Samenvatting Conferencemanagement
Hfd 1.
Om een congres te kunnen organiseren, is projectmanagement van essentieel
belang. Het projectmanagementproces verloopt in vier fasen, namelijk:
- Voorbereiding
- Uitwerking
- Uitvoering
- Evaluatie
Er zijn verschillende soorten bijeenkomsten: congres, conferentie, symposium,
seminar etc.
Congressen zijn er in verschillende soorten en maten en kan over van alles gaan.
Een congres betreft:
- formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst
- tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of
gedachtewisseling plaats over 1 of meer thema’s
- het programma bevat naast de bespreking van het congresonderwerp ook een
sociaal programma
Er zijn heel veel verschillende soorten congressen, hieronder worden de
belangrijkste genoemd:
Indeling naar herkomst van de deelnemers: internationale congresse,
regionale congressen, nationale congressen.
Initiatiefnemer: enkelvoudig geïnitieerde congressen (initatiefnemer is een
onderneming die een bijeenkomst houdt voor de eigen medewerkers of
betrokkenen). Collectief geïnitieerde congressen (initiatiefnemers zijn leden van
een nationale of internationale vereniging).
Onderwerp
Doelstelling: themagerichte congressen, sociaalgerichte congressen.
Toegankelijkheid: open congressen (vrije deelname), besloten congressen.
Deelnemergeoriënteerd of gemeenschapgeoriënteerd:
deelnemergeoriënteerde congressen (richten zich op het opdoen van kennis en
informatie door de deelnemers, uitwisselen van ervaringen).
Gemeenschapgeoriënteerd (resultaten van dit congres hebben invloed op grotere
delen van de samenleving).
Conferentie: deelnemers bestaan uit managers van grote ondernemingen,
staatslieden en/of diplomaten.
Symposium: bijeenkomsten hebben een wetenschappelijk karakter. Doel
nieuwe kennis aan vakgenoten overdragen. Colloquium: ook wetenschappelijk
karakter, doel is overdracht van resultaten van wetenschappelijk onderzoek en
de discussie daarover tussen deelnemers. Verschil met symposium is dat een
colloquium een beperkte omvang heeft.
, Seminar: accent ligt op het overdragen van nieuwe kennis over een van tevoren
aangekondigd onderwerp. Educatief karakter.
De congresmarkt kan in een aantal segmenten verdeel worden: op basis van de
initiatiefnemer en op basis van de opdrachtgever. De doelgroep van je congres
kun je door middel van segmentatievariabelen indelen. Dit kan bijvoorbeeld
betrekking hebben op het geslacht, leeftijd en het inkomen. Op basis van
overeenkomsten en verschillen tussen congresinitiatiefnemers en opdrachtgevers
kun je de congresmarkt nog opdelen in de volgende segmenten:
- verenigingen (associations)
- Bedrijfsleven (corporate meetings)
- overheidsinstanties en politieke groeperingen
- service clubs (verenigingen die als doel hebben zich inzetten voor anderen)
- religieuze groeperingen
- overigen
Verenigingen
Zoals voor elk product is ook voor een te organiseren (verenigings)congres eerst
marktonderzoek vereist. Hier maak je uiteindelijk een marketingplan van.
Vervolgens begin je met het opstellen van een productieplan, hierin moet je
uiteenzetten hoe men van plan is de organisatie van het congres vorm te geven.
Hierna begin je met het inkoopplan waarin je de keuze voor verschillende
leveranciers vastlegd. Bij het organiseren van een congres komt ook veel
personeel kijken en daarom is het ook noodzakelijk om een personeelsplan op te
stellen. Uiteindelijk moet er een exploitatiebegroting worden opgesteld waarin
alle bovengenoemde plannen in zijn opgenomen.
Belangrijkste kenmerken van een verenigingscongres:
- vaste congresfrequentie
- deelname is een individuele keuze
- het programma is zowel van inhoudelijke als van sociale aard
- zowel de opdrachtgever als de dienstverleners hebben niet altijd een concreet
beeld van de doelgroep.
- De aanwezigen zijn niet alleen deelnemers (delegates), maar ook partners
(accompanying persons).
- financiële middelen zijn beperkt
Er zijn verschillende soorten verenigingen:
- Beroepsverenigingen: bestaan uit leden die tot dezelfde beroepsgroep behoren.
- Wetenschappelijke verenigingen: tot de leden behoren personen die één of
meer wetenschappelijke disciplines beoefenen.
Corporate meetings (bedrijfsbijeenkomsten)
Bij een corporate meeting is de enige opdrachtgever de onderneming en de
deelname is hiërarchisch afdwingbaar. Deelnemerspromotie vindt hierdoor
nauwelijks plaats. Ook deze bedrijfsbijeenkomsten zijn weer in te delen in
verschillende soorten bijeenkomsten:
Hfd 1.
Om een congres te kunnen organiseren, is projectmanagement van essentieel
belang. Het projectmanagementproces verloopt in vier fasen, namelijk:
- Voorbereiding
- Uitwerking
- Uitvoering
- Evaluatie
Er zijn verschillende soorten bijeenkomsten: congres, conferentie, symposium,
seminar etc.
Congressen zijn er in verschillende soorten en maten en kan over van alles gaan.
Een congres betreft:
- formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst
- tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of
gedachtewisseling plaats over 1 of meer thema’s
- het programma bevat naast de bespreking van het congresonderwerp ook een
sociaal programma
Er zijn heel veel verschillende soorten congressen, hieronder worden de
belangrijkste genoemd:
Indeling naar herkomst van de deelnemers: internationale congresse,
regionale congressen, nationale congressen.
Initiatiefnemer: enkelvoudig geïnitieerde congressen (initatiefnemer is een
onderneming die een bijeenkomst houdt voor de eigen medewerkers of
betrokkenen). Collectief geïnitieerde congressen (initiatiefnemers zijn leden van
een nationale of internationale vereniging).
Onderwerp
Doelstelling: themagerichte congressen, sociaalgerichte congressen.
Toegankelijkheid: open congressen (vrije deelname), besloten congressen.
Deelnemergeoriënteerd of gemeenschapgeoriënteerd:
deelnemergeoriënteerde congressen (richten zich op het opdoen van kennis en
informatie door de deelnemers, uitwisselen van ervaringen).
Gemeenschapgeoriënteerd (resultaten van dit congres hebben invloed op grotere
delen van de samenleving).
Conferentie: deelnemers bestaan uit managers van grote ondernemingen,
staatslieden en/of diplomaten.
Symposium: bijeenkomsten hebben een wetenschappelijk karakter. Doel
nieuwe kennis aan vakgenoten overdragen. Colloquium: ook wetenschappelijk
karakter, doel is overdracht van resultaten van wetenschappelijk onderzoek en
de discussie daarover tussen deelnemers. Verschil met symposium is dat een
colloquium een beperkte omvang heeft.
, Seminar: accent ligt op het overdragen van nieuwe kennis over een van tevoren
aangekondigd onderwerp. Educatief karakter.
De congresmarkt kan in een aantal segmenten verdeel worden: op basis van de
initiatiefnemer en op basis van de opdrachtgever. De doelgroep van je congres
kun je door middel van segmentatievariabelen indelen. Dit kan bijvoorbeeld
betrekking hebben op het geslacht, leeftijd en het inkomen. Op basis van
overeenkomsten en verschillen tussen congresinitiatiefnemers en opdrachtgevers
kun je de congresmarkt nog opdelen in de volgende segmenten:
- verenigingen (associations)
- Bedrijfsleven (corporate meetings)
- overheidsinstanties en politieke groeperingen
- service clubs (verenigingen die als doel hebben zich inzetten voor anderen)
- religieuze groeperingen
- overigen
Verenigingen
Zoals voor elk product is ook voor een te organiseren (verenigings)congres eerst
marktonderzoek vereist. Hier maak je uiteindelijk een marketingplan van.
Vervolgens begin je met het opstellen van een productieplan, hierin moet je
uiteenzetten hoe men van plan is de organisatie van het congres vorm te geven.
Hierna begin je met het inkoopplan waarin je de keuze voor verschillende
leveranciers vastlegd. Bij het organiseren van een congres komt ook veel
personeel kijken en daarom is het ook noodzakelijk om een personeelsplan op te
stellen. Uiteindelijk moet er een exploitatiebegroting worden opgesteld waarin
alle bovengenoemde plannen in zijn opgenomen.
Belangrijkste kenmerken van een verenigingscongres:
- vaste congresfrequentie
- deelname is een individuele keuze
- het programma is zowel van inhoudelijke als van sociale aard
- zowel de opdrachtgever als de dienstverleners hebben niet altijd een concreet
beeld van de doelgroep.
- De aanwezigen zijn niet alleen deelnemers (delegates), maar ook partners
(accompanying persons).
- financiële middelen zijn beperkt
Er zijn verschillende soorten verenigingen:
- Beroepsverenigingen: bestaan uit leden die tot dezelfde beroepsgroep behoren.
- Wetenschappelijke verenigingen: tot de leden behoren personen die één of
meer wetenschappelijke disciplines beoefenen.
Corporate meetings (bedrijfsbijeenkomsten)
Bij een corporate meeting is de enige opdrachtgever de onderneming en de
deelname is hiërarchisch afdwingbaar. Deelnemerspromotie vindt hierdoor
nauwelijks plaats. Ook deze bedrijfsbijeenkomsten zijn weer in te delen in
verschillende soorten bijeenkomsten:
