transformatieproces waarbij grond- en hulpstoffen zoals energie omgezet worden in
producten (goederen en diensten)
De doelstellingen van die totaal proces zijn het verkrijgen van o.a. toegevoegde waarde:
o Een opbrengst die hoger is dan de kosten van de input van he proces
o Winst als het verschil tussen de opbrengst en de kosten van de output
,Een organisatie kent 3 types van processen:
Besturende processen Primaire processen Ondersteunende processen
Managementprocessen Toevoegen van waarde infrastructuur,
Strategische en tactische Input (materiaal, kennis) ondersteuning voor
keuzes Transformatie primaire processen
planning en controle Output vb: HR-, financieel-, ICT-,
BESTUREN andere KERNACTIVITEITEN, DIRECT opleidingsproces
processen gerelateerd aan de
vb: prestatiemanagement, productie van goederen en
risicobeheer, levering van diensten
strategievorming en vb: productie-, verkoop-,
planning inkoop-, magazijnproces,
R&D, E-commerce
1.1 Besturende processen
Besturende processen of managementprocessen
= het maken van strategische en tactische keuzes om de koers van de
organisatie te bepalen
→ worden gecontroleerd en indien nodig bijgestuurd via management informatie
→ de besturende processen besturen de overige processen
1.2 Primaire processen
Primaire processen
= zorgen voor de toevoeging van waarde, vormen het transformatieproces waarin mensen
en middelen samenwerken om tot het gewenste product/dienst te komen
→ alle activiteiten waarvan de output bijdraagt aan het resultaat voor de klant
Bv: verkoopproces en aankoopproces
, 1.3 Ondersteunende processen
Ondersteunende processen
= vergemakkelijken de primaire en besturende processen zodat deze hun rol optimaal
kunnen benutten
→ alle processen en de samenhang ertussen moeten goed doordacht zijn en
duidelijk geformuleerd worden zodat elke medewerker weet hoe de procedures
zijn en weet wat zijn verantwoordelijkheid hierin is
→ de procedures worden gevisualiseerd in documentenflows / charts
2. Planning en controle
Er moeten vooraf doelstellingen worden vastgelegd
de realisatie van die doelstellingen moet gebeuren binnen een kader van:
o Afspraken
o Waarden
o Procedures
een continue registratie van de uitvoeringen en een interne controle op de
procesresultaten is belangrijk om tijdig te kunnen bijsturen
interne en externe audit controles zouden in ieder bedrijf op regelmatige basis moeten
gehouden worden
Audit
= het onafhankelijk en systematisch beoordelen van de interne beheersing, financiële
verslaglegging en andere aspecten van een organisatie of bedrijf
Doel:
o Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de gegevens beoordelen
o Naleving van wet- en regelgeving controleren en aanbevelingen doen voor
verbetering.
planning en controle worden op verschillende niveaus uitgevoerd:
o Strategische sturing
o Tactische sturing
o Operationele sturing
