Samenvatting ‘Zo organiseer je een event’
Stap 1: Formuleer je idee
1.1 De opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die in principe financieel risico loopt. Verschillende personen:
- Je kan zelf een opdrachtgever zijn voor een event. (Bijvoorbeeld een feest).
- Externe opdrachtgever: bijvoorbeeld van een bedrijf de opdracht om een opendag te organiseren.
- Interne opdrachtgever: werkzaam voor de organisatie waarvan je zelf deel uit maakt.
In een soort intakegesprek stelt de opdrachtgever vast wat hij wilt tijdens het evenement.
1.2 Naam van de evenementorganisatie
Bij het organiseren van een evenement hoort een naam. Dit kunnen verschillende dingen zijn: voor
een Islum, voor een personeelsfeest, voor een eigen feestje.
1.3 Doelgroepen
Een doelgroep is een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement. De eerste
stap bij het formuleren is bepalen wie je doelgroep is. Voorbeeld van doelgroepen: personeel,
bezoekers, pers, deelnemers, sponsors etc.
Bij het bedenken van je evenement moet je goed rekening houden met de belangen van de
doelgroepen.
Als je een evenement organiseert voor een externe opdrachtgever dan ligt de doelgroep vaak vast. Je
kan verschillende vragen stellen bij het vaststellen van je doelgroepen:
1. Is je evenement een besloten of een publieksevent?
2. Waarom zou je een bezoeker, deelnemer of sponsortijd en moeite nemen en geld willen
betalen om aan een evenement mee te doen?
3. Wie nodig je wel uit en wie niet?
4. Zijn er zaken die je doelgroepen belemmeren om te komen?
5. Welke kenmerken hebben de bezoekers op wie je je wilt richten?
6. Om hoeveel mensen gaat het?
Hetergogene doelgroepen = diverse mensen.
Homogene doelgroepen = dezelfde mensen (bijvoorbeeld studenten van hogeschool).
Bij zakelijke events worden de volgende doelgroepen gehanteerd:
1. Business-to-business: het event is gericht op klanten, leveranciers en of zakenrelaties.
2. Business-to-consumer: het event is gericht op consumenten.
3. Bustiness-to-personnel: het event is gericht op de eigen mederwerkers van het bedrijf.
1.4 Doelstellingen van het evenement
Waarom wil je een evenement organiseren? Je kan hier denken aan:
1. Hoeveel bezoekers moet het evenement trekken?
2. Hoeveel deelnemers wil je hebben?
3. Moet er kennis worden overgedragen?
Doelstellingen moet SMART worden geformuleerd.
De Return of Investment (ROI) staat voor het financiële rendement van je event, uitgedrukt in een
percentage van de totale kosten van je evenement.
ROI = gecreëerde waarde – gemaakte kosten : gemaakte kosten x 100%
De toegevoegde waarde van je event kan je ook bepalen door:
1. Als het doel van het event is om meer te verkopen, dan kun je de toename in omzet als
uitgangspunt nemen.
2. Als het doel van het event is dat de bezoekers interesse gaan tonen in een bepaald product,
dan kun je het aantal gedownloade brochures van het product als uitgangspunt nemen.
, 3. Als het doel van het event is dat medewerkers bepaalde kennis opdoen, dan kun je via een
online test bij die medewerkers meten of dat doel is bereikt.
Dresscode voorbeelden: Black tie (smoking), Avondkleding, White tie (gala), Casual kleding,
Themakleding, Speciale kleding.
1.5 Het idee!
Voorbeelden van ideeën:
1. Volledig nieuw evenement voor een bepaald onderwerp
2. Je vindt dat je een event beter kan organiseren.
Wat als je geen ideeën hebt?
1. Kijk naar andere evenementen, hierbij kan je zelf een evenement kiezen die je graag zou
willen doen.
2. Brainstormen: hou brainstormsessies en bewaar de ideeën die daar uit zijn gekomen goed.
3. Zoeken naar informatie volgens de Big6-methode: 1. Definieer de zoekopdracht. 2. Kies een
zoekstrategie. 3. Spoor informatiebronnen op en vind informatie. 4. Selecteer de informatie. 5.
Order en combineer de informatie uit verschillende bronnen. 6. Evalueer.
1.6 Locatie
Als je idee duidelijk is, kan je de locatie vaststellen. Soms staat de locatie al vast en moet het
programma worden aangepast.
1.7 Datum en tijdsstip
Soms ligt de keuze voor het tijdsstip van het evenement al vast. Maar soms ligt dit ook nog niet vast.
Wat betreft is het tijdstip is het verstandig om rekening te houden met het spitsuur.
1.8 Naam van het evenement
Het is voor public relations belangrijk een pakkende en duidelijke naam voor je evenement te
bedenken. Eerst een naamonderzoek doen, omdat je anders dezelfde naam kan pakken als een
ander evenement en dat mag niet.
1.9 Voorlopig programma
Een programma voor een evenement geeft een tijdsindeling met de activiteiten die worden
georganiseerd. Opstellen van een programma is belangrijk, want het is de uitwerking van je idee en
het definieert je event.
Zorg dat het evenement boeiend blijft!
1.10 Voorlopige begroting
Een begroting is een overzicht van de inkomsten en uitgaven die je verwacht. Een begroting bestaat
uit verschillende onderdelen die posten worden genoemd.
Functies van een begroting:
- Een hulpmiddel voor inzicht in de uitgaven en inkomsten van het evenement
- Een hulpmiddel voor het toewijzen van taken
- Een hulpmiddel om bevoegdheden toe te wijzen
Omdat mensen de inkomsten vaak te hoog inschatten en de uitkomsten te laag, is het slim om twee
alternatieve begrotingen op te stellen. Dit is een scenarioanalyse.
1.11 Goedkeuring van de opdrachtgever
Een opdrachtgever bepaalt altijd of het voorlopige programma en de voorlopige begroting goed is. Als
hij het er niet mee eens is moet dit veranderd worden.
Stap 1: Formuleer je idee
1.1 De opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die in principe financieel risico loopt. Verschillende personen:
- Je kan zelf een opdrachtgever zijn voor een event. (Bijvoorbeeld een feest).
- Externe opdrachtgever: bijvoorbeeld van een bedrijf de opdracht om een opendag te organiseren.
- Interne opdrachtgever: werkzaam voor de organisatie waarvan je zelf deel uit maakt.
In een soort intakegesprek stelt de opdrachtgever vast wat hij wilt tijdens het evenement.
1.2 Naam van de evenementorganisatie
Bij het organiseren van een evenement hoort een naam. Dit kunnen verschillende dingen zijn: voor
een Islum, voor een personeelsfeest, voor een eigen feestje.
1.3 Doelgroepen
Een doelgroep is een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement. De eerste
stap bij het formuleren is bepalen wie je doelgroep is. Voorbeeld van doelgroepen: personeel,
bezoekers, pers, deelnemers, sponsors etc.
Bij het bedenken van je evenement moet je goed rekening houden met de belangen van de
doelgroepen.
Als je een evenement organiseert voor een externe opdrachtgever dan ligt de doelgroep vaak vast. Je
kan verschillende vragen stellen bij het vaststellen van je doelgroepen:
1. Is je evenement een besloten of een publieksevent?
2. Waarom zou je een bezoeker, deelnemer of sponsortijd en moeite nemen en geld willen
betalen om aan een evenement mee te doen?
3. Wie nodig je wel uit en wie niet?
4. Zijn er zaken die je doelgroepen belemmeren om te komen?
5. Welke kenmerken hebben de bezoekers op wie je je wilt richten?
6. Om hoeveel mensen gaat het?
Hetergogene doelgroepen = diverse mensen.
Homogene doelgroepen = dezelfde mensen (bijvoorbeeld studenten van hogeschool).
Bij zakelijke events worden de volgende doelgroepen gehanteerd:
1. Business-to-business: het event is gericht op klanten, leveranciers en of zakenrelaties.
2. Business-to-consumer: het event is gericht op consumenten.
3. Bustiness-to-personnel: het event is gericht op de eigen mederwerkers van het bedrijf.
1.4 Doelstellingen van het evenement
Waarom wil je een evenement organiseren? Je kan hier denken aan:
1. Hoeveel bezoekers moet het evenement trekken?
2. Hoeveel deelnemers wil je hebben?
3. Moet er kennis worden overgedragen?
Doelstellingen moet SMART worden geformuleerd.
De Return of Investment (ROI) staat voor het financiële rendement van je event, uitgedrukt in een
percentage van de totale kosten van je evenement.
ROI = gecreëerde waarde – gemaakte kosten : gemaakte kosten x 100%
De toegevoegde waarde van je event kan je ook bepalen door:
1. Als het doel van het event is om meer te verkopen, dan kun je de toename in omzet als
uitgangspunt nemen.
2. Als het doel van het event is dat de bezoekers interesse gaan tonen in een bepaald product,
dan kun je het aantal gedownloade brochures van het product als uitgangspunt nemen.
, 3. Als het doel van het event is dat medewerkers bepaalde kennis opdoen, dan kun je via een
online test bij die medewerkers meten of dat doel is bereikt.
Dresscode voorbeelden: Black tie (smoking), Avondkleding, White tie (gala), Casual kleding,
Themakleding, Speciale kleding.
1.5 Het idee!
Voorbeelden van ideeën:
1. Volledig nieuw evenement voor een bepaald onderwerp
2. Je vindt dat je een event beter kan organiseren.
Wat als je geen ideeën hebt?
1. Kijk naar andere evenementen, hierbij kan je zelf een evenement kiezen die je graag zou
willen doen.
2. Brainstormen: hou brainstormsessies en bewaar de ideeën die daar uit zijn gekomen goed.
3. Zoeken naar informatie volgens de Big6-methode: 1. Definieer de zoekopdracht. 2. Kies een
zoekstrategie. 3. Spoor informatiebronnen op en vind informatie. 4. Selecteer de informatie. 5.
Order en combineer de informatie uit verschillende bronnen. 6. Evalueer.
1.6 Locatie
Als je idee duidelijk is, kan je de locatie vaststellen. Soms staat de locatie al vast en moet het
programma worden aangepast.
1.7 Datum en tijdsstip
Soms ligt de keuze voor het tijdsstip van het evenement al vast. Maar soms ligt dit ook nog niet vast.
Wat betreft is het tijdstip is het verstandig om rekening te houden met het spitsuur.
1.8 Naam van het evenement
Het is voor public relations belangrijk een pakkende en duidelijke naam voor je evenement te
bedenken. Eerst een naamonderzoek doen, omdat je anders dezelfde naam kan pakken als een
ander evenement en dat mag niet.
1.9 Voorlopig programma
Een programma voor een evenement geeft een tijdsindeling met de activiteiten die worden
georganiseerd. Opstellen van een programma is belangrijk, want het is de uitwerking van je idee en
het definieert je event.
Zorg dat het evenement boeiend blijft!
1.10 Voorlopige begroting
Een begroting is een overzicht van de inkomsten en uitgaven die je verwacht. Een begroting bestaat
uit verschillende onderdelen die posten worden genoemd.
Functies van een begroting:
- Een hulpmiddel voor inzicht in de uitgaven en inkomsten van het evenement
- Een hulpmiddel voor het toewijzen van taken
- Een hulpmiddel om bevoegdheden toe te wijzen
Omdat mensen de inkomsten vaak te hoog inschatten en de uitkomsten te laag, is het slim om twee
alternatieve begrotingen op te stellen. Dit is een scenarioanalyse.
1.11 Goedkeuring van de opdrachtgever
Een opdrachtgever bepaalt altijd of het voorlopige programma en de voorlopige begroting goed is. Als
hij het er niet mee eens is moet dit veranderd worden.
