STRATEGISCHE
EVENTORGANISATIE
2022 - 2023
,FINANCE
BUDGET
• budget opstellen = continu proces
• juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
• excel of numbers = key
• break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij b2c events
• better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
• = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
WAT?
• gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• ga in detail!
• geen verrassingen / no assumptions → bouw een marge in (30%)
• bedrijf wordt BTW-plichtig als de omzet meer is dan €25.000 per jaar
een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van
wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het
evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe
informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei onderdelen in het
planningsproces.
BUDGET ALS VERKOOPSELEMENT
• geeft duiding aan je offerte
• is iets haalbaar? reality check bij klant
• basis van contract
• transparantie en vertrouwen naar klant toe
BUDGET ALS COMMUNICATIETOOL
• cijfers zijn een universele taal
• budget is dynamisch
• tekort is tekort
BUDGET ALS VERPLICHTE STAP
• contractueel verplicht
• verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• noodzakelijk voor het nemen van een verzekering (zelfs trouwfeesten kan je verzekeren)
• fiscale verplichtingen naar de overheid
2
,GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
TOTALE KOSTEN
€
VARIABELE KOSTEN
VASTE KOSTEN
Q
0 10
let op assen: y-as geeft een indicatie van de kosten, x-as geeft een indicatie van de omvang
van de productie (in het geval van events: het aantal deelnemers).
totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers
totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal deelnemers. in deze
veronderstelling gaan we ervan uit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het
aantal toeschouwers/deelnemers aan het event.
wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met degressief stijgende
variabele kosten = dit zijn variabele kosten die minder dan evenredig zullen toenemen met
het aantal toeschouwers (omwille van kostenbesparende factoren). omgekeerd kan je ook
te maken krijgen met progressief stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten die
meer dan evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille van
kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor overwerk).
TK = som van de TCK + TVK
TOTALE OPBRENGSTEN
€
TOTALE KOSTEN
BREAK-EVEN PUNT
Q
0 10
4
, VERSCHEIDENE BTW-TARIEVEN
• btw 0%
o alle handelingen die expliciet vrijgesteld zijn in het btw wetboek
o optreden van een artiest voor een externe organisator onder KVR (kunstenaar die
vrijgesteld is van belastingen)
o dag en weekbladen die min. 48 keer/jaar verschijnen
o kleine ondernemingen met een jaaromzet kleiner dan €25000
• btw 6%
o uitvoerende muzikale prestaties
o verkoop van kunstwerken rechstreeks aan koper
o cateraar die eten komt leveren (!)
o tijdschriften en boeken
o personenvervoer (taxi’s, ...)
o hotels & campings
o auteursrechten
o uitzondering coronacrisis
• btw 12%
o restaurant en cateringdiensten (in een normaal scenario)
o dit impliceert bediening
o let op: ook foodtrucks
• btw 21%
o alle andere zaken die niet onder de verlaagde tarieven vallen
o maak hier geen fouten in, je moet het zonder pardon bijstorten!
CAPEX VS OPEX
capital expenses operating expenses
purpose assets intended to benefit ongoing expenses to run
the organisation for more day-to-day business
than one year
when paid one-time purchase pay-as-you-go approach
accounting treatment it can’t be fully deducted in they are fully deducted in
the incurry period. they are the incurry period
depreciated or amortized
over time
listed as property or equipment operating costs
tax treatment deducted over time as asset they are fully tax-deductible
cost is depreciated or in the year they are made
amortized
examples purchasing office buildings, consumables, wages, rent,
equipment, vehicles, maintenance and repair of
intellectual property assets machinery
6
EVENTORGANISATIE
2022 - 2023
,FINANCE
BUDGET
• budget opstellen = continu proces
• juridisch sluitend = schriftelijke bevestiging van offertes (vraag bestelbon op!)
• excel of numbers = key
• break even point = punt waarbij je uit de kosten bent bij b2c events
• better safe than sorry = laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• ≠ begroting = bedrijfsvoering komende jaren
• = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers
WAT?
• gaat over inkomsten en uitgaven van het event
• belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven
• ga in detail!
• geen verrassingen / no assumptions → bouw een marge in (30%)
• bedrijf wordt BTW-plichtig als de omzet meer is dan €25.000 per jaar
een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van
wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het
evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe
informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei onderdelen in het
planningsproces.
BUDGET ALS VERKOOPSELEMENT
• geeft duiding aan je offerte
• is iets haalbaar? reality check bij klant
• basis van contract
• transparantie en vertrouwen naar klant toe
BUDGET ALS COMMUNICATIETOOL
• cijfers zijn een universele taal
• budget is dynamisch
• tekort is tekort
BUDGET ALS VERPLICHTE STAP
• contractueel verplicht
• verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
• noodzakelijk voor het nemen van een verzekering (zelfs trouwfeesten kan je verzekeren)
• fiscale verplichtingen naar de overheid
2
,GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
TOTALE KOSTEN
€
VARIABELE KOSTEN
VASTE KOSTEN
Q
0 10
let op assen: y-as geeft een indicatie van de kosten, x-as geeft een indicatie van de omvang
van de productie (in het geval van events: het aantal deelnemers).
totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen ongeacht het aantal
deelnemers
totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal deelnemers. in deze
veronderstelling gaan we ervan uit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het
aantal toeschouwers/deelnemers aan het event.
wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met degressief stijgende
variabele kosten = dit zijn variabele kosten die minder dan evenredig zullen toenemen met
het aantal toeschouwers (omwille van kostenbesparende factoren). omgekeerd kan je ook
te maken krijgen met progressief stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten die
meer dan evenredig zullen toenemen met het aantal deelnemers (omwille van
kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor overwerk).
TK = som van de TCK + TVK
TOTALE OPBRENGSTEN
€
TOTALE KOSTEN
BREAK-EVEN PUNT
Q
0 10
4
, VERSCHEIDENE BTW-TARIEVEN
• btw 0%
o alle handelingen die expliciet vrijgesteld zijn in het btw wetboek
o optreden van een artiest voor een externe organisator onder KVR (kunstenaar die
vrijgesteld is van belastingen)
o dag en weekbladen die min. 48 keer/jaar verschijnen
o kleine ondernemingen met een jaaromzet kleiner dan €25000
• btw 6%
o uitvoerende muzikale prestaties
o verkoop van kunstwerken rechstreeks aan koper
o cateraar die eten komt leveren (!)
o tijdschriften en boeken
o personenvervoer (taxi’s, ...)
o hotels & campings
o auteursrechten
o uitzondering coronacrisis
• btw 12%
o restaurant en cateringdiensten (in een normaal scenario)
o dit impliceert bediening
o let op: ook foodtrucks
• btw 21%
o alle andere zaken die niet onder de verlaagde tarieven vallen
o maak hier geen fouten in, je moet het zonder pardon bijstorten!
CAPEX VS OPEX
capital expenses operating expenses
purpose assets intended to benefit ongoing expenses to run
the organisation for more day-to-day business
than one year
when paid one-time purchase pay-as-you-go approach
accounting treatment it can’t be fully deducted in they are fully deducted in
the incurry period. they are the incurry period
depreciated or amortized
over time
listed as property or equipment operating costs
tax treatment deducted over time as asset they are fully tax-deductible
cost is depreciated or in the year they are made
amortized
examples purchasing office buildings, consumables, wages, rent,
equipment, vehicles, maintenance and repair of
intellectual property assets machinery
6
