Samenvatting bestuurlijke informatieverzorging
Deel 1: Grondslagen van de bestuurlijke informatieverzorging
1. Organisatie en informatie
2. Interne beheersing en informatie
3. Management control en informatie
4. Informatiesystemen
5. IT-control
6. X
Deel 2: Primaire en secundaire processen in organisaties
7. Het inkoopproces
8. Het voorraadproces
9. Het productieproces
10. Het verkoopproces
11. X
Deel 3: Typologie van organisaties
12. Inleiding typologie
13. Handel
Hoofdstuk 1 : Organisatie en informatie
1.1 Bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatieverzorging
Het vakgebied bestuurlijke informatieverzorging (BIV) omvat:
De organisatie van het administratieve apparaat
De organisatie van de gegevensverwerking
, De analyse van de informatiebehoeften
De bronnen van de gegevens
De distributie van de informatie
De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen
aan de daaraan te stellen eisen van de relevantie en betrouwbaarheid
Het essentiële doel van de bestuurlijke informatieverzorging is het op een efficiënte
wijze verstrekken van relevante en betrouwbare informatie aan interne en externe
belanghebbenden. De term ‘bestuurlijke’ betekent dat het hier gaat om het besturen
van organisaties. Daarmee wordt info die niet wordt gebruikt om organisaties te
besturen uitgesloten. Niet-bestuurlijke informatie wordt bestuurlijk op het moment dat
ten minste één functionaris in een organisatie haar kan gebruiken voor
besturingsdoeleinden.
Bestuurlijke informatieverzorging en boekhouden
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel
van het registeren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot
veranderingen in de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van een
organisatie. Boekhouden vormt de basis van een geordende financiële
informatieverzorging. Tot die informatieverzorging behoren onder meer het
systematisch verzamelen van de benodigde gegevens, het verwerken daarvan en
het verstrekken van de benodigde financiële informatie en afgeleiden daarvan zoals
allerlei kerngetallen.
De financiële informatie betstaat uit het grootboek en de subgrootboeken, leidend tot
het opstellen van tussentijdse overzichten, balans en resultatenrekening met
toelichtingen (externe berichtgeving). Rapportages in het kader van management
accounting bevatten financiële en niet-financiële informatie, gericht op het
ondersteunen van managers bij hun taakuitoefening.
Gebruiksmogelijkheden van bestuurlijke informatie
Bestuurlijke informatie heeft drie gebruiksmogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van
verantwoording
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
Als het takenpakket van een functionaris een omvang heeft dat hij dit niet meer
zelfstandig kan vervullen, kan er arbeidsverdeling plaatsvinden. Aldus vindt tussen
de verschillenden hiërarchische niveaus in een organisatie delegatie van taken,
inclusief bijbehorende bevoegdheden, plaats om het proces van realisatie van de
organisatiedoelstellingen beheersbaar te maken. Indien bevoegdheden worden
gedelegeerd, ontstaat de behoefte aan verantwoording. Het delegeren van taken
en het afleggen van verantwoording over de taakuitvoering vindt plaats door middel
van informatieverzorging (1).
,Naast de
delegatie- en verantwoordingsrol van informatie speelt informatie ook een rol bij het
nemen van beslissingen (2).
Er is nog een derde rol die informatie kan spelen: informatie ten behoeve van het
doen functioneren van een organisatie. Het gaat hier om zaken als het delen van
kennis om de organisatie in staat te stellen haar doelen te realiseren, het coördineren
van activiteiten van twee verschillende organisatie-eenheden of het communiceren
van een genomen beslissing door het management (3).
De definitie van bestuurlijke informatieverzorging (BIV) is:
‘Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van
het besturen-in-engere zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen
functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de
verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.’
Horizontale informatiestromen hebben vooral betrekking op het doen functioneren
van een organisatie, bijvoorbeeld tussen afdelingen. Om ervoor te zorgen dat die
informatie-uitwisseling goed verloopt is het veelal nodig dat een coördinerende
functie wordt ingesteld, die met behulp van allerlei beheersingsmechanismen ervoor
zorgt dat kennis wordt gedeeld tussen de genoemde operationele afdelingen. Vaak
zullen horizontale informatiestromen dan ook niet los kunnen worden gezien van
verticale informatiestromen.
, Verticale informatiestromen hebben betrekking op het nemen van beslissingen en
het op basis daarvan geven van taakopdrachten aan lagere hiërarchische niveaus,
evenals op het laten afleggen van verantwoording over de taakuitvoering, inclusief
het coördineren van gedelegeerde werkzaamheden. Het bedrijfsbureau heeft als
belangrijkste taken het plannen van de productie, de werk uitgifte aan de productie
afdeling en het bewaken van de productie voortgang. Het bedrijfsbureau neemt dus
een groot aantal beslissingen die leiden tot taak opdrachten aan de productie
afdeling en het afleggen van verantwoording door de productie afdeling. Ook op
hogere hiërarchische niveaus worden beslissingen genomen die leiden tot taak
opdrachten en het afleggen van verantwoording.
Zie hieronder de kenmerken van informatie voor strategische en operationele
doeleinden. Een besluit op strategisch niveau komt minder vaak voor dan een besluit
op operationeel niveau.
Administratieve organisatie
Administratieve organisatie (AO) houdt zich bezig met de inrichting van de
bestuurlijke processen in organisaties. De relatie tussen BIV en AO kan als volgt
treffend worden verwoord: ‘AO omvat het gehele complex als organisatorische
maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de BIV.’
Deel 1: Grondslagen van de bestuurlijke informatieverzorging
1. Organisatie en informatie
2. Interne beheersing en informatie
3. Management control en informatie
4. Informatiesystemen
5. IT-control
6. X
Deel 2: Primaire en secundaire processen in organisaties
7. Het inkoopproces
8. Het voorraadproces
9. Het productieproces
10. Het verkoopproces
11. X
Deel 3: Typologie van organisaties
12. Inleiding typologie
13. Handel
Hoofdstuk 1 : Organisatie en informatie
1.1 Bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatieverzorging
Het vakgebied bestuurlijke informatieverzorging (BIV) omvat:
De organisatie van het administratieve apparaat
De organisatie van de gegevensverwerking
, De analyse van de informatiebehoeften
De bronnen van de gegevens
De distributie van de informatie
De regels waaraan het informatiesysteem moet voldoen
De controles die moeten worden uitgevoerd om informatie te laten voldoen
aan de daaraan te stellen eisen van de relevantie en betrouwbaarheid
Het essentiële doel van de bestuurlijke informatieverzorging is het op een efficiënte
wijze verstrekken van relevante en betrouwbare informatie aan interne en externe
belanghebbenden. De term ‘bestuurlijke’ betekent dat het hier gaat om het besturen
van organisaties. Daarmee wordt info die niet wordt gebruikt om organisaties te
besturen uitgesloten. Niet-bestuurlijke informatie wordt bestuurlijk op het moment dat
ten minste één functionaris in een organisatie haar kan gebruiken voor
besturingsdoeleinden.
Bestuurlijke informatieverzorging en boekhouden
Het doel van boekhouden is het verstrekken van financiële informatie door middel
van het registeren en verwerken van financiële feiten. Financiële feiten leiden tot
veranderingen in de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van een
organisatie. Boekhouden vormt de basis van een geordende financiële
informatieverzorging. Tot die informatieverzorging behoren onder meer het
systematisch verzamelen van de benodigde gegevens, het verwerken daarvan en
het verstrekken van de benodigde financiële informatie en afgeleiden daarvan zoals
allerlei kerngetallen.
De financiële informatie betstaat uit het grootboek en de subgrootboeken, leidend tot
het opstellen van tussentijdse overzichten, balans en resultatenrekening met
toelichtingen (externe berichtgeving). Rapportages in het kader van management
accounting bevatten financiële en niet-financiële informatie, gericht op het
ondersteunen van managers bij hun taakuitoefening.
Gebruiksmogelijkheden van bestuurlijke informatie
Bestuurlijke informatie heeft drie gebruiksmogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van
verantwoording
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
Als het takenpakket van een functionaris een omvang heeft dat hij dit niet meer
zelfstandig kan vervullen, kan er arbeidsverdeling plaatsvinden. Aldus vindt tussen
de verschillenden hiërarchische niveaus in een organisatie delegatie van taken,
inclusief bijbehorende bevoegdheden, plaats om het proces van realisatie van de
organisatiedoelstellingen beheersbaar te maken. Indien bevoegdheden worden
gedelegeerd, ontstaat de behoefte aan verantwoording. Het delegeren van taken
en het afleggen van verantwoording over de taakuitvoering vindt plaats door middel
van informatieverzorging (1).
,Naast de
delegatie- en verantwoordingsrol van informatie speelt informatie ook een rol bij het
nemen van beslissingen (2).
Er is nog een derde rol die informatie kan spelen: informatie ten behoeve van het
doen functioneren van een organisatie. Het gaat hier om zaken als het delen van
kennis om de organisatie in staat te stellen haar doelen te realiseren, het coördineren
van activiteiten van twee verschillende organisatie-eenheden of het communiceren
van een genomen beslissing door het management (3).
De definitie van bestuurlijke informatieverzorging (BIV) is:
‘Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van
het besturen-in-engere zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen
functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de
verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.’
Horizontale informatiestromen hebben vooral betrekking op het doen functioneren
van een organisatie, bijvoorbeeld tussen afdelingen. Om ervoor te zorgen dat die
informatie-uitwisseling goed verloopt is het veelal nodig dat een coördinerende
functie wordt ingesteld, die met behulp van allerlei beheersingsmechanismen ervoor
zorgt dat kennis wordt gedeeld tussen de genoemde operationele afdelingen. Vaak
zullen horizontale informatiestromen dan ook niet los kunnen worden gezien van
verticale informatiestromen.
, Verticale informatiestromen hebben betrekking op het nemen van beslissingen en
het op basis daarvan geven van taakopdrachten aan lagere hiërarchische niveaus,
evenals op het laten afleggen van verantwoording over de taakuitvoering, inclusief
het coördineren van gedelegeerde werkzaamheden. Het bedrijfsbureau heeft als
belangrijkste taken het plannen van de productie, de werk uitgifte aan de productie
afdeling en het bewaken van de productie voortgang. Het bedrijfsbureau neemt dus
een groot aantal beslissingen die leiden tot taak opdrachten aan de productie
afdeling en het afleggen van verantwoording door de productie afdeling. Ook op
hogere hiërarchische niveaus worden beslissingen genomen die leiden tot taak
opdrachten en het afleggen van verantwoording.
Zie hieronder de kenmerken van informatie voor strategische en operationele
doeleinden. Een besluit op strategisch niveau komt minder vaak voor dan een besluit
op operationeel niveau.
Administratieve organisatie
Administratieve organisatie (AO) houdt zich bezig met de inrichting van de
bestuurlijke processen in organisaties. De relatie tussen BIV en AO kan als volgt
treffend worden verwoord: ‘AO omvat het gehele complex als organisatorische
maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de BIV.’
