Beginselen van de administratieve
organisatie
Hoofdstuk 1 paragraaf 1.1; organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten die na elkaar worden uitgevoerd. Over de
volgorde van deze activiteiten moeten vooraf worden nagedacht. Het voordeel van het op volgorde
beschrijven van de activiteiten is dat de verschillende activiteiten afzonderlijk te herkennen zijn en de
samenhang tussen de activiteiten terug te vinden is.
De verschillende activiteiten hoeven niet altijd door dezelfde medewerker worden uitgevoerd. Dit
gebeurt niet alleen uit gemak, maar ook uit het oogpunt van controle.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je goed nadenken
over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten/kunnen worden. Als je dan de stap maakt
naar AO, kun je met een goede beschrijving en analyse van een bedrijfsproces inschatten op welke
momenten je als bedrijf risico loopt. Vervolgens kun je maatregelen nemen om deze risico's af te
dekken.
De beschrijving van een organisatie bestaat meestal uit een beschrijving van de afdelingen in een
organisatie. Ook is hierin terug te vinden hoe de hiërarchie van de afdelingen is. Dit kan worden
weergegeven in een organogram = een weergave van de verantwoordelijkheden in een organisatie.
Het wordt ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je erin kunt terugvinden wie
leidinggeeft aan wie (dus de hiërarchie van de organisatie).
Zie figuur 1.2 op blz. 15
In figuur 1.2 op blz. 15 zijn sommige functies in één afdeling geplaatst, zoals Inkoop en Logistiek,
die samen met de Financiële en Personele Administratie de afdeling Administratie en Logistiek
vormt. In grotere organisaties zullen deze afdelingen vaak gesplitst worden om de
verantwoordelijkheid voor de inkoop los te koppelen van de administratie, waardoor controle kan
worden uitgeoefend op de betrouwbaarheid van de inkoop en op de volledigheid van de registratie
van de inkomende goederen. Vanuit de AO is dit erg belangrijk.
De verschillende afdelingen kennen ook verantwoordelijkheden in de organisatie. Vanuit de AO en
de beheersing van risico's is het belangrijk dat elke afdeling verschillende verantwoordelijkheden
heeft. Op deze manier bouw je als het controles in je organisatie in:
Voorbeeld: verkoop van goederen de administratie registreert de verkopen en
administreert de betalingsontvangsten. De afdeling Inkoop en Logistiek constateert de
fysieke verandering van de voorraad via het voorraadbeheer en bestellingen. Als er iets
verkeerd gaat, zal een van deze partijen hiermee geconfronteerd worden, waardoor fouten
zichtbaar worden. Het zichtbaar maken van dit soort risico's is in de AO erg belangrijk.
Het primair proces van een organisatie kan worden weergegeven in een logistieke basisstructuur. In
deze basisstructuur zie je een activiteit weergegeven met een rechthoek en een voorraad met een
driehoek zie figuur 1.3 blz. 16.
Het primair proces beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. Dit kan een
goederenproces in een handelsbedrijf zijn, maar ook een goederenproces in een productiebedrijf.
1
,Het is tegenwoordig ook gebruikelijk om dienstverlenende organisaties hun kernactiviteiten te
beschrijven met een basisstructuur, ook al betreft het geen goederenproces, maar een dienst:
Voorbeeld: onderwijsproces de student komt aan, volgt de verschillende onderdelen van
de opleiding en verlaat de opleiding, wel of niet met een diploma.
Hoofdstuk 1 paragraaf 1.2; ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen voor die
invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze
ontwikkelingen (omgevingsfactoren) om hun marktpositie te handhaven of te versterken.
Er zijn enkele ontwikkelingen waarmee bijna alle organisaties te maken hebben, omdat deze hun
markt beïnvloeden. Vier van deze ontwikkelingen zijn:
Globalisering
IT-ontwikkelingen
Samenwerking in de keten
Organisatieontwikkelingen
Globalisering
Globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of open worden gemaakt. Afstanden
in de wereld worden steeds kleiner en bedrijven en organisatie opereren dus ook steeds meer
wereldwijd. Productiebedrijven verplaatsen hun productie naar goedkope productiegebieden.
Globalisering heeft verschillende gevolgen:
- Er moet worden voldaan aan allerlei regels en wetten van diverse landen: landen waar de
productie plaatsvindt, waar het transport doorheen gaat en waar de consumentenmarkt is.
- De concurrentie neemt toe:
→ Bedrijfsprocessen en hun prestaties moeten steeds effectiever en efficiënter plaatsvinden.
→ Bedrijven moeten zich met hun producten en diensten onderscheiden van de concurrent.
- Efficiënte prijsvorming om nog winst te maken moeten bedrijven hun interne kosten
steeds beter beheersen. Een van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben is de
inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en efficiënt hun bedrijfsprocessen in te
richten (waarin de administratief-organisatorische aspecten slim verweven zitten), kunnen ze
concurrentievoordeel verkrijgen.
- Voordeel: de consumentenmarken waar bedrijven hun producten kunnen afzetten zijn vele
malen groter zijn dan voorheen.
IT-ontwikkelingen
Eind jaren ’80 waren er slechts enkele huishoudens met een computer. Begin jaren ’90 is het internet
voor het grote publiek beschikbaar gekomen, eerst vooral in onderwijs- en overheidsinstellingen,
later ook steeds meer in bedrijven. Eerst ging het voornamelijk om berichten sturen (e-mail) en
uitwisseling van bestanden. Later is door softwareleveranciers de browsertechnologie ontwikkeld.
De browsertechnologie heeft ertoe geleid dat het world wide web zijn intrede kon doen, wat tot
massaal gebruik van internet heeft geleid. In de loop van de jaren ’90 zagen de eerste bedrijven dat
het world wide web ook een verkoopkanaal kon zijn. Eerst ging het vooral om de presentatie van
producten, maar daarna ontstond het online winkelen. In het begin waren het vooral bedrijven die
2
, naast hun winkelketens een internetwinkel opzetten. Later kwamen er mee gespecialiseerde
bedrijven die geen fysieke winkels meer handden.
Naast de onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen. Het is daardoor mogelijk de ondersteuning van de bedrijfsprocessen
te laten verlopen op plaats- en tijdsonafhankelijke basis. Medewerkers kunnen dan vanaf
verschillende werkplekken binnen of buiten het bedrijf gebruikmaken van programma’s en data.
Veel bedrijven zijn voortdurend bezig hun bedrijfsprocessen te innoveren door gebruik te maken van
internettechnologie.
Samenwerking in de keten
Voor handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties ontstaan, bijv. een
samenwerking van een productiebedrijf met een assemblagebedrijf. Een keten van bedrijven is een
reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één consumentenproduct.
Voorbeeld: keten van bedrijven in de zuivelindustrie melkveehouder → zuivelproducent
→ winkelketen. De winkelketen levert uiteindelijk aan de consument.
Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar
kan worden afgestemd en daarmee verbeterd, en dat de voorraden in de keten goed op elkaar
kunnen worden afgestemd met minder kosten als gevolg. Vooral bij houdbare producten is dit een
belangrijke reden voor samenwerking. Een keten van bedrijven heet ook wel een bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken, zoals
inkoopvoordelen, snelheid van levering aan klanten, kwaliteitsverbeteringen, gezamenlijke
innovaties, kostenreductie, voorraadreductie en verbreding van markten.
Organisatieontwikkelingen
Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren
en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en de
concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt:
Werknemers zijn steeds hoger opgeleid, stellen steeds hoger eisen aan hun werkomgeving
en willen steeds meer verantwoordelijkheid. Werknemers willen zien wat hun betekenis is
voor het bedrijf.
Door deze vraag overwegen bedrijven steeds vaker hun interne organisatie aan te passen en nieuwe
werkmethoden te introduceren. Er komen andere organisatieprincipes, zoals principes van
teamontwikkeling. Ook betekent elke reorganisatie dat verantwoordelijkheden binnen organisaties
veranderen, dus ook de verantwoordelijkheid over de interne controle.
De laatste jaren wordt steeds meer het principe toegepast van het ‘laag’ neerleggen van
verantwoordelijkheden. Dit betekent dat er minder overhead ontstaat in organisaties, zodat deze
lean and mean georganiseerd kunnen worden.
Het afslanken van een hoofdkantoor van een bedrijf of het dicht bij de markt organiseren van
productontwikkeling zijn daarvan goede voorbeelden. Voor de AO betekenen deze organisatorische
ontwikkelingen dat we moeten volgen of de interne beheersingsmaatregelen goed op orde blijven.
3
organisatie
Hoofdstuk 1 paragraaf 1.1; organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten die na elkaar worden uitgevoerd. Over de
volgorde van deze activiteiten moeten vooraf worden nagedacht. Het voordeel van het op volgorde
beschrijven van de activiteiten is dat de verschillende activiteiten afzonderlijk te herkennen zijn en de
samenhang tussen de activiteiten terug te vinden is.
De verschillende activiteiten hoeven niet altijd door dezelfde medewerker worden uitgevoerd. Dit
gebeurt niet alleen uit gemak, maar ook uit het oogpunt van controle.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je goed nadenken
over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten/kunnen worden. Als je dan de stap maakt
naar AO, kun je met een goede beschrijving en analyse van een bedrijfsproces inschatten op welke
momenten je als bedrijf risico loopt. Vervolgens kun je maatregelen nemen om deze risico's af te
dekken.
De beschrijving van een organisatie bestaat meestal uit een beschrijving van de afdelingen in een
organisatie. Ook is hierin terug te vinden hoe de hiërarchie van de afdelingen is. Dit kan worden
weergegeven in een organogram = een weergave van de verantwoordelijkheden in een organisatie.
Het wordt ook wel een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je erin kunt terugvinden wie
leidinggeeft aan wie (dus de hiërarchie van de organisatie).
Zie figuur 1.2 op blz. 15
In figuur 1.2 op blz. 15 zijn sommige functies in één afdeling geplaatst, zoals Inkoop en Logistiek,
die samen met de Financiële en Personele Administratie de afdeling Administratie en Logistiek
vormt. In grotere organisaties zullen deze afdelingen vaak gesplitst worden om de
verantwoordelijkheid voor de inkoop los te koppelen van de administratie, waardoor controle kan
worden uitgeoefend op de betrouwbaarheid van de inkoop en op de volledigheid van de registratie
van de inkomende goederen. Vanuit de AO is dit erg belangrijk.
De verschillende afdelingen kennen ook verantwoordelijkheden in de organisatie. Vanuit de AO en
de beheersing van risico's is het belangrijk dat elke afdeling verschillende verantwoordelijkheden
heeft. Op deze manier bouw je als het controles in je organisatie in:
Voorbeeld: verkoop van goederen de administratie registreert de verkopen en
administreert de betalingsontvangsten. De afdeling Inkoop en Logistiek constateert de
fysieke verandering van de voorraad via het voorraadbeheer en bestellingen. Als er iets
verkeerd gaat, zal een van deze partijen hiermee geconfronteerd worden, waardoor fouten
zichtbaar worden. Het zichtbaar maken van dit soort risico's is in de AO erg belangrijk.
Het primair proces van een organisatie kan worden weergegeven in een logistieke basisstructuur. In
deze basisstructuur zie je een activiteit weergegeven met een rechthoek en een voorraad met een
driehoek zie figuur 1.3 blz. 16.
Het primair proces beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. Dit kan een
goederenproces in een handelsbedrijf zijn, maar ook een goederenproces in een productiebedrijf.
1
,Het is tegenwoordig ook gebruikelijk om dienstverlenende organisaties hun kernactiviteiten te
beschrijven met een basisstructuur, ook al betreft het geen goederenproces, maar een dienst:
Voorbeeld: onderwijsproces de student komt aan, volgt de verschillende onderdelen van
de opleiding en verlaat de opleiding, wel of niet met een diploma.
Hoofdstuk 1 paragraaf 1.2; ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen voor die
invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze
ontwikkelingen (omgevingsfactoren) om hun marktpositie te handhaven of te versterken.
Er zijn enkele ontwikkelingen waarmee bijna alle organisaties te maken hebben, omdat deze hun
markt beïnvloeden. Vier van deze ontwikkelingen zijn:
Globalisering
IT-ontwikkelingen
Samenwerking in de keten
Organisatieontwikkelingen
Globalisering
Globalisering betekent dat landsgrenzen voor markten open zijn of open worden gemaakt. Afstanden
in de wereld worden steeds kleiner en bedrijven en organisatie opereren dus ook steeds meer
wereldwijd. Productiebedrijven verplaatsen hun productie naar goedkope productiegebieden.
Globalisering heeft verschillende gevolgen:
- Er moet worden voldaan aan allerlei regels en wetten van diverse landen: landen waar de
productie plaatsvindt, waar het transport doorheen gaat en waar de consumentenmarkt is.
- De concurrentie neemt toe:
→ Bedrijfsprocessen en hun prestaties moeten steeds effectiever en efficiënter plaatsvinden.
→ Bedrijven moeten zich met hun producten en diensten onderscheiden van de concurrent.
- Efficiënte prijsvorming om nog winst te maken moeten bedrijven hun interne kosten
steeds beter beheersen. Een van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben is de
inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en efficiënt hun bedrijfsprocessen in te
richten (waarin de administratief-organisatorische aspecten slim verweven zitten), kunnen ze
concurrentievoordeel verkrijgen.
- Voordeel: de consumentenmarken waar bedrijven hun producten kunnen afzetten zijn vele
malen groter zijn dan voorheen.
IT-ontwikkelingen
Eind jaren ’80 waren er slechts enkele huishoudens met een computer. Begin jaren ’90 is het internet
voor het grote publiek beschikbaar gekomen, eerst vooral in onderwijs- en overheidsinstellingen,
later ook steeds meer in bedrijven. Eerst ging het voornamelijk om berichten sturen (e-mail) en
uitwisseling van bestanden. Later is door softwareleveranciers de browsertechnologie ontwikkeld.
De browsertechnologie heeft ertoe geleid dat het world wide web zijn intrede kon doen, wat tot
massaal gebruik van internet heeft geleid. In de loop van de jaren ’90 zagen de eerste bedrijven dat
het world wide web ook een verkoopkanaal kon zijn. Eerst ging het vooral om de presentatie van
producten, maar daarna ontstond het online winkelen. In het begin waren het vooral bedrijven die
2
, naast hun winkelketens een internetwinkel opzetten. Later kwamen er mee gespecialiseerde
bedrijven die geen fysieke winkels meer handden.
Naast de onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen. Het is daardoor mogelijk de ondersteuning van de bedrijfsprocessen
te laten verlopen op plaats- en tijdsonafhankelijke basis. Medewerkers kunnen dan vanaf
verschillende werkplekken binnen of buiten het bedrijf gebruikmaken van programma’s en data.
Veel bedrijven zijn voortdurend bezig hun bedrijfsprocessen te innoveren door gebruik te maken van
internettechnologie.
Samenwerking in de keten
Voor handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties ontstaan, bijv. een
samenwerking van een productiebedrijf met een assemblagebedrijf. Een keten van bedrijven is een
reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één consumentenproduct.
Voorbeeld: keten van bedrijven in de zuivelindustrie melkveehouder → zuivelproducent
→ winkelketen. De winkelketen levert uiteindelijk aan de consument.
Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar
kan worden afgestemd en daarmee verbeterd, en dat de voorraden in de keten goed op elkaar
kunnen worden afgestemd met minder kosten als gevolg. Vooral bij houdbare producten is dit een
belangrijke reden voor samenwerking. Een keten van bedrijven heet ook wel een bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken, zoals
inkoopvoordelen, snelheid van levering aan klanten, kwaliteitsverbeteringen, gezamenlijke
innovaties, kostenreductie, voorraadreductie en verbreding van markten.
Organisatieontwikkelingen
Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren
en hun bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren. Naast dit kostenbewustzijn en de
concurrentiedruk op de markt is er ook een druk vanuit de arbeidsmarkt:
Werknemers zijn steeds hoger opgeleid, stellen steeds hoger eisen aan hun werkomgeving
en willen steeds meer verantwoordelijkheid. Werknemers willen zien wat hun betekenis is
voor het bedrijf.
Door deze vraag overwegen bedrijven steeds vaker hun interne organisatie aan te passen en nieuwe
werkmethoden te introduceren. Er komen andere organisatieprincipes, zoals principes van
teamontwikkeling. Ook betekent elke reorganisatie dat verantwoordelijkheden binnen organisaties
veranderen, dus ook de verantwoordelijkheid over de interne controle.
De laatste jaren wordt steeds meer het principe toegepast van het ‘laag’ neerleggen van
verantwoordelijkheden. Dit betekent dat er minder overhead ontstaat in organisaties, zodat deze
lean and mean georganiseerd kunnen worden.
Het afslanken van een hoofdkantoor van een bedrijf of het dicht bij de markt organiseren van
productontwikkeling zijn daarvan goede voorbeelden. Voor de AO betekenen deze organisatorische
ontwikkelingen dat we moeten volgen of de interne beheersingsmaatregelen goed op orde blijven.
3
