Contractmanagement in de praktijk Samenvatting
HF 1 Wat is contractmanagement?
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?
Contract: een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer partijen
staan beschreven.
- Vroeger werden deze door de directeur ondertekend en opgeborgen tot het
verlopen was en er een nieuw contract afgesloten moest worden.
- Naarmate organisaties groter werden, raakte contracten steeds meer verspreid en
was er geen overzicht meer.
- Naast een contractmanager hielden ook anderen zich ermee bezig.
1.2 Wat is het doel?
- Men legt een contract vast, vanwege risicobeperking voor alle partijen.
- Men legt vast dat men voor een vooraf bepaalde periode een verplichting ten
opzichte van elkaar heeft.
- Het is vaak een sluitstuk voor een aanbestedingstraject.
Contractmanagement: het beheren van de verplichtingenadministratie van alle
termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te
vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en een bijdrage te leveren van het
strategische beleid betreffende uitbestedingen.
1.3 Wat doet een contractmanager?
Het beheren van contracten: het verzamelen van alle contracten om deze op te
nemen in een databestand. Hierdoor is elke verplichting onmiddellijk
reproduceerbaar.
Het afsluiten van contracten: het aangaan van de verplichtingen wordt bezegeld door
het tekenen van het contract door de procuratiehouder. De contractmanager kijkt of
alle voorwaarden aanwezig zijn om het contract te kunnen tekenen. Na tekening
worden de gegevens in het databestand vastgelegd.
Het beoordelen van contracten: het door de contractnemer voorgelegde contract
moet bekeken worden op onredelijke bedingen en valkuilen.
Het opstellen van contracten: om dit soort moeilijke beoordelingen te voorkomen
kan de contractmanager ook zelf contracten maken en deze de contractnemer
voorleggen
Het onderhandelen over contracten: dit kan het beste al tijdens de selectiefase
gebeuren
Het beoordelen van make or buy beslissing: voor een contract wordt afgesloten moet
worden bepaald hoe men functionele problemen, zoals een logistiek vraagstuk wil
omgaan.
Het doen van marktonderzoek: het uitvoeren van benchmarking, het netwerken bij
collega’s en het doen van marktonderzoek.
Het bewaken van de performance: in samenwerking met de TD moet worden
nagegaan of er gebeurt wat is afgesproken. Zo niet dan is de contractmanager de
aangewezen guur om met de leverancier in gesprek te gaan.
, Het begeleiden van uitbestedingstrajecten: dit is het daadwerkelijk inkopen van
diensten.
Het produceren van managementrapportages: vanuit zijn digitale bestand kan de
contractmanager gegevens aan het management verstrekken.
Contractmanagement= multidisciplinaire functie.
1.4 Het opzetten van het contractmanagement
1. Maak je bekend: ga na wie de budgethouders en/of technische beheerders van
contracten zijn binnen de organisatie. Stel je voor en geef de meerwaarde van je
functie aan.
2. Verzamel de contracten: niet iedereen wil ze zomaar afstaan, vraag dan kopieën.
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betre ende contracten op: zo kun je nagaan of
het bestand compleet is.
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen
hebben aan: stuur een lijst met contractgegevens en vraag de leverancier deze lijst te
completeren. Vraag ook om de nieuwe contractprijzen voor het volgende jaar.
5. Zet een database op met contractgegevens: let op prijzen, looptijden en budgeten,
waardoor het mogelijk is om snel actuele managementinformatie te generen.
6. Ga in overleg met de TD over tot een grondige inventarisatie van alle apparatuur die
onder een onderhoudscontract valt
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement: zo weet de
organisatie wat ieders verantwoordelijkheid is en wat de procuratieregeling is
9. Ontwerp eigen contracten: zodat de voorwaarden van de inkopende partij
gerespecteerd worden.
10. Zorg ervoor in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te raken bij de aankoop van
investeringen en grote uitbestedingstrajecten: hoe sneller een inkoper betrokken is
bij het inkooptraject, hoe meer dit traject te beïnvloeden is.
11. Speel goed in op calamiteiten: wanneer een contractmanager al troubleshooter
fungeert en voor een afdeling een lastig commercieel of juridisch probleem oplost,
zal deze afdeling de contractmanager voortaan in een vroeg stadium bij andere zaken
betrekken.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management
1.5 Contractprocedure
Er moet een goede contractprocedure vastgesteld zijn voor het functioneren van
contractmanagement.
- Dit kan een afgeleide zijn van de inkoopprocedure, met eigen organisatorische aspecten.
- Fasen waarin partijen (budgethouder, contractmanager, beheerder en boekhouding)
Verantwoordelijk zijn:
Het initiëren van een verplichting
Het aangaan van een verplichting
Het beoordelen van de prestatie
Het betalen van de factuur
Het beëindigen van de verplichting
,Partijen waar men mee te maken krijgt zijn:
Budgethouder
Contractmanager
Technische beheerder
Boekhouding
Communicatie moet goed gestroomlijnd zijn, zodat iedereen weet wat zijn
verantwoordelijkheid is en duidelijk is in welke fasen ze zitten.
1.6 De contractmanager als intermediair
Een inkoper van materialen of diensten moet zichzelf zien als intermediair= de schakel
tussen bedrijfsleven en gebruiker.
- Hij moet met zowel de leverancier als met medewerkers van het eigen bedrijf relaties
onderhouden.
- Hij moet dus een relatiebeheerder en een netwerker zijn, zich op de markt
oriënteren, onder gunstige voorwaarden contracten opstellen en informatie
doorsluizen.
- Er moet vooral commitment gekweekt worden, zodat de juiste beslissingen genomen
kunnen worden.
- Het contract moet precies goed zijn voor de situatie en het doel en
verantwoordelijkheden dienen duidelijk te zijn omschreven.
HF 2 Het inkopen van diensten
2.1 Kenmerken van diensten
Kenmerken van diensten=
, Vergankelijkheid= veel diensten hebben een herhalend karakter, hierdoor ontstaan
een langdurige relaties tussen klant en leverancier.
Langdurige relatie tussen afnemer en leverancier=
- Houdt contact met de klant
- Leverancier moet weten hoe hij ervoor staat
- Klant moet bijsturen en de leverancier laten weten wat er van hem verwacht wordt
Samenvallen van productie en consumptie=
Persoonsgebonden= inkoper moet kijken naar de kwaliteit van de persoon die de
dienst verleend.
- Mensenwerk
- Communicatie belangrijk
- Weten wat van elkaar kan worden verwacht
Arbeidsintensief= mens is grootste kostenpost
Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten interactie
Ontastbaar
2.2 Inkopen van diensten
Beslissing: inbesteden of uitbesteden
Zes inkoopfases= producten
1. Specificeren
2. Selecteren
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Evalueren
Zes inkoopfases= diensten
1. Specificeren
2. Oriënteren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Bewaken
6. Evalueren
2.2.1 Specificeren
Eerst wordt er een werkgroep of DMU gevormd: vakspecialisten, inkopers,
contractmanagers en gebruikers dienst.
Opstellen van een Programma Van Eisen (PVE) & beoordelingsmatrix.
Bestek maken: hiermee kan de leverancier bepalen wat er van hem verwacht wordt.
Programma Van Eisen=
- Prijs
- Kwaliteit
- Service
- Leveranciersprofiel
- Communicatie
HF 1 Wat is contractmanagement?
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?
Contract: een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer partijen
staan beschreven.
- Vroeger werden deze door de directeur ondertekend en opgeborgen tot het
verlopen was en er een nieuw contract afgesloten moest worden.
- Naarmate organisaties groter werden, raakte contracten steeds meer verspreid en
was er geen overzicht meer.
- Naast een contractmanager hielden ook anderen zich ermee bezig.
1.2 Wat is het doel?
- Men legt een contract vast, vanwege risicobeperking voor alle partijen.
- Men legt vast dat men voor een vooraf bepaalde periode een verplichting ten
opzichte van elkaar heeft.
- Het is vaak een sluitstuk voor een aanbestedingstraject.
Contractmanagement: het beheren van de verplichtingenadministratie van alle
termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te
vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en een bijdrage te leveren van het
strategische beleid betreffende uitbestedingen.
1.3 Wat doet een contractmanager?
Het beheren van contracten: het verzamelen van alle contracten om deze op te
nemen in een databestand. Hierdoor is elke verplichting onmiddellijk
reproduceerbaar.
Het afsluiten van contracten: het aangaan van de verplichtingen wordt bezegeld door
het tekenen van het contract door de procuratiehouder. De contractmanager kijkt of
alle voorwaarden aanwezig zijn om het contract te kunnen tekenen. Na tekening
worden de gegevens in het databestand vastgelegd.
Het beoordelen van contracten: het door de contractnemer voorgelegde contract
moet bekeken worden op onredelijke bedingen en valkuilen.
Het opstellen van contracten: om dit soort moeilijke beoordelingen te voorkomen
kan de contractmanager ook zelf contracten maken en deze de contractnemer
voorleggen
Het onderhandelen over contracten: dit kan het beste al tijdens de selectiefase
gebeuren
Het beoordelen van make or buy beslissing: voor een contract wordt afgesloten moet
worden bepaald hoe men functionele problemen, zoals een logistiek vraagstuk wil
omgaan.
Het doen van marktonderzoek: het uitvoeren van benchmarking, het netwerken bij
collega’s en het doen van marktonderzoek.
Het bewaken van de performance: in samenwerking met de TD moet worden
nagegaan of er gebeurt wat is afgesproken. Zo niet dan is de contractmanager de
aangewezen guur om met de leverancier in gesprek te gaan.
, Het begeleiden van uitbestedingstrajecten: dit is het daadwerkelijk inkopen van
diensten.
Het produceren van managementrapportages: vanuit zijn digitale bestand kan de
contractmanager gegevens aan het management verstrekken.
Contractmanagement= multidisciplinaire functie.
1.4 Het opzetten van het contractmanagement
1. Maak je bekend: ga na wie de budgethouders en/of technische beheerders van
contracten zijn binnen de organisatie. Stel je voor en geef de meerwaarde van je
functie aan.
2. Verzamel de contracten: niet iedereen wil ze zomaar afstaan, vraag dan kopieën.
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betre ende contracten op: zo kun je nagaan of
het bestand compleet is.
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen
hebben aan: stuur een lijst met contractgegevens en vraag de leverancier deze lijst te
completeren. Vraag ook om de nieuwe contractprijzen voor het volgende jaar.
5. Zet een database op met contractgegevens: let op prijzen, looptijden en budgeten,
waardoor het mogelijk is om snel actuele managementinformatie te generen.
6. Ga in overleg met de TD over tot een grondige inventarisatie van alle apparatuur die
onder een onderhoudscontract valt
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement: zo weet de
organisatie wat ieders verantwoordelijkheid is en wat de procuratieregeling is
9. Ontwerp eigen contracten: zodat de voorwaarden van de inkopende partij
gerespecteerd worden.
10. Zorg ervoor in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken te raken bij de aankoop van
investeringen en grote uitbestedingstrajecten: hoe sneller een inkoper betrokken is
bij het inkooptraject, hoe meer dit traject te beïnvloeden is.
11. Speel goed in op calamiteiten: wanneer een contractmanager al troubleshooter
fungeert en voor een afdeling een lastig commercieel of juridisch probleem oplost,
zal deze afdeling de contractmanager voortaan in een vroeg stadium bij andere zaken
betrekken.
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management
1.5 Contractprocedure
Er moet een goede contractprocedure vastgesteld zijn voor het functioneren van
contractmanagement.
- Dit kan een afgeleide zijn van de inkoopprocedure, met eigen organisatorische aspecten.
- Fasen waarin partijen (budgethouder, contractmanager, beheerder en boekhouding)
Verantwoordelijk zijn:
Het initiëren van een verplichting
Het aangaan van een verplichting
Het beoordelen van de prestatie
Het betalen van de factuur
Het beëindigen van de verplichting
,Partijen waar men mee te maken krijgt zijn:
Budgethouder
Contractmanager
Technische beheerder
Boekhouding
Communicatie moet goed gestroomlijnd zijn, zodat iedereen weet wat zijn
verantwoordelijkheid is en duidelijk is in welke fasen ze zitten.
1.6 De contractmanager als intermediair
Een inkoper van materialen of diensten moet zichzelf zien als intermediair= de schakel
tussen bedrijfsleven en gebruiker.
- Hij moet met zowel de leverancier als met medewerkers van het eigen bedrijf relaties
onderhouden.
- Hij moet dus een relatiebeheerder en een netwerker zijn, zich op de markt
oriënteren, onder gunstige voorwaarden contracten opstellen en informatie
doorsluizen.
- Er moet vooral commitment gekweekt worden, zodat de juiste beslissingen genomen
kunnen worden.
- Het contract moet precies goed zijn voor de situatie en het doel en
verantwoordelijkheden dienen duidelijk te zijn omschreven.
HF 2 Het inkopen van diensten
2.1 Kenmerken van diensten
Kenmerken van diensten=
, Vergankelijkheid= veel diensten hebben een herhalend karakter, hierdoor ontstaan
een langdurige relaties tussen klant en leverancier.
Langdurige relatie tussen afnemer en leverancier=
- Houdt contact met de klant
- Leverancier moet weten hoe hij ervoor staat
- Klant moet bijsturen en de leverancier laten weten wat er van hem verwacht wordt
Samenvallen van productie en consumptie=
Persoonsgebonden= inkoper moet kijken naar de kwaliteit van de persoon die de
dienst verleend.
- Mensenwerk
- Communicatie belangrijk
- Weten wat van elkaar kan worden verwacht
Arbeidsintensief= mens is grootste kostenpost
Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten interactie
Ontastbaar
2.2 Inkopen van diensten
Beslissing: inbesteden of uitbesteden
Zes inkoopfases= producten
1. Specificeren
2. Selecteren
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Evalueren
Zes inkoopfases= diensten
1. Specificeren
2. Oriënteren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Bewaken
6. Evalueren
2.2.1 Specificeren
Eerst wordt er een werkgroep of DMU gevormd: vakspecialisten, inkopers,
contractmanagers en gebruikers dienst.
Opstellen van een Programma Van Eisen (PVE) & beoordelingsmatrix.
Bestek maken: hiermee kan de leverancier bepalen wat er van hem verwacht wordt.
Programma Van Eisen=
- Prijs
- Kwaliteit
- Service
- Leveranciersprofiel
- Communicatie
