MODULE 1: CORRESPONDANCE
LES DIFFÉRENTES PARTIES D’UNE LETTRE
1. les coordonnées de l’expéditeur
2. les coordonnées du destinataire
3. la date
ex : Gand, le premier mars 2020
4. l’objet de la lettre
ex : annonce de … - demande de … - invitation - …
brève indication du contenu de la lettre
5. l’appellation/la formule d’appel
pour une personne privée
Monsieur
normes français : virgule
Madame
normes BIN : sans virgule
Madame, Monsieur pour personnes inconnus (entreprise, clients potentiels, organisation)
Monsieur le Directeur
pour quelqu’un dont on mentionne le titre
Madame le Juge
Cher Monsieur Duclos
Chère Madame Dupont
Cher Patrick pour quelqu’un qu’on connaît bien
Chère Marie
Chers collègues
6. le corps de la lettre
paragraphes :
introduction : formule d’appel
développement
conclusion : formules de fin de lettre
7. la signature
la signature est manuscrite
sous la signature : le nom du signataire
sous le nom : la fonction ou le titre
8. pièces jointes/annexes
précisez le nombre et la nature des documents jointes
ex : P.J. : 2 - un catalogue
Ex : P.J. : 2 - un cadeau surprise
9. copies
ex : CC. Madame Lenoir
1
,LES FORMULES D’INTRODUCTION
Votre lettre du 3 mars a retenu toute notre attention.
Nous avons bien reçu votre lettre du 10 décembre et nous vous en remercions.
Nous vous remercions (vivement) de votre lettre du 10 septembre.
Suite à votre lettre du …, nous …
Suite à votre appel téléphonique du …, nous …
Suite à notre entretien téléphonique du …, nous …
Suite à notre rencontre du … au congrès X, nous …
Suite à votre annonce parue dans …, nous …
En réponse à votre lettre du …, vous trouvez ci-joint …
En réponse à votre lettre du …, nous vous envoyons ci-joint
En réponse à votre demande, …
A titre d’information, je vous envoie ci-joint le mail du fournisseur
A l’occasion de l’ouverture de notre nouveau magasin, nous …
A l’occasion des vingt ans d’existence de notre entreprise, nous …
LES AUTRES FORMULES
pour informer
nous vous informons de (+ substantif) l’ouverture de notre nouveau magasin
nous informons que (+ indicatif) désormais nos magasins sont ouverts le lundi
nous vous annonçons que (+ indicatif) nous organisons une journée portes ouvertes le 31 mai
pour exprimer satisfaction
c’est avec (grand) plaisir que (+ indicatif) nous vous envoyons les informations demandées
nous avons le plaisir de (+ infinitif) vous faire parvenir la documentation demandée
pour exprimer une demande
la demande utilise surtout les verbes pouvoir et vouloir au conditionnel à l’inversion avec un point
d’interrogation à la fin , c’est la façon le plus simple.
pourriez-vous (+ infinitif) me faire savoir quand le stage aura lieu ?
voudriez-vous (+ infinitif) nous confirmer votre réservation ?
serait-il possible de (+infinitif) me renseigner sur ces nouveaux produits ?
“graag” se traduit par “j’aimerais” - “je voudrais” - “je tiens à” en français (PAS: je veux biens
2
,les constructions expriment une demande, sans utiliser un point d’interrogation
veuillez (+infinitif) nous confirmer votre commande
nous vous prions de (+infinitif) nous faire parvenir votre nouveau catalogue
nous vous serions reconnaissants de (+infinitif) nous faire parvenir l’horaire exact
je désirerais (+infinitif) avoir de plus amples informations en ce qui concerne ce voyage
pour référer au délai de temps
pourriez-vous nous faire parvenir cette documentation au plus vite possible ?
le plus vite possible ?
aussi vite que possible ?
dans le plus bref délais ?
dès que possible ?
si le délai de temps est important, mieux vaut insérer une date précis dans votre texte :
« pourriez-vous nous faire parvenir le contrat signé avant le 13 janvier ? »
pour joindre un document
vous trouverez ci-joint les documents demandés
vous trouverez ci-inclus l’article dont je vous ai parlé
en annexe, vous trouverez deux copies du contrat
veuillez examiner les documents ci-joints
veuillez vous attarder à sa réponse ci-incluse
l’expression « en annexe » est invariable, alors que « ci-joint » et « ci-inclus » font l’accord avec le
substantif lorsque celui-ci précède
pour manifester son intérêt
nous sommes particulièrement intéressés par (+substantif) votre offre
votre offre (substantif) nous intéresse particulièrement
votre demande (substantif) a retenu notre attention
pour assurer, rassurer
nous vous assurons que (+indicatif) vous aurez les informations avant la fin de la semaine
je ferai tout mon possible pour (+infinitif) régler cette affaire
nous veillerons à (+substantif) une exécution rapide de la commande
je veillerai à ce que (+subjonctif) votre commande soit traitée dans le plus brefs délais
3
, pour exprimer le regret
nous regrettons (vivement) de ne pas (+infinitif) pouvoir satisfaire à votre demande
a mon regret, (+indicatif) je dois annuler notre rendez-vous du 30 avril
malheureusement, je dois (+infinitif) annuler notre rendez-vous
il nous est (malheureusement) impossible de (+infinitif) donner une réponse favorable à votre
demande
pour s’excuser
je vous prie de m’excuser de/pour (+substantif) cette erreur
veuillez nous excuser de/pour (+substantif) ce retard
veuillez nous excuser d’ (+infinitif) avoir transmis des informations erronées
nous vous présentons toutes nos excuses pour (+substantif) ce retard
pour confirmer
comme convenu, vous trouverez ci-joint les renseignements demandés
conformément à notre accord, nous vous envoyons une copie du contrat
pour rappeler
nous vous rappelons que (+indicatif) les inscriptions doivent nous parvenir avant le 3 février
pour accepter
nous acceptons (+substantif) votre proposition
nous sommes prêts à (+infinitif) vous accorder une réduction de 10% sur le prix de vente
nous sommes disposés à (+infinitif) vous échanger l’appareil défectueux
pour remercier
je vous remercie (beaucoup) de/pour (+substantif) votre réponse rapide
nous vous remercions (vivement) de/pour (+substantif) la documentation que vous nous avez envoyée
je vous remercie de (+infinitif) m’avoir envoyé la lise des participants
FORMULES DE CONCLUSION ET FORMULES FINALES DE SALUTATION
formules de conclusion
dans l’espoir d’ (+infinitif) avoir satisfait à votre demande, nous …
dans l’espoir que (+indicatif futur simple) cette solution vous conviendra, nous …
en espérant_ (+infinitif) avoir répondu à votre attente, nous …
nous espérons_ (+infinitif) avoir répondu à votre attente et nous …
en attendant votre réponse, je …
j’attends votre réponse et je …
en restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, je …
4
LES DIFFÉRENTES PARTIES D’UNE LETTRE
1. les coordonnées de l’expéditeur
2. les coordonnées du destinataire
3. la date
ex : Gand, le premier mars 2020
4. l’objet de la lettre
ex : annonce de … - demande de … - invitation - …
brève indication du contenu de la lettre
5. l’appellation/la formule d’appel
pour une personne privée
Monsieur
normes français : virgule
Madame
normes BIN : sans virgule
Madame, Monsieur pour personnes inconnus (entreprise, clients potentiels, organisation)
Monsieur le Directeur
pour quelqu’un dont on mentionne le titre
Madame le Juge
Cher Monsieur Duclos
Chère Madame Dupont
Cher Patrick pour quelqu’un qu’on connaît bien
Chère Marie
Chers collègues
6. le corps de la lettre
paragraphes :
introduction : formule d’appel
développement
conclusion : formules de fin de lettre
7. la signature
la signature est manuscrite
sous la signature : le nom du signataire
sous le nom : la fonction ou le titre
8. pièces jointes/annexes
précisez le nombre et la nature des documents jointes
ex : P.J. : 2 - un catalogue
Ex : P.J. : 2 - un cadeau surprise
9. copies
ex : CC. Madame Lenoir
1
,LES FORMULES D’INTRODUCTION
Votre lettre du 3 mars a retenu toute notre attention.
Nous avons bien reçu votre lettre du 10 décembre et nous vous en remercions.
Nous vous remercions (vivement) de votre lettre du 10 septembre.
Suite à votre lettre du …, nous …
Suite à votre appel téléphonique du …, nous …
Suite à notre entretien téléphonique du …, nous …
Suite à notre rencontre du … au congrès X, nous …
Suite à votre annonce parue dans …, nous …
En réponse à votre lettre du …, vous trouvez ci-joint …
En réponse à votre lettre du …, nous vous envoyons ci-joint
En réponse à votre demande, …
A titre d’information, je vous envoie ci-joint le mail du fournisseur
A l’occasion de l’ouverture de notre nouveau magasin, nous …
A l’occasion des vingt ans d’existence de notre entreprise, nous …
LES AUTRES FORMULES
pour informer
nous vous informons de (+ substantif) l’ouverture de notre nouveau magasin
nous informons que (+ indicatif) désormais nos magasins sont ouverts le lundi
nous vous annonçons que (+ indicatif) nous organisons une journée portes ouvertes le 31 mai
pour exprimer satisfaction
c’est avec (grand) plaisir que (+ indicatif) nous vous envoyons les informations demandées
nous avons le plaisir de (+ infinitif) vous faire parvenir la documentation demandée
pour exprimer une demande
la demande utilise surtout les verbes pouvoir et vouloir au conditionnel à l’inversion avec un point
d’interrogation à la fin , c’est la façon le plus simple.
pourriez-vous (+ infinitif) me faire savoir quand le stage aura lieu ?
voudriez-vous (+ infinitif) nous confirmer votre réservation ?
serait-il possible de (+infinitif) me renseigner sur ces nouveaux produits ?
“graag” se traduit par “j’aimerais” - “je voudrais” - “je tiens à” en français (PAS: je veux biens
2
,les constructions expriment une demande, sans utiliser un point d’interrogation
veuillez (+infinitif) nous confirmer votre commande
nous vous prions de (+infinitif) nous faire parvenir votre nouveau catalogue
nous vous serions reconnaissants de (+infinitif) nous faire parvenir l’horaire exact
je désirerais (+infinitif) avoir de plus amples informations en ce qui concerne ce voyage
pour référer au délai de temps
pourriez-vous nous faire parvenir cette documentation au plus vite possible ?
le plus vite possible ?
aussi vite que possible ?
dans le plus bref délais ?
dès que possible ?
si le délai de temps est important, mieux vaut insérer une date précis dans votre texte :
« pourriez-vous nous faire parvenir le contrat signé avant le 13 janvier ? »
pour joindre un document
vous trouverez ci-joint les documents demandés
vous trouverez ci-inclus l’article dont je vous ai parlé
en annexe, vous trouverez deux copies du contrat
veuillez examiner les documents ci-joints
veuillez vous attarder à sa réponse ci-incluse
l’expression « en annexe » est invariable, alors que « ci-joint » et « ci-inclus » font l’accord avec le
substantif lorsque celui-ci précède
pour manifester son intérêt
nous sommes particulièrement intéressés par (+substantif) votre offre
votre offre (substantif) nous intéresse particulièrement
votre demande (substantif) a retenu notre attention
pour assurer, rassurer
nous vous assurons que (+indicatif) vous aurez les informations avant la fin de la semaine
je ferai tout mon possible pour (+infinitif) régler cette affaire
nous veillerons à (+substantif) une exécution rapide de la commande
je veillerai à ce que (+subjonctif) votre commande soit traitée dans le plus brefs délais
3
, pour exprimer le regret
nous regrettons (vivement) de ne pas (+infinitif) pouvoir satisfaire à votre demande
a mon regret, (+indicatif) je dois annuler notre rendez-vous du 30 avril
malheureusement, je dois (+infinitif) annuler notre rendez-vous
il nous est (malheureusement) impossible de (+infinitif) donner une réponse favorable à votre
demande
pour s’excuser
je vous prie de m’excuser de/pour (+substantif) cette erreur
veuillez nous excuser de/pour (+substantif) ce retard
veuillez nous excuser d’ (+infinitif) avoir transmis des informations erronées
nous vous présentons toutes nos excuses pour (+substantif) ce retard
pour confirmer
comme convenu, vous trouverez ci-joint les renseignements demandés
conformément à notre accord, nous vous envoyons une copie du contrat
pour rappeler
nous vous rappelons que (+indicatif) les inscriptions doivent nous parvenir avant le 3 février
pour accepter
nous acceptons (+substantif) votre proposition
nous sommes prêts à (+infinitif) vous accorder une réduction de 10% sur le prix de vente
nous sommes disposés à (+infinitif) vous échanger l’appareil défectueux
pour remercier
je vous remercie (beaucoup) de/pour (+substantif) votre réponse rapide
nous vous remercions (vivement) de/pour (+substantif) la documentation que vous nous avez envoyée
je vous remercie de (+infinitif) m’avoir envoyé la lise des participants
FORMULES DE CONCLUSION ET FORMULES FINALES DE SALUTATION
formules de conclusion
dans l’espoir d’ (+infinitif) avoir satisfait à votre demande, nous …
dans l’espoir que (+indicatif futur simple) cette solution vous conviendra, nous …
en espérant_ (+infinitif) avoir répondu à votre attente, nous …
nous espérons_ (+infinitif) avoir répondu à votre attente et nous …
en attendant votre réponse, je …
j’attends votre réponse et je …
en restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire, je …
4
