03/10 – LES 1 INTERNE COMMUNICATIE
INTRODUCTIE EN INTERNE COMMUNICATIETHEORIEËN
DE INTERNE COMMUNICATIEVERANTWOORDELIJKE
Interne communicatieverantwoordelijke: het intranet, wekelijkse nieuwsbrief, personeelsfeest, eigen
collega’s in de bloemen zetten, interne sociale media om te communiceren met collega’s.
® De afdeling waaronder de interne communicatieverantwoordelijke valt verschilt van bedrijf tot
bedrijf: human resources, marketing, corporate communicatie.
Het belang van interne communicatie: “if you take care of your employees, they will take care of the clients”
INTRODUCTIE TOT HET DOMEIN INTERNE COMMUNICATIE
DEFINIËREN VAN INTERNE COMMUNICATIE
Interne communicatie = alle communicatie met interne medewerkers binnen een bedrijf of organisatie.
Vs. externe communicatie = gericht naar klanten en investeerders
ð Vandaag vervagen de grenzen tussen interne en externe communicatie: dat komt omdat soms
informatie die intern bedoeld is naar buiten lekt en plots externe communicatie is.
DOEL VAN INTERNE COMMUNICATIE
Doel = informeren en motiveren van medewerkers richting het behalen van de organisatorische
doelstellingen:
® Het scheppen van een efficiënte informatiestructuur: interne communicatie moet medewerkers
efficiënt informeert over alles dat ze moeten weten.
® Bevorderen van een open en collaboratieve organisatiecultuur.
® Vertalen van het beleid naar de medewerkers.
® Versterken van de identificatie met de organisatie: werknemers moeten zich kunnen identificeren
met de organisatie.
® Creëren van draagvlak voor veranderingen: overname, fusie, crisis, besparing.
BELANG VAN INTERNE COMMUNICATIE
Effectieve interne communicatie voor de werknemers is gelinkt aan:
® Meer engagement en betrokkenheid van medewerkers.
® Meer job tevredenheid.
® Minder verloop, absenteïsme of stakingen.
® Het gevoel van “gehoord te worden” van bovenaf.
® Meer vertrouwen in management.
1
,Effectieve interne communicatie voor het bedrijf zelf is gelinkt aan:
® Hogere productiviteit of betere werkprestaties.
® Betere kwaliteit producten en diensten.
® Meer innovatie.
® Minder bedrijfskosten.
ð Externe communicatie krijgt heel vaak voorrang op interne communicatie omdat de effecten van
externe communicatie veel duidelijker zijn en meer tastbaar én ze denken aan meer klanten = meer
winst!
Voorbeeld: PayPal’s interne communicatieramp
Binnen het bedrijf PayPal zijn er veel medewerkers die niet gebruik maken van de app en dat vindt de CEO
niet kunnen, maar in plaats van het intern aan te halen en op zoek te gaan naar de oorzaken heeft hij een
mail gestuurd naar alle werknemers met de vraag om het bedrijf te vertrekken als ze de app niet willen
gebruiken.
ROLVERDELING
Wie zit er mee in het spel van interne communicatie?
® Management: geeft het goede voorbeeld en moet vooral communiceren naar de mensen in het
bedrijf wat betreft het beleid, missie, visie, toekomstperspectief van het bedrijf.
® Middenkader: dat zijn heel vaak de opleidingshoofden, de tussenbazen van een afdelingshoofd. Zij
gelden als doorgeefluik en moeten de werknemers informeren over welke taken de werknemers
moeten uitvoeren.
® Afdeling personeelszaken: human resources, zij houden zich bezig met praktische zaken.
® Afdeling communicatie: zij staan in voor het communicatiebeleid: de campagnes, middelen die
gebruikt worden, …
2
,COMMUNICATIESTROMEN
Verticale communicatie = verloopt verticaal en is hiërarchisch van aard, meestal tussen verschillende
niveaus binnen de organisatie (vb.: de directie die communiceert naar het middenkader over het beleid).
® Kan zowel bottom-up (middenkader moet soms ook verantwoording afleggen aan het management)
als top-down (directie kan communiceren naar beneden).
Horizontale communicatie = communicatie tussen dezelfde niveaus (vb.: medewerkers communiceren
onderling met elkaar).
Diagonale communicatie = je ziet dat heel vaak bij HR waarbij andere departementen contact opnemen met
de dienst HR.
Parallelle communicatie = spreekt meerdere niveaus tegelijk, meestal meteen alle niveaus (vb.: nieuwsbrief
of het personeelsblad of een mail van het management naar alle werknemers).
ð Top-down gebeurt niet zo heel erg vaak maar bottom-up is nog zeldzamer want het is als werknemer
heel moeilijk om naar boven te communiceren zeker als het gaat om kritiek of dingen die moeilijker
verlopen omdat men bang is de eigen job te verliezen.
Management by walking around = fenomeen waarbij het management zelf proactief rondloopt in de
wandelgangen om te zien wat er leeft en waar de pijnpunten zitten.
SOORTEN INFORMATIE
Taakinformatie = alle informatie dei nodig is om je werknemers te informeren over wat ze moeten doen en
wie wat moet doen.
Beleidsinformatie = communiceert over de missie, de visie en de toekomstsdoelen.
® Heel vaak communiceert het management hierover.
P&O-informatie (Personeel & Organisatie) = gaat over informatie over, van, voor arbeidsvoorwaarden,
verlofregelingen…
® Heel vaak communiceert de dienst HR hierover.
Motiverende informatie = vb.: nieuwsbrieven waarbij er een collega in de kijker wordt gezet, of een collega
die een prijs heeft gewonnen of een marathon heeft gelopen…
3
, COMMUNICATIEMIDDELEN
MONDELINGE INTERNE COMMUNICATIE
® Werkoverleg
® Vergadering: iets formeler dan een werkoverleg, wordt in de agenda ingepland en is om iets
specifieks te bespreken.
® Personeelsfeest: is meestal een moment waar je personeelsfeest naar uitkijken.
® Introductie van nieuwe medewerkers: eerste indruk is best belangrijk voor zowel de nieuwe
medewerker als de huidige medewerkers.
® Teambuilding
® Beoordelingsgesprekken
® Koffiemachine-gesprek: een van de meest informele vormen maar mag zeker niet onderschat
worden!
® Telefoon
® Videoconferentie
SCHRIFTELIJKE INTERNE COMMUNICATIE
® Mail
® Intranet: interne website waar je alles terug kan vinden.
® Personeelsblad: combinatie van formele als informele communicatie.
® Nieuwsbrief: laatste stand van zaken worden hierin meegegeven.
® Mededelingenbord/ad valvas
® Directiebrief: vorm van top-down communicatie van directie naar de medewerkers.
® Jaarverslag: kan je medewerkers een idee geven van hoe je bedrijf heeft gepresteerd het voorbije
jaar.
® Sociale media: nieuwe media zorgen ervoor dat er een soort verticale dialoog en conversatie
optreden die afwijkt van de control-and-demand-traditie dat nu de norm is.
Sociale media biedt een ideale kans om de hiërarchische formele verticale communicatie en de
bureaucratie te doorbreken waardoor je netwerken kan vormen!
Voorbeeld: Slack
4
INTRODUCTIE EN INTERNE COMMUNICATIETHEORIEËN
DE INTERNE COMMUNICATIEVERANTWOORDELIJKE
Interne communicatieverantwoordelijke: het intranet, wekelijkse nieuwsbrief, personeelsfeest, eigen
collega’s in de bloemen zetten, interne sociale media om te communiceren met collega’s.
® De afdeling waaronder de interne communicatieverantwoordelijke valt verschilt van bedrijf tot
bedrijf: human resources, marketing, corporate communicatie.
Het belang van interne communicatie: “if you take care of your employees, they will take care of the clients”
INTRODUCTIE TOT HET DOMEIN INTERNE COMMUNICATIE
DEFINIËREN VAN INTERNE COMMUNICATIE
Interne communicatie = alle communicatie met interne medewerkers binnen een bedrijf of organisatie.
Vs. externe communicatie = gericht naar klanten en investeerders
ð Vandaag vervagen de grenzen tussen interne en externe communicatie: dat komt omdat soms
informatie die intern bedoeld is naar buiten lekt en plots externe communicatie is.
DOEL VAN INTERNE COMMUNICATIE
Doel = informeren en motiveren van medewerkers richting het behalen van de organisatorische
doelstellingen:
® Het scheppen van een efficiënte informatiestructuur: interne communicatie moet medewerkers
efficiënt informeert over alles dat ze moeten weten.
® Bevorderen van een open en collaboratieve organisatiecultuur.
® Vertalen van het beleid naar de medewerkers.
® Versterken van de identificatie met de organisatie: werknemers moeten zich kunnen identificeren
met de organisatie.
® Creëren van draagvlak voor veranderingen: overname, fusie, crisis, besparing.
BELANG VAN INTERNE COMMUNICATIE
Effectieve interne communicatie voor de werknemers is gelinkt aan:
® Meer engagement en betrokkenheid van medewerkers.
® Meer job tevredenheid.
® Minder verloop, absenteïsme of stakingen.
® Het gevoel van “gehoord te worden” van bovenaf.
® Meer vertrouwen in management.
1
,Effectieve interne communicatie voor het bedrijf zelf is gelinkt aan:
® Hogere productiviteit of betere werkprestaties.
® Betere kwaliteit producten en diensten.
® Meer innovatie.
® Minder bedrijfskosten.
ð Externe communicatie krijgt heel vaak voorrang op interne communicatie omdat de effecten van
externe communicatie veel duidelijker zijn en meer tastbaar én ze denken aan meer klanten = meer
winst!
Voorbeeld: PayPal’s interne communicatieramp
Binnen het bedrijf PayPal zijn er veel medewerkers die niet gebruik maken van de app en dat vindt de CEO
niet kunnen, maar in plaats van het intern aan te halen en op zoek te gaan naar de oorzaken heeft hij een
mail gestuurd naar alle werknemers met de vraag om het bedrijf te vertrekken als ze de app niet willen
gebruiken.
ROLVERDELING
Wie zit er mee in het spel van interne communicatie?
® Management: geeft het goede voorbeeld en moet vooral communiceren naar de mensen in het
bedrijf wat betreft het beleid, missie, visie, toekomstperspectief van het bedrijf.
® Middenkader: dat zijn heel vaak de opleidingshoofden, de tussenbazen van een afdelingshoofd. Zij
gelden als doorgeefluik en moeten de werknemers informeren over welke taken de werknemers
moeten uitvoeren.
® Afdeling personeelszaken: human resources, zij houden zich bezig met praktische zaken.
® Afdeling communicatie: zij staan in voor het communicatiebeleid: de campagnes, middelen die
gebruikt worden, …
2
,COMMUNICATIESTROMEN
Verticale communicatie = verloopt verticaal en is hiërarchisch van aard, meestal tussen verschillende
niveaus binnen de organisatie (vb.: de directie die communiceert naar het middenkader over het beleid).
® Kan zowel bottom-up (middenkader moet soms ook verantwoording afleggen aan het management)
als top-down (directie kan communiceren naar beneden).
Horizontale communicatie = communicatie tussen dezelfde niveaus (vb.: medewerkers communiceren
onderling met elkaar).
Diagonale communicatie = je ziet dat heel vaak bij HR waarbij andere departementen contact opnemen met
de dienst HR.
Parallelle communicatie = spreekt meerdere niveaus tegelijk, meestal meteen alle niveaus (vb.: nieuwsbrief
of het personeelsblad of een mail van het management naar alle werknemers).
ð Top-down gebeurt niet zo heel erg vaak maar bottom-up is nog zeldzamer want het is als werknemer
heel moeilijk om naar boven te communiceren zeker als het gaat om kritiek of dingen die moeilijker
verlopen omdat men bang is de eigen job te verliezen.
Management by walking around = fenomeen waarbij het management zelf proactief rondloopt in de
wandelgangen om te zien wat er leeft en waar de pijnpunten zitten.
SOORTEN INFORMATIE
Taakinformatie = alle informatie dei nodig is om je werknemers te informeren over wat ze moeten doen en
wie wat moet doen.
Beleidsinformatie = communiceert over de missie, de visie en de toekomstsdoelen.
® Heel vaak communiceert het management hierover.
P&O-informatie (Personeel & Organisatie) = gaat over informatie over, van, voor arbeidsvoorwaarden,
verlofregelingen…
® Heel vaak communiceert de dienst HR hierover.
Motiverende informatie = vb.: nieuwsbrieven waarbij er een collega in de kijker wordt gezet, of een collega
die een prijs heeft gewonnen of een marathon heeft gelopen…
3
, COMMUNICATIEMIDDELEN
MONDELINGE INTERNE COMMUNICATIE
® Werkoverleg
® Vergadering: iets formeler dan een werkoverleg, wordt in de agenda ingepland en is om iets
specifieks te bespreken.
® Personeelsfeest: is meestal een moment waar je personeelsfeest naar uitkijken.
® Introductie van nieuwe medewerkers: eerste indruk is best belangrijk voor zowel de nieuwe
medewerker als de huidige medewerkers.
® Teambuilding
® Beoordelingsgesprekken
® Koffiemachine-gesprek: een van de meest informele vormen maar mag zeker niet onderschat
worden!
® Telefoon
® Videoconferentie
SCHRIFTELIJKE INTERNE COMMUNICATIE
® Intranet: interne website waar je alles terug kan vinden.
® Personeelsblad: combinatie van formele als informele communicatie.
® Nieuwsbrief: laatste stand van zaken worden hierin meegegeven.
® Mededelingenbord/ad valvas
® Directiebrief: vorm van top-down communicatie van directie naar de medewerkers.
® Jaarverslag: kan je medewerkers een idee geven van hoe je bedrijf heeft gepresteerd het voorbije
jaar.
® Sociale media: nieuwe media zorgen ervoor dat er een soort verticale dialoog en conversatie
optreden die afwijkt van de control-and-demand-traditie dat nu de norm is.
Sociale media biedt een ideale kans om de hiërarchische formele verticale communicatie en de
bureaucratie te doorbreken waardoor je netwerken kan vormen!
Voorbeeld: Slack
4
